Les coûts silencieux d'une clôture financière traditionnelle (et pourquoi il est temps de la moderniser)

À propos de l'auteure : Katie Thomas, CPA, est une créatrice de contenu, lauréate de 2021 & 2022 40 under 40 CPA Practice Advisor, lauréate du Top 50 Women in Accounting, et propriétaire de Leaders Online, où elle aide les professionnels de la comptabilité à accroître leur impact, leur influence et leurs revenus par le biais du leadership éclairé et du marketing numérique. N'hésitez pas à visiter Leaders Online ou de la contacter sur LinkedIn pour entrer en contact avec Katie.

Il est indispensable que les entreprises produisent des rapports financiers précis et en temps voulu. Cependant, les processus manuels et les approches traditionnelles du processus de clôture prennent du temps - et ont des "coûts silencieux" :

• Défis en matière de conformité
• Inefficacités
• Risque d'erreurs
• Coûts d'opportunité
• Et plus encore

La modernisation du processus de clôture offre une solution à ces défis, en donnant aux organisations la souplesse nécessaire pour gérer l'évolution du paysage financier avec une prise de décision plus rapide. Les solutions faciles à mettre en œuvre aident les entreprises à réduire le coût des processus de clôture traditionnels et à améliorer les performances.

Mais si l'on ne comprend pas le coût et les défis de la clôture mensuelle, la modernisation risque d'être mise de côté parce qu'elle "fonctionne" ou, en d'autres termes, "si ce n'est pas cassé, ne le réparez pas").

Les défis et les coûts du processus de clôture traditionnel

Les processus de clôture de fin de mois peuvent prendre jusqu'à 10 jours (et, dans de nombreux cas, beaucoup plus longtemps) pour être finalisés et, en conséquence, les chefs d'entreprise peuvent se retrouver sans les données dont ils ont besoin pour étayer leurs décisions clés. L'automatisation peut réduire le temps de clôture de 26 % ou plus. 

Si les processus de clôture traditionnels restent inchangés, certaines choses restent certaines :

Inefficacités et processus manuels

Lors de la conférence des utilisateurs 2023 de FloQast, TakeControl, un sondage réalisé auprès de 653 personnes interrogées a révélé ce qui suit : 

• 19 % utilisent des feuilles de calcul et des processus manuels tout au long du processus de clôture
• 18% ont investi dans une technologie qui entraîne des problèmes de gestion des données
• 44% indiquent que c'est à la clôture que les équipes passent le plus de temps à traiter les données de leur ERP.

La saisie manuelle des données et les processus n'empêchent pas seulement les gens de se consacrer à des tâches plus importantes et plus utiles qui peuvent avoir un impact plus grand sur les finances et les opérations, mais ils exposent également l'organisation à des risques plus élevés, comme je l'expliquerai plus en détail dans la suite de cet article. 

Impact financier et opérationnel

Il va sans dire que l'utilisation d'une méthode de clôture des comptes " à l'ancienne " a un impact financier et opérationnel. Selon Zip Recruiter, en février 2024, le salaire moyen d'un contrôleur est de 47,25 $ de l'heure et celui d'un comptable interne est de 26 $ de l'heure. Vous pouvez constater qu'il devient très coûteux pour les personnes occupant ces fonctions de passer des heures et des heures chaque mois à clôturer manuellement les comptes. 

L'impact opérationnel est également important. Lorsque les comptables ont été interrogés dans le cadre de l'enquête TakeControl 2023 sur les flux de travail automatisés et sur les fonctionnalités les plus importantes pour leurs équipes, 15 % des personnes interrogées ont indiqué que l'exactitude était ce qui leur importait le plus. Pourquoi ? Parce que l'automatisation réduit la probabilité d'erreurs humaines et garantit que les tâches sont exécutées avec précision selon des règles prédéfinies.

Une erreur résultant de l'absence de clôture des comptes à l'aide de flux de travail automatisés peut s'avérer extrêmement coûteuse, tant sur le plan financier que sur le plan opérationnel. Les sanctions pour non-respect de la loi Sarbanes-Oxley ("SOX") peuvent à elles seules entraîner des amendes de plusieurs millions de dollars et des années d'emprisonnement, ce qui m'amène au point suivant. 

Conformité et charges réglementaires

Les exigences en matière de conformité et de réglementation deviennent de plus en plus complexes et étendues, affectant divers aspects du processus de clôture. Cela augmente le temps nécessaire à la clôture et accroît la pression sur la charge de travail au cours de ce processus.

Prenons l'exemple de la loi SOX. Toutes les sociétés cotées en bourse, les filiales détenues à 100 % et les sociétés étrangères qui sont cotées en bourse et font des affaires aux États-Unis doivent se conformer à la loi SOX, qui les oblige à : 

• Identifier les risques de non-conformité
• Respecter les cadres de contrôle interne
• Tester régulièrement les contrôles
• Et plus encore

La loi SOX exige une documentation précise et vérifiable qui, si des processus manuels sont utilisés, augmente le risque d'erreurs. Seule une entreprise sur quatre fait appel à la technologie pour l'aider à se mettre en conformité, ce qui ouvre la porte à des inefficacités, à des mesures correctives, à une période de clôture prolongée et, éventuellement, à un risque accru d'erreurs et de pénalités.

Le recours à l'automatisation permettra de relever ces défis. 

Les arguments en faveur de la modernisation

Le processus de clôture traditionnel comporte de nombreux risques. La modernisation de la clôture par l'adoption de nouvelles technologies permet aux équipes de respecter les délais, de gagner du temps et de rester conformes. 

Parmi les nombreux avantages de la modernisation, on peut citer

Gains d'efficacité et de précision

Le processus de clôture traditionnel est laborieux et prend beaucoup de temps. Il est possible de réduire de 26 % le délai de clôture grâce à la modernisation. En consacrant moins de temps au processus de clôture, les équipes peuvent se concentrer sur la création de valeur pour l'entreprise. 

Outre la réduction de la durée du cycle de clôture, les équipes peuvent également constater une augmentation de 39 % de la précision des données de clôture. L'automatisation permet d'identifier plus rapidement les erreurs et d'éviter qu'elles ne se produisent. Comme nous l'avons vu précédemment, le coût d'une erreur peut être élevé du point de vue de la conformité, mais il peut également être élevé du point de vue des mauvaises décisions commerciales et du risque potentiel de fraude. Chaque année, environ 33 % des entreprises sont touchées par un incident lié à la fraude.

Le gain de temps et la réduction du risque de fraude et d'erreurs sont à eux seuls une raison suffisante pour adopter un processus de clôture rationalisé.

Capacité à prendre des décisions fondées sur des données et à faire preuve d'agilité financière

Un processus de clôture modernisé permet aux équipes d'être agiles et aux parties prenantes de prendre des décisions plus éclairées - deux choses qui ne peuvent être réalisées avec des livres fermés.

Grâce à l'automatisation, les équipes peuvent répondre rapidement à l'évolution des exigences en matière de conformité, aux fluctuations du secteur et à l'évolution des besoins de l'entreprise, car elles disposent d'une image précise des finances de l'organisation.

L'agilité que seule procure une fermeture modernisée permet aux organisations d'acquérir un avantage concurrentiel.

Amélioration de la conformité et du contrôle

Lors de la modernisation du processus de clôture, la conformité peut être intégrée dans le workflow au lieu d'être une réflexion après coup ou un processus distinct. Cette approche permet d'améliorer l'exactitude et la conformité des rapports financiers, ainsi que la préparation à l'audit, car il existe désormais une trace claire et vérifiable des activités.

Des avancées technologiques sont disponibles pour rationaliser la clôture de l'enquête

Les avantages de la modernisation de la clôture sont trop importants pour être ignorés, mais de nombreuses équipes hésitent à s'engager dans cette voie parce qu'elles ne savent pas par où commencer.

Les progrès des plateformes technologiques cloud et alimentées par l'IA, comme FloQast, ont atteint un point où il est possible d'automatiser la clôture et d'obtenir des informations en temps réel, comme par exemple :

• Des listes de tâches à accomplir pour s'assurer que les délais sont respectés
• des listes de contrôle collaboratives pour s'assurer que les membres de l'équipe accomplissent les tâches qui leur sont assignées
• Vue d'ensemble des rapprochements et des écarts en un seul endroit centralisé
• Intégrations avec les ERP et rapprochements de comptes en Excel pour automatiser les processus de rattachement

Des caractéristiques et des fonctions comme celles-ci rationalisent le processus de clôture à partir d'une plateforme centralisée pour s'assurer que tout le monde est sur la même longueur d'onde.

En rendant le processus de clôture plus collaboratif, normalisé et rationalisé, le risque de mauvaise communication et d'erreurs causées par des approches ou des procédures différentes est beaucoup plus faible.

Oui, vous pouvez adopter des solutions modernes avec un minimum de perturbations

L'adoption d'une nouvelle technologie, bien que bénéfique, s'accompagne souvent de son lot de difficultés. Cependant, les solutions modernes d'aujourd'hui peuvent être facilement mises en œuvre sans perturber votre équipe.

Une perturbation minimale signifie que les équipes peuvent facilement tirer parti des avantages d'un processus de clôture modernisé. 

Dans le domaine de la finance, l'automatisation permet aux organisations d'améliorer l'efficacité, la précision et l'agilité. Les équipes ont plus de temps pour se concentrer sur les activités stratégiques qui stimulent l'innovation et contribuent à fournir une valeur exceptionnelle. Toutefois, pour atteindre de tels sommets, les équipes doivent être prêtes à moderniser leur processus de clôture et à adopter les nouvelles technologies à bras ouverts.