Les coûts silencieux d'une clôture financière traditionnelle (et pourquoi il est temps de se moderniser)

À propos de l'auteur : Katie Thomas, CPA, est une créatrice de contenu, lauréate du prix 40 CPA Practice Advisor 2021 et 2022, lauréate du palmarès des 50 meilleures femmes en comptabilité, et propriétaire de Leaders Online, où l'entreprise aide les professionnels de la comptabilité à accroître leur impact, leur influence et leurs revenus grâce au leadership éclairé et au marketing numérique. N'hésitez pas à visiter Leaders en ligne ou communiquez avec elle sur LinkedIn pour entrer en contact avec Katie.

L'information financière précise et opportune dans les entreprises est doit. Cependant, les processus manuels et les approches traditionnelles de Fermer le processus prenez du temps et adoptez des « coûts silencieux », en introduisant :

• Difficultés de conformité
• Inefficités
• Risque d'erreurs
• Coûts d'opportunité
• Et bien plus encore

La modernisation du processus de clôture offre une solution à ces défis, en fournissant aux organisations l'agilité nécessaire pour gérer l'évolution du paysage financier tout en accélérant la prise de décisions. Et des solutions qui sont facile à mettre en œuvre aider les entreprises à réduire le coût des processus de clôture traditionnels et à améliorer leurs performances.

Mais si l'on ne comprend pas les coûts et les défis liés à la clôture de fin de mois, la modernisation risque d'être abandonnée parce qu'elle « fonctionne », ou en d'autres termes, « si elle n'est pas cassée, ne la réparez pas »)

Les défis et les coûts du processus de clôture traditionnel

Les processus de clôture de fin de mois peuvent parfois prendre jusqu'à 10 jours (et, dans de nombreux cas, beaucoup plus) pour être finalisés et, par conséquent, les chefs d'entreprise peuvent se retrouver sans les données dont ils ont besoin pour prendre des décisions clés. L'automatisation peut réduire le temps de fermeture 26% ou plus.

Si les processus de clôture traditionnels restent inchangés, certaines choses restent certaines :

Inefficités et processus manuels

Lors de la conférence des utilisateurs 2023 de FloQast, TakeControl, sondage des 653 personnes interrogées ont constaté que :

• 19 % utilisent des feuilles de calcul et des processus manuels tout au long de la clôture
• 18 % ont investi dans des technologies qui entraînent des problèmes de gestion des données
• 44 % ont indiqué que c'est à la clôture que les équipes passent le plus clair de leur temps à gérer les données de leur ERP

La saisie manuelle des données et les processus éloignent non seulement les personnes de tâches plus importantes et plus importantes qui peuvent avoir un impact plus important sur les finances et les opérations, mais ils exposent également l'organisation à un risque plus élevé, comme je l'expliquerai plus en détail plus loin dans cet article.

Impact financier et opérationnel

Il va sans dire que l'utilisation d'une méthode « à l'ancienne » pour fermer les comptes a un impact financier et opérationnel. Selon Zip Recruiter, en février 2024, le salaire moyen d'un contrôleur était de 47,25$ de l'heure, et le salaire moyen d'un comptable interne est de 26$ de l'heure. Vous pouvez constater à quel point il devient très coûteux pour les personnes occupant ces rôles de passer des heures et des heures chaque mois à fermer les comptes manuellement.

Il y a également un impact opérationnel important. Dans le cadre du sondage TakeControl 2023, les comptables ont été interrogés sur les flux de travail automatisés et sur les fonctionnalités les plus importantes pour leurs équipes, 15 % des personnes interrogées ont indiqué que la précision était la plus importante pour eux. Pourquoi ? Parce que l'automatisation réduit le risque d'erreurs humaines et garantit que les tâches sont exécutées avec précision selon des règles prédéfinies.

Une erreur résultant du fait de ne pas fermer les comptes à l'aide de flux de travail automatisés peut s'avérer extrêmement coûteuse, tant sur le plan financier qu'opérationnel. Pénalités en cas de non-respect de la Loi Sarbanes-Oxley (« SOX ») à elle seule, cela peut entraîner des amendes de plusieurs millions de dollars et des années de prison, ce qui m'amène au point suivant.

Contraintes liées à la conformité et à la réglementation

Les exigences réglementaires et de conformité sont de plus en plus complexes et étendues, affectant divers aspects du processus de clôture. Cela augmente le temps nécessaire à la clôture et augmente la pression sur les charges de travail au cours de ce processus.

Prenons l'exemple de SOX. Toutes les sociétés cotées en bourse, les filiales en propriété exclusive et les sociétés étrangères qui sont cotées en bourse et font des affaires aux États-Unis doivent se conformer à la SOX, qui les oblige à :

• Identifier les risques de conformité
• Suivez les cadres de contrôle interne
• Testez régulièrement les contrôles
• Et bien plus encore

La SOX exige une documentation précise et vérifiable qui, si des processus manuels sont utilisés, augmente le risque d'erreurs. Simplement 1 sur 4 les entreprises s'appuient sur la technologie pour les aider à se mettre en conformité, ce qui ouvre la voie à des inefficacités, à des mesures correctives, à une période de fermeture prolongée et peut-être à un risque accru d'erreurs et de sanctions.

Tirer parti de l'automatisation permettra de surmonter ces défis.

Les arguments en faveur de la modernisation

Le processus de clôture traditionnel comporte de nombreux risques. La modernisation de la clôture grâce à l'adoption de nouvelles technologies permet aux équipes de respecter les délais, de gagner du temps et de rester en conformité.

Parmi les nombreux avantages de la modernisation, citons :

Gains d'efficacité et de précision

Le processus de clôture traditionnel est laborieux et prend beaucoup de temps. Il est possible de réduire de 26 % les délais de clôture grâce à la modernisation. En consacrant moins de temps au processus de clôture, les équipes peuvent se concentrer sur la création de valeur commerciale.

Outre la réduction de la durée du cycle de clôture, les équipes peuvent également constater une augmentation de 39 % de la précision des données de clôture. L'automatisation permet d'identifier les erreurs plus rapidement et de les empêcher de se produire. Comme indiqué précédemment, le coût d'une erreur peut être élevé du point de vue de la conformité, mais il peut également être coûteux en termes de prise de mauvaises décisions commerciales et de risque potentiel de fraude. Environ 33 % de toutes les entreprises sont touchées chaque année par un incident lié à une fraude.

Les gains de temps et la réduction du risque de fraude et d'erreurs sont à eux seuls des raisons suffisantes pour adopter un processus de clôture rationalisé.

Capacité à prendre des décisions fondées sur des données et à faire preuve d'agilité financière

Un processus de clôture modernisé permet aux équipes d'être agiles et aux parties prenantes de prendre des décisions plus éclairées, deux choses qui ne peuvent être réalisées sans livres fermés.

Grâce à l'automatisation, les équipes peuvent répondre rapidement à l'évolution des exigences de conformité, aux fluctuations du secteur et à l'évolution des besoins commerciaux, car elles disposent d'une image précise des finances de l'organisation.

À elle seule, l'agilité apportée par une clôture modernisée permet aux organisations d'acquérir un avantage concurrentiel.

Conformité et contrôle améliorés

Lors de la modernisation du processus de clôture, la conformité peut être intégrée au flux de travail au lieu d'être considérée comme un processus secondaire ou distinct. Cette approche contribue à améliorer l'exactitude et la conformité des rapports financiers et à améliorer la préparation à l'audit, car il existe désormais une piste claire et vérifiable des activités.

Des avancées technologiques sont disponibles pour rationaliser la clôture

Les avantages de la modernisation du système de fermeture sont trop importants pour être ignorés, mais de nombreuses équipes hésitent à se lancer car elles ne savent pas par où commencer.

Les avancées des plateformes technologiques basées sur le cloud et alimentées par l'IA, telles que FloQast, ont atteint un point où il est possible de Automatisez la fermeture et obtenez des informations en temps réel, telles que :

• Listes de tâches pour garantir le respect des délais
• Listes de contrôle collaboratives pour garantir que les membres de l'équipe accomplissent les tâches qui leur sont assignées
• Des vues en un coup d'œil des rapprochements et des écarts dans un seul endroit centralisé
• Intégrations avec les ERP et les rapprochements de comptes Excel pour automatiser les processus de tie-out

De telles caractéristiques et fonctions rationalisent le processus de clôture à partir d'une plateforme centralisée afin de garantir que tout le monde est sur la même longueur d'onde.

En rendant le processus de clôture plus collaboratif, standardisé et rationalisé, le risque de mauvaise communication et d'erreurs causés par des approches ou des procédures différentes est bien moindre.

Oui, vous pouvez adopter des solutions modernes avec un minimum de perturbations

L'adoption de nouvelles technologies, bien que bénéfique, comporte souvent son lot de défis. Cependant, les solutions modernes d'aujourd'hui peuvent facilement être mises en œuvre sans perturber votre équipe.

Un minimum de perturbations signifie que les équipes peuvent facilement tirer parti des avantages d'un processus de clôture modernisé.

Dans le domaine de la finance, l'automatisation permet aux organisations d'améliorer leur efficacité, leur précision et leur agilité. Les équipes disposent de plus de temps pour se concentrer sur les activités stratégiques qui stimulent l'innovation et contribuent à créer une valeur exceptionnelle. Cependant, pour atteindre de tels sommets, les équipes doivent être prêtes à moderniser leur processus de proximité et à adopter les nouvelles technologies à bras ouverts.