Comptabilité et Excel : Plus de conseils et d'astuces pour les comptables occupés

De nombreux comptables ont grandi avec Excel et continuent à l'utiliser tous les jours pour effectuer des calculs, des graphiques, des pivots, etc. Mais même les utilisateurs expérimentés d'Excel peuvent apprendre de nouveaux trucs et astuces pour gagner des heures chaque jour.

Dans la première partie de cette série, nous avons montré une astuce utile pour utiliser les fonctions de texte sans les éditer. Si vous n'avez pas lu cet article, nous vous recommandons de commencer par là, car l'article d'aujourd'hui reprend là où il s'est arrêté. 

Comment utiliser les fonctions de texte sans éditer

Dans la partie 1, vous avez utilisé les fonctions LEFT, FIND et MID pour séparer les noms et prénoms dans une feuille de calcul sans utiliser la fonctionnalité Texte vers colonnes, qui pourrait rompre le lien si les données sont liées à une base de données, à une autre feuille de calcul ou à un fichier CSV.

L'étape suivante consiste à rassembler les noms complets dans le format souhaité : "Prénom Nom".

Étape 1 : Utilisation d'une formule de combinaison simple

Commencez par nommer la colonne vide suivante Nom complet. Beaucoup de gens utilisent la fonction CONCATENATE, mais nous allons vous montrer une méthode plus simple. Dans la première cellule, saisissez la formule suivante :

=D2&" "&C2

Cette formule prend ce qui se trouve dans la cellule D2, le fait suivre d'un espace et vous donne ce qui se trouve dans la cellule C2. Vous appuyez ensuite sur la touche Entrée et vous obtenez ... un résultat étrange.

Vous avez maintenant le prénom de la personne, puis toute une série d'espaces, suivis du nom de famille. Si vous cliquez sur la cellule A2 et que vous regardez la barre de formule, vous verrez qu'il y a tout un tas d'espaces inutiles. Cela arrive souvent. Bien sûr, vous pourriez parcourir l'ensemble de votre liste et supprimer manuellement tous ces espaces supplémentaires chaque fois qu'ils apparaissent. Mais cela prendrait beaucoup de temps, et ce n'est absolument pas nécessaire.

Étape 2 : Utilisation de la fonction TRIM

La fonction TRIM d'Excel réduit tous ces espaces inutiles à un seul espace. Pour l'utiliser, nous modifions notre formule simple de l'étape 1 pour y ajouter la fonction TRIM, comme suit :

=TRIM(D2&""&C2)

Lorsque vous appuyez sur la touche Entrée, vous voyez que tous les espaces supplémentaires sont supprimés.

Maintenant que nos fonctions sont satisfaisantes, nous pouvons copier les formules dans chaque colonne jusqu'en bas. 

(Si vous souhaitez un moyen rapide de copier votre formule sur des centaines, des milliers, voire des millions de lignes, consultez notre webinaire gratuit : Conseils et astuces pour Excel).

Mais vous remarquez que certains noms de votre liste sont en majuscules. Vous connaissez peut-être déjà la fonction UPPER, qui met tout en majuscules dans votre texte, ou la fonction LOWER, qui met tout en minuscules. Mais comme il s'agit de noms, nous voulons utiliser une fonction qui met la première lettre du nom en majuscule et le reste en minuscule. Heureusement, Excel dispose de la fonction adéquate pour cela.

Étape 3 : Utilisation de la fonction PROPER

Il n'est pas nécessaire de créer une colonne distincte pour cette fonction. Nous pouvons simplement placer la formule entière dans la colonne E à l'intérieur de la fonction PROPER, comme ceci :

=PROPER(TRIM(D2&""&C2))

Lorsque vous copiez la formule sur l'ensemble de votre colonne, vous constatez que toutes les lettres majuscules ont été remplacées par des noms propres. 

Maintenant, vous pourriez en avoir fini avec cette feuille de calcul ; mais si cela vous dérange d'avoir toutes ces colonnes supplémentaires au lieu d'une seule colonne avec une seule formule, soyez assuré qu'il est possible de combiner ces quatre fonctions en une seule, et de supprimer toutes ces colonnes supplémentaires.

Pour cela, et pour d'autres façons utiles d'utiliser la fonction Remplissage des données, vous devez consulter notre webinaire gratuit : Conseils et astuces pour Excel!

En attendant, restez à l'écoute pour la troisième partie de cette série, dans laquelle nous vous montrerons comment calculer les primes à l'aide des fonctions VLOOKUP.