Die stillen Kosten eines traditionellen Finanzabschluss (und warum es Zeit ist, zu modernisieren)

Über den Autor: Katie Thomas, CPA, ist Autorin von Inhalten, 2021 & 2022 40 under 40 CPA Practice Advisor, Top 50 Women in Accounting und Inhaberin von Leaders Online, wo sie Fachleuten aus dem Bereich Rechnungswesen dabei hilft, ihre Wirkung, ihren Einfluss und ihr Einkommen durch Thought Leadership und digitales Marketing zu steigern. Besuchen Sie bitte Leaders Online oder verbinden Sie sich mit ihr auf LinkedIn um mit Katie in Kontakt zu treten.

Eine genaue und zeitnahe Finanz-Reporting ist in der Wirtschaft ein Muss. Manuelle Prozesse und herkömmliche Ansätze für den Abschluss brauchen jedoch Zeit - und haben "stille Kosten" zur Folge:

• Herausforderungen bei der Einhaltung
• Ineffizienzen
• Risiko von Fehlern
• Opportunitätskosten
• Und mehr

Die Modernisierung des Abschlussprozesses bietet eine Lösung für diese Herausforderungen und verschafft Unternehmen die nötige Flexibilität, um die sich verändernde Finanzlandschaft mit schnelleren Entscheidungen zu bewältigen. Einfach zu implementierende Lösungen helfen Unternehmen, die Kosten traditioneller Abschlussprozesse zu senken und die Leistung zu steigern.

Aber ohne die Kosten und Herausforderungen des Monatsabschluss zu verstehen, kann die Modernisierung auf der Strecke bleiben, weil sie "funktioniert", oder mit anderen Worten: "Wenn es nicht kaputt ist, sollte man es nicht reparieren".)

Die Herausforderungen und Kosten des traditionellen Abschlussverfahrens

Es ist bekannt, dass Monatsabschluss bis zu 10 Tage (und in vielen Fällen viel länger) in Anspruch nehmen können, was dazu führt, dass die Unternehmensleitung nicht über die Daten verfügt, die sie zur Unterstützung wichtiger Entscheidungen benötigt. Durch Automatisierung lässt sich die Zeit bis zum Abschluss um 26 % oder mehr verkürzen. 

Wenn die traditionellen Abschlussverfahren unverändert bleiben, sind einige Dinge sicher:

Ineffizienzen und manuelle Prozesse

Auf der FloQast-Anwenderkonferenz TakeControl 2023 ergab eine Umfrage unter 653 Befragten folgendes: 

• 19 % verwenden während des gesamten Abschlusses Tabellenkalkulationen und manuelle Verfahren
• 18 % haben in Technologien investiert, die zu Problemen bei der Datenverwaltung führen.
• 44 % gaben an, dass die Teams die meiste Zeit mit der Bearbeitung von Daten aus ihrem ERP-System verbringen.

Die manuelle Dateneingabe und die manuellen Prozesse nehmen nicht nur Mitarbeiter von höherwertigen, wertvolleren Aufgaben ab, die sich stärker auf die Finanzen und den Betrieb auswirken können, sondern sie stellen auch ein höheres Risiko für das Unternehmen dar, wie ich später in diesem Artikel noch genauer erläutern werde. 

Finanzielle und betriebliche Auswirkungen

Es ist nicht von der Hand zu weisen, dass die "alte Schule" der Buchführung finanzielle und betriebliche Auswirkungen hat. Laut Zip Recruiter liegt das Durchschnittsgehalt eines Controller:in Stand Februar 2024) bei 47,25 Dollar pro Stunde und das Durchschnittsgehalt eines internen Accountant bei 26 Dollar pro Stunde. Sie können sich vorstellen, wie kostspielig es ist, wenn Mitarbeiter in diesen Funktionen jeden Monat Stunden über Stunden damit verbringen, die Bücher manuell abzuschließen. 

Es gibt auch eine große betriebliche Auswirkung. Als Buchhalter in der TakeControl 2023-Umfrage zu automatisierten Workflows befragt wurden und welche Funktionen für ihre Teams am wichtigsten sind, gaben 15 % der Befragten an, dass Genauigkeit für sie am wichtigsten ist. Und warum? Weil die Automatisierung die Wahrscheinlichkeit menschlicher Fehler verringert und sicherstellt, dass Aufgaben genau nach vordefinierten Regeln ausgeführt werden.

Ein Fehler, der daraus resultiert, dass die Bücher nicht mithilfe automatisierter Arbeitsabläufe abgeschlossen werden, kann sowohl in finanzieller als auch in betrieblicher Hinsicht äußerst kostspielig sein. Allein die Nichteinhaltung des Sarbanes-Oxley-Gesetzes ("SOX") kann zu Geldstrafen in Millionenhöhe und langjährigen Haftstrafen führen, was mich zu meinem nächsten Punkt führt. 

Einhaltung von Vorschriften und Regulierungsauflagen

Die Anforderungen an die Einhaltung von Vorschriften und Regelungen werden immer komplexer und umfangreicher, was sich auf verschiedene Aspekte des Abschlussprozesses auswirkt. Dadurch verlängert sich die Zeit bis zum Abschluss und die Arbeitsbelastung während dieses Prozesses nimmt zu.

Nehmen wir als Beispiel SOX. Alle börsennotierten Unternehmen, hundertprozentigen Tochtergesellschaften und ausländischen Unternehmen, die an der Börse gehandelt werden und in den Vereinigten Staaten tätig sind, müssen die SOX-Vorschriften einhalten, die sie dazu verpflichten: 

• Identifizierung von Compliance-Risiken
• Befolgung des internen Kontrollrahmens
• Routinemäßig Kontrollen testen
• Und mehr

SOX schreibt eine genaue und überprüfbare Dokumentation vor, die bei manuellen Verfahren ein höheres Fehlerrisiko birgt. Nur jedes vierte Unternehmen verlässt sich bei der Einhaltung der Vorschriften auf Technologie, was Ineffizienzen, Korrekturmaßnahmen, eine verlängerte Abschlussfrist und möglicherweise ein höheres Fehler- und Strafrisiko zur Folge hat.

Der Einsatz von Automatisierung hilft, diese Herausforderungen zu meistern. 

Der Grund für die Modernisierung

Der traditionelle Abschlussprozess ist mit Risiken behaftet. Die Modernisierung des Abschlusses durch den Einsatz neuer Technologien ermöglicht es den Teams, Fristen einzuhalten, Zeit zu sparen und die Vorschriften einzuhalten. 

Zu den vielen Vorteilen der Modernisierung gehören:

Effizienz- und Genauigkeitsgewinne

Der traditionelle Abschlussprozess ist mühsam und zeitaufwändig. Durch die Modernisierung kann die Zeit bis zum Abschluss um 26 % reduziert werden. Wenn weniger Zeit für den Abschlussprozess aufgewendet wird, können sich die Teams auf die Steigerung des Geschäftswerts konzentrieren. 

Neben einer Verkürzung des Abschlusszyklus können die Teams auch eine 39 %ige Steigerung der Genauigkeit der Abschlussdaten feststellen. Durch Automatisierung können Fehler schneller erkannt und von vornherein vermieden werden. Wie bereits erwähnt, können die Kosten eines Fehlers aus Sicht der Einhaltung von Vorschriften teuer sein, aber auch durch schlechte Geschäftsentscheidungen und das potenzielle Risiko von Betrug. Etwa 33 % aller Unternehmen sind jedes Jahr von einem betrugsbedingten Vorfall betroffen.

Zeitersparnis und ein geringeres Betrugs- und Fehlerrisiko sind allein schon Grund genug, einen rationalisierten Abschlussprozess einzuführen.

Fähigkeit, datengestützte Entscheidungen zu treffen und finanziell flexibel zu sein

Ein modernisierter Abschlussprozess ermöglicht es den Teams, agil zu arbeiten, und den Beteiligten, fundiertere Entscheidungen zu treffen - zwei Dinge, die ohne geschlossene Bücher nicht möglich sind.

Durch die Automatisierung können die Teams schnell auf sich entwickelnde Compliance-Anforderungen, Branchenschwankungen und sich ändernde Geschäftsanforderungen reagieren, da sie einen genauen Überblick über die Finanzen des Unternehmens haben.

Allein die Flexibilität, die ein modernisierter Abschluss bietet, verschafft Unternehmen einen Wettbewerbsvorteil.

Verbesserte Compliance und Kontrolle

Bei der Modernisierung des Abschlussprozesses kann die Einhaltung der Vorschriften in den Arbeitsablauf integriert werden, anstatt ein nachträglicher oder separater Prozess zu sein. Dieser Ansatz trägt dazu bei, die Genauigkeit und Konformität von Finanzberichten zu verbessern und die Prüfungsbereitschaft zu erhöhen, da nun ein klarer und prüfbarer Pfad der Aktivitäten vorhanden ist.

Technologische Fortschritte sind verfügbar, um den Abschluss zu rationalisieren

Die Vorteile einer Modernisierung des Abschlusses sind zu groß, um sie zu ignorieren, aber viele Teams zögern, weil sie nicht wissen, wo sie anfangen sollen.

Die Fortschritte bei cloudbasierten, KI-gestützten Technologieplattformen wie FloQast haben einen Punkt erreicht, an dem es möglich ist, den Abschluss zu automatisieren und Einblicke in Echtzeit zu erhalten, z. B:

• To-do-Listen, um die Einhaltung von Fristen zu gewährleisten
• Gemeinsame Checklisten, um sicherzustellen, dass die Teammitglieder die ihnen zugewiesenen Aufgaben erfüllen
• Übersichtliche Darstellung von Abstimmungen und Abweichungen an einem zentralen Ort
• Integrationen mit ERP-Systemen und Excel-Kontoabstimmungen zur Automatisierung von Abgrenzungsprozessen

Merkmale und Funktionen wie diese rationalisieren den Abschlussprozess von einer zentralen Plattform aus, um sicherzustellen, dass alle Beteiligten auf derselben Seite stehen.

Durch eine bessere Zusammenarbeit, Standardisierung und Straffung des Abschlussprozesses wird das Risiko von Missverständnissen und Fehlern, die durch unterschiedliche Ansätze oder Verfahren verursacht werden, deutlich verringert.

Ja, Sie können moderne Lösungen mit minimaler Unterbrechung einführen

Die Einführung neuer Technologien ist zwar vorteilhaft, bringt aber oft auch eine Reihe von Herausforderungen mit sich. Die modernen Lösungen von heute können jedoch leicht implementiert werden, ohne Ihr Team zu stören.

Minimale Unterbrechungen bedeuten, dass die Teams die Vorteile eines modernisierten Abschlussprozesses problemlos nutzen können. 

Im Finanzwesen ermöglicht die Automatisierung den Unternehmen, ihre Effizienz, Genauigkeit und Flexibilität zu verbessern. Die Teams haben mehr Zeit, sich auf strategische Aktivitäten zu konzentrieren, die Innovationen vorantreiben und dazu beitragen, einen außergewöhnlichen Wert zu schaffen. Um solche Höhen zu erreichen, müssen die Teams jedoch bereit sein, ihren Abschlussprozess zu modernisieren und neue Technologien mit offenen Armen zu empfangen.