Die stillen Kosten eines traditionellen Finanzabschlusses (und warum es Zeit für eine Modernisierung ist)

Über den Autor: Katie Thomas, CPA, ist Content Creator, 2021 und 2022, 40 unter 40, CPA Practice Advisor, Gewinnerin der Top 50 Women in Accounting und Inhaberin von Leaders Online, wo sie Buchhaltungsfachleuten helfen, ihre Wirkung, ihren Einfluss und ihr Einkommen durch Thought Leadership und digitales Marketing zu steigern. Fühlen Sie sich frei, uns zu besuchen Führungskräfte online oder verbinde dich mit ihr auf LinkedIn um in Kontakt zu kommen mit Katie.

Eine genaue und zeitnahe Finanzberichterstattung in Unternehmen ist ein Muss. Manuelle Prozesse und traditionelle Herangehensweisen an die Prozess schließen nehmen Sie sich Zeit — und führen Sie „stille Kosten“ ein, indem Sie Folgendes einführen:

• Herausforderungen im Bereich Compliance
• Ineffizienzen
• Risiko von Fehlern
• Opportunitätskosten
• Und mehr

Die Modernisierung des Abschlussprozesses bietet eine Lösung für diese Herausforderungen und bietet Unternehmen die nötige Agilität, um die sich ändernde Finanzlandschaft mit schnelleren Entscheidungen zu bewältigen. Und Lösungen, die einfach zu implementieren helfen Unternehmen dabei, die Kosten traditioneller Abschlussprozesse zu senken und die Leistung zu steigern.

Aber ohne die Kosten und Herausforderungen des Monatsabschlusses zu verstehen, kann die Modernisierung auf der Strecke bleiben, weil sie „funktioniert“, oder mit anderen Worten, „wenn sie nicht kaputt ist, repariere sie nicht“.)

Die Herausforderungen und Kosten des traditionellen Abschlussprozesses

Es ist bekannt, dass Abschlussprozesse zum Monatsende bis zu 10 Tage (und in vielen Fällen viel länger) dauern, bis sie abgeschlossen sind. Infolgedessen stehen den Geschäftsführern möglicherweise die Daten zur Verfügung, die sie zur Unterstützung wichtiger Entscheidungen benötigen. Automatisierung kann die Zeit bis zur Schließung verkürzen 26% oder mehr.

Wenn die traditionellen Abschlussprozesse unverändert bleiben, bleiben einige Dinge sicher:

Ineffizienzen und manuelle Prozesse

Auf der Anwenderkonferenz 2023 von FloQast, TakeControl, ein Umfrage von 653 Befragten stellten fest, dass:

• 19% verwenden während des gesamten Geschäftsabschlusses Tabellenkalkulationen und manuelle Prozesse
• 18% haben in Technologien investiert, die zu Problemen bei der Datenverwaltung führen
• 44% gaben an, dass Teams beim Abschluss die meiste Zeit damit verbringen, Daten aus ihrem ERP zu verarbeiten

Manuelle Dateneingabe und Prozesse nehmen den Mitarbeitern nicht nur übergeordnete, wertvollere Aufgaben ab, die sich stärker auf Finanzen und Betrieb auswirken können, sondern sie setzen das Unternehmen auch einem höheren Risiko aus, wie ich später in diesem Artikel ausführlicher erläutern werde.

Finanzielle und betriebliche Auswirkungen

Es versteht sich von selbst, dass die Verwendung einer „alten Schule“, die Bücher zu schließen, finanzielle und betriebliche Auswirkungen hat. Laut Zip Recruiter beträgt das Durchschnittsgehalt für einen Controller im Februar 2024 47,25$ pro Stunde, und das Durchschnittsgehalt für einen internen Buchhalter beträgt 26$ pro Stunde. Sie können sehen, wie kostspielig es wird, wenn Mitarbeiter in diesen Rollen jeden Monat Stunden für Stunden damit verbringen, die Bücher manuell zu schließen.

Es gibt auch große betriebliche Auswirkungen. Als Buchhalter in der Umfrage von TakeControl 2023 nach automatisierten Workflows gefragt wurden und welche Funktionen für ihre Teams am wichtigsten sind, gaben 15% der Befragten an, dass Genauigkeit für sie am wichtigsten ist. Warum? Weil die Automatisierung die Wahrscheinlichkeit menschlicher Fehler reduziert und sicherstellt, dass Aufgaben genau nach vordefinierten Regeln ausgeführt werden.

Ein Fehler, der daraus resultiert, dass die Bücher nicht mithilfe automatisierter Workflows geschlossen werden, kann sowohl finanziell als auch betrieblich äußerst kostspielig sein. Strafen wegen Nichteinhaltung der Sarbanes-Oxley („SOX“) -Gesetz allein kann zu Geldstrafen in Millionenhöhe und zu Jahren Gefängnis führen, was mich zu meinem nächsten Punkt führt.

Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und regulatorischer Auflagen

Compliance- und regulatorische Anforderungen werden immer komplexer und umfassender und wirken sich auf verschiedene Aspekte des Abschlussprozesses aus. Dies erhöht die Zeit, die zum Schließen benötigt wird, und erhöht den Druck auf die Workloads während dieses Vorgangs.

Nehmen wir SOX als Beispiel. Alle börsennotierten Unternehmen, hundertprozentigen Tochtergesellschaften und ausländischen Unternehmen, die börsennotiert sind und in den Vereinigten Staaten Geschäfte tätigen, müssen die SOX-Vorschriften einhalten, nach denen sie:

• Identifizieren Sie Compliance-Risiken
• Befolgen Sie die internen Kontrollrahmen
• Kontrollen routinemäßig testen
• Und mehr

SOX schreibt eine genaue und überprüfbare Dokumentation vor, die, wenn manuelle Prozesse verwendet werden, ein höheres Fehlerrisiko mit sich bringt. Nur 1-in-4 Unternehmen verlassen sich bei der Einhaltung von Vorschriften auf Technologie, was Ineffizienzen, Korrekturmaßnahmen, einer längeren Schließfrist und möglicherweise einem höheren Risiko von Fehlern und Strafen Tür und Tor öffnet.

Die Nutzung der Automatisierung wird dazu beitragen, diese Herausforderungen zu bewältigen.

Argumente für eine Modernisierung

Der traditionelle Abschlussprozess ist mit Risiken behaftet. Die Modernisierung des Schließens durch die Einführung neuer Technologien ermöglicht es den Teams, Termine einzuhalten, Zeit zu sparen und die Vorschriften einzuhalten.

Zu den vielen Vorteilen der Modernisierung gehören:

Effizienz- und Genauigkeitsgewinne

Der traditionelle Schließvorgang ist mühsam und zeitaufwändig. Durch Modernisierung ist es möglich, die Zeit bis zum Abschluss um 26% zu verkürzen. Da weniger Zeit für den Abschlussprozess aufgewendet wird, können sich die Teams darauf konzentrieren, den Geschäftswert zu steigern.

Neben einer Verkürzung der Nahzykluszeit können Teams auch eine 39-prozentige Erhöhung der Genauigkeit der Nahdaten verzeichnen. Durch Automatisierung können Fehler schneller erkannt und verhindert werden, dass sie überhaupt auftreten. Wie bereits erwähnt, können die Kosten eines Fehlers aus Compliance-Sicht teuer sein, aber auch kostspielig sein, wenn schlechte Geschäftsentscheidungen getroffen werden und das potenzielle Betrugsrisiko besteht. Ungefähr 33% aller Unternehmen sind jedes Jahr von einem Betrugsfall betroffen.

Alleine Zeitersparnis und ein geringeres Betrugs- und Fehlerrisiko sind Grund genug, einen optimierten Abschlussprozess einzuführen.

Fähigkeit, datengestützte Entscheidungen zu treffen und finanzielle Agilität zu haben

Ein modernisierter Abschlussprozess ermöglicht es Teams, agil zu sein und die Beteiligten können fundiertere Entscheidungen treffen — zwei Dinge, die ohne geschlossene Bücher nicht erreicht werden können.

Durch Automatisierung können Teams schnell auf sich ändernde Compliance-Anforderungen, Branchenschwankungen und sich ändernde Geschäftsanforderungen reagieren, da sie ein genaues Bild von den Finanzen des Unternehmens haben.

Allein die Agilität, die ein modernisierter Abschluss bietet, ermöglicht es Unternehmen, sich einen Wettbewerbsvorteil zu verschaffen.

Bessere Einhaltung und Kontrolle

Bei der Modernisierung des Abschlussprozesses kann die Einhaltung von Vorschriften in den Arbeitsablauf integriert werden, sodass sie nicht erst im Nachhinein oder als separater Prozess betrachtet werden müssen. Dieser Ansatz trägt dazu bei, die Genauigkeit und Konformität von Finanzberichten zu verbessern und die Prüfungsbereitschaft zu verbessern, da nun ein klarer und überprüfbarer Ablaufplan der Aktivitäten vorliegt.

Technologische Fortschritte stehen zur Verfügung, um den Abschluss zu optimieren

Die Vorteile der Modernisierung des Close sind zu groß, um sie zu ignorieren, doch viele Teams zögern, den Sprung zu wagen, weil sie nicht wissen, wo sie anfangen sollen.

Die Fortschritte bei Cloud-basierten, KI-gestützten Technologieplattformen wie FloQast haben einen Punkt erreicht, an dem dies möglich ist automatisiere das Schließen und erhalten Sie Einblicke in Echtzeit, wie zum Beispiel:

• To-do-Listen, um sicherzustellen, dass Termine eingehalten werden
• Kollaborative Checklisten, um sicherzustellen, dass die Teammitglieder ihre zugewiesenen Aufgaben erledigen
• Übersichtlicher Überblick über Abstimmungen und Abweichungen an einem zentralen Ort
• Integrationen mit ERPs und Excel-Kontoabstimmungen zur Automatisierung von Tie-Out-Prozessen

Funktionen wie diese optimieren den Abschlussprozess von einer zentralen Plattform aus, um sicherzustellen, dass alle auf derselben Seite sind.

Indem der Abschlussprozess kollaborativer, standardisierter und optimierter gestaltet wird, ist das Risiko von Missverständnissen und Fehlern, die durch unterschiedliche Herangehensweisen oder Verfahren verursacht werden, viel geringer.

Ja, Sie können moderne Lösungen mit minimaler Unterbrechung einführen

Die Einführung neuer Technologien ist zwar vorteilhaft, bringt aber oft ihre eigenen Herausforderungen mit sich. Die modernen Lösungen von heute können jedoch problemlos implementiert werden, ohne Ihr Team zu stören.

Minimale Unterbrechungen bedeuten, dass Teams die Vorteile eines modernisierten Abschlussprozesses problemlos nutzen können.

Im Finanzwesen ermöglicht die Automatisierung Unternehmen, Effizienz, Genauigkeit und Agilität zu verbessern. Die Teams haben mehr Zeit, um sich auf strategische Aktivitäten zu konzentrieren, die Innovationen vorantreiben und dazu beitragen, einen außergewöhnlichen Mehrwert zu schaffen. Um solche Höhen zu erreichen, müssen die Teams jedoch bereit sein, ihren engen Prozess zu modernisieren und neue Technologien mit offenen Armen einzuführen.