Vereinfachung von Finanzprozessen mit automatisierten Bankabstimmungen

Im Geschäftsleben sind genaue Finanzdaten nicht nur schön, sondern unerlässlich. Aber wenn Sie schon einmal einen Kontoauszug manuell abgeglichen haben, wissen Sie, wie mühsam und eintönig das sein kann. Angesichts der vielen Zeilen an Zahlen und der Gefahr menschlicher Fehler kann der manuelle Bankabgleich schnell zu einem großen Problem werden. Vielleicht fragen Sie sich: "Gibt es nicht eine bessere Lösung?"

Ja, das stimmt: Automatisierte Bankabstimmung. Durch die Automatisierung Ihrer Abstimmungen wird sowohl die Möglichkeit von Fehlern eingeschränkt als auch der Zeit- und Arbeitsaufwand erheblich verringert. Für Buchhaltungsfachleute kann die Einführung eines soliden automatisierten Bankabstimmungsprozesses die Art und Weise verändern, wie sie die Finanzoperationen in ihrem Unternehmen angehen. 

Automatisierung klingt nach einer großartigen Lösung, aber wie fängt man an?

Die wichtigsten Schritte bei der Einführung eines automatisierten Bankabgleichs

Schritt 1: Beurteilen und bewerten Sie Ihr aktuelles System

Führen Sie eine vollständige Prüfung Ihrer derzeitigen Abstimmungsprozesse durch und finden Sie die Problemstellen. Wo liegen die Probleme für Sie und Ihr Team? Vielleicht nimmt die manuelle Dateneingabe zu viel Zeit in Anspruch. Vielleicht stellt Ihr Team häufig Unstimmigkeiten fest, aber es gibt keine effiziente Möglichkeit, die Ergebnisse zu verfolgen. Indem Sie diese Probleme darlegen und die aktuellen Unzulänglichkeiten erkennen, können Sie eine maßgeschneiderte Lösung finden. Wenn Ihre derzeitige Software ihre Aufgabe nicht erfüllt, ist es vielleicht an der Zeit, nach besseren Optionen zu suchen.  

Schritt 2: Wählen Sie die richtige Software

Nicht jede Software für den Buchhaltungsabgleich ist gleich. Es ist wichtig, die perfekte Lösung für Ihr Unternehmen zu finden. Suchen Sie nach Software, die sich nahtlos in Ihre bestehenden Systeme integrieren lässt, mehrere Dateiformate unterstützt und robuste Sicherheitsfunktionen bietet (wie FloQast). 

Sobald Sie die richtige Software ausgewählt haben, können Sie Ihre Daten migrieren und Ihre Integrationen einrichten. Dazu gehört, dass Sie Ihre vorhandenen Daten bereinigen, um sicherzustellen, dass nur relevante, genaue Informationen in die neuen Systeme übertragen werden. Die Festlegung einer klaren Migrationsstrategie ist dabei hilfreich. Legen Sie den Umfang fest, schätzen Sie den Zeitrahmen ab und weisen Sie bei Bedarf Rollen und Verantwortlichkeiten zu. 

Schritt 3: Lassen Sie Ihr neues System für Ihr Unternehmen arbeiten

Wenn Sie das neue System so anpassen, dass es Ihre bestehenden Prozesse widerspiegelt (und sie mit den von Ihnen bereits genutzten Anwendungen verbinden), wird der Übergang viel reibungsloser verlaufen. Von der Entwicklung spezifischer Regeln für Ihre Transaktionen bis hin zur Erstellung von Vorlagen für gängige Abstimmungsaufgaben können Sie Ihre Arbeitsabläufe optimieren, indem Sie zu Beginn ein wenig zusätzliche Arbeit investieren. Außerdem soll die Software mit Ihnen zusammenarbeiten, anstatt Sie und Ihr Team zu zwingen, Ihre Arbeitsweise zu ändern.

Automatisierung sollte Ihre Arbeitsabläufe vereinfachen, nicht verkomplizieren. Stellen Sie sicher, dass Ihr Team umfassend geschult ist, um die automatisierte Software bestmöglich zu nutzen. Von der Unterstützung bei der Entwicklung neuer Arbeitsabläufe bis hin zur eigenständigen Behebung kleinerer Probleme - je besser Ihr Team geschult ist, desto besser wird das Ergebnis sein. 

Schritt 4: Überwachen und Weiterentwickeln

Sobald Sie die Software für den automatisierten Bankabgleich eingeführt haben, sollten Sie regelmäßig die Genauigkeit und Effizienz der Abgleiche überprüfen. Wenn Sie Probleme feststellen, kann es sehr hilfreich sein, sich an Ihr Support-Team zu wenden. Außerdem können Sie durch die Überwachung des Fortschritts Ihrer neuen Verfahren Erkenntnisse gewinnen, die Ihnen helfen, Ihre Abstimmungen weiter zu optimieren. 

Machen Sie es sich zur Gewohnheit, Ihr Team regelmäßig zu schulen und zu informieren, während Sie sich mit Ihrer Software vertraut machen. Technologie entwickelt sich schnell - aber mit den richtigen Strategien können Sie genauso schnell vorankommen. Ein proaktiver Ansatz stellt sicher, dass Ihr Unternehmen weiterhin von den Vorteilen Ihrer Software profitiert. 

Bewährte Praktiken für die Automatisierung des Bankabgleichs

Die Einhaltung bewährter Verfahren sorgt dafür, dass Ihr Unternehmen reibungslos läuft und Ihr Team gut funktioniert. Wir empfehlen Folgendes:

1. Erstellen Sie eine risikobasierte Politik: Setzen Sie Prioritäten für Konten auf der Grundlage des Risikos. Sie können sich auf diese risikoreichen Konten konzentrieren, die mit größerer Wahrscheinlichkeit Fehler aufweisen.
2. Standardisieren Sie Ihren Abstimmungsprozess: Die Einführung eines einheitlichen Prozesses kann dazu beitragen, Fehler zu reduzieren und die Effizienz zu steigern, selbst wenn der Großteil der mühsamen Arbeit automatisiert ist. Dazu gehört auch die Verwendung von Vorlagen (wie dieser Excel-Vorlage für die Bankabstimmung), um einen ganzheitlichen Überblick über Ihre Daten und Konten zu erhalten.
3. Nutzen Sie die Finanzautomatisierung: Die Implementierung von Automatisierungssoftware ist eine Sache, aber sie effektiv zu nutzen, ist eine andere. Zeigen Sie Ihrem Team, wie Sie Ihre Software nutzen können, um die Datenintegration, den Transaktionsabgleich und die Identifizierung von Diskrepanzen zu rationalisieren. Dadurch gewinnt Ihr Team Zeit, sich auf strategischere Aufgaben zu konzentrieren.
4. Überwachen Sie wichtige Leistungsindikatoren (KPIs): Verfolgen Sie KPIs wie Abgleichszeiten und Fehlerquoten, um die Abläufe in Ihrem Team zu bewerten und zu verbessern.

Diese Praktiken können Finanzteams dabei helfen, Abstimmungsprozesse zu verbessern, Fehler zu reduzieren und die Effizienz des Finanzmanagements des Unternehmens zu steigern. 

Beispiele aus der Praxis für eine erfolgreiche automatisierte Bankabstimmung

Nehmen Sie zum Beispiel Instacart. Instacart ist das führende Unternehmen für Lebensmitteltechnologie in Nordamerika und arbeitet mit Lebensmittelherstellern und Einzelhändlern zusammen, um die Art und Weise, wie Menschen einkaufen, zu verändern. Instacart ermöglicht Online-Einkauf, Lieferung und Abholung in mehr als 75.000 Geschäften auf dem ganzen Kontinent. Nach der Umstellung auf einen automatisierten Abgleich mit FloQast konnte das Unternehmen große Erfolge verzeichnen. Der Abschlussprozess wurde gestrafft, und mehr Mitarbeiter können nun in verschiedenen Zeitzonen auf dem ganzen Kontinent arbeiten. 

Oder schauen Sie sich GetYourGuide an, die weltweit führende Plattform zum Entdecken und Buchen von Reiseerlebnissen. Früher kämpften sie sich mit unzusammenhängenden Tabellen, Checklisten und manuellen Abstimmungen durch ihren Monatsabschluss - bissie zu FloQast wechselten. Jetzt können sie 600 Konten abstimmen und in nur sieben Tagen abschließen. Zuvor dauerte die Erledigung dieser Aufgaben eher 20 Tage. 

Eine automatisierte Lösung für den Bankabgleich kann Ihnen und Ihrem Team helfen, Zeit zu sparen, bessere Geschäftsentscheidungen zu treffen und mit zuverlässigen Daten an Ihrer Seite in die Zukunft des Unternehmens zu blicken. 

Vorteile der Automatisierung des Bankabgleichs

Die Automatisierung des Bankabgleichs hat drei wesentliche Vorteile:

1. Verringerung der menschlichen Fehler: Bankabstimmungen sind mühsam und wiederholend. Oft sind viele Transaktionen zu sortieren und abzugleichen. Die Automatisierung kann die richtigen Transaktionen finden und diejenigen kennzeichnen, die eine genauere Untersuchung oder mehr Kontext benötigen, um sie zu lösen.
2. Zeitersparnis: Die Automatisierung reduziert den Zeitaufwand für den Bankabgleich drastisch und setzt wertvolle Ressourcen für strategischere Aufgaben frei. Dies steigert nicht nur die Produktivität, sondern ermöglicht es den Teams auch, sich auf die wirklich wichtigen Aufgaben zu konzentrieren - und kann das Unternehmenswachstum fördern.
3. Verbesserte finanzielle Transparenz: Mit Echtzeitdaten und -berichten erhalten Unternehmen einen vollständigen Überblick über ihre finanzielle Situation. Diese Transparenz führt zu einer besseren Finanzplanung und -prognose und ermöglicht es Unternehmen, schnell fundierte Entscheidungen zu treffen.

Letzten Endes erleichtert die Automatisierung Ihrer Bankabstimmungen Ihren Mitarbeitern den Kopf und ermöglicht es Ihrem Unternehmen, sich auf die Zukunft auszurichten. 

Warum FloQast für die Automatisierung des Bankabgleichs wählen?

FloQast ist die führende Accounting Transformation Platform für die Automatisierung von Bankabstimmungen. FloQast lässt sich nahtlos in bestehende Systeme und Anwendungen integrieren und erleichtert Ihrem Team Innovationen, ohne Ihre Arbeitsweise zu stören. Sie können Ihre Arbeitsabläufe anpassen und den Abstimmungsprozess auf Ihre individuellen Bedürfnisse zuschneiden. Und dank umfassender Unterstützung und Schulung kann Ihr Team sein volles Potenzial innerhalb von Wochen statt Monaten ausschöpfen.

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass die Automatisierung des Bankabgleichs im Kern ein strategischer Schritt zur Verbesserung der Effizienz, der Genauigkeit und des Unternehmenswachstums ist. Durch die Rationalisierung von Prozessen, die Verringerung von Fehlern und die Verbesserung der Finanztransparenz verändert die Automatisierung das Spiel, wenn es um das Finanzmanagement geht. Die Erforschung von Lösungen wie FloQast kann Ihrem Unternehmen dabei helfen, operative Spitzenleistungen zu erzielen und einen Wettbewerbsvorteil in Ihrer Branche zu erlangen.