Was sind AI-Agenten? Ein praktischer Guide für Buchhaltungsteams

In einer Branche, die mit einem extremen Fachkräftemangel konfrontiert ist, sollten Agenten mit künstlicher Intelligenz (KI) in diesem Jahr für alle Buchhaltungsabteilungen oberste Priorität haben. Während sich die Branche im Laufe der Zeit erheblich weiterentwickelt hat - von handgeschriebenen Büchern hin zu Tabellenkalkulationen, Buchhaltungssoftware und cloudbasierten Plattformen -, stellen KI-Agenten den nächsten "Technologiesprung" dar, den Ihre Abteilung nutzen muss, um wettbewerbsfähig zu bleiben und dem Fachkräftemangel zu begegnen. 

Aber was genau sind KI-Agenten, wie kann man sie einsetzen und welche Vorteile bieten sie? 

Lasst uns eintauchen!

Was sind KI-Agenten?

KI-Agenten unterstützen Buchhaltungsteams bei ihrer Arbeit, indem sie verschiedene Buchhaltungs-, Compliance- und Berichtsworkflows im gesamten Unternehmen automatisieren. Auf diese Weise verwandeln sie Buchhalter von Erstellern in Prüfer und versorgen sie mit Daten und Erkenntnissen, um dem Unternehmen noch mehr Wert zu verleihen... 

Sie funktionieren, indem sie unstrukturierte Daten aus verschiedenen Drittquellen einlesen. Dies kann ein Dokument, eine E-Mail, ein Feed von einem anderen System usw. sein. Von hier aus wandelt der Agent diese Daten mithilfe natürlichsprachlicher Eingaben um. Sobald die Daten verarbeitet sind, wendet der Agent relevante Buchhaltungsannahmen an, die auf historischen Mustern und den spezifischen Regeln Ihrer Abteilung basieren, um den Inhalt zu kontextualisieren. 

Von dort aus liefert der Agent die Daten an das vorgesehene Ziel. Agenten sind mit mehreren Buchhaltungsfunktionen verbunden und arbeiten nahtlos prozessübergreifend, anstatt sich auf eine einzige, isolierte Aufgabe zu beschränken. Je mehr Agenten arbeiten, desto besser lernen sie und verbessern sich mit der Zeit. Darüber hinaus passen sie sich im Laufe der Zeit an geschäftliche Veränderungen an, sei es die Einbindung neuer Datenquellen, die Anpassung an Prozessaktualisierungen oder die Anpassung an sich ändernde gesetzliche Anforderungen.

Da Sie nun wissen, was Agenten sind, ist es an der Zeit, sich mit ihren Einsatzmöglichkeiten zu befassen.

Anwendungsfälle von AI-Agenten

KI im Rechnungswesen ist nicht neu, obwohl es in den letzten Jahren erhebliche Fortschritte gegeben hat. Über 50 % der Unternehmen nutzen KI in unterschiedlichem Maße. Im Rechnungswesen erweisen sich strategische Anwendungsfälle als sehr vorteilhaft.

Einige der vielen Anwendungsfälle für KI-Agenten in Buchhaltungsabteilungen sind heute:

Unterstützung beim Finanzabschluss

Der Finanzabschluss nimmt viel Zeit in Anspruch, ist voller Unstimmigkeiten und ist ein Bereich, in dem KI-Agenten äußerst wirkungsvoll sind. Sie können einen Agenten einstellen, um:

• Daten auswerten
• Erkennen von Mustern
• Anomalien aufspüren

Ein Agent kann ohne menschliches Zutun Konten abgleichen, Anpassungen vorschlagen, Journaleinträge erstellen und Unstimmigkeiten aufzeigen, die selbst ein erfahrener Accountant übersehen könnte. Diese Agenten können auch Aufgaben in Ihrem Namen erstellen. 

Berichterstattung, Prognosen und strategische Entscheidungsfindung

KI ist der ideale Partner für Daten, da sie diese schneller und effizienter analysieren kann als Menschen. Agenten eignen sich hervorragend für die Berichterstattung, strategische Entscheidungsfindung und Prognosen, weil sie es können:

• Analysieren Sie historische Daten
• Überprüfung der Markttrends
• Wirtschaftliche Indikatoren berücksichtigen

All diese Daten können dann verwendet werden, um genaue Berichte, Prognosen und Erkenntnisse zu erstellen, die den wichtigsten Interessengruppen als Entscheidungsgrundlage dienen können.

Audit und Betrugsaufdeckung

KI-Agenten können Tag und Nacht arbeiten und kontinuierlich Überwachungsaufgaben zur Identifizierung durchführen:

• Risiken des Betrugs
• Historische Datentrends
• Vergleichende Analyse
• Anomalien in den Daten

Wenn Anomalien auftreten oder die Analyse eine Diskrepanz feststellt, kann ein internes Team benachrichtigt werden, um weitere Analysen durchzuführen.

Unter den Gesichtspunkten Effizienz, Compliance und Skalierbarkeit bieten KI-Agenten viele Vorteile, auch wenn sie nicht alle gleich sind.

Die Vorteile von KI-Agenten für Buchhaltungsteams

KI-Agenten bieten viele Vorteile für Buchhaltungsteams, unter anderem:

• Höhere Genauigkeit: KI-gestützte Tools minimieren das Fehlerrisiko bei der Finanz-Reporting und verringern so das Risiko von Falschangaben und kostspieligen Ungenauigkeiten.
• Verbesserte Effizienz: Die Automatisierung redundanter Aufgaben wie Dateneingabe, Abstimmungen und Rechnungsbearbeitung kann Ihre Buchhaltungsprozesse verbessern und den Buchhaltern Zeit für strategischere Aufgaben verschaffen.
• Bessere Einhaltung von Vorschriften: KI-Agenten können angewiesen werden, Vorschriften zu scrapen, um Änderungen automatisch zu erkennen und entsprechend anzupassen. 
• Betrugserkennung und Risikomanagement: KI schläft nie, was bedeutet, dass Agenten kontinuierlich nach Anomalien suchen und Betrugsrisiken erkennen können, um die Abschlussprüfung zu unterstützen.
• Verbesserte finanzielle Einblicke: Die Datenanalyse in Echtzeit liefert verwertbare finanzielle Erkenntnisse. 
• Kosteneinsparungen: Durch die Reduzierung von Fehlern, die Straffung von Arbeitsabläufen und die Minimierung des Risikos der Nichteinhaltung von Vorschriften können KI-Agenten zur Senkung der Betriebskosten beitragen.
• Skalierbarkeit: Die Automatisierung von Buchhaltungsfunktionen unterstützt das Wachstum und verringert die Notwendigkeit, neue Teammitglieder einzustellen, wenn das Transaktionsvolumen steigt. In Zeiten des Fachkräftemangels kann die Skalierbarkeit Teams helfen, wachsende Anforderungen zu erfüllen, ohne die Mitarbeiter zu überlasten.
• Ein Wettbewerbsvorteil: Teams, die KI-Agenten einsetzen, arbeiten schneller und genauer, gewinnen aber auch tiefere Einblicke und können schneller auf Marktveränderungen reagieren. Indem sie Ersteller in Prüfer verwandeln, ermöglichen diese KI-Agenten den Buchhaltungsteams, sich auf hochrangige Analysen und strategische Entscheidungen zu konzentrieren, was den Buchhaltungsabteilungen einen Wettbewerbsvorteil verschafft. 

Dies sind nur einige der vielen Vorteile, die KI-Agenten mit sich bringen, aber Teams müssen die richtige Lösung wählen, um sie zu maximieren. Denn schließlich sind nicht alle KI-Agenten gleich.

Nicht alle KI-Agenten sind gleich

Es werden ständig neue KI-Tools entwickelt und weiterentwickelt, darunter auch KI-Agenten. Obwohl es mehrere Optionen gibt, sind nicht alle Agenten gleich.

Noch wichtiger ist, dass nicht alle Agenten speziell für Buchhaltungszwecke entwickelt wurden oder angepasst werden können.

Das ist es, was FloQast auszeichnet. FloQast AI Agents wurden gemeinsam mit Buchhaltern entwickelt, um Arbeitsabläufe zu automatisieren und Teams zu unterstützen:

• Maßgeschneiderte Automatisierung, um Ihre individuellen Prozesse zu rationalisieren und genau die Schritte zu automatisieren, die für Ihr Unternehmen relevant sind, ohne den Kontext zu verallgemeinern.
• Überprüfbare Ergebnisse und buchhalterische Leitplanken, die verhindern, dass Agenten vollständig im Namen des Accountant handeln. Überprüfungsanforderungen und benutzerdefinierte Bedingungen stellen sicher, dass Buchhaltungsteams die Kontrolle behalten und gleichzeitig vertrauenswürdige, überprüfbare Ergebnisse für Buchhaltungsteams liefern.
• Dynamische Arbeitsabläufe, die sich automatisch an Änderungen auf der Grundlage vordefinierter Regeln und Buchhaltungsparameter anpassen, um Genauigkeit und Zuverlässigkeit zu gewährleisten, wenn sich Ihr Unternehmen verändert.
• Einzigartig flexible Lösungen, die es Unternehmen ermöglichen, ihre eigenen, maßgeschneiderten Agenten zu entwickeln.

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Die KI-Agenten von FloQast können Arbeitsabläufe über ihre Produkte hinweg automatisieren und ermöglichen so eine einfache Integration und Funktionalität, die das Leben eines Accountanteinfacher macht.

Herausforderungen und Überlegungen für Buchhaltungsteams

KI-gestützte Tools bieten viele Vorteile, aber die Einführung ist nicht ohne Herausforderungen und Überlegungen. Einige der wichtigsten Bedenken sind:

Datensicherheit und Compliance

Datensicherheit und Compliance haben für Buchhaltungsteams höchste Priorität. KI-Tools müssen mit den einschlägigen Vorschriften übereinstimmen, z. B. mit den IRS-Anforderungen für US-Steuerfachleute. Strenge Zugriffskontrollen und regelmäßige Audits von KI-Tools, um die Einhaltung der Vorschriften zu gewährleisten, können Teams helfen, diese Herausforderung zu meistern.

Mensch-AI-Kollaboration

KI-Tools können Aufgaben automatisieren und rationalisieren, um Buchhaltungsteams wertvolle Zeit zu sparen. Es kann sich jedoch als schwierig erweisen, die Buchhaltungsteams mit ins Boot zu holen. Es müssen Schritte unternommen werden, um Vertrauen aufzubauen und die Teams zu motivieren, KI-gesteuerte Arbeitsabläufe zu übernehmen.

Integration in bestehendes System

Wie bei jeder neuen Technologie ist die Integration entscheidend für eine nahtlose und effektive Einführung. Es kann jedoch eine Herausforderung sein, KI-Agentenlösungen zu finden, die sich problemlos in bestehende Software integrieren lassen. Teams müssen ihre Optionen sorgfältig abwägen, um Tools zu finden, die sich nahtlos in ihren Workflow integrieren lassen.

Genauigkeit

Obwohl KI-Modelle einen langen Weg zurückgelegt haben, bleibt die Genauigkeit eine Herausforderung. Es gibt immer noch Fälle, in denen sie nicht wie erwartet funktionieren oder falsche Informationen liefern, so dass Querverweise und Faktenüberprüfungen unerlässlich sind. KI ist auch nicht deterministisch. Selbst bei exakt der gleichen Eingabeaufforderung ist die Antwort nicht immer die gleiche. 

Das Mitnehmen

KI-Agenten verändern die Buchhaltungslandschaft, indem sie Arbeitsabläufe optimieren, redundante Aufgaben automatisieren und Buchhaltern die Möglichkeit geben, sich auf höherwertige Aufgaben zu konzentrieren. Dieser Wandel hilft nicht nur den Buchhaltungsabteilungen, den Fachkräftemangel zu überstehen, und den Unternehmen, Wettbewerbsvorteile zu erlangen, sondern verwandelt auch die traditionellen Ersteller in Prüfer. Von der Erstellung von Prognosen bis hin zur Unterstützung beim Abschluss, der strategischen Entscheidungsfindung und der Aufdeckung von Betrug können KI-Agenten anspruchsvolle, zeitaufwändige Aufgaben übernehmen und gleichzeitig das Risiko von Fehlern und Nichteinhaltung von Vorschriften verringern.

Obwohl KI-Agenten viele Vorteile bieten, ist ihre Einführung nicht ohne Herausforderungen. Führungskräfte sollten Buchhaltungsteams bei der Einführung dieser Tools unterstützen. Es sollten Frameworks implementiert werden, um sicherzustellen, dass KI-gestützte Tools die Effizienz weiter steigern, ohne die Sicherheit oder Genauigkeit zu beeinträchtigen. 

Und FloQast ist wegweisend mit Tools von Buchhaltern für Buchhalter.

Mit der Veröffentlichung der KI-Agenten von FloQast können Buchhaltungsteams die Leistung der Automatisierung und Optimierung durch speziell für Buchhalter konzipierte Funktionen und Merkmale nutzen. Diese Agenten wurden entwickelt, um die betriebliche Effizienz zu steigern und gleichzeitig prüffähige Ergebnisse und Transparenz zu gewährleisten, die für Unternehmen unerlässlich sind, um Compliance- und Regulierungsstandards zu erfüllen.