Simplifier les processus financiers grâce à l'automatisation des rapprochements bancaires

Dans le monde des affaires, il n'est pas seulement utile de disposer de données financières précises, c'est impératif. Mais si vous avez déjà équilibré manuellement un relevé bancaire, vous savez à quel point cela peut être fastidieux et monotone. Avec des lignes et des lignes de chiffres et le risque d'erreur humaine qui se profile à l'horizon, le rapprochement bancaire manuel peut rapidement devenir un énorme casse-tête. Vous vous demandez peut-être s'il n'y a pas une meilleure solution.

Il existe bel et bien : Le rapprochement bancaire automatisé. L'automatisation des rapprochements bancaires limite les risques d'erreurs et réduit considérablement le temps et les efforts nécessaires. Pour les professionnels de la comptabilité, la mise en œuvre d'un processus solide de rapprochement bancaire automatisé peut changer la façon dont ils abordent les opérations financières au sein de leur entreprise. 

L'automatisation semble être une excellente solution, mais comment commencer ?

Étapes clés de la mise en œuvre du rapprochement bancaire automatisé

Étape 1 : Évaluer votre système actuel

Procédez à un audit complet de vos processus de rapprochement actuels et identifiez les points problématiques. Quels sont les points douloureux pour vous et votre équipe ? La saisie manuelle des données prend peut-être trop de temps. Peut-être votre équipe trouve-t-elle souvent des divergences, mais il n'y a pas de moyen efficace d'en assurer le suivi. En exposant ces problèmes et en reconnaissant les lacunes actuelles, vous pourrez trouver une solution sur mesure. Si votre logiciel actuel ne vous permet pas de faire le travail, il est peut-être temps de chercher de meilleures options.  

Étape 2 : Choisir le bon logiciel

Tous les logiciels de rapprochement comptable ne se valent pas. Il est essentiel de trouver le logiciel qui convient le mieux à votre entreprise. Recherchez un logiciel qui s'intègre parfaitement à vos systèmes existants, qui prend en charge plusieurs formats de fichiers et qui offre des fonctions de sécurité robustes (comme FloQast). 

Une fois que vous avez choisi le bon logiciel, vous êtes prêt à migrer vos données et à mettre en place vos intégrations. Il s'agit notamment de mettre de l'ordre dans les données existantes pour s'assurer que seules les informations pertinentes et exactes sont transférées dans les nouveaux systèmes. Il est utile d'établir une stratégie de migration claire. Définissez le champ d'application, estimez le calendrier et attribuez les rôles et les responsabilités si nécessaire. 

Étape 3 : Faire fonctionner votre nouveau système pour votre entreprise

Personnaliser le nouveau système pour qu'il reflète vos processus existants (et les connecter aux applications que vous utilisez déjà) rendra votre transition beaucoup plus aisée. Qu'il s'agisse d'élaborer des règles spécifiques pour vos transactions ou de créer des modèles pour les tâches courantes de rapprochement, vous serez en mesure de rationaliser vos flux de travail en y consacrant un peu plus de temps dès le départ. De plus, l'objectif est de s'assurer que le logiciel fonctionne avec vous, plutôt que de vous forcer, vous et votre équipe, à changer votre façon de travailler.

L'automatisation doit simplifier vos flux de travail, et non les compliquer. Veillez à ce que votre équipe reçoive une formation complète lui permettant d'utiliser le logiciel automatisé au mieux de ses capacités. Qu'il s'agisse d'aider à développer de nouveaux flux de travail ou de se sentir habilité à résoudre de petits problèmes de manière autonome, plus votre équipe sera formée, meilleurs seront les résultats. 

Étape 4 : Contrôler et évoluer

Une fois que vous avez mis en place le logiciel de rapprochement bancaire automatisé, vérifiez régulièrement l'exactitude et l'efficacité des rapprochements. Si vous constatez des problèmes, vous pouvez contacter votre équipe d'assistance, ce qui peut faire toute la différence. En outre, le suivi de l'évolution de vos nouvelles procédures peut vous aider à acquérir des connaissances qui vous permettront d'optimiser davantage vos rapprochements. 

Au fur et à mesure que vous vous familiarisez avec votre logiciel, prenez l'habitude de former et d'informer régulièrement votre équipe. La technologie évolue rapidement, mais vous pouvez le faire tout aussi rapidement en mettant en place les bonnes stratégies. Une approche proactive permettra à votre entreprise de continuer à bénéficier de tous les avantages offerts par votre logiciel. 

Meilleures pratiques pour l'automatisation du rapprochement bancaire

Le maintien des meilleures pratiques permettra à votre entreprise de fonctionner sans heurts et à votre équipe de fonctionner correctement. Nous recommandons ce qui suit :

1. Établir une politique basée sur le risque : Classez les comptes par ordre de priorité en fonction du risque. Vous pouvez vous concentrer sur les comptes à haut risque qui sont les plus susceptibles de contenir des erreurs.
2. Standardisez votre processus de rapprochement : La mise en œuvre d'un processus cohérent peut contribuer à réduire les erreurs et à améliorer l'efficacité, même lorsque la plupart des tâches fastidieuses sont automatisées. Vous pouvez notamment utiliser des modèles (comme ce modèle Excel modèle rapprochement bancaire) pour obtenir une vue d'ensemble de vos données et de vos comptes.
3. Tirer parti de l'automatisation financière : La mise en œuvre d'un logiciel d'automatisation est une chose, mais son utilisation efficace en est une autre. Montrez à votre équipe comment utiliser votre logiciel pour rationaliser l'intégration des données, le rapprochement transactions et l'identification des écarts. Votre équipe pourra ainsi se consacrer à des tâches plus stratégiques.
4. Suivez les indicateurs clés de performance (ICP) : Suivez les indicateurs clés de performance tels que les délais de réconciliation et les taux d'erreur afin d'évaluer et d'améliorer les processus de votre équipe.

Ces pratiques peuvent aider les équipes financières à améliorer les processus de rapprochement, à réduire les erreurs et à améliorer l'efficacité de la gestion financière de l'entreprise. 

Exemples concrets de rapprochements bancaires automatisés réussis

Prenons l'exemple d'Instacart. Instacart est la première société de technologie alimentaire en Amérique du Nord, qui s'associe aux épiciers et aux détaillants pour transformer la façon dont les gens font leurs courses. Elle propose des services d'achat, de livraison et de retrait en ligne dans plus de 75 000 magasins à travers le continent. Après avoir adopté un système de rapprochement automatisé avec FloQast, l'entreprise a connu un succès retentissant. Son processus de clôture s'est resserré et davantage d'employés peuvent désormais travailler à distance dans différents fuseaux horaires à travers le continent. 

Ou encore GetYourGuide, la première plateforme mondiale de découverte et de réservation d'expériences de voyage. Cette entreprise avait l'habitude de se battre pour sa clôture mensuelle avec des feuilles de calcul désordonnées, des listes de contrôle et des rapprochements manuels, jusqu'à ce qu'elle adopte FloQast. Aujourd'hui, elle peut rapprocher 600 comptes et clôturer en sept jours seulement. Auparavant, ces tâches prenaient près de 20 jours. 

Une solution automatisée de rapprochement bancaire peut vous aider, vous et votre équipe, à gagner du temps, à prendre de meilleures décisions commerciales et à envisager l'avenir de l'entreprise avec des données fiables. 

Avantages de l'automatisation du rapprochement bancaire

L'automatisation de votre rapprochement bancaire présente trois avantages principaux :

1. Réduction des erreurs humaines : Les rapprochements bancaires sont fastidieux et répétitifs. Il y a souvent de nombreuses transactions à trier et à faire correspondre. L'automatisation permet de trouver les bonnes transactions et de signaler celles qui nécessitent un examen plus approfondi ou plus contextuel pour être résolues.
2. Gain de temps : L'automatisation réduit considérablement le temps consacré au rapprochement bancaire et libère des ressources précieuses pour des tâches plus stratégiques. Cela permet non seulement d'améliorer la productivité, mais aussi de permettre aux équipes de se concentrer sur le travail qui compte vraiment, et de stimuler la croissance de l'entreprise.
3. Une meilleure visibilité financière : Grâce aux données et aux rapports en temps réel, les entreprises ont une vue d'ensemble de leur santé financière. Cette transparence permet d'améliorer la planification et les prévisions financières, ce qui permet aux entreprises de prendre rapidement des décisions éclairées.

En fin de compte, l'automatisation des rapprochements bancaires soulage vos employés et permet à votre entreprise de se tourner vers l'avenir. 

Pourquoi choisir FloQast pour automatiser le rapprochement bancaire ?

FloQast est la première plateforme de transformation comptable pour l'automatisation des rapprochements bancaires. FloQast s'intègre de manière transparente aux systèmes et applications existants, ce qui permet à votre équipe d'innover plus facilement sans perturber votre façon de travailler. Personnalisez vos flux de travail et adaptez le processus de rapprochement à vos besoins spécifiques. De plus, grâce à une assistance et une formation complètes, votre équipe peut atteindre son plein potentiel en quelques semaines, plutôt qu'en quelques mois.

En conclusion, l'automatisation du rapprochement bancaire est, à la base, une démarche stratégique visant à améliorer l'efficacité, la précision et la croissance de l'entreprise. En rationalisant les processus, en réduisant les erreurs et en améliorant la visibilité financière, l'automatisation change la donne en matière de gestion financière. L'exploration de solutions telles que FloQast peut aider votre organisation à atteindre l'excellence opérationnelle et à acquérir un avantage concurrentiel dans votre secteur.