Fragen Sie jeden, der in der Buchhaltung eines Unternehmens gearbeitet hat, was das Schlimmste an der Arbeit ist, und Sie werden unweigerlich sagen, dass es der Monatsabschluss ist. Wir verstehen Sie. Wir kennen das, und die gute Nachricht ist, dass der Abschluss besser gemacht werden kann. 

Wie macht man einen Monatsabschluss?

In unseren Buchhaltungslehrbüchern (erinnern Sie sich noch daran?) klang der Abschluss so einfach: Abschluss der Erträge und Aufwendungen der Periode in der Ertragsübersicht und Abschluss der Ertragsübersicht in den Gewinnrücklagen. Das war's. 

Aber in der Cloud-ERP-Welt gibt es eine Menge zu tun, bevor diese wenigen Abschlussbuchungen erfolgen können. Die Bilanzkonten müssen abgeglichen werden. Bankabstimmungen müssen mit dem Saldo am Abschlusstag übereinstimmen. Abgrenzungen müssen gebucht werden. Die Erlösabstimmung für den Zeitraum muss korrigiert werden. Das Anlagevermögen muss aktualisiert werden. Die Journalbuchungen für Abschreibungen müssen berechnet und gebucht werden. Konzerninterne Transaktionen müssen eliminiert werden. Die Rechnungsabgrenzung muss umgegliedert werden. Je nach Ihrem Unternehmen müssen Sie möglicherweise weitere Anpassungen, Zuweisungen und Abgrenzungen vornehmen. 

Die meisten Buchhaltungsteams verwenden eine Art Checkliste fürMonatsabschluss und haben eine Art von Monatsabschluss . Am einen Ende des Spektrums stehen die Controller und CFOs, die alles im Kopf behalten und eine Menge manueller Prozesse anwenden. Das kann eine Zeit lang funktionieren, aber wenn das Buchhaltungsteam wächst, kann dieser Prozess zu einem totalen Chaos werden. Es gibt viel Stammeswissen, und Aufgaben können leicht übersehen werden. 

Am anderen Ende des Spektrums stehen Buchhaltungsteams, die einem gut durchdachten und optimierten Prozess mit interaktiven Checklisten und Workflow-Tools folgen und alle Möglichkeiten der Automatisierung nutzen. Diese Teams verwenden alles, was NetSuite eingebaut hat, sowie einige zusätzliche Tools wie FloQast. 

Wo auch immer sich Ihr Team in diesem Spektrum befindet, eine umfassende Checkliste, die alle Prozesse und Aufgaben enthält, ist ein Muss, um den Abschlussprozess zu rationalisieren. Im Idealfall sollte Ihre Checkliste einen einfachen Austausch von Aufgaben zwischen den Teammitgliedern ermöglichen, um den Prozess effizient zu gestalten. 

Wie lange dauert ein Monatsabschluss ?

Die gute Nachricht ist, dass der Abschluss dank der Technologie laut Ventana Research immer schneller erfolgt. Im Jahr 2014 benötigten 58 % der befragten Unternehmen sieben oder mehr Tage für den Abschluss, und 28 % benötigten elf Tage oder mehr. Nur 29 % schlossen innerhalb von vier Tagen ab. In der Umfrage für 2019 benötigten jedoch nur 49 % sieben oder mehr Tage, und fast die Hälfte (46 %) schloss innerhalb von vier Tagen ab. 

Diese Zahlen sind etwas schneller als die von APQC im Jahr 2018 ermittelten, bei denen der durchschnittliche Abschluss von 2.300 Unternehmen 6,4 Tage betrug. Die besten 25 Prozent in dieser Umfrage schlossen in 4,8 Tagen oder weniger ab, während die unteren 25 Prozent 10 oder mehr Tage benötigten. 

Ein schnellerer Abschluss bedeutet manchmal einen Kompromiss zwischen Geschwindigkeit und Genauigkeit. Die Verwendung von Schätzungen anstelle von exakten Berechnungen kann den Abschluss um Stunden oder sogar Tage verkürzen. In vielen Fällen weichen diese Schätzungen nicht wesentlich von den tatsächlichen Werten ab. Wenn es jedoch an der Zeit ist, das Geschäftsjahr abzuschließen, müssen die tatsächlichen Werte ermittelt werden. Das bedeutet, dass der Jahresabschluss wahrscheinlich mindestens ein oder zwei zusätzliche Tage in Anspruch nehmen wird. 

Was ist der NetSuite Finanzabschluss ?

Wie viele ERP-Pakete hat auch NetSuite ERP einen formalen Abschlussprozess. Die in NetSuite integrierte Checkliste für den Periodenabschluss enthält alle Schritte, die ausgeführt werden müssen, bevor eine Periode abgeschlossen werden kann, aber wie die meisten Dinge in der Buchhaltung ist es nicht so einfach, wie das Ankreuzen von Kästchen auf einer To-Do-Liste. 

Um den Prozess in Gang zu setzen, gehen Sie zunächst zu Einrichtung > Buchhaltung > Buchhaltungsperioden verwalten und wählen die Periode aus, die Sie abschließen möchten. Daraufhin wird die Checkliste für den Periodenabschluss angezeigt. NetSuite verlangt, dass diese Schritte in einer bestimmten Reihenfolge abgehakt werden. Abhängig von Ihrem Unternehmen und den Geschäftsprozessen in Ihrem Unternehmen können Sie feststellen, dass es besser ist, sie in einer etwas anderen Reihenfolge auszuführen. Eine Monatsabschluss - wie die, die Sie hier finden - kann Ihnen dabei helfen, den besten Prozess für Ihr Unternehmen zu entwickeln. 

Gehen wir diese Punkte nacheinander durch. 

1. Ausgang sperren. Die ersten drei Punkte auf dieser Liste - Ausgang sperren, Eingang sperren und Alles sperren - müssen abgeschlossen sein, bevor ein weiterer Schritt durchgeführt werden kann. Bevor Sie Kreditoren sperren können, müssen die Umsatz- und Ertragszahlen abgeschlossen sein. Das bedeutet, dass alle Rechnungen ausgestellt sein müssen und alle Berechnungen für die Erlösabstimmung abgeschlossen sein müssen. 
2. A/P sperren. Sobald alle Lieferantenrechnungen bei Debitoren zur Zahlung eingereicht worden sind, kann die Eingangsrechnung gesperrt werden. Wenn Materialrechnungen nach der Bearbeitungsfrist eingehen, werden die meisten Unternehmen diese Verbindlichkeiten mit einer Journalbuchung rückstellen , die in der nächsten Periode storniert wird.
3. Alles sperren. Dieser Schritt sperrt das Hauptbuch. Bevor dies geschehen kann, muss das Buchhaltungsteam alle wiederkehrenden und Standard-Journalbuchungen erfassen. Sobald das Hauptbuch gesperrt ist, können keine weiteren Einträge mehr erfasst werden. 
4. Lösen Sie Datum/Periodenabweichungen auf. NetSuite lässt es zu, dass Perioden mit Diskrepanzen zwischen dem Datum und der Periode abgeschlossen werden, aber dies kann später zu Problemen bei der Berichterstattung führen. Stellen Sie sicher, dass alle Abweichungen angemessen und beabsichtigt sind. 
5. Überprüfung der negativen Bestandsaufnahme. Dies weist in der Regel auf ein Prozessproblem hin, das behoben werden muss. Andernfalls werden die Kosten der verkauften Waren mit Null berechnet. Wenn Sie eine gespeicherte Suche einrichten, um lange vor Periodenende nach negativen Bestandspositionen zu suchen, können Sie beim Abschluss Zeit sparen. 
6. Überprüfen Sie die Bestandskostenrechnung. Dadurch wird sichergestellt, dass alle Bestandskosten erfasst wurden. Dies ist ein weiterer Bereich, in dem eine gespeicherte Suche Ihnen am Monatsende Zeit sparen kann. 
7. Überprüfen Sie die Bestandsaktivität. Abnormale Bestandsschwankungen können auf ein Prozessproblem hinweisen. Gespeicherte Suchvorgänge können Ihnen helfen, Probleme zu erkennen und zu lösen, bevor sie auffliegen. 
8. Erstellen Sie unternehmensübergreifende Anpassungen. In diesem Schritt werden die Ausgaben zwischen den konsolidierten Unternehmen aufgeteilt. Das Finanzteam sollte prüfen, ob NetSuite automatisch Intercompany-Anpassungsjournale einrichten sollte. 
9. Neubewertung offener Fremdwährungssalden. Nach GAAP müssen Fremdwährungssalden zum Kurs am Ende des Berichtszeitraums neu bewertet werden. 
10. Berechnen Sie konsolidierte Wechselkurse. Wenn Sie sich in einer NetSuite OneWorld-Umgebung mit Tochtergesellschaften mit unterschiedlichen Basiswährungen befinden, unterhält NetSuite eine Liste mit konsolidierten Wechselkursen. 
11. Eliminierung konzerninterner Geschäftsvorfälle. Auf konsolidierter Basis sollten nur Transaktionen mit der Außenwelt auftauchen, daher müssen Transaktionen zwischen Mutter- und Tochtergesellschaften eliminiert werden. 
12. Zeitraum abschließen. Wenn alle oben genannten Schritte abgeschlossen sind, können die Bücher geschlossen werden. Sobald dies geschehen ist, kann niemand mehr Änderungen am Hauptbuch vornehmen. 

Wie entsperren Sie einen Zeitraum in Netsuite?

Selbst mit dem besten Finanzteam wird gelegentlich etwas übersehen, oder Ihr Accountant empfiehlt einige Anpassungsbuchungen. Wenn eine Periode in NetSuite geschlossen ist, kann niemand Transaktionen ändern, ohne diese Periode zu entsperren. Nur jemand mit der Berechtigung Periodeneinschränkungen außer Kraft setzen kann eine Periode entsperren. 

Um eine Periode freizugeben, gehen Sie zu Einrichtung > Buchhaltung > Buchhaltungsperioden verwalten und rufen Sie die Checkliste für die Periode auf, die Sie wieder öffnen möchten. Nachdem Sie auf den grünen Pfeil in der Zeile Schließen geklickt haben, klicken Sie auf die Schaltfläche Zeitraum wieder öffnen. Daraufhin wird ein Feld angezeigt, in dem eine Begründung für die Wiedereröffnung einer geschlossenen Periode verlangt wird.  

Da die Buchhaltung in einer Reihenfolge abläuft, müssen Sie, wenn Sie eine Periode wieder öffnen, alle nachfolgenden geschlossenen Perioden nach dieser Periode wieder öffnen, obwohl alles noch gesperrt ist. Um Änderungen vorzunehmen, müssen Sie zunächst die Elemente auf der Checkliste freischalten, die Sie bearbeiten möchten. Je nachdem, was Sie freischalten, werden auch andere Punkte auf der Checkliste freigeschaltet, ebenso wie die nachfolgenden Perioden. 

Sobald Sie Ihre Änderungen vorgenommen haben, müssen Sie den Prozess wiederholen, um die Bücher für diese Periode abzuschließen. Da das erneute Abschließen der Bücher für nachfolgende Perioden mühsam ist, verfügt NetSuite über einen Quick Close-Prozess, mit dem Sie mehrere Perioden auf einmal abschließen können. Um diese Funktionalität zu nutzen, gehen Sie auf die Seite Buchhaltungsperioden verwalten und klicken Sie auf Mehrere Perioden abschließen. Sobald Sie eine Periode ausgewählt haben, schließt NetSuite alle Perioden vor dieser Periode ab. 

Wie kann ich die Buchungsperiode in NetSuite ändern?

Das Auflösen von Perioden-/Datumsabweichungen ist einer der Punkte auf der Abschluss-Checkliste, die gelöst werden müssen. NetSuite verfügt über eine Funktion, mit der Benutzer Transaktionen mit einem Datum außerhalb der aktuellen Buchungsperiode verbieten, warnen oder erlauben können. Nicht übereinstimmende Datumsangaben können unter bestimmten Umständen angebracht sein, aber seien Sie sich bewusst, dass dies zu Problemen bei der Berichterstattung führen kann. Finanzberichte, die nach Datum ausgeführt werden, unterscheiden sich von denen, die nach Periode ausgeführt werden. 

Das Auffinden und Beheben dieser Diskrepanzen kann ein mühsamer und zeitaufwändiger Prozess sein. Daher empfiehlt es sich, eine gespeicherte Suche zu erstellen, die regelmäßig nach diesen Diskrepanzen sucht, damit sie in Echtzeit behoben werden können. Um diese Abweichungen zu beheben, kann es erforderlich sein, einen abgeschlossenen Zeitraum zu öffnen und dabei die oben beschriebenen Schritte durchzuführen. Einige Abweichungen können auf andere Weise behoben werden, z. B. durch die Ausstellung einer Gutschrift für eine Rechnung aus einer abgeschlossenen Periode, die in der aktuellen Periode korrigiert wurde. 

Bei Transaktionen, die Bargeld oder Bestände betreffen, sollten Datum und Zeitraum niemals nicht übereinstimmen. 

Wenn der Monatsabschluss schnell und genau erstellt wird, hat das Buchhaltungsteam mehr Zeit für die interessanten Aufgaben. Der Einsatz von Automatisierung verwandelt den Monatsabschluss von einem zeitaufwändigen und fehleranfälligen manuellen Kopfzerbrechen in einen effizienten und genauen Prozess - einen Prozess, der den wichtigsten Stakeholdern wertvolle Finanzberichte liefert - und bedeutet, dass das Buchhaltungsteam ein Leben nach dem Abschluss haben kann.