Vorbereitung auf die Jahresendprüfung

Ein interessantes Jahr neigt sich dem Ende zu und es ist an der Zeit, tief durchzuatmen - und einen oder zwei Cocktails zu genießen... wenn Sie das wollen.

Ach ja, da ist noch etwas: Vergessen Sie nicht, sich auf die Jahresabschlussprüfung vorzubereiten. 

Auch wenn der Prüfungsprozess beängstigend klingen mag, machen Sie sich keine Sorgen. All die harte Arbeit, die Sie geleistet haben, um das Jahr abzuschließen, wird sich auch bei Ihrer Jahresabschlussprüfung auszahlen. Schauen wir uns an, was die Jahresabschlussprüfung ist, wie sie funktioniert und was Sie tun können, um sie etwas leichter zu handhaben. 

Was ist die Jahresendprüfung?

Zunächst eine kleine Auffrischung. Bei der Jahresendprüfung kommt ein externes Prüfungsteam, um Ihre Finanzunterlagen zu überprüfen und zu verifizieren. Eine externe Prüfung erhöht die Glaubwürdigkeit und hilft Ihnen, Probleme zu erkennen, die Sie im Laufe des Jahres übersehen haben. Wenn Ihr Unternehmen börsennotiert ist, sind Sie gesetzlich zu externen Prüfungen verpflichtet, aber auch Privatunternehmen können davon profitieren.

Warum die Prüfung notwendig ist

Ich bin mir sicher, dass Ihr Unternehmen über eine Abschlussprüfung verfügt und dass Ihr Vorstand hart daran arbeitet, sicherzustellen, dass alles nach bestem Wissen und Gewissen abläuft. Ihr eigenes Buchhaltungspersonal kann eine interne Finanzprüfung durchführen, aber eine externe Prüfung ist dennoch notwendig - wenn auch nicht zwingend. 

Warum? Wirtschaftsprüfer nehmen eine andere Perspektive ein und prüfen Ihre Jahresabschlüsse mit einem feinzahnigen Kamm. Wirtschaftsprüfungsgesellschaften sind sehr erfahren in dieser spezialisierten Arbeit und decken oft Betrug auf, dessen sich das Unternehmen nicht bewusst war. Ihr Fachwissen über Finanzvorschriften und -standards kann dazu beitragen, Betrug oder Fehler aufzudecken, die internen Teams leicht entgehen könnten. Diese externen Prüfungen sind ein objektiver Weg, um eine unabhängige Bewertung Ihrer Finanzsysteme und -praktiken zu erhalten. Dies trägt zu mehr Transparenz bei und stärkt gleichzeitig die Bemühungen zur Betrugsprävention. Verringern Sie die Wahrscheinlichkeit von finanziellem Fehlverhalten durch die Implementierung der richtigen Abschlussprüfung (z. B. durch Aufgabentrennung und regelmäßige Abstimmungen). Aufdeckungsstrategien, einschließlich Datenanalyse und kontinuierlicher Überwachung von Transaktionen, verringern die Wahrscheinlichkeit des Auftretens von Problemen noch weiter.

Und natürlich schützt eine externe Prüfung auch die Aktionäre vor potenziellem Betrug, der vom CEO oder CFO verheimlicht wird (was leider mehr als nur ein paar Mal vorgekommen ist). Solange Sie alles richtig machen, ist die Rechnungsprüfung ein positiver Prozess, der Sie schützt und Ihrem Unternehmen mehr Glaubwürdigkeit in der Öffentlichkeit verleiht. 

Wie sieht der Prüfungsprozess Schritt für Schritt aus?

Wirtschaftsprüfungsgesellschaften, die sich auf Wirtschaftsprüfung spezialisiert haben, folgen in der Regel einem sechsstufigen Prozess:

Informationsanfrage

Das Prüfungsverfahren beginnt mit der Anforderung von Finanzunterlagen und Informationen. Die meisten dieser Unterlagen sollten nach dem Finanz-Reporting zum Jahresende bereits vorliegen und zugänglich sein. Um diese Anfangsphase zu vereinfachen, verwenden die Prüfer häufig Listen mit den Prüfungsanforderungen, in denen die für die Prüfung erforderlichen Unterlagen und Daten aufgeführt sind. Die Bereitstellung dieser Liste ermöglicht es Ihrem Team, sich im Voraus vorzubereiten, so dass ein Durcheinander in letzter Minute vermieden wird.

Zeitpläne helfen auch Ihren Mitarbeitern und den Prüfern, sich auf Zeitpläne und Fristen einzustellen. Zusammen organisieren diese Instrumente den Prüfungsprozess und tragen zu einer reibungsloseren Zusammenarbeit zwischen Ihrem Unternehmen und dem Prüfungsteam bei.

Planung des Audits

Das Prüfungsteam prüft Ihre Unterlagen und erstellt einen Prüfungsplan, der auf den Bereichen mit dem höchsten Risiko basiert. Sie bestimmen, was geprüft werden muss, und legen den Umfang der Prüfung fest. All dies geschieht, bevor Sie die Prüfer überhaupt in Ihrem Büro sehen. 

Eröffnungssitzung

Als Nächstes werden die Prüfer eine Eröffnungssitzung mit Ihrem Team abhalten, um sich mit Ihnen vertraut zu machen und zu klären, was genau passieren wird. Sie müssen wissen, dass sie über die erforderlichen Unterlagen verfügen und dass Sie das Personal zur Verfügung haben, um die Prüfung während der geplanten Zeit zu unterstützen. 

Feldarbeit

An dieser Stelle beginnt das Prüfungsteam mit seiner Arbeit vor Ort. Sie werden Informationen sammeln, Finanzdaten überprüfen und Mitglieder Ihres Teams befragen, um ihre Feststellungen zu bestätigen.  

Abschließende Sitzung

Es wird eine Abschlusssitzung anberaumt, um die Prüfung zu besprechen und alle noch offenen Fragen zu klären. Ein Entwurf des Berichts kann zu diesem Zeitpunkt bereits fertig sein. 

Berichterstattung

Der Abschlussbericht wird von dem Prüfungsteam erstellt, nachdem es die Prüfung abgeschlossen und Ihr Büro verlassen hat. 

Wie bereiten Sie sich auf die Jahresendprüfung vor?

Was können Sie also tun, um die Jahresendprüfung weniger schmerzhaft zu gestalten? Eine ganze Menge!

Im Grunde ist das Prüfungsverfahren unangenehm, weil es das ohnehin schon gestresste Buchhaltungsteam zusätzlich belastet und weil es zeitaufwendig und frustrierend sein kann, alle von den Prüfern angeforderten Informationen zusammenzustellen. Sie können die negativen Auswirkungen minimieren, indem Sie Ihre Buchhaltungsprozesse rationalisieren und sich im Voraus vorbereiten. 

Während Sie das Geschäftsjahr ausklingen lassen, sollten Sie immer daran denken, dass im nächsten Jahr eine Prüfung ansteht. Das ist keine Überraschung, also haben Sie Zeit, vorauszuplanen und alles in Ordnung zu bringen, damit die Prüfung schneller und einfacher vonstatten geht. 

Jeden Monat auf die Prüfung vorbereiten

Alles beginnt mit einem reibungslosen, effektiven Monats- und Jahresabschluss. Wenn Sie einen guten Monatsabschluss befolgen, verfügen Sie über einen soliden Papierweg und genauere Zahlen. Dies ist eine gute Ausgangsbasis für eine externe Prüfung. Wenn Sie die Rechnungslegungsstandards einhalten und sicherstellen, dass Ihre Bilanzen wirklich ausgeglichen sind (und alle Probleme auf dem Weg dorthin bereinigen), werden Sie bei der Prüfung nicht mit einem Rückstau von Problemen konfrontiert. 

Sie wollen sichergehen, dass Ihr Jahresabschluss vollständig abgeschlossen ist und dass alles für die Prüfung in bester Ordnung ist. Sie wollen, dass Ihre Bilanz ausgeglichen ist, dass Ihre Abstimmungen abgeschlossen sind und dass alle Ihre Abschlussbuchungen in Ordnung sind. Es gibt wirklich keinen besseren Weg, eine externe Prüfung anzugehen, als mit einem großartigen Jahresabschluss zu beginnen, der auf großartigen monatlichen Abschlüssen das ganze Jahr über aufbaut. 

Erleichtern Sie sich Ihre Arbeit durch Technologie

Mit den richtigen Hilfsmitteln kann Ihre Prüfung noch reibungsloser verlaufen (und jeden Monatsabschluss um einige Zeit verkürzen). So können beispielsweise eine Software für den Jahresabschluss und eine Checkliste fürden Jahresabschlusshilfreich sein, um alles an einem Ort zu haben. 

Wenn Sie feststellen können, wer einen bestimmten Abgleich durchgeführt hat oder wer für eine bestimmte Journalbuchung verantwortlich war, ist es viel einfacher, Informationen für die Prüfung zu sammeln. Der Zugriff auf die Informationen in der Cloud erleichtert auch die Weitergabe von Belegen und Unterlagen an ein externes Team, was viel Zeit und Kopfzerbrechen sparen kann. 

Warten Sie nicht bis zur letzten Minute

Das größte Problem bei der Prüfung ist der Zeitdruck. Jeder Wirtschaftsprüfer kann Ihnen sagen, dass die Steuerzeit viel weniger schmerzhaft ist, wenn Sie sich lange vor dem Fälligkeitstermin vorbereiten. Vergewissern Sie sich zunächst, dass Sie alles, was Sie für den Jahresabschluss brauchen, eingepackt haben. Wenden Sie sich dann so bald wie möglich an Ihr Prüfungsteam, um eine Liste der PBC (vom Kunden zur Verfügung gestellte) Anforderungen. Dabei handelt es sich um Unterlagen, die das Prüfungsteam von Ihnen benötigt, und es weiß in der Regel schon, welche das sind, bevor es danach fragt. Wenn Sie sich die Liste frühzeitig besorgen, haben Sie mehr Zeit für die Zusammenstellung der Unterlagen und können die Zeitknappheit vermeiden. Schließlich sollten Sie sicherstellen, dass Ihre Finanzunterlagen einwandfrei sind. Halten Sie Ihre Lieferantendaten auf dem neuesten Stand, und gleichen Sie alle Abschlüsse ab, damit die Prüfung reibungslos verläuft. 

Wenn Sie bei Ihrer nächsten Jahresabschlussprüfung proaktiv vorgehen, können Sie sich viel Stress ersparen und die Anzahl der Tage, an denen Ihre Buchhaltungsabteilung unterbrochen wird, verringern.