Demandez à toute personne ayant travaillé dans la comptabilité d'entreprise quelle est la pire partie de son travail et elle vous répondra invariablement qu'il s'agit de la clôture du mois. Nous vous comprenons. Nous sommes passés par là, et la bonne nouvelle, c'est que la clôture peut être améliorée. 

Comment effectuer une clôture de fin de mois ?

Nos manuels de comptabilité (vous vous en souvenez ?) donnaient l'impression que la clôture était si facile : clôturer les revenus et les dépenses de la période dans la Synthèse des revenus, et clôturer la Synthèse des revenus dans les Bénéfices non distribués. C'est fait. 

Mais dans le monde de l'ERP cloud , il y a beaucoup de choses à faire avant que ces quelques écritures de clôture puissent avoir lieu. Les comptes du bilan doivent être rapprochés. Les rapprochements bancaires doivent être liés à l'équilibre à la date de clôture. Les charges à payer doivent être comptabilisées. La comptabilisation des recettes pour la période doit être réglée. Les immobilisations doivent être mises à jour. Les écritures de journal relatives à la dépréciation et à l'amortissement doivent être calculées et comptabilisées. Les transactions inter-sociétés doivent être éliminées. Les produits différés doivent être reclassés. En fonction de votre organisation, vous devrez peut-être procéder à des ajustements, des affectations et des régularisations supplémentaires. 

La plupart des équipes comptables utilisent une liste de contrôles et un processus de clôture de fin de mois. À une extrémité du spectre se trouvent les contrôleurs et les Directeurs financiers qui gardent tout dans leur tête et utilisent de nombreux processus manuels. Cela peut fonctionner pendant un certain temps, mais au fur et à mesure que l'équipe comptable s'agrandit, ce processus peut devenir un véritable chaos. Les connaissances tribales abondent et les tâches peuvent être facilement négligées. 

À l'autre bout du spectre, on trouve des équipes comptables qui suivent un processus bien pensé et optimisé avec des listes de contrôle interactives, des outils de workflow et qui tirent parti de toute l'automatisation possible. Ces équipes utilisent tout ce que NetSuite a intégré, ainsi que quelques outils supplémentaires comme FloQast. 

Quelle que soit la position de votre équipe, une liste de contrôles complète comprenant l'ensemble des processus et des missions est indispensable pour rationaliser le processus de clôture. Dans l'idéal, votre liste de contrôles devrait faciliter la permutation des tâches entre les membres de l'équipe afin que le processus se poursuive efficacement. 

Combien de temps dure une clôture de fin de mois ?

La bonne nouvelle, c'est que grâce à la technologie, la clôture est de plus en plus rapide, selon Ventana Research. En 2014, 58 % des entreprises interrogées ont mis sept jours ou plus pour conclure un contrat, et 28 % ont eu besoin de onze jours ou plus. Seules 29 % d'entre elles concluaient dans les quatre jours. Mais dans leur enquête de 2019, seulement 49% avaient besoin de sept jours ou plus, et près de la moitié (46%) clôturaient en quatre jours. 

Ces chiffres sont un peu plus rapides que ceux relevés par l'APQC en 2018, où la clôture médiane de 2 300 organisations était de 6,4 jours. Les 25 % les plus performants de cette enquête clôturaient en 4,8 jours ou moins, tandis que les 25 % les moins performants avaient besoin de 10 jours ou plus. 

Une clôture plus rapide implique parfois un compromis entre rapidité et précision. L'utilisation d'estimations plutôt que de calculs exacts peut permettre de gagner des heures, voire des jours, sur la clôture. Dans de nombreux cas, ces estimations ne diffèrent pas sensiblement des données réelles. Toutefois, au moment de la clôture de l'exercice, les chiffres réels devront être déterminés. Cela signifie que la clôture de l'exercice prendra probablement au moins un ou deux jours de plus. 

Qu'est-ce que le processus de clôture financière de NetSuite ?

Comme de nombreux progiciels de gestion intégrés, le progiciel de gestion intégré NetSuite dispose d'un processus de clôture formel. La liste de contrôles intégrée de clôture de période de NetSuite comprend toutes les étapes qui doivent être accomplies avant qu'une période puisse être clôturée, mais comme la plupart des choses en comptabilité, ce n'est pas aussi simple que de cocher des cases sur une liste de choses à faire. 

Pour lancer le processus, il faut d'abord aller dans Configuration > Comptabilité > Gérer les périodes comptables et sélectionner la période que l'on veut clôturer. La liste de contrôles Period Close s'affiche alors. NetSuite exige que ces étapes soient cochées dans un ordre spécifique. En fonction de votre organisation et de ses processus commerciaux, il se peut que vous trouviez qu'il est préférable de les effectuer dans un ordre légèrement différent. Un modèle clôture de fin de mois, tel que celui présenté ici, peut vous aider à développer le processus le mieux adapté à votre entreprise. 

Examinons ces éléments un par un. 

1. Verrouiller les comptes clients. Les trois premiers éléments de cette liste - Verrouiller les comptes clients, Verrouiller les comptes fournisseurs et Verrouiller tout - doivent être exécutés avant toute autre étape. Avant de verrouiller les comptes clients, les chiffres des ventes et des recettes doivent être finalisés. Cela signifie que toutes les factures doivent être émises et que tous les calculs pour la reconnaissance des revenus doivent être terminés. 
2. Verrouiller les comptes fournisseurs. Une fois que toutes les factures fournisseurs ont été soumises à la comptabilité fournisseurs pour paiement, les comptes fournisseurs peuvent être verrouillés. Si des factures importantes sont reçues après la date limite de traitement, la plupart des entreprises comptabiliseront ces dettes par le biais d'une écriture au journal qui sera annulée au cours de la période suivante.
3. Verrouiller tout. Cette étape permet de verrouiller le grand livre. Auparavant, l'équipe comptable doit enregistrer toutes les écritures récurrentes et standard. Une fois le grand livre verrouillé, aucune autre écriture ne peut être enregistrée. 
4. Résoudre les incohérences entre la date et la période. NetSuite permet de clôturer des périodes avec des divergences entre la date et la période, mais cela peut entraîner des problèmes de reporting. Assurez-vous que tout décalage est approprié et voulu. 
5. Examiner l'inventaire négatif. Cela indique généralement un problème de processus qui doit être résolu. Dans le cas contraire, le coût des marchandises vendues sera calculé à zéro. La mise en place d'une recherche sauvegardée pour rechercher les éléments de stock négatif bien avant la fin de la période peut faire gagner du temps lors de la clôture. 
6. Examiner la comptabilité analytique des stocks. Cela permet de s'assurer que tous les coûts d'inventaire ont été pris en compte. C'est un autre domaine où une recherche sauvegardée peut vous faire gagner du temps à la fin du mois. 
7. Examiner l'activité des stocks. Des fluctuations anormales des stocks peuvent indiquer un problème de processus. Les recherches enregistrées peuvent vous aider à identifier les problèmes et à les résoudre avant qu'ils n'explosent. 
8. Créer des ajustements inter-sociétés. À cette étape, les dépenses sont réparties entre les sociétés consolidées. L'équipe financière doit évaluer si NetSuite doit automatiquement créer des journaux d'ajustements inter-sociétés. 
9. Réévaluer les soldes ouverts en devises étrangères. Les GAAP exigent que les soldes en devises étrangères soient réévalués au taux en vigueur à la fin de la période. 
10. Calculer les taux de change consolidés. Si vous vous trouvez dans un environnement NetSuite OneWorld avec des filiales ayant des devises de base différentes, NetSuite tient à jour une liste de taux de change consolidés. 
11. Éliminer les transactions intersociétés. Sur une base consolidée, seules les transactions avec le monde extérieur doivent apparaître. Les transactions entre les sociétés mères et les filiales doivent donc être éliminées. 
12. Clôturer la période. Enfin, lorsque toutes les étapes ci-dessus ont été réalisées, les livres peuvent être clôturés. Une fois cette étape franchie, personne ne peut plus apporter de modifications au grand livre. 

Comment débloquer une période dans Netsuite ?

Même avec la meilleure équipe financière en place, il arrive qu'un élément soit oublié ou que votre comptable recommande des écritures d'ajustement. Lorsqu'une période est clôturée dans NetSuite, personne ne peut modifier les transactions sans déverrouiller cette période. Seule une personne ayant l'autorisation d'outrepasser les restrictions de période peut déverrouiller une période. 

Pour débloquer une période, allez dans Configuration > Comptabilité > Gérer les périodes comptables et affichez la liste de contrôles de la période que vous souhaitez rouvrir. Après avoir cliqué sur la flèche verte de la ligne Fermer, cliquez sur le bouton Rouvrir la période. Une boîte de dialogue s'affiche, dans laquelle il est demandé de justifier la réouverture d'une période clôturée.  

Étant donné que la comptabilité se déroule dans l'ordre, lorsque vous rouvrez une période, NetSuite vous demandera de rouvrir toutes les périodes fermées ultérieures à cette période, bien que tout soit encore verrouillé. Pour apporter des modifications, vous devez d'abord déverrouiller les éléments de la liste de contrôles que vous souhaitez modifier. En fonction de ce que vous déverrouillez, d'autres éléments de cette liste de contrôles seront également déverrouillés, ainsi que les périodes suivantes. 

Une fois les modifications apportées, vous devrez répéter le processus pour clôturer les comptes de cette période. Comme il est fastidieux de refermer les livres pour les périodes suivantes, NetSuite dispose d'un processus de clôture rapide qui vous permet de clôturer plusieurs périodes à la fois. Pour utiliser cette fonctionnalité, accédez à la page Gérer les périodes comptables et cliquez sur Clôturer plusieurs périodes. Une fois que vous avez choisi une période, NetSuite clôturera toutes les périodes antérieures à cette période. 

Comment modifier la période comptable dans NetSuite ?

La résolution des incohérences entre les périodes et les dates est l'un des éléments de la liste de contrôles clôture qui doit être résolu. NetSuite dispose d'une fonctionnalité permettant d'interdire, d'avertir ou d'autoriser les utilisateurs à enregistrer des transactions dont la date n'est pas comprise dans la période comptable actuelle. La non-concordance peut être appropriée dans certaines circonstances, mais sachez qu'elle peut entraîner des problèmes de reporting. Les rapports financiers exécutés par date seront différents de ceux exécutés par période. 

La localisation et la résolution de ces discordances peuvent être un processus fastidieux et chronophage. La meilleure pratique consiste donc à créer une recherche sauvegardée pour rechercher régulièrement ces discordances afin de pouvoir les résoudre en temps réel. La correction de ces discordances peut nécessiter l'ouverture d'une période clôturée, en suivant les étapes décrites ci-dessus. Certains décalages peuvent être résolus par d'autres moyens, comme l'émission d'une note de crédit pour une facture d'une période clôturée qui a été corrigée dans la période en cours. 

La meilleure pratique consiste à ne jamais faire coïncider la date et la période des transactions qui impliquent des liquidités ou des stocks. 

Une clôture de fin de mois rapide et précise permet à l'équipe comptable d'avoir plus de temps pour faire le travail qui l'intéresse. L'automatisation permet de transformer la clôture mensuelle, qui était un casse-tête manuel long et sujet aux erreurs, en un processus efficace et précis, qui fournit des états financiers précieux aux principales parties prenantes, ce qui permet à l'équipe comptable d'avoir une vie au-delà de la clôture.