Meilleures pratiques pour une clôture plus rapide : Moderniser avec FloQast

La clôture est l'une des périodes les plus critiques du calendrier mensuel (et annuel) de chaque entreprise, de sorte que les retards ou les inefficacités peuvent être particulièrement frustrants et mettre la pression sur les équipes comptables. Les difficultés liées à la clôture découlent généralement d'une dépendance à l'égard de processus manuels obsolètes, notamment l'utilisation de feuilles de calcul Excel pour suivre et gérer les tâches essentielles, la soumission tardive de rapports provenant de fournisseurs externes et un manque de visibilité sur l'impact des retards sur la date limite de clôture globale. En plus de ces processus souvent fastidieux, la complexité de la clôture manuelle augmente également le risque d'erreur humaine, obligeant les membres de l'équipe à passer plus de temps à corriger les erreurs.

La clôture prenant jusqu'à huit jours ouvrables par mois, les Directeurs financiers doivent comprendre les problèmes d'efficacité et identifier les possibilités d'accélérer et de rationaliser les tâches de clôture afin d'obtenir des performances optimales. Dans cet article, nous examinerons les meilleures pratiques pour améliorer votre clôture et la façon dont les outils logiciels automatisés peuvent vous aider à réduire les délais d'exécution.

Définir la fermeture

Définir la clôture Pour tirer le meilleur parti des changements que vous apportez à votre processus de clôture et des meilleures pratiques que vous finissez par appliquer, il est important de comprendre à quoi se réfère exactement la "clôture".

La clôture a des significations différentes selon les entreprises et leurs dirigeants, mais elle est généralement définie comme le moment où les chiffres d'un mois donné sont communiqués aux parties prenantes externes et privées, telles que le conseil d'administration ou un groupe d'investisseurs, ou communiqués publiquement à la bourse concernée.

Cependant, certaines entreprises définissent la clôture comme le nombre de jours ouvrables nécessaires pour achever chaque tâche de clôture avant de commencer une nouvelle période comptable (qu'il s'agisse d'une période mensuelle ou d'un nouvel exercice financier). Ce nombre doit couvrir les écritures de journal, les rapprochements, l'analyse des écarts, les prévisions par rapport à la réalité et les rapports requis pour les parties prenantes. D'autres entreprises considèrent que la clôture est terminée après le bouclage du grand livre, tandis que d'autres l'étendent au bouclage du grand livre et aux rapprochements.

En conséquence, les entreprises devraient mettre en place un système permettant d'isoler et de suivre chaque composante de leur processus de clôture, en tant que meilleure pratique. Le suivi de ces composantes aidera non seulement les équipes comptables à établir et à optimiser les jours nécessaires à la clôture, mais aussi à identifier les faiblesses qui pourraient être corrigées par l'automatisation du processus.

Établissement d'indicateurs clés de performance

La mise en place d'indicateurs de performance clés est une bonne pratique. Les entreprises devraient définir des indicateurs de performance clés (IPC) prédéfinis pour chaque segment de leur processus de clôture, de l'enregistrement au rapport. L'un des indicateurs clés de performance les plus pertinents pour la gestion de la clôture est la durée du cycle : le nombre de jours ouvrables nécessaires entre l'exécution de la balance générale des comptes et l'achèvement des états financiers consolidés, y compris, et c'est important, les rapprochements.

Il est important d'inclure les rapprochements dans les indicateurs clés de performance à date fixe, car les rapprochements constituent le contrôle interne d'une entreprise pour garantir la justesse et l'exactitude des soldes des états financiers. Tout manquement à l'obligation d'effectuer les rapprochements dans les meilleurs délais accroît le risque d'erreurs matérielles qui, à leur tour, nécessiteraient des mesures correctives.

Dans cette optique, l'établissement d'un ICP relatif à la durée du cycle améliore en fin de compte la prise de décision lors de la clôture. Toutefois, si l'on ne connaît pas le jour de reporting de l'"étoile polaire" d'une entreprise, il peut être difficile de prévoir à l'avance les chiffres du mois en cours. Plus les entreprises doivent attendre sur la base de données incomplètes, plus il est difficile de prendre des décisions stratégiques, ce qui peut être particulièrement frustrant pour les Directeurs financiers, les contrôleurs de gestion et le conseil d'administration. Pour faciliter la prise de décision en temps voulu, les meilleures pratiques imposent aux entreprises d'optimiser leur cycle de clôture et d'enregistrement des données, ce qui nécessite de se concentrer sur l'amélioration de l'efficacité et de la précision de la collecte et de l'analyse des données.

Optimiser grâce à l'automatisation des processus

Optimiser par l'automatisation des processus La mise en œuvre des meilleures pratiques en matière de clôture implique d'identifier les possibilités d'automatisation des processus - par le biais d'un logiciel de gestion des clôtures. L'automatisation des logiciels permet non seulement d'accélérer les procédures et d'améliorer la précision des tâches de clôture mensuelles, mais elle offre également de nombreux autres avantages, notamment une meilleure visibilité de l'attribution des tâches, de la largeur de bande de l'équipe, des mises à jour de l'état d'avancement et des fonctionnalités de collaboration et de communication en temps réel. Les logiciels de clôture offrent également aux entreprises la possibilité de centraliser leurs données de clôture, en établissant une source unique de vérité pour les ressources et les fichiers critiques, afin d'améliorer le contrôle des versions et de s'assurer que les informations essentielles ne sont pas cloisonnées.

Vous pouvez vous procurer ou développer des outils logiciels de clôture qui répondent aux exigences de la clôture de votre entreprise et remédient à ses inefficacités spécifiques. Des plateformes comme FloQast Close et FloQast Reconciliation Management aident les entreprises du secteur industriel à rationaliser leurs processus de clôture et à réduire les délais d'exécution. Pour en savoir plus sur l'optimisation de votre clôture mensuelle et l'automatisation des processus, contactez-nous dès aujourd'hui.