Best Practices für einen schnelleren Abschluss: Modernisieren Sie mit FloQast

Der Abschluss ist eine der kritischsten Phasen im monatlichen (und jährlichen) Zeitplan jedes Unternehmens. Verzögerungen oder Ineffizienzen können daher besonders frustrierend sein und die Buchhaltungsteams unter Druck setzen. Die Herausforderungen beim Abschluss ergeben sich in der Regel aus der Abhängigkeit von veralteten manuellen Prozessen, einschließlich der Verwendung von Excel-Tabellen zur Verfolgung und Verwaltung kritischer Aufgaben, der verspäteten Einreichung von Berichten von externen Anbietern und dem mangelnden Überblick über die Auswirkungen von Verzögerungen auf die allgemeine Abschlussfrist. Zusätzlich zu diesen oft langwierigen Prozessen erhöht die Komplexität des manuellen Abschlusses auch das Potenzial für menschliche Fehler, sodass die Teammitglieder mehr Zeit für die Behebung von Fehlern aufwenden müssen.

Da der Abschluss bis zu acht Arbeitstage pro Monat in Anspruch nimmt, müssen CFOS die Herausforderungen der Effizienz verstehen und Möglichkeiten erkennen, Abschlussaufgaben zu beschleunigen und zu rationalisieren, um eine optimale Leistung zu erzielen. In diesem Artikel befassen wir uns mit bewährten Methoden zur Verbesserung Ihres Kundenabschlusses und wie automatisierte Softwaretools Ihnen helfen können, die Bearbeitungszeiten zu verkürzen.

Den Abschluss definieren

Definieren Sie den Abschluss, um das Beste aus allen Änderungen herauszuholen, die Sie an Ihrem Abschlussprozess vornehmen, und der Best Practices, die Sie letztendlich anwenden. Es ist wichtig zu verstehen, worauf sich der „Abschluss“ genau bezieht.

Der Abschluss bedeutet für verschiedene Unternehmen und für die Führungskräfte innerhalb dieser Unternehmen unterschiedliche Dinge, wird aber allgemein als der Zeitpunkt definiert, an dem die Zahlen eines bestimmten Monats an externe, private Interessengruppen wie den Vorstand oder eine Investorengruppe gemeldet oder öffentlich an die entsprechende Börse gemeldet werden.

Einige Unternehmen definieren den Abschluss jedoch als die Anzahl der Arbeitstage, die benötigt werden, um jede Abschlussaufgabe abzuschließen, bevor eine neue Abrechnungsperiode beginnt (sei es der monatliche oder das neue Geschäftsjahr). Diese Zahl sollte den Abschluss von Tagebucheinträgen, Abstimmungen, Varianzanalysen, Prognosen und tatsächlichen Arbeiten sowie die erforderliche Berichterstattung an die Interessengruppen abdecken. Andere Unternehmen können den Abschluss nach der Hauptbuchsperre als abgeschlossen betrachten, während andere dies um die Hauptbuchsperre und Abstimmungen erweitern.

Dementsprechend sollten Unternehmen als bewährte Methode ein System implementieren, um jede Komponente ihres Abschlussprozesses zu isolieren und zu verfolgen. Die Überwachung dieser Komponenten hilft den Buchhaltungsteams nicht nur dabei, die Tage, die sie für den Abschluss benötigen, festzulegen und zu optimieren, sondern auch die Schwachstellen zu identifizieren, die durch Prozessautomatisierung behoben werden könnten.

Festlegung wichtiger Leistungsindikatoren

Bei der Festlegung wichtiger Leistungsindikatoren als bewährte Methode sollten Unternehmen für jedes Segment ihres Abschlussprozesses von der Aufzeichnung bis zum Bericht vordefinierte Leistungsindikatoren (KPI) festlegen. Eine der wichtigsten Kennzahlen für ein enges Management ist die Zykluszeit: Die Anzahl der Arbeitstage, die von der Erstellung der Testbilanz bis zum Abschluss des Konzernabschlusses vergehen, einschließlich, was noch wichtiger ist, der Abstimmungen.

Die Einbeziehung von Abstimmungen in die Kennzahlen zu Stichtagen ist so wichtig, weil Abstimmungen als interne Kontrolle eines Unternehmens dienen, um die Fairness und Richtigkeit der Bilanzsalden sicherzustellen. Wenn Abstimmungen nicht umgehend abgeschlossen werden, steigt das potenzielle Risiko wesentlicher Fehler, die wiederum behoben werden müssten.

Vor diesem Hintergrund verbessert die Festlegung eines KPI für die Zykluszeit letztendlich die Entscheidungsfindung während des Geschäftsabschlusses. Wenn der „North Star“ -Berichtstag eines Unternehmens jedoch nicht bekannt ist, kann es schwierig sein, die Zahlen für diesen Monat im Voraus vorherzusagen. Je länger Unternehmen auf unvollständige Daten warten müssen, desto schwieriger wird es, strategische Entscheidungen zu treffen, was für CFOs, Controller und den Vorstand besonders frustrierend sein kann. Um eine zeitnahe Entscheidungsfindung zu ermöglichen, müssen Unternehmen nach bewährten Verfahren ihren Zyklus von der Aufzeichnung bis zum Bericht optimieren. Dabei muss der Schwerpunkt auf der Verbesserung der Effizienz und Genauigkeit der Datenerfassung und -analyse liegen.

Optimierung durch Prozessautomatisierung

Optimierung durch Prozessautomatisierung Die Implementierung enger Best Practices bedeutet, Möglichkeiten zur Implementierung der Prozessautomatisierung zu identifizieren — mithilfe einer Close-Management-Software. Die Softwareautomatisierung erhöht nicht nur die Geschwindigkeit und Genauigkeit der monatlichen Abschlussaufgaben, sondern bietet auch zahlreiche zusätzliche Vorteile, darunter eine bessere Sichtbarkeit der Aufgabenzuweisungen, Teambandbreite, Fortschrittsaktualisierungen auf höchster Ebene sowie Funktionen für Zusammenarbeit und Kommunikation in Echtzeit. Close-Software bietet Unternehmen auch die Möglichkeit, ihre geschlossenen Daten zu zentralisieren und eine zentrale Informationsquelle für wichtige Ressourcen und Dateien einzurichten, um die Versionskontrolle zu verbessern und sicherzustellen, dass wichtige Informationen nicht isoliert werden.

Sie können geeignete Softwaretools beschaffen oder entwickeln, die den Anforderungen Ihres Unternehmens entsprechen und dessen spezifische Ineffizienzen beheben. Plattformen wie FloQast Close und FloQast Abstimmungsmanagement helfen Sie Unternehmen in der gesamten Industrielandschaft, ihre engen Arbeitsabläufe zu optimieren und die Zeit bis zur Fertigstellung zu verkürzen. Wenn Sie mehr über die Optimierung Ihrer monatlichen Abschluss- und Prozessautomatisierung erfahren möchten, setzen Sie sich noch heute mit uns in Verbindung.