Best Practices für einen schnelleren Abschluss: Modernisieren mit FloQast

Der Abschluss ist eine der kritischsten Phasen im monatlichen (und jährlichen) Zeitplan eines jeden Unternehmens, weshalb Verzögerungen oder Ineffizienzen besonders frustrierend sein können und die Buchhaltungsteams unter Druck setzen. Die Herausforderungen des Abschlusses ergeben sich in der Regel aus der Abhängigkeit von veralteten manuellen Prozessen, einschließlich der Verwendung von Excel-Tabellen zur Verfolgung und Verwaltung kritischer Aufgaben, der verspäteten Einreichung von Berichten externer Anbieter und der mangelnden Übersicht über die Auswirkungen von Verzögerungen auf die Gesamtabschlussfrist. Zusätzlich zu diesen oft mühsamen Prozessen erhöht die Komplexität des manuellen Abschlusses auch das Potenzial für menschliche Fehler und zwingt die Teammitglieder, mehr Zeit auf die Behebung von Fehlern zu verwenden.

Da der Abschluss bis zu acht Geschäftstage pro Monat in Anspruch nimmt, müssen CFOS die Effizienzprobleme verstehen und Möglichkeiten zur Beschleunigung und Rationalisierung der Abschlussaufgaben für eine optimale Leistung erkennen. In diesem Artikel befassen wir uns mit Best Practices zur Verbesserung des Abschlusses und damit, wie automatisierte Softwaretools Ihnen helfen können, die Abschlusszeiten zu verkürzen.

Definieren des Abschlusses

Definition des Abschlusses Um den größtmöglichen Nutzen aus den Änderungen, die Sie an Ihrem Abschlussprozess vornehmen, und aus den bewährten Verfahren, die Sie schließlich anwenden, zu ziehen, ist es wichtig zu verstehen, was genau mit dem Begriff "Abschluss" gemeint ist.

Der Abschluss hat für die verschiedenen Unternehmen und ihre Führungskräfte unterschiedliche Bedeutungen, wird aber in der Regel als der Zeitpunkt definiert, an dem die Zahlen eines bestimmten Monats an externe, private Interessengruppen wie den Vorstand oder eine Investorengruppe oder an die jeweilige Börse gemeldet werden.

Einige Unternehmen definieren den Abschluss jedoch als die Anzahl der Arbeitstage, die benötigt werden, um alle Abschlussaufgaben zu erledigen, bevor ein neuer Abrechnungszeitraum beginnt (sei es der monatliche oder der des neuen Geschäftsjahres). Diese Zahl sollte die Fertigstellung von Journalbuchungen, Abstimmungen, variance analysis, Prognose-Ist-Vergleichen und die erforderliche Berichterstattung an die Beteiligten abdecken. Andere Unternehmen betrachten den Abschluss nach der Hauptbuch als abgeschlossen, während andere dies auf die Hauptbuch und die Abstimmungen ausdehnen.

Dementsprechend sollten Unternehmen ein System einführen, um jede Komponente ihres Abschlussprozesses zu isolieren und zu verfolgen. Die Überwachung dieser Komponenten hilft den Buchhaltungsteams nicht nur dabei, die für den Abschluss benötigten Tage festzulegen und zu optimieren, sondern auch Schwachstellen zu ermitteln, die durch Prozessautomatisierung behoben werden könnten.

Festlegung der wichtigsten Leistungsindikatoren

Durch die Festlegung von Leistungskennzahlen als Best Practice sollten Unternehmen vordefinierte Leistungskennzahlen (KPI) für jedes Segment ihres Abschlussprozesses von der Erfassung bis zum Bericht festlegen. Einer der wichtigsten Leistungsindikatoren für das close management ist die Zykluszeit: die Anzahl der Arbeitstage, die von der Erstellung der Rohbilanz bis zur Fertigstellung des konsolidierten Abschlusses, einschließlich - und das ist wichtig - der Abstimmungen, vergehen.

Die Einbeziehung von Abstimmungen in die Stichtagskennzahlen ist deshalb so wichtig, weil Abstimmungen als unternehmensinterne Kontrolle dienen, um die Ordnungsmäßigkeit und Genauigkeit der Abschlüsse zu gewährleisten. Jedes Versäumnis, Abstimmungen zeitnah abzuschließen, erhöht die potenzielle Anfälligkeit für wesentliche Fehler, die wiederum Abhilfemaßnahmen erfordern würden.

Die Festlegung eines KPI für die Zykluszeit verbessert daher die Entscheidungsfindung während des Abschlusses. Wenn jedoch der "Nordstern"-Berichtstag eines Unternehmens nicht bekannt ist, kann es schwierig sein, die Zahlen für diesen Monat im Voraus vorherzusagen. Je länger Unternehmen auf unvollständige Daten warten müssen, desto schwieriger wird es, strategische Entscheidungen zu treffen, was besonders für CFOs, Controller und den Vorstand frustrierend sein kann. Um eine zeitnahe Entscheidungsfindung zu ermöglichen, sollten Unternehmen ihren Abschluss- und Berichtszyklus optimieren, was eine Verbesserung der Effizienz und Genauigkeit der Datenerfassung und -analyse erfordert.

Optimieren durch Prozessautomatisierung

Optimierung durch Prozessautomatisierung Die Implementierung von Best Practices für den Monatsabschluss bedeutet, dass Möglichkeiten zur Prozessautomatisierung identifiziert werden - durch Software für close management . Software-Automatisierung erhöht nicht nur die Verfahrensgeschwindigkeit und -genauigkeit bei den Aufgaben Monatsabschluss , sondern bietet auch zahlreiche weitere Vorteile, wie z. B. eine bessere Sichtbarkeit der Aufgabenzuweisungen, die Bandbreite des Teams, Fortschrittsaktualisierungen auf höchster Ebene und Funktionen für Zusammenarbeit und Kommunikation in Echtzeit. Die Abschluss-Software bietet Unternehmen auch die Möglichkeit, ihre Abschlussdaten zu zentralisieren und eine einzige Quelle der Wahrheit für kritische Ressourcen und Dateien einzurichten, um die Versionskontrolle zu verbessern und sicherzustellen, dass kritische Informationen nicht in einem Silo verschwinden.

Sie können Softwaretools für den Rechnungsabschluss beschaffen oder entwickeln, die den Anforderungen Ihres Unternehmens entsprechen und seine spezifischen Ineffizienzen beseitigen. Plattformen wie FloQast Close und FloQast Reconciliation Management helfen Unternehmen in der gesamten Industrie, ihre Abschluss-Workflows zu optimieren und die Zeit bis zum Abschluss zu verkürzen. Wenn Sie mehr über die Optimierung Ihres Monatsabschluss und die Prozessautomatisierung erfahren möchten, nehmen Sie noch heute Kontakt auf.