Meilleures pratiques pour une clôture plus rapide : modernisez-vous avec FloQast

La clôture est l'une des périodes les plus critiques du calendrier mensuel (et annuel) de chaque entreprise. Les retards ou les inefficacités peuvent donc être particulièrement frustrants et exercer une pression sur les équipes comptables. Les défis liés à la clôture découlent généralement du recours à des processus manuels obsolètes, notamment l'utilisation de feuilles de calcul Excel pour suivre et gérer les tâches critiques, la soumission tardive de rapports par des fournisseurs externes et le manque de visibilité quant à l'impact des retards sur la date limite globale de clôture. Outre ces processus souvent fastidieux, la complexité de la clôture manuelle augmente également le risque d'erreur humaine, obligeant les membres de l'équipe à passer plus de temps à corriger les erreurs.

La clôture prenant jusqu'à huit jours ouvrables par mois, les directeurs financiers doivent comprendre les défis en matière d'efficacité et identifier les opportunités permettant d'accélérer et de rationaliser les tâches de clôture pour des performances optimales. Dans cet article, nous examinerons les meilleures pratiques pour améliorer votre clôture et la manière dont les outils logiciels automatisés peuvent vous aider à réduire les délais de traitement.

Définition de la clôture

Pour définir la clôture afin de tirer le meilleur parti des modifications que vous apportez à votre processus de clôture et quelles sont les meilleures pratiques que vous finirez par appliquer, il est important de comprendre à quoi se réfère exactement la « clôture ».

La clôture a une signification différente selon les entreprises et les dirigeants de ces entreprises, mais elle est généralement définie comme le moment auquel les chiffres d'un mois donné sont communiqués à des parties prenantes externes et privées telles que le conseil d'administration ou un groupe d'investisseurs, ou communiqués publiquement à la bourse concernée.

Cependant, certaines entreprises définissent la clôture comme le nombre de jours ouvrables nécessaires pour terminer chaque tâche de clôture avant de commencer une nouvelle période comptable (qu'il s'agisse du mois ou du nouvel exercice financier). Ce chiffre devrait couvrir l'achèvement des écritures de journal, les rapprochements, l'analyse des écarts, les prévisions par rapport au travail réel et les rapports requis aux parties prenantes. D'autres entreprises peuvent considérer la clôture comme terminée après le verrouillage du grand livre général, tandis que d'autres étendent cette possibilité pour inclure le verrouillage du grand livre et les rapprochements.

En conséquence, les entreprises devraient mettre en œuvre un système permettant d'isoler et de suivre chaque élément de leur processus de clôture, en tant que meilleure pratique. Le suivi de ces composants aidera non seulement les équipes comptables à déterminer et à optimiser les jours dont elles ont besoin pour terminer la clôture, mais aussi à identifier les faiblesses qui pourraient être corrigées grâce à l'automatisation des processus.

Établissement d'indicateurs de performance clés

En établissant des indicateurs de performance clés en tant que meilleure pratique, les entreprises devraient définir des indicateurs clés de performance (KPI) prédéfinis pour chaque segment de leur processus de clôture, de l'enregistrement au rapport. L'un des indicateurs de performance clés les plus pertinents pour une gestion rapprochée est le temps de cycle : le nombre de jours ouvrables nécessaires entre l'établissement de la balance de vérification et l'achèvement des états financiers consolidés, y compris, surtout, les rapprochements.

Il est très important d'inclure les rapprochements dans les KPI à des dates clés, car les rapprochements constituent le contrôle interne de l'entreprise pour garantir l'équité et l'exactitude des soldes des états financiers. Le fait de ne pas effectuer rapidement les rapprochements augmente le risque d'erreurs importantes qui, à leur tour, nécessiteraient des mesures correctives.

Dans cette optique, l'établissement d'un KPI sur la durée du cycle améliore en fin de compte la prise de décision lors de la clôture. Toutefois, si la date de publication « étoile polaire » d'une entreprise n'est pas connue, il peut être difficile de prévoir les chiffres de ce mois à l'avance. Plus les entreprises doivent attendre longtemps pour obtenir des données incomplètes, plus il est difficile de prendre des décisions stratégiques, ce qui peut être particulièrement frustrant pour les directeurs financiers, les contrôleurs et le conseil d'administration. Pour faciliter la prise de décisions en temps opportun, les meilleures pratiques imposent aux entreprises d'optimiser leur cycle de clôture et d'enregistrement par rapport, ce qui nécessite de se concentrer sur l'amélioration de l'efficacité et de la précision de la collecte et de l'analyse des données.

Optimisation via l'automatisation des processus

L'optimisation via l'automatisation des processus La mise en œuvre des meilleures pratiques consiste à identifier les opportunités de mise en œuvre de l'automatisation des processus, via un logiciel de gestion étroite. L'automatisation logicielle augmente non seulement la rapidité et la précision des procédures aux tâches de clôture mensuelles, mais offre de nombreux avantages supplémentaires, notamment une meilleure visibilité sur l'attribution des tâches, la bande passante de l'équipe, des mises à jour de haut niveau sur les progrès et des fonctionnalités de collaboration et de communication en temps réel. Le logiciel Close offre également aux entreprises la possibilité de centraliser leurs données de proximité, en établissant une source unique de vérité pour les ressources et les fichiers critiques afin d'améliorer le contrôle des versions et de garantir que les informations critiques ne soient pas cloisonnées.

Vous pouvez rechercher ou développer des outils logiciels proches qui répondent aux exigences de la clôture de votre entreprise et remédient à ses inefficacités spécifiques. Des plateformes comme FloQast Close et Gestion du rapprochement FloQast aidez les entreprises du paysage industriel à rationaliser leurs flux de travail de clôture et à réduire les délais de réalisation. Pour en savoir plus sur l'optimisation de votre clôture mensuelle et l'automatisation des processus, contactez-nous dès aujourd'hui.