Schnellere und einfachere Buchhaltung: GWI's Reise in die Automatisierung

GWI ist eine globale Verbraucherforschungsplattform. Sie bietet sofortigen Zugang zu Daten, die die Ansichten, Verhaltensweisen und Interessen von 3 Milliarden Verbrauchern in über 50 Märkten repräsentieren. Das 2009 gegründete Unternehmen beschäftigt heute über 500 Mitarbeiter in seinen fünf Niederlassungen in London, New York, Prag, Athen und Singapur.

Dieses Wachstum und der wachsende Kundenstamm des Unternehmens stellten GWI vor zusätzliche Herausforderungen bei der monatlichen und jährlichen Buchhaltung und veranlassten das Finanzteam, einen Prozess der digitalen Transformation einzuleiten. Um mit einem sich entwickelnden professionellen Umfeld Schritt zu halten, benötigte GWI eine Buchhaltungsplattform, die das gleiche Maß an Prozessfunktionalität bietet und gleichzeitig komplexe Arbeitsabläufe rationalisiert und glättet.

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Unser Abschluss war vorher ziemlich manuell. Eines unserer Hauptziele im Team war es, die Anzahl der Arbeitstage Monatsabschluss zu reduzieren, also suchten wir nach verschiedenen Möglichkeiten zur Automatisierung."

- Emmy Gaulter, Senior Finance Manager

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Vor FloQast

Vor der Einführung von FloQast war GWI auf ein manuelles System zur Verwaltung seiner Bücher angewiesen. Dieses System erforderte von den Teammitgliedern die Erstellung und Aktualisierung von Excel-Sheet für jeden neuen Abrechnungszeitraum und die Kommunikation per E-Mail, um die Zusammenarbeit und die Freigabe zu erleichtern. Mit dem Wachstum des Unternehmens wurden die Finanzabläufe immer umfangreicher und komplexer, wodurch kritische Buchhaltungsaufgaben zeitaufwändiger und anfälliger für Verzögerungen wurden und das 15-köpfige Finanzteam zunehmend unter Druck geriet.

Emmy Gaulter, Senior Finance Manager bei GWI, hob die Komplexität des Jahresabschlusses des Unternehmens als eine der größten Herausforderungen für die Buchhalter hervor, nicht zuletzt wegen der Verzögerungen, die durch Änderungen der monatlichen Zahlen entstehen würden:

"Es gab viele Arbeitspapiere und verschiedene Teammitglieder arbeiteten an verschiedenen Abstimmungen. Jedes Mal, wenn eine Aktualisierung erforderlich war, musste ich eine Rohbilanz manuell neu erstellen, um zu bestätigen, dass die Salden korrekt waren, bevor ich sie dem Leiter der Finanzabteilung vorlegte. Das konnte sehr zeitaufwändig sein, vor allem am Tag des Monatsabschlusses."

Auch die Zusammenarbeit gestaltete sich bei diesem manuellen System schwierig, da die Teams von Debitoren und Kreditoren Korrekturen und Überarbeitungen von Arbeitsdokumenten per E-Mail übermittelten. Dieser Ansatz konnte zu langen E-Mail-Diskussionen führen, was es für die Teammitglieder schwieriger machte, wichtige Informationen abzurufen.

GWI suchte zunächst nach Softwaretools, um die Probleme beim manuellen Abschluss zu beheben, erkannte dann aber, dass eine umfassende digitale Transformation vorteilhafter wäre - und beschloss daher, so viel wie möglich mit einer Close management zu automatisieren. Das Finanzteam setzte sich das konkrete Ziel, die Zeit für den Monatsabschluss zu verkürzen, und begann, verfügbare Plattformen zu recherchieren, um ein klares Verständnis davon zu bekommen, was mit einer Softwareintegration möglich wäre.

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Ich glaube, uns war damals nicht klar, wie vorteilhaft die Automatisierung sein würde, bis wir die Details mit FloQast besprochen hatten."

‍- Emmy Gaulter, Senior Finance Manager

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Einführung von FloQast

In einem überfüllten Markt stach FloQast dank seiner Einfachheit und Gesamtfunktionalität für GWI heraus. Emmy merkte jedoch auch an, dass der vom FloQast-Team geleistete Support für GWIs Entscheidung für die Plattform entscheidend war - und ein Faktor, der den Übergangsprozess "super reibungslos" machte.

Emmy leitete die FloQast-Implementierung bei GWI im zweiten und dritten Quartal 2023. GWI führte die FloQast-Lösung Close Management zunächst testweise bei einem Unternehmen ein und integrierte dann im nächsten Zeitraum die übrigen Unternehmen.

Nachdem FloQast Close Management in Betrieb genommen worden war, integrierte GWI in den folgenden Monaten weitere Effizienzwerkzeuge, einschließlich der Amortisierungs- und automatischen Abstimmungsfunktionen. Das Buchhaltungsteam hat seither mehr Arbeitspapiere und Amortisationsabstimmungen für kleinere Einheiten in das neue System integriert, um so viel wie möglich zu automatisieren. Emmy hob die Auswirkungen der AutoRec-Funktion von FloQast auf die Bankabstimmungen hervor und bemerkte, dass das Team nun die monatlichen Zahlen in Sekundenschnelle aktualisieren kann, ohne den gesamten Prozess erneut durchführen zu müssen.

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Es sah einfach sehr benutzerfreundlich aus. Es schien genau das zu sein, was wir brauchten. Auch das Team hat uns sehr gut gefallen. Sie haben uns mehr Zeit gegeben. Das waren die Hauptgründe, warum wir uns für FloQast entschieden haben."

‍- Emmy Gaulter, Senior Finance Manager

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Außerhalb des Abschlusses nutzt das GWI-Team FloQast, um die Finanzfunktion auf andere Weise zu rationalisieren, einschließlich der Erstellung von Checklisten, der Erleichterung der Zusammenarbeit zwischen Teammitgliedern, der Integration von Instant Messaging und der Verbesserung der Sichtbarkeit und Verantwortlichkeit für Aufgaben und Arbeitsabläufe.

Auch der Prüfungsprozess von GWI hat von der FloQast-Implementierung profitiert, indem ein manueller E-Mail-basierter Genehmigungsprozess zugunsten einer automatisierten Ausweisungsverantwortliche:rPrüfungsverantwortliche:r abgeschafft wurde. FloQast ermöglicht es den GWI-Buchhaltern auch, vollständige E-Mail-Berichte herunterzuladen, um sie den Prüfern zu zeigen, und spezielle Prüfungschecklisten zu erstellen.

Ein fortlaufender Prozess

Die Einfachheit der FloQast-Tools hat die Plattform zu einem integralen Bestandteil der täglichen Buchhaltung von GWI gemacht und die Ergebnisse geliefert, die das Team gesucht hat - nicht zuletzt die Reduzierung der Abschlusszeit von 10 auf 8 Tage. Bei der Betrachtung dieses Fortschritts betonte Emmy den Einfluss des Kundensupports von FloQast auf den Erfolg der digitalen Transformation: "Die Schulungen, die FloQast anbietet, sind sehr klar", sagte Emmy. "Sie haben Online-Ressourcen. Unser Berater war großartig. Man kann immer einen Anruf tätigen."

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Ich habe in früheren Funktionen schon einige Systeme implementiert, und FloQast ist wahrscheinlich die einfachste Integration, die ich je gemacht habe. Nach der Schulung konnte ich es selbst an das gesamte Finanzteam weitergeben.

- Emmy Gaulter, Senior Finance Manager

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Der Automatisierungsprozess bei GWI ist noch nicht abgeschlossen, und es ist geplant, weitere Arbeitsabläufe in der Buchhaltung zu integrieren und den Abschluss noch weiter zu verkürzen. Nachdem Emmy und ihr Team einen so großen Teil der täglichen Finanzfunktion umgestaltet haben, sind sie sehr daran interessiert, die FloQast-Plattform weiter voranzutreiben: "Von den jüngeren Mitarbeitern bis hin zum Vizepräsidenten der Finanzabteilung kann jeder die Vorteile erkennen. Wir sind sehr daran interessiert, zu sehen, was FloQast zu bieten hat, und herauszufinden, ob es neue Funktionen gibt, die uns helfen können."