Une comptabilité plus rapide et plus simple : Le parcours d'automatisation de GWI

GWI est une plateforme mondiale d'études de consommation. Elle fournit un accès instantané à des données qui représentent les opinions, les comportements et les intérêts de 3 milliards de consommateurs sur plus de 50 marchés. Fondée en 2009, l'entreprise compte aujourd'hui plus de 500 employés répartis dans ses cinq bureaux de Londres, New York, Prague, Athènes et Singapour.

Cette croissance, ainsi que l'élargissement de la base de clients de l'entreprise, ont accru les défis comptables mensuels et annuels de GWI et ont incité l'équipe financière à entamer un processus de transformation numérique. Afin de suivre l'évolution de l'environnement professionnel, GWI avait besoin d'une plateforme comptable qui offrait le même niveau de fonctionnalité des processus tout en rationalisant et en simplifiant les flux de travail complexes.

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Auparavant, notre clôture était plutôt manuelle. L'un des principaux objectifs de notre équipe a été de réduire le nombre de jours de travail pour la clôture de fin de mois, et nous avons donc cherché différents moyens d'automatiser cette opération.

- Emmy Gaulter, Senior Finance Manager

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Avant FloQast

Avant FloQast, GWI utilisait un système manuel pour gérer sa comptabilité. Ce système exigeait que les membres de l'équipe créent et mettent à jour des feuilles de calcul pour chaque nouvelle période comptable, et communiquent par courrier électronique pour faciliter la collaboration et l'approbation. Au fur et à mesure de la croissance commerciale de l'entreprise, ses flux de travail financiers se sont étendus et sont devenus plus complexes, rendant les tâches comptables critiques plus longues et sujettes à des retards, et mettant l'équipe financière de base de 15 personnes sous une pression de plus en plus forte.

Emmy Gaulter, Senior Finance Manager chez GWI, a souligné que la complexité de la clôture de l'entreprise constituait l'un des principaux défis pour ses comptables, notamment en raison des retards qu'entraînaient les modifications des chiffres mensuels :

"Il y avait beaucoup de documents de travail et différents membres de l'équipe travaillaient sur différents rapprochements. Chaque fois qu'une mise à jour était nécessaire, je devais refaire manuellement une balance générale des comptes pour confirmer que les soldes étaient corrects avant de les soumettre au directeur financier. Cela pouvait prendre beaucoup de temps, surtout le jour de la date limite de fin de mois".

La collaboration était également difficile dans le cadre de ce système manuel, les équipes de la comptabilité fournisseurs et de la comptabilité clients communiquant les corrections et les révisions des documents de travail par courrier électronique. Cette approche pouvait donner lieu à de longues discussions par courrier électronique, ce qui rendait plus difficile la récupération des informations importantes par les membres de l'équipe.

GWI a d'abord voulu trouver des outils logiciels pour résoudre ses problèmes de clôture manuelle, mais a ensuite réalisé qu'une transformation numérique complète serait plus bénéfique - et a donc décidé d'automatiser autant que possible avec une solution de gestion des clôtures. L'équipe financière s'est fixé comme objectif spécifique de réduire son temps de clôture mensuel et a commencé à rechercher les plateformes disponibles afin d'acquérir une compréhension claire de ce qui serait possible avec l'intégration logicielle.

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Je ne pense pas qu'à l'époque nous ayons réalisé à quel point l'automatisation serait bénéfique, jusqu'à ce que nous ayons examiné les détails avec FloQast".

‍- Emmy Gaulter, Senior Finance Manager

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Mise en œuvre de FloQast

Sur un marché encombré, FloQast s'est imposé à GWI grâce à sa simplicité et à sa fonctionnalité globale, mais Emmy a également noté que l'assistance fournie par l'équipe FloQast a été déterminante dans la décision de GWI d'opter pour la plateforme - et un facteur qui a rendu le processus de transition "super fluide".

Emmy a dirigé la mise en œuvre de GWI FloQast au cours des deuxième et troisième trimestres de 2023. GWI a d'abord déployé la solution de gestion des clôtures de FloQast avec une entité à titre d'essai, puis a intégré les autres entités au cours de la période suivante.

Une fois FloQast Close Management opérationnel, GWI a intégré d'autres outils d'efficacité au cours des mois suivants, notamment les fonctions d'amortissement et de réconciliation automatique. L'équipe comptable a depuis intégré dans le nouveau système davantage de documents de travail et de rapprochements d'amortissements pour les petites entités, dans le cadre de son objectif d'automatiser autant que possible. Emmy a souligné l'impact de la fonction AutoRec de FloQast sur les rapprochements bancaires, notant que l'équipe peut désormais mettre à jour les chiffres mensuels en quelques secondes sans avoir à relancer l'ensemble du processus.

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Il avait l'air très convivial. C'était exactement ce dont nous avions besoin. Nous avons également beaucoup apprécié l'équipe. Vous nous avez donné plus de temps. Ce sont les principales raisons pour lesquelles nous avons opté pour FloQast".

‍- Emmy Gaulter, Senior Finance Manager

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En dehors de la clôture, l'équipe de GWI utilise FloQast pour rationaliser la fonction financière d'autres façons, notamment en créant des listes de contrôle, en facilitant la collaboration entre les membres de l'équipe, en intégrant la messagerie instantanée et en augmentant la visibilité et la responsabilité des tâches et des flux de travail.

Le processus d'audit de GWI a également bénéficié de la mise en œuvre de FloQast, avec l'élimination d'un processus d'approbation manuel par courrier électronique en faveur d'une fonction de contrôle d'audit préparateur-réviseur automatisée. FloQast permet également aux comptables de GWI de télécharger des rapports complets par courrier électronique pour les montrer aux auditeurs, et d'établir des listes de contrôle d'audit spécialisées.

Un processus continu

La simplicité des outils FloQast a permis à la plateforme de faire partie intégrante de la comptabilité quotidienne de GWI et d'obtenir les résultats escomptés par l'équipe, notamment en réduisant le délai de clôture de 10 à 8 jours. En réfléchissant à ces progrès, Emmy a souligné l'impact de l'assistance client de FloQast sur la réussite de la transformation numérique : "La formation dispensée par FloQast est très claire", a déclaré Emmy. "Vous disposez de ressources en ligne. Notre consultant a été formidable. Il est toujours possible de prendre un appel.

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J'ai mis en œuvre un certain nombre de systèmes dans mes fonctions précédentes, et FloQast est probablement l'intégration la plus facile que j'aie jamais réalisée. Après la formation, j'ai pu l'étendre moi-même à l'ensemble de l'équipe financière.

- Emmy Gaulter, Senior Finance Manager

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Le parcours d'automatisation de GWI se poursuit et prévoit d'incorporer davantage de flux de travail comptables et d'atteindre un délai de clôture encore plus court. Après avoir transformé une grande partie de la fonction financière quotidienne, Emmy et son équipe souhaitent pousser la plateforme FloQast encore plus loin : "Des membres du personnel les moins expérimentés au vice-président des finances, tout le monde peut en voir les avantages. Nous sommes impatients de voir ce que FloQast a en réserve, et de découvrir si de nouvelles fonctionnalités peuvent nous aider."