Schnellere und einfachere Abstimmungen erreichen: PageGroup und FloQast

Das 1976 in London gegründete Personalvermittlungsunternehmen PageGroup expandierte rasch zu mehreren Niederlassungen im gesamten Vereinigten Königreich und erreichte in den achtziger Jahren Europa sowie in den neunziger Jahren Asien und Nordamerika.

Heute ist die PageGroup in über 36 Ländern vertreten und beschäftigt weltweit mehr als 7.000 Mitarbeiter. Der Aufstieg des Unternehmens hat es dazu veranlasst, seine Finanzfunktion sorgfältig zu überdenken und Tools zu implementieren, die nicht nur die Bücher genau und effizient verwalten, sondern es auch in die Lage versetzen, administrative Herausforderungen zu meistern.

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Wir hatten einen sehr manuellen Abstimmungsprozess mit zu vielen Tabellenkalkulationen. Es war schwierig, einen globalen Überblick zu erhalten, um Fortschritte zu verfolgen und Chancen und Risiken besser zu analysieren. Angesichts des hohen Abstimmungsvolumens brauchten wir eine neue Technologie, die die Koordination über verschiedene Standorte und Teams hinweg unterstützt."

- Leonardo Satellé, Leiter der Abteilung Globale Finanzsysteme & R2R Global Services

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Vor FloQast

Im Jahr 2020, im Anschluss an eine ERP-Implementierung, entwickelte das Finanzteam der PageGroup eine manuelle globale Abstimmungsmethode, die sich auf mehrere Tabellenkalkulationen stützte, und wandte sie an. Das Team stellte jedoch fest, dass dieser Ansatz einen zeitnahen Einblick in diesen Prozess und das weitere Kontrollumfeld erschwerte.

Vor diesem Hintergrund wollte Leonardo Satellé, Head of Global Finance Systems and R2R Global Services bei der PageGroup, die Effizienz des Abstimmungsprozesses verbessern und die Transparenz für die Stakeholder des Senior Managements erhöhen. Die bestehenden manuellen Elemente stellten eine ständige Herausforderung für die Ziele dar, die sich das Buchhaltungsteam selbst gesetzt hatte. Daher wurde die Entscheidung getroffen, sich nicht mehr auf Tabellenkalkulationen zu verlassen, sondern digitale Tools einzusetzen, die die Möglichkeiten der Automatisierung voll ausschöpfen.

PageGroup stellte eine Liste mit mehr als 20 möglichen Anbietern zusammen, die die Umstellung erleichtern könnten - und dann eine kurze Liste mit 3 endgültigen Kandidaten. Nach monatelangen eingehenden Untersuchungen und Vorführungen entschied sich die PageGroup für FloQast.

Leonardo begründete die Entscheidung damit, dass die FloQast-Plattform gut zur Arbeitskultur der PageGroup passe und eine Reihe einfach zu übernehmender und zu verwendender Tools biete. Er führte auch das FloQast-Team selbst als entscheidenden Faktor an und betonte, dass neben den Software-Ingenieuren auch Personen mit praktischem Fachwissen im Bereich der Buchhaltung vertreten sind.

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FloQast passte kulturell wirklich gut zu uns. Sie sind ein Team von Buchhaltern, und das macht einen großen Unterschied".

- Leonardo Satellé, Leiter der Abteilung Globale Finanzsysteme & R2R Global Services

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Einführung von FloQast

Der FloQast-Implementierungsprozess nahm zwei Monate in Anspruch, gefolgt von einem Monat intensiver Tests.

Leonardo sprach über die Leichtigkeit, mit der PageGroup die neue Plattform annahm - ein Prozess, den FloQast in den Wochen und Monaten vor der Einführung unterstützte. Während dieser Zeit stand das FloQast-Team den Buchhaltern von PageGroup zur Seite, um sie bei einer Reihe von technischen Problemen zu unterstützen, einschließlich der Notwendigkeit der Integration mit NetSuite und der bestehenden Microsoft Office-Infrastruktur über Anwendungsprogrammierschnittstellen (API).

Einer der wichtigsten alltäglichen Vorteile, die FloQast für PageGroup gebracht hat, ist das Dashboard-Tool. Leonardo wies darauf hin, dass die Buchhalter der PageGroup in einer schnelllebigen Umgebung arbeiten müssen, in der an jedem Tag ein hohes Maß an Aktivitäten stattfindet. In diesem Bereich ist die Perspektive, die das Dashboard bietet, ein wichtiger Vorteil, insbesondere bei Abstimmungen. Die Teammitglieder können ihre eigenen Dateien nahtlos in den Workflow hochladen und ihre Aufgaben mit voller Sicht auf andere Mitwirkende und andere Aufgabenabhängigkeiten erledigen.

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Der Prozess der Bilanzabstimmung ist sehr komplex. Dennoch können die Menschen ihre eigenen Dateien hochladen und die Abstimmungsaufgaben auf der Plattform nahtlos erledigen. FloQast gibt uns ein vollständiges Bild des globalen Fortschritts."

- Leonardo Satellé, Leiter der Abteilung Globale Finanzsysteme & R2R Global Services

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Die Analysetools von FloQast vervielfachen den Nutzen des Dashboards und ermöglichen es den Buchhaltern der PageGroup, die Details spezifischer Probleme und Trends zu untersuchen, um Probleme effizienter anzugehen und die Entscheidungsfindung zu verbessern.

Leonardo wies auch auf die Anpassbarkeit der FloQast-Plattform hin, die APIs nutzt, um Dashboard-Verbindungen zu einer Reihe von Drittanbieter-Anwendungen zu ermöglichen, von denen jede den monatlichen Workflow unterstützt und den Weg für die Buchhalter ebnet. Eine der wirkungsvollsten Integrationen war Microsoft Power BI, das die Sichtbarkeit von Abstimmungen erhöht hat, indem es dem Buchhaltungsteam ermöglicht, Finanzdaten zu visualisieren. Tatsächlich hat sich die Prozesstransparenz in der gesamten globalen Kontrollumgebung verbessert, so dass es für das Team der PageGroup einfacher ist, aufkommende Abstimmungsprobleme - und Chancen - in mehr als 100 Tochtergesellschaften zu erkennen.

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FloQast hilft wirklich bei der globalen Sichtbarkeit. Wir nutzen zum Beispiel die Checklisten- und Dashboard-Tools, um allen einen Überblick über den Fortschritt zu geben. Man kann anstehende Aufgaben verfolgen, mit Kollegen kommunizieren und sich abzeichnende Herausforderungen zeitnah erkennen.

- Leonardo Satellé, Leiter der Abteilung Globale Finanzsysteme & R2R Global Services

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Gesteigerte Effizienz und fortlaufendes Potenzial

Die PageGroup hat erfolgreich automatisierte Geschwindigkeit und Effizienz genutzt, um ihren Bilanzabstimmungsprozess zu entlasten und die Transparenz zu erhöhen. Der verringerte Druck macht nicht nur das Leben des Buchhaltungsteams einfacher, sondern ermöglicht es den einzelnen Mitarbeitern, sich mehr auf wichtige strategische Aufgaben zu konzentrieren, einschließlich der Optimierung des Kontrollumfelds.

In diesem Sinne ist FloQast nicht nur eine Komponente im Tech-Stack der PageGroup. Die erfolgreiche Implementierung ist mit dem umfassenderen digitalen Transformationsprojekt des Unternehmens verknüpft und ergänzt dieses, indem sie das Buchhaltungsteam bei der Arbeit an weiteren Effizienzsteigerungen und Innovationen unterstützt. Leonardo und das PageGroup-Team beabsichtigen, das Potenzial von FloQast als Teil dieses laufenden Projekts weiter zu erforschen, neue Tools auszuprobieren, neue Ansätze für Aufgaben zu testen und Möglichkeiten zur Verbesserung der Arbeitsabläufe zu identifizieren.

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FloQast funktioniert in Kombination mit unserem Projekt zur digitalen Transformation. Das macht es zu einer so nützlichen Ergänzung. Es ist kein eigenständiges Produkt. Es ist ein Enabler für unsere Prozesse und Entscheidungen."

- Leonardo Satellé, Leiter der Abteilung Globale Finanzsysteme & R2R Global Services

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