Steigerung der Effizienz und Sichtbarkeit: Der Erfolg von Bazaarvoice mit FloQast

Überwindung operativer Herausforderungen

Als das Unternehmen in den Besitz von Private Equity überging, wollte das Buchhaltungsteam von Bazaarvoice die Effizienz steigern, die Zusammenarbeit zwischen Teams in verschiedenen Zeitzonen optimieren und einen besseren Einblick in die Arbeitsabläufe schaffen. Die bestehenden Finanzprozesse - und die vorhandene Lösung - erschwerten jedoch die Erreichung dieser Ziele.

Viele Aufgaben, wie Abstimmungen und Monatsabschlüsse, erforderten manuelle Eingriffe, die den Fortschritt verlangsamten. Der Zusammenarbeit fehlte es an Klarheit, und Verzögerungen in wichtigen Arbeitsabläufen traten oft unerwartet auf. Die Unternehmensleitung erkannte schnell die Notwendigkeit einer effektiveren Lösung zur Verbesserung von Effizienz und Transparenz.

"Wir hatten es mit Arbeitsabläufen zu tun, die sich inkonsistent anfühlten, und es war klar, dass wir eine bessere Methode zur Verwaltung unserer Abläufe brauchten", so Amber Moss, Vice President, Corporate Controller:in.

Nachdem sich das Buchhaltungsteam mehr als sieben Jahre lang auf BlackLine verlassen hatte, erkannte es, dass die Grenzen der Plattform es einschränkten. Die Plattform wurde ursprünglich implementiert, um die SOX-Anforderungen des Unternehmens zu erfüllen, doch fehlte ihr die Flexibilität, um sich an die dynamischen und schnelllebigen Anforderungen von Private-Equity-Gesellschaften anzupassen.

"Als wir wuchsen, wurde BlackLine schwer zu bedienen", erklärt Amber. "Selbst einfache Aktualisierungen wie die Anpassung von Abstimmungen waren mit erheblichem Aufwand verbunden und erforderten oft IT-Unterstützung. Es war nicht für die Geschwindigkeit und Anpassungsfähigkeit ausgelegt, die wir brauchten."

Umstellung auf FloQast

Bazaarvoice machte sich auf die Suche nach einer Lösung, die es ihnen ermöglichen würde, ineffiziente Arbeitsabläufe zu überarbeiten und dabei vorhandene Tools wie Excel zu nutzen. FloQast erwies sich aufgrund seiner Flexibilität und seiner Fähigkeit, Störungen während der Implementierung zu minimieren, schnell als die ideale Wahl.

"FloQast zeichnete sich dadurch aus, dass wir unsere Prozesse nicht komplett neu erfinden mussten", erklärte Amber. "Wir konnten weiterhin Excel als Grundlage für Abstimmungen verwenden, aber jetzt war alles strukturierter und effizienter."

Der Implementierungsprozess verlief schnell und nahtlos und erforderte nur eine geringe Beteiligung der IT-Abteilung. So konnte das Team seine Arbeitsabläufe ohne zusätzliche Komplexität umstellen, was zu unmittelbaren Leistungsverbesserungen führte.

"Anstatt Zeit zu verlieren, um sich einzuarbeiten, fühlte sich FloQast sofort natürlich an", so Amber. "Wir konnten uns fast sofort darauf konzentrieren, intelligenter zu arbeiten.

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Als wir wuchsen, wurde BlackLine schwer zu bedienen. Selbst einfache Aktualisierungen wie die Anpassung von Abstimmungen waren mit erheblichem Aufwand verbunden und erforderten oft IT-Unterstützung. Die Software war nicht für die Geschwindigkeit und Anpassungsfähigkeit ausgelegt, die wir benötigten."

- Amber Moss, VP, Controller:in

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Rationalisierung für Private Equity-Beteiligungen

Eine der Hauptstärken von FloQast war die Fähigkeit, einen besseren Einblick in das Tagesgeschäft zu geben und den Abschlussprozess zu rationalisieren. Für ein Private-Equity-finanziertes Unternehmen wie Bazaarvoice war es wichtig, die Erwartungen der Unternehmensleitung und der Investoren zu erfüllen, indem klare und zuverlässige Berichte erstellt und die Abläufe beschleunigt wurden.

"Mit FloQast war es für uns viel einfacher zu verfolgen, was in jeder Phase unseres Abschlusses geschah", so Amber. "Wenn etwas vom Weg abkam, konnten wir es sofort erkennen und beheben, was uns eine Menge Zeit spart.

Mit FloQast verkürzte das Team den Zeitplan für den Abschluss um drei Tage und erreichte einen Abschluss in acht Tagen, ohne zusätzliches Personal zu benötigen. Diese operative Agilität erfüllte nicht nur die Erwartungen der Investoren, sondern verbesserte auch die teamübergreifende Abstimmung.

Ein weiterer Bereich, in dem sich FloQast als unschätzbar wertvoll erwies, war die Schaffung eines reibungsloseren, effizienteren Prozesses der Zusammenarbeit zwischen den Teams. "Wir verschwenden keine wertvolle Zeit mehr damit, Aktualisierungen zu verfolgen oder Missverständnisse zu klären", erklärt Amber. "FloQast stellt sicher, dass alle an einem Strang ziehen, was unsere Arbeitsweise spürbar verändert hat."

Warum FloQast die bessere Wahl war

Im Vergleich zu BlackLine, das für das Team zunehmend komplexer und schwerfälliger wurde, bot FloQast eine unkomplizierte und anpassungsfähige Lösung. Das Excel-freundliche Design der Plattform ermöglichte es dem Buchhaltungsteam, vertraute Arbeitsabläufe beizubehalten und gleichzeitig zentrale Ineffizienzen zu beseitigen.

"BlackLine fühlte sich immer so an, als ob es unnötige Schritte hinzufügte", erzählte Amber. "FloQast hingegen ergänzte unsere bisherige Arbeitsweise und machte uns das Leben leichter. Es war ein klarer Fall."

Funktionen wie variance analysis und Aufgabenverfolgung verschafften dem Team ein neues Maß an Transparenz, das sowohl die Produktivität als auch das Vertrauen in die Abläufe erhöhte. Anstatt Stunden damit zu verbringen, fehlerhafte Arbeitsabläufe zu reparieren, konnte sich das Team auf höherwertige Prioritäten konzentrieren, einschließlich strategischer Planung und Prozessverbesserung.

"Es ist intuitiv und flexibel, was genau das ist, was wir brauchten", so Amber. "Es ermöglicht meinem Team, effizient zu arbeiten, egal ob wir die Bücher abschließen oder die nächste Phase des Unternehmens planen.

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FloQast zeichnete sich dadurch aus, dass wir unsere Prozesse nicht völlig neu erfinden mussten. Wir konnten weiterhin Excel als Grundlage für Abstimmungen verwenden, aber jetzt war alles strukturierter und effizienter."

- Amber Moss, VP, Controller:in

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Fortlaufende Wirkung von FloQast

FloQast ist zu einem grundlegenden Tool für Bazaarvoice geworden, das es dem Team ermöglicht, die operative Exzellenz aufrechtzuerhalten und gleichzeitig das schnelle Tempo der durch Private Equity finanzierten Geschäfte zu unterstützen. Die Plattform treibt die Effizienz weiter voran, bringt Klarheit in die Arbeitsabläufe und stellt sicher, dass das Team seine Ziele nicht aus den Augen verliert.

"FloQast ermöglicht es uns, konsistente Ergebnisse mit weniger Herausforderungen zu liefern", so Amber. "Es hat uns geholfen, unsere Prozesse so zu organisieren, dass wir wachsen können, ohne etwas zu verpassen."

Mit der Fähigkeit, seine Finanzoperationen zu skalieren und die sich entwickelnden Erwartungen zu erfüllen, ist Bazaarvoice für einen anhaltenden Erfolg gut positioniert. FloQast hat es dem Team ermöglicht, selbstbewusst zu agieren und sich auf die Wertschöpfung zu konzentrieren, anstatt Zeit mit der Verwaltung veralteter Prozesse zu verschwenden.

"FloQast hat uns die Werkzeuge an die Hand gegeben, die wir brauchten, um intelligenter zu arbeiten und die Nase vorn zu haben", so Amber abschließend. "Es war ein unschätzbarer Partner, der uns geholfen hat, unsere Ziele zu erreichen.

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