Was ist eine interne Finanzprüfung

Was ist ein Internal Finanzaudit? Alles was du wissen musst (und mehr)

Die Geschäftstätigkeit jedes Unternehmens ist einzigartig, und aus der Sicht eines Außenstehenden kann dies ziemlich simpel aussehen.

Zum Beispiel könnte es so aussehen, als ob Apple lediglich Telefone, Computer und andere elektronische Geräte herstellt. Wenn der Vorhang jedoch zurückgezogen wird, werden Sie feststellen, dass es zahlreiche Betriebs- und Organisationsebenen gibt, die nahtlos ineinandergreifen müssen. Wenn selbst der kleinste und scheinbar unbedeutendste Prozess nicht richtig funktioniert, kann sich dies nachteilig auswirken.

Hier kommen interne Audits ins Spiel. Bei internen Audits wird ein Unternehmen von innen betrachtet, um sicherzustellen, dass alles ordnungsgemäß funktioniert. Sie werden in allen Aspekten eines Unternehmens abgeschlossen, einschließlich Logistik, Lieferkette, Cybersicherheit, Finanzen und Buchhaltung.

Interne Audits können in einem Unternehmen sehr unterschiedlich aussehen, und wir werden ihre Bedeutung und Komplexität skizzieren, wobei der Schwerpunkt auf internen Finanzprüfungen liegt.

Was sind die 3 Arten von Audits?

1. Konformitätsprüfungen

Die allgemeine Definition von Compliance ist die Einhaltung von Regeln und Vorschriften.

Die Einhaltung von Vorschriften sieht je nach Land, Region oder Branche, in der Ihr Unternehmen tätig ist, unterschiedlich aus. Beispielsweise müssen Unternehmen in den Vereinigten Staaten möglicherweise Gesetze und Vorschriften einhalten, die von der Bundesregierung, den staatlichen, lokalen und kommunalen Behörden festgelegt wurden.

Bei einem Compliance-Audit wird Ihr Unternehmen untersucht, um sicherzustellen, dass es die Gesetze und Vorschriften einhält. Einige Arten von Compliance-Audits umfassen Cybersicherheit, Arbeitssicherheit oder Umweltschutz.

2. Betriebliche Audits

Betriebsprüfungen sind Compliance-Audits sehr ähnlich. Der Unterschied besteht darin, dass diese Audits betriebliche Aspekte eines Unternehmens untersuchen.

Beispielsweise kann ein Einzelhandelsunternehmen eine Betriebsprüfung durchführen, in der untersucht wird, wie sich ein Produkt durch den Verkaufszyklus bewegt. Es könnte sich darum handeln, wie Produkte von Lieferanten ankommen, wie lange sie im Inventar sind und wie sie verkauft werden. Im Rahmen des Audits würde untersucht, wie effektiv Produkte diesen Prozess durchlaufen und zu Gewinnen führen.

Da Technologie heute in den meisten Unternehmen im Mittelpunkt steht, können Betriebsprüfungen auch Informationstechnologie und Informationssysteme umfassen. Die in diesen Bereichen durchgeführten Prüfungen sind eingehend und müssen von sachkundigen Auditoren durchgeführt werden, um sicherzustellen, dass das Geschäft ordnungsgemäß läuft.

3. Finanzprüfungen

Die Finanzinformationen eines Unternehmens können ein aussagekräftiges Bild vermitteln. Um sicherzustellen, dass das Bild korrekt ist, sind Finanzprüfungen erforderlich.

Interne Finanzprüfungen standen 2002 im Mittelpunkt dank der Sarbanes-Oxley Act (SOX), das auf massiven Finanzbetrug durch große Unternehmen wie Enron und WorldCom folgte.

SOX zielt darauf ab, betrügerische Jahresabschlüsse zu verhindern, indem die Verantwortung der Geschäftsleitung von Unternehmen übertragen wird. Unternehmensleiter müssen eine aktive Rolle bei der Überwachung der Finanzgeschäfte und der daraus resultierenden Unternehmensabschlüsse oder Risikostrafen übernehmen, bis hin zur strafrechtlichen Verfolgung in den schwerwiegendsten Fällen.

Finanzprüfungen überprüfen die Buchhaltungsunterlagen und die interne Revision sammelt Prüfungsnachweise, um sicherzustellen, dass die Jahresabschlüsse korrekt sind. Finanzprüfungen werden in der Regel von Wirtschaftsprüfern (CPA) durchgeführt und wenden einheitliche Prüfungsstandards und -verfahren an.

Prüfungsausschüsse werden zur Norm und sind in öffentlichen Unternehmen erforderlich. Diese Gruppen beaufsichtigen die Finanzbuchhaltung und Berichterstattung, die internen Auditverfahren und den externen Auditprozess. Die Arbeit des Abschlussprüfers sowie die Prüfverfahren werden dem Ausschuss ausführlich erläutert. Und der endgültige Prüfungsbericht des unabhängigen Prüfers wird dem Prüfungsausschuss vorgelegt.

Was sind die 5 Komponenten der internen Kontrollen?

1. Umgebung kontrollieren

Dabei handelt es sich um eine Reihe von Ideen und Richtlinien, die von der höchsten Führungsebene umgesetzt werden und die Werte des Unternehmens widerspiegeln und den Ton für die Geschäftstätigkeit des Unternehmens angeben. Dazu gehört auch die Untersuchung der Unternehmensführung, um festzustellen, wer die Macht und Fähigkeit hat, Entscheidungen zu treffen.

Eine andere Art, sich das Kontrollumfeld vorzustellen, ist die allgemeine Einstellung und das Bewusstsein der Direktoren und Führungskräfte in Bezug auf die Bedeutung der internen Kontrollen des Unternehmens. Wenn das Management den internen Kontrollen gegenüber eine laxe Haltung einnimmt, haben Sie ein schwaches Kontrollumfeld und es besteht möglicherweise ein höheres Betrugs- oder Fehlerrisiko.

2. Risikobeurteilung

Sobald die Kontrollumgebung eingerichtet ist, wird als Nächstes eine Risikobewertung abgeschlossen. Identifizieren Sie Bereiche der Finanzberichterstattung, in denen das höchste Betrugs- oder Fehlerrisiko besteht. Stellen Sie Fragen wie: „Welche Vermögenswerte werden am wahrscheinlichsten gestohlen, veruntreut oder verschwendet?“

Planen Sie die Durchführung von Bewertungen aller Geschäftsprozesse ein, bei denen ein erhebliches Risiko besteht, dass das Unternehmen erfolglos bleibt. Das Risikomanagement von Geschäftsaktivitäten sollte in der Verantwortung aller liegen.

3. Aktivitäten kontrollieren

Sobald die Risikobewertung abgeschlossen ist, entwerfen und implementieren Sie Richtlinien und Verfahren, die die identifizierten Risiken mindern. Es muss ein System interner Kontrollverfahren konzipiert werden, das speziell auf die identifizierten Risikobereiche zugeschnitten ist.

Zu den Kontrollaktivitäten im Zusammenhang mit der Finanzberichterstattung können die Aufgabentrennung, der Schutz von Vermögenswerten oder Genehmigungsbeschränkungen gehören.

4. Information und Kommunikation

Die Kontrollaktivitäten und internen Kontrollen müssen allen Mitarbeitern mitgeteilt werden, damit sie über die Informationen verfügen, die sie benötigen, um ihre Arbeit ordnungsgemäß zu erledigen und die Regeln einzuhalten.

Die Kommunikation sollte klar sein und regelmäßig geteilt werden, auch wenn sich nichts ändert. Wenn Sie die Botschaft verstärken und die Bedeutung der internen Kontrolle für die Mitarbeiter im Auge behalten, können Kontrollfehler vermieden werden.

5. Überwachung

Die letzte Phase besteht darin, die implementierten Prozesse und Verfahren zu überwachen. Die Überwachung ist entscheidend, um die Wirksamkeit der internen Kontrollen festzustellen und festzustellen, ob weitere Analysen und Maßnahmen erforderlich sind.

Was sind die 7 Prinzipien der internen Kontrolle?

1. Aufgabentrennung

Diese Idee ist, dass es keine einzige Person gibt, die die Kontrolle über einen gesamten Prozess hat. Dies schafft Rechenschaftspflicht und natürliche Kontrollen und Abwägungen innerhalb eines Unternehmens.

2. Verantwortung

Stellen Sie sicher, dass Sie bestimmten Personen bestimmte Pflichten auferlegen. Dazu gehört auch die grundlegende Festlegung, wer für was verantwortlich ist.

3. Skepsis

Obwohl es vielleicht keine ideale Lebenseinstellung ist, sollten Unternehmensleiter und verantwortliche Parteien in Bezug auf die interne Kontrolle immer mit einer Einstellung von Skeptizismus.

Eine allgemeine Haltung des Hinterfragens sollte beibehalten werden, auch wenn Beweise oder die Geschichte die Notwendigkeit von Zweifeln nicht belegen.

4. Drehung

Ähnlich wie bei der Aufgabentrennung ist die Rotation der Aufgaben ein wichtiger Bestandteil der internen Kontrolle. Die Verantwortung muss zwischen den Teammitgliedern rotieren, um die ordnungsgemäße Durchführung der Verfahren sicherzustellen.

Eine Person sollte nicht über einen längeren Zeitraum die endgültige Kontrolle über eine Aktivität haben.

5. Regelmäßige unabhängige Überprüfung

Regelmäßige unabhängige Überprüfungen müssen je nach Bedarf in einem bestimmten Intervall abgeschlossen werden. Bei diesen Überprüfungen kann es sich um überraschende Audits bestimmter Systeme, um Überprüfungen des Transaktionsabgleichs und um Bestandskontrollen handeln, die alle durchgeführt werden, um die Einhaltung aller Unternehmensstandards und -regeln zu überprüfen.

6. Klarstellung

Kommunikation und Information sollten klar sein und wiederholt geklärt werden. Risikobewertung und interne Kontrolle können einem Telefonspiel ähneln, und sie können stärker verwässert werden, wenn sie durch große Unternehmen mit mehreren Führungsebenen weitergegeben werden.

7. Dokumentation

Prozesse und laufende Systemüberprüfungen und Abstimmungen müssen gründlich dokumentiert werden. 

Wie führt man eine interne Finanzprüfung durch?

Interne Audits werden das Risiko eines größeren finanziellen Defizits mindern, bevor externe Auditoren sind erforderlich, um die Szene zu betreten. Die Entwicklung der entsprechenden Rechnungslegungsmethoden und -kontrollen kann enorm zeitaufwändig sein, lohnt sich aber auf jeden Fall.

Erstellen Sie zunächst einen Plan und einen Zeitplan für das Audit und teilen Sie ihn allen Beteiligten mit. Überprüfen Sie anschließend die Ergebnisse früherer interner Audits, um mehr über frühere Mängel oder Problembereiche zu erfahren. Achten Sie besonders auf frühere Verstöße gegen die Einhaltung der Rechnungslegungsgrundsätze und Rechnungslegungsstandards.

Als Nächstes sollten Sie die Liste der ersten Dokumente erstellen, damit Sie die Finanzunterlagen und Informationen zusammenstellen können, die Sie benötigen, um zu testen, ob die internen Kontrollen wie vorgesehen funktionieren. Vergessen Sie nicht, Interviews mit wichtigen Stakeholdern und dem Management einzubeziehen, um die Prozesse zu validieren.

Wenn Sie bereit sind, mit dem Audit zu beginnen, können Sie Ihre eigenen Auditprogramme und Tests entwerfen, oder Sie können die Ressourcen nutzen, die von Institut für Interne Auditoren (IIA). Sie sind der Berufsverband, der sich für die Bedeutung interner Audits einsetzt und fördert.

Nachdem Sie Ihren Test der internen Kontrollen abgeschlossen haben, stellen Sie sicher, dass Sie die Ergebnisse gründlich dokumentiert haben. Sie sollten die Ergebnisse mit dem Management besprechen.

Die Durchführung interner Audits sollte ein regelmäßiger Bestandteil der Geschäftstätigkeit Ihres Unternehmens sein. Nur so erhalten Sie eine angemessene Sicherheit, dass Ihre internen Kontrollen ordnungsgemäß funktionieren. Dies trägt dazu bei, die Änderung einer wesentlichen Falschdarstellung der Bilanz und der Gewinn- und Verlustrechnung zu reduzieren.