Effizienz freisetzen: Modernisieren Sie Ihren Monatsabschluss mit FloQast

Veraltete manuelle Verfahren für Monatsabschluss sind für Unternehmen jeder Größe ein Ärgernis - sie nehmen bis zu 40 % der monatlichen Arbeitszeit und Aufmerksamkeit der Finanzabteilungen in Anspruch - ein Aufwand, der besser für die Wertschöpfung des Unternehmens auf andere Weise verwendet werden könnte. Glücklicherweise können Unternehmen ihren Monatsabschluss beschleunigen und die Abschlusszeiten verkürzen, indem sie ihren Prozess modernisieren.

Warum den Monatsabschluss modernisieren?

Der Monatsabschluss ist für die Effizienz der gesamten Finanzfunktion eines Unternehmens von entscheidender Bedeutung. Als Grundlage für andere Geschäftsaktivitäten beeinflusst der Monatsabschluss zahlreiche abhängige Arbeitsabläufe wie Finanzplanung und -analyseFinanzplanung und -analyse (FP&A)A) und Innenrevision. Er dient auch der Entscheidungsfindung und dem Einblick in das Unternehmen und stellt eine wichtige Komponente für die Einhaltung von Vorschriften und die Berichterstattung dar. Vor diesem Hintergrund geht das Potenzial eines kürzeren und effizienteren Abschlusses über die monatlichen Zeit- und Kosteneinsparungen hinaus und beinhaltet auch nachgelagerte Vorteile - nicht zuletzt eine Entlastung der Buchhaltungsteams.  

Dementsprechend sollten sich Unternehmen, die ihre Finanzfunktion modernisieren wollen, vorrangig auf ihren Monatsabschluss konzentrieren. Die Umgestaltung des Monatsabschluss sollte mit einer Überprüfung von Ineffizienzen und Möglichkeiten zur Automatisierung beginnen, bevor untersucht wird, wie spezifische Integrationen dem Unternehmen helfen könnten, seine Leistungs- und Compliance-Anforderungen zu erfüllen.  

Wichtigste Ineffizienzen beim Monatsabschluss

Ein veralteter Monatsabschluss umfasst in der Regel einige oder alle der folgenden Punkte:

• Aufgabenplanung: Die Aufgaben fürMonatsabschluss werden häufig manuell in einem Excel-Kalender geplant, was bedeutet, dass die Buchhaltungsteams jeden Monat Zeit für individuelle Aktualisierungen aufwenden müssen, um sicherzustellen, dass die Fristen korrekt bleiben. Die manuelle Erfassung einer umfassenden Liste von Aufgaben mit korrekten Zuweisern und Fälligkeitsterminen ist zeitaufwändig - aber diese Aufgabe wird durch zusätzliche Überlegungen wie den Wechsel von Teammitgliedern und Anpassungen an nationale Feiertage - bei globalen Unternehmen auch an Feiertage in anderen Ländern - zusätzlich erschwert.

• Kommunikation: Wenn man sich am Monatsende auf E-Mails oder Direktnachrichten-Apps verlässt, kann das schnell zu Missverständnissen und Verzögerungen führen. Dieser Austausch kann langwierig, unhandlich und vom Prozess abgekoppelt sein, wobei wichtige Informationen in früheren Nachrichten verschüttet und wichtige Stakeholder außen vor gelassen werden.

• Ineffiziente Statusaktualisierungen: Unternehmen, die eine manuelle Aufgabenverfolgung (über Excel-Sheet) verwenden, verlassen sich in der Regel stark auf Aktualisierungsanrufe in der Gruppe, damit die einzelnen Mitarbeiter das Team über den Fortschritt informieren können. Diese individuellen Aktualisierungen enthalten oft eine große Menge an Kleinigkeiten und können so für viele in der Gruppe zu einer Zeitverschwendung werden. Da es schwierig sein kann, individuelle Aktualisierungsnotizen kurz und bündig zu erfassen, ist es den Teamleitern unter Umständen auch nicht möglich, ihren Monatsabschluss nach dem Prinzip "Management by exception" zu gestalten. 

• Dezentralisierte Speicherung: Dateien, die an verschiedenen Orten gespeichert sind, führen oft dazu, dass wichtige Daten und Kenntnisse am Monatsende nicht mehr zur Verfügung stehen. Ohne eine einzige Quelle der Wahrheit arbeiten die Teammitglieder möglicherweise an mehreren Versionen derselben Datei oder können nicht auf die neuesten Versionen zugreifen.

• Identifizierung von Prozessverbesserungen: Die zentrale close management Monatsabschlusses (über Excel oder ähnliche Software) erschwert die Ermittlung von Schwachstellen oder Engpässen im Monatsabschluss , da die Teams in der Regel Schwierigkeiten haben, diese Art von Daten zu erfassen - z. B. welche Aufgaben pünktlich und welche zu spät erledigt wurden. Dieser Mangel an Transparenz macht es auch sehr schwierig, Trends während des Monatsabschluss zu erkennen, einschließlich Ressourcenknappheit und Probleme mit Systemberichten. 

• Neue Vorschriften: Manuelle Kontrollen, die in der Vergangenheit funktioniert haben, halten in der Regel nicht mit dem Wandel der Vorschriften Schritt. Dadurch wird der Abschluss immer langsamer, da die Mitarbeiter veraltete Prozesse auf die neuesten Compliance-Standards anwenden und die Einhaltung einzelner Checklistenpunkte manuell überprüfen müssen. 

Modernisierung Ihres Monatsabschluss

Die Modernisierung des Monatsabschluss erfordert, dass die Unternehmen Softwaretools beschaffen oder entwickeln, die ihre ineffizienten Arbeitsabläufe beheben und den Fähigkeiten und Bedürfnissen ihrer Buchhaltungsteams entsprechen. Workflow-Software für die Buchhaltung kann Unternehmen dabei helfen, Ineffizienzen beim Abschluss zu beheben und andere wichtige Buchhaltungsaufgaben zu rationalisieren: Plattformen wie FloQast Close und FloQast Reconciliation Management zum Beispiel sorgen für automatisierte Geschwindigkeit und Genauigkeit, verringern den Verwaltungsaufwand und rationalisieren Ihren Prozess von Anfang bis Ende. 

Um den größtmöglichen Nutzen aus geschlossener Software zu ziehen, müssen die Unternehmen verstehen, wie die Werkzeuge die spezifischen Effizienzherausforderungen, denen sie gegenüberstehen, bewältigen können. Lassen Sie uns daher einige der wichtigsten Vorteile der Modernisierung erkunden:

• Automatisierung: Reduzieren oder eliminieren Sie die mühsame manuelle Arbeit, die den Monatsabschluss verlangsamt. Integrieren Sie Kontrollen in die täglichen Aufgaben, führen Sie Datenanalysen in Sekundenschnelle durch, senden Sie sofortige Aktualisierungen - und entlasten Sie die Teams im Prozess.

• Sichtbarkeit: Weisen Sie mit einem Mausklick die kollektive oder individuelle Verantwortung für bestimmte Abschlussaufgaben zu. Verbessern Sie die Sichtbarkeit und Verantwortlichkeit für diese Aufgaben, verfolgen Sie den Fortschritt über ein übersichtliches Dashboard, melden Sie Verzögerungen und Probleme und halten Sie die Beteiligten auf dem Laufenden.

• Zusammenarbeit: Ermöglichen Sie es Teams, in Echtzeit über Instant-Messaging-Funktionen von jedem Ort der Welt aus zu kommunizieren und gemeinsam an Dokumenten zu arbeiten. Ermöglichen Sie den Zugriff auf Drittanbieter und Funktionen zur Optimierung von Prüfungen.

• Zentralisierung: Schaffen Sie eine einzige Quelle der Wahrheit für kritische Monatsabschluss , um sicherzustellen, dass jeder mit der aktuellsten Version von Dateien arbeitet, und verhindern Sie, dass Daten und Wissen in Silos verschwinden. 

Der Vorteil der Automatisierung

Kürzere Zeiten für den Monatsabschluss und weniger Druck auf die Mitarbeiter stellen zwar erhebliche betriebliche Vorteile dar, doch darf man nicht vergessen, dass es bei der Modernisierung des Monatsabschluss nicht nur um Geschwindigkeit und Bequemlichkeit geht. 

Durch die Aktualisierung veralteter manueller Prozesse können Sie den Fokus und das Fachwissen Ihrer Mitarbeiter auf wertschöpfende Aufgaben in der gesamten Finanzfunktion lenken, z. B. auf die Entwicklung strategischer Partnerschaften und die Sicherstellung einer optimalen Compliance-Leistung Ihres Unternehmens. Abgesehen von den praktischen Vorteilen eines modernen, effizienten Monatsabschluss wird Ihr Unternehmen durch die Entwicklung einer flexiblen, skalierbaren Technologieinfrastruktur, die sich an das Wachstum Ihres Unternehmens und an die sich verändernden rechtlichen Rahmenbedingungen anpassen kann, auch langfristig profitieren. 

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