Steigern Sie Ihre Effizienz: Modernisieren Sie Ihren Monatsabschluss mit FloQast

Veraltete manuelle Abschlussprozesse zum Monatsende sind ein Problem für Unternehmen jeder Größe. Sie nehmen bis zu 40% der monatlichen Arbeitszeit und Aufmerksamkeit der Finanzabteilungen in Anspruch — ein Aufwand, der besser genutzt werden könnte, um dem Unternehmen auf andere Weise einen Mehrwert zu bieten. Zum Glück können Unternehmen ihr Monatsende schneller abschließen und die Bearbeitungszeiten verkürzen, indem sie ihren Prozess modernisieren.

Warum den Monatsabschluss modernisieren?

Der Monatsabschluss ist ein wesentlicher Bestandteil der Effizienz der gesamten Finanzfunktion eines Unternehmens. Als Grundlage für andere Geschäftsaktivitäten wirkt sich das Monatsende auf zahlreiche abhängige Arbeitsabläufe wie Finanzplanung und -analyse (FP&A) und interne Revision aus. Es dient auch als Grundlage für Entscheidungen und Unternehmenseinblicke und ist ein wichtiger Bestandteil der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und der Berichterstattung. Vor diesem Hintergrund geht das Potenzial eines kürzeren und effizienteren Abschlusses über monatliche Zeit- und Kosteneinsparungen hinaus und beinhaltet auch nachgelagerte Vorteile — nicht zuletzt eine Verringerung des Drucks auf die Buchhaltungsteams.

Dementsprechend sollten sich Unternehmen, die ihre Finanzfunktion modernisieren wollen, auf ihren Abschluss als Priorität konzentrieren. Die Transformation zum Monatsende sollte mit einer Überprüfung der Ineffizienzen und Automatisierungsmöglichkeiten beginnen, bevor untersucht wird, wie bestimmte Softwareintegrationen dem Unternehmen helfen könnten, seine Leistungs- und Compliance-Anforderungen zu erfüllen.

Wichtige Ineffizienzen zum Monatsschluss

Ein veraltetes Monatsende beinhaltet in der Regel einige oder alle der folgenden Punkte:

• Aufgabenplanung: Abschlussaufgaben zum Monatsende werden oft manuell in einem Excel-Kalender geplant, was bedeutet, dass die Buchhaltungsteams jeden Monat Zeit damit verbringen müssen, individuelle Aktualisierungen vorzunehmen, um sicherzustellen, dass die Termine korrekt bleiben. Das manuelle Erfassen einer umfassenden Aufgabenliste mit den richtigen Beauftragten und Fälligkeitsterminen ist zeitaufwändig. Diese Aufgabe wird jedoch durch zusätzliche Überlegungen wie Änderungen an Teammitgliedern und Anpassungen an nationale Feiertage — bei globalen Unternehmen auch an Feiertagen in anderen Ländern — noch komplizierter.

• Kommunikation: Wenn Sie sich am Monatsende auf E-Mail- oder Direktnachrichten-Apps verlassen, kann dies schnell zu Missverständnissen und Verzögerungen führen. Dieser Austausch kann langwierig, umständlich und vom Prozess abgekoppelt werden, da wichtige Informationen in früheren Nachrichten verborgen sind und wichtige Interessengruppen nicht auf dem Laufenden gehalten werden.

• Ineffiziente Statusaktualisierungen: Unternehmen, die manuelle Aufgabenverfolgung (über eine Tabelle) verwenden, verlassen sich in der Regel stark auf Gruppen-Update-Anrufe, damit die Mitarbeiter das Team über den Fortschritt auf dem Laufenden halten können. Diese individuellen Updates beinhalten oft eine große Menge an Details und können daher für viele in der Gruppe zu Zeitverschwendung werden. Da es schwierig sein kann, einzelne Aktualisierungshinweise kurz und bündig zu erfassen, ist es für Teamleiter möglicherweise auch nicht möglich, zum Monatsende einen Ansatz der „Verwaltung nach Ausnahme“ zu verfolgen.

• Dezentrale Speicherung: Dateien, die an mehreren Orten gespeichert sind, führen häufig dazu, dass wichtige Daten und Informationen am Monatsende zum Schweigen gebracht werden. Ohne eine einzige Informationsquelle arbeiten Teammitglieder möglicherweise an mehreren Versionen derselben Datei oder können nicht auf die neuesten Versionen zugreifen.

• Identifizierung von Prozessverbesserungen: Das zentrale Abschlussmanagement zum Monatsende (über Excel oder eine ähnliche Software) macht es schwierig, Schwachstellen oder Engpässe im monatlichen Abschlussprozess zu identifizieren, da Teams in der Regel Schwierigkeiten haben, diese Art von Daten zu erfassen — beispielsweise welche Aufgaben pünktlich und welche zu spät erledigt wurden. Dieser Mangel an Transparenz macht es auch sehr schwierig, Trends zum Monatsende zu erkennen, einschließlich Ressourcenknappheit und Problemen mit Systemberichten.

• Neue Vorschriften: Manuelle Kontrollen, die in der Vergangenheit funktioniert haben, werden in der Regel nicht mit regulatorischen Änderungen Schritt halten. Durch dieses Muster wird der Abschluss immer langsamer, da die Mitarbeiter Schwierigkeiten haben, veraltete Prozesse an die neuesten Compliance-Standards anzupassen, und die Einhaltung einzelner Checklistenpunkte manuell überprüfen müssen.

Modernisieren Sie Ihren Monatsabschluss

Die Modernisierung des Monatsabschlussprozesses erfordert von den Unternehmen Softwaretools beschaffen oder entwickeln die ihre Workflow-Ineffizienzen beheben und die den Fähigkeiten und Bedürfnissen ihrer Buchhaltungsteams entsprechen. Workflow-Software für die Buchhaltung kann Unternehmen dabei helfen, enge Ineffizienzen zu beheben und andere wichtige Buchhaltungsaufgaben zu rationalisieren: Plattformen wie FloQast Close und FloQast Abstimmungsmanagement, sorgen Sie beispielsweise für automatische Geschwindigkeit und Genauigkeit, reduzieren den administrativen Aufwand und optimieren Sie Ihren Prozess von Anfang bis Ende.

Um das Beste aus ihrer Software herauszuholen, müssen Unternehmen verstehen, wie die Tools die spezifischen Effizienzprobleme bewältigen, mit denen sie konfrontiert sind. Lassen Sie uns vor diesem Hintergrund einige der wichtigsten Vorteile der Modernisierung untersuchen:

• Automatisierung: Reduzieren oder eliminieren Sie die mühsame manuelle Arbeit, die den Monatsabschlussprozess verlangsamt. Steuerungen integrieren in alltägliche Aufgaben eintauchen, ausführen Datenanalyse Senden Sie innerhalb von Sekunden sofortige Updates — und verringern Sie dabei den Druck auf die Teams.

• Sichtbarkeit: Weisen Sie mit einem Klick auf eine Schaltfläche kollektive oder individuelle Verantwortung für bestimmte Aufgaben zu. Verbessern Sie die Sichtbarkeit und Rechenschaftspflicht für diese Aufgaben und verfolgen Sie den Fortschritt über eine übergeordnetes Armaturenbrett, auf Verzögerungen und Probleme aufmerksam zu machen und die Interessengruppen auf dem Laufenden zu halten.

• Zusammenarbeit: Erlauben Sie Teams kommunizieren und zusammenarbeiten auf Dokumenten in Echtzeit, über Instant-Messaging-Funktionen, von überall auf der Welt. Ermöglichen Sie den Zugriff und Funktionen von Drittanbietern, um Audits zu optimieren.

• Zentralisierung: Schaffen Sie eine zentrale Informationsquelle für wichtige Abschlussaufgaben zum Monatsende, um sicherzustellen, dass alle an der aktuellsten Version der Dateien arbeiten, und verhindern Sie, dass Daten und Wissen isoliert werden.

Der Automatisierungsvorteil

Kürzere Schließzeiten zum Monatsende und ein geringerer Druck auf die Mitarbeiter stellen zwar erhebliche betriebliche Vorteile dar, aber Sie sollten nicht vergessen, dass es bei der Modernisierung des Monatsabschlusses nicht nur um Geschwindigkeit und Komfort geht.

Durch die Aktualisierung veralteter manueller Prozesse können Sie den Fokus und das Fachwissen Ihrer Mitarbeiter auf wertschöpfendere Aufgaben in der gesamten Finanzabteilung lenken, z. B. die Entwicklung strategischer Partnerschaften und die Sicherstellung, dass die Compliance-Leistung Ihres Unternehmens optimal bleibt. Neben den praktischen Vorteilen eines modernen, effizienten Monatsabschlusses positionieren Sie Ihr Unternehmen auch so, dass es langfristig profitabel ist, indem Sie eine flexible, skalierbare Technologieinfrastruktur entwickeln, die sich an die Expansion Ihres Unternehmens und die Entwicklung der regulatorischen Rahmenbedingungen anpassen kann.

Wenn Sie ein aufgezeichnetes Video von FloQast Close in Aktion sehen möchten, jTragen Sie Ihre Daten einfach hier ein.