Gagnez en efficacité : modernisez votre clôture de fin de mois avec FloQast

Les processus manuels de clôture de fin de mois obsolètes constituent un problème pour les entreprises de toutes tailles, car ils occupent jusqu'à 40 % du temps de travail et de l'attention mensuels des services financiers. Un effort qui pourrait être mieux utilisé pour ajouter de la valeur à l'entreprise par d'autres moyens. Heureusement, les entreprises peuvent clôturer leur fin de mois plus rapidement et réduire les délais de traitement en modernisant leurs processus.

Pourquoi moderniser la clôture de fin de mois ?

La clôture de fin de mois fait partie intégrante de l'efficacité de l'ensemble de la fonction financière d'une entreprise. En tant que base pour les autres activités commerciales, la fin du mois affecte de nombreux flux de travail dépendants tels que la planification et l'analyse financières (FP&A) et l'audit interne. Il éclaire également la prise de décisions et les informations sur l'entreprise et représente un élément essentiel de conformité réglementaire et de reporting. Dans cette optique, le potentiel d'une clôture plus courte et plus efficace va au-delà des économies de temps et de coûts mensuelles pour inclure des avantages en aval, notamment une réduction de la pression sur les équipes comptables.

Par conséquent, les entreprises qui souhaitent moderniser leur fonction financière devraient se concentrer en priorité sur leur clôture. La transformation de la clôture de fin de mois devrait commencer par un examen des inefficacités et des opportunités d'automatisation avant d'explorer comment des intégrations logicielles spécifiques pourraient aider l'entreprise à répondre à ses besoins de performance et de conformité.

Principales inefficacités en matière de clôture de fin de mois

Une fin de mois obsolète implique généralement certains ou tous les points de peinture suivants :

• Planification des tâches : Les tâches de clôture de fin de mois sont souvent planifiées manuellement sur un calendrier Excel, ce qui signifie que les équipes comptables doivent consacrer du temps chaque mois à des mises à jour individuelles pour s'assurer que les délais restent exacts. La saisie manuelle d'une liste exhaustive de tâches, avec les responsables et les dates d'échéance correctes, prend du temps, mais cette tâche est encore compliquée par des considérations supplémentaires telles que les changements de membres de l'équipe et les ajustements pour les fêtes nationales, y compris, pour les entreprises internationales, les jours fériés dans d'autres pays.

• Communiquer : Le recours au courrier électronique ou à des applications de messagerie directe à la fin du mois peut rapidement entraîner des malentendus et des retards. Ces échanges peuvent devenir longs, compliqués et déconnectés du processus, les informations critiques étant dissimulées dans les messages précédents et les parties prenantes importantes laissées de côté.

• Mises à jour de statut inefficaces : Les entreprises qui utilisent le suivi manuel des tâches (via une feuille de calcul) s'appuient généralement largement sur les appels de mise à jour de groupe afin que les individus puissent tenir l'équipe informée des progrès réalisés. Ces mises à jour individuelles incluent souvent une grande quantité de détails et peuvent donc devenir une perte de temps pour de nombreux membres du groupe. Comme il peut être difficile de saisir succinctement les notes de mise à jour individuelles, il se peut également qu'il ne soit pas possible pour les chefs d'équipe d'adopter une approche « gestion par exception » lors de leur clôture de fin de mois.

• Stockage décentralisé : Les fichiers stockés à plusieurs endroits ont souvent pour effet de réduire au silence les données et les connaissances critiques à la fin du mois. En l'absence d'une source fiable unique, les membres de l'équipe peuvent finir par travailler sur plusieurs versions du même fichier ou ne pas avoir accès aux versions les plus récentes.

• Identification des améliorations à apporter aux processus : La gestion centralisée des clôtures de fin de mois (via Excel ou un logiciel similaire) rend difficile l'identification des faiblesses ou des blocages dans le processus de clôture mensuelle, car les équipes ont généralement du mal à saisir ce type de données, telles que les tâches terminées à temps et celles qui l'ont été en retard. Ce manque de visibilité rend également très difficile l'identification des tendances lors de la clôture de fin de mois, notamment les pénuries de ressources et les problèmes liés aux rapports du système.

• Nouvelles réglementations : Les contrôles manuels qui fonctionnaient dans le passé ne suivront généralement pas le rythme des changements réglementaires. Cette tendance ralentit de plus en plus la clôture, car les employés ont du mal à appliquer des processus obsolètes aux dernières normes de conformité et doivent vérifier manuellement la conformité à chaque élément de la liste de contrôle.

Moderniser votre clôture de fin de mois

La modernisation du processus de clôture de fin de mois oblige les entreprises à trouver ou développer des outils logiciels qui remédient à l'inefficacité de leurs flux de travail et qui répondent aux compétences et aux besoins de leurs équipes comptables. Les logiciels de flux de travail comptables peuvent aider les entreprises à résoudre les problèmes d'efficacité et à rationaliser d'autres tâches comptables critiques : des plateformes telles que FloQast Close et Gestion du rapprochement FloQast, par exemple, automatisez la rapidité et la précision, en réduisant les contraintes administratives et en rationalisant votre processus de bout en bout.

Pour tirer le meilleur parti de Close Software, les entreprises doivent comprendre comment les outils répondront aux défis d'efficacité spécifiques auxquels elles sont confrontées. Dans cette optique, explorons certains des principaux avantages de la modernisation :

• Automatisation : Réduisez ou éliminez les tâches manuelles fastidieuses qui ralentissent le processus de clôture de fin de mois. Intégrer les contrôles dans les tâches quotidiennes, effectuez analyse des données en quelques secondes, envoyez des mises à jour instantanées et allégez la pression sur les équipes au cours du processus.

• Visibilité : Attribuez la responsabilité collective ou individuelle à des tâches spécifiques de clôture en cliquant sur un bouton. Améliorez la visibilité et la responsabilisation pour ces tâches, suivez les progrès via un tableau de bord de haut niveau, signalez les retards et les problèmes et tenez les parties prenantes informées.

• Collaboration : Permettre aux équipes de communiquer et collaborer sur des documents en temps réel, via des fonctionnalités de messagerie instantanée, où que vous soyez dans le monde. Activez l'accès et les fonctionnalités de tiers pour rationaliser les audits.

• Centralisation : Créez une source fiable unique pour les tâches critiques de clôture de fin de mois afin de vous assurer que tout le monde travaille sur la version la plus récente des fichiers et d'éviter le cloisonnement des données et des connaissances.

L'avantage de l'automatisation

Bien que des délais de fermeture de fin de mois plus courts et une moindre pression sur les employés constituent des avantages opérationnels importants, il est important de se rappeler que la modernisation de la clôture de fin de mois n'est pas simplement une question de rapidité et de commodité.

En mettant à jour des processus manuels obsolètes, vous pouvez réorienter l'attention et l'expertise des employés vers des tâches à plus forte valeur ajoutée au sein de la fonction financière, telles que le développement de partenariats stratégiques et la garantie que les performances de conformité de votre entreprise restent optimales. Outre les avantages pratiques d'une clôture de fin de mois moderne et efficace, vous positionnerez également votre entreprise de manière à réaliser des bénéfices à long terme, en développant une infrastructure technologique flexible et évolutive capable de s'adapter à l'expansion de votre entreprise et à l'évolution du paysage réglementaire.

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