Débloquez l'efficacité : Modernisez votre clôture de fin de mois avec FloQast

Les processus manuels obsolètes de clôture de fin de mois sont une source de douleur pour les entreprises de toutes tailles. Ils occupent jusqu'à 40 % du temps de travail mensuel et de l'attention des départements financiers, un effort qui pourrait être mieux utilisé pour ajouter de la valeur à l'entreprise par d'autres moyens. Heureusement, les entreprises peuvent accélérer leur clôture mensuelle et raccourcir les délais d'exécution en modernisant leur processus.

Pourquoi moderniser la clôture de fin de mois ?

La clôture du mois fait partie intégrante de l'efficacité de l'ensemble de la fonction financière d'une entreprise. En tant que fondement des autres activités de l'entreprise, la clôture mensuelle affecte de nombreux flux de travail dépendants, tels que la planification et l'analyse financières (FP&A) et l'audit interne. Elle contribue également à la prise de décision et à la connaissance de l'entreprise et représente un élément essentiel de la conformité réglementaire et du reporting. Dans cette optique, le potentiel d'une clôture plus courte et plus efficace va au-delà des économies de temps et de coûts mensuels et inclut des avantages en aval - notamment une réduction de la pression sur les équipes comptables.  

En conséquence, les entreprises qui cherchent à moderniser leur fonction financière devraient se concentrer en priorité sur leur clôture. La transformation de la clôture mensuelle devrait commencer par un examen des inefficacités et des possibilités d'automatisation avant d'explorer comment des intégrations logicielles spécifiques pourraient aider l'entreprise à répondre à ses besoins en matière de performance et de conformité.  

Principales inefficacités en matière de clôture de fin de mois

Une fin de mois périmée implique généralement certains ou l'ensemble des points de peinture suivants :

• Planification des tâches : Les tâches de clôture du mois sont souvent planifiées manuellement sur un calendrier Excel, ce qui signifie que les équipes comptables doivent passer du temps chaque mois à faire des mises à jour individuelles pour s'assurer que les délais restent corrects. La saisie manuelle d'une liste exhaustive de tâches, avec les assignations et les dates d'échéance correctes, prend beaucoup de temps - mais cette tâche est encore compliquée par des considérations supplémentaires telles que les changements de membres de l'équipe et les ajustements pour les jours fériés nationaux - y compris, pour les entreprises internationales, les jours fériés dans d'autres pays.

• La communication : La dépendance à l'égard du courrier électronique ou des applications de messagerie directe à la fin du mois peut rapidement entraîner des malentendus et des retards. Ces échanges peuvent devenir longs, lourds et déconnectés du processus, avec des informations critiques noyées dans des messages antérieurs et des parties prenantes importantes laissées à l'écart.

• Des mises à jour de statut inefficaces : Les entreprises qui utilisent le suivi manuel des tâches (via une feuille de calcul) s'appuient généralement sur des appels de mise à jour en groupe afin que les individus puissent tenir l'équipe informée de l'avancement des travaux. Ces mises à jour individuelles comprennent souvent un grand nombre de détails et peuvent donc devenir une perte de temps pour de nombreux membres du groupe. Étant donné qu'il peut être difficile de saisir succinctement les notes de mise à jour individuelles, les chefs d'équipe peuvent également ne pas être en mesure d'adopter une approche de "gestion par exception" pour leur clôture de fin de mois. 

• Stockage décentralisé : Les fichiers stockés à plusieurs endroits entraînent souvent la disparition de données et de connaissances essentielles en fin de mois. En l'absence d'une source unique de vérité, les membres de l'équipe peuvent se retrouver à travailler sur plusieurs versions d'un même fichier, ou être incapables d'accéder aux versions les plus récentes.

• Identification des améliorations à apporter aux processus : La gestion centralisée de la clôture mensuelle (via Excel ou un logiciel similaire) rend difficile l'identification des faiblesses ou des goulets d'étranglement dans le processus de clôture mensuelle, car les équipes ont généralement du mal à saisir ce type de données - telles que les tâches qui ont été achevées à temps et celles qui ont été accomplies en retard. Ce manque de visibilité rend également très difficile l'identification des tendances au cours de la clôture mensuelle, y compris les pénuries de ressources et les problèmes liés aux rapports du système. 

• Nouvelles réglementations : Les contrôles manuels qui fonctionnaient dans le passé ne suivent généralement pas le rythme de l'évolution de la réglementation. Cette situation ralentit de plus en plus le processus de clôture, car les employés s'efforcent d'appliquer des processus obsolètes aux normes de conformité les plus récentes et doivent vérifier manuellement la conformité de chaque élément de la liste de contrôles . 

Moderniser votre clôture de fin de mois

La modernisation du processus de clôture mensuelle exige des entreprises qu'elles se procurent ou développent des outils logiciels qui remédient aux inefficacités de leur workflow et qui répondent aux compétences et aux besoins de leurs équipes comptables. Les logiciels de workflow comptable peuvent aider les entreprises à résoudre les problèmes de clôture et à rationaliser d'autres tâches comptables essentielles : des plateformes telles que FloQast Close et FloQast Reconciliation Management, par exemple, permettent d'automatiser la vitesse et la précision, de réduire les frictions administratives et de rationaliser votre processus d'un bout à l'autre. 

Pour tirer le meilleur parti des logiciels de clôture, les entreprises doivent comprendre comment les outils répondront aux défis spécifiques auxquels elles sont confrontées en matière d'efficacité. Dans cette optique, examinons quelques-uns des principaux avantages de la modernisation :

• Automatisation : Réduisez ou éliminez le travail manuel fastidieux qui ralentit le processus de clôture mensuelle. Intégrez les contrôles dans les tâches quotidiennes, effectuez des analyses de données en quelques secondes, envoyez des mises à jour instantanées - et allégez la pression sur les équipes en cours de processus.

• Visibilité : Attribuez des responsabilités collectives ou individuelles pour des tâches spécifiques de clôture en cliquant sur un bouton. Améliorez la visibilité et la responsabilité de ces tâches, suivez l'avancement grâce à un tableau de bord haut niveau, signalez les retards et les problèmes, et tenez les parties prenantes au courant.

• Collaboration : Permettre aux équipes de communiquer et de collaborer sur des documents en temps réel, via des fonctions de messagerie instantanée, où qu'elles se trouvent dans le monde. Permettre l'accès et la fonctionnalité de tiers pour rationaliser les audits.

• Centralisation : Créez une source unique de vérité pour les tâches critiques de clôture de fin de mois afin de garantir que tout le monde travaille sur la version la plus récente des fichiers et d'éviter que les données et les connaissances ne soient cloisonnées. 

L'avantage de l'automatisation

Si le raccourcissement des délais de clôture du mois et la diminution de la pression exercée sur les employés représentent des avantages opérationnels significatifs, il est important de rappeler que la modernisation de la clôture du mois n'est pas simplement une question de rapidité et de commodité. 

En mettant à jour les processus manuels obsolètes, vous pouvez réorienter l'attention et l'expertise des employés vers des tâches à plus forte valeur ajoutée dans l'ensemble de la fonction financière, telles que le développement de partenariats stratégiques et la garantie que les performances de votre entreprise en matière de conformité restent optimales. Au-delà des avantages pratiques d'une clôture mensuelle moderne et efficace, vous permettrez également à votre entreprise de réaliser des bénéfices à long terme en développant une infrastructure technologique flexible et évolutive, capable de s'adapter à l'expansion de votre entreprise et à l'évolution du paysage réglementaire. 

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