Transformation der Buchhaltungsabteilung: Ein Plan für 2025

Die Landschaft der Buchhaltung verändert sich - und zwar schneller, als viele von uns erwartet haben. Dieser Wandel wird durch eine Vielzahl von Faktoren vorangetrieben, z. B. durch den anhaltenden Fachkräftemangel, die sich verändernden finanziellen Herausforderungen und die zunehmenden technologischen Möglichkeiten.

CFOs und ihre Teams stehen daher unter großem Druck, diese Herausforderungen zu meistern und ihre Buchhaltungsabteilungen zu modernisieren, ohne dabei Abstriche bei Effizienz, Genauigkeit und Compliance zu machen.

Das ist eine große Aufgabe, aber sie kann durch einen transformativen Ansatz erreicht werden, der über inkrementelle Änderungen hinausgeht. Durch die Konzentration auf ein umfassendes Konzept für eine vollständige Umgestaltung können Buchhaltungsabteilungen die Ursachen für Ineffizienz angehen, die aktuellen Herausforderungen bewältigen und ihre Buchhaltungsabteilungen optimal auf zukünftige Herausforderungen vorbereiten. 

Warum die Transformation notwendig ist: Die Herausforderungen, mit denen wir konfrontiert sind 

Wenn es darum geht, Buchhaltungsabteilungen zu modernisieren, müssen die Leiter der Buchhaltung zunächst die Herausforderungen und Hindernisse verstehen, die sie und ihr Team zurückhalten. Einige der wichtigsten davon sind:

Traditionelle Prozesse sind veraltet

Viele Buchhaltungsabteilungen verlassen sich immer noch auf manuelle, papierbasierte Prozesse und Tabellenkalkulationen. Diese alten und überholten Methoden erledigen zwar die Arbeit, aber sie sind auch:

• Zeitaufwendig und ineffizient, was Ihre Mitarbeiter überfordern und zu Burnout führen kann.
• Fehleranfällig. Menschen machen Fehler - das ist einfach eine Tatsache des Lebens. Ungenauigkeiten können jedoch negative Folgen haben, die sich auf das gesamte Unternehmen auswirken, sei es, dass Entscheidungen auf der Grundlage ungenauer Daten getroffen werden oder dass aufgrund ungenauer Jahresabschlüsse Geldstrafen verhängt werden.

Leider sind die traditionellen Verfahren in den Buchhaltungsabteilungen immer noch weit verbreitet, und ihre Ineffizienz und das hohe Fehlerrisiko machen sie zu einem anhaltenden Problem für die Abteilungen und das Unternehmen insgesamt.

Unzusammenhängende Punktlösungen verursachen Kopfschmerzen

Wenn Buchhaltungsabteilungen Automatisierung und Technologie einführen, verfolgen sie oft einen stückweisen Ansatz. Das Problem bei der Verwendung eines Flickenteppichs von Software-Tools ist, dass sie nicht effektiv miteinander kommunizieren.

Wenn die Tools nicht effektiv miteinander kommunizieren, ist die Technologie für Buchhaltungsteams oft eher frustrierend als hilfreich.

Mangelnde Integration führt zu:

• Datensilos
• Höheres Risiko von Fehlern
• Doppelarbeit und damit mehr Arbeit für die Buchhaltungsabteilungen

Vereinfacht gesagt, behindern unzusammenhängende Einzellösungen nicht nur die Effizienz, sondern untergraben auch das Vertrauen in die Systeme, die die Buchhaltungsteams unterstützen sollen, so dass diese überlastet sind und nicht ihr Bestes geben können.

Die Komplexität der Vorschriften und die gestiegenen Anforderungen an die Berichterstattung belasten die Ressourcen 

Die gesetzlichen Vorschriften entwickeln sich ständig weiter, und die Anforderungen an die Berichterstattung werden immer komplexer. 

Um mit neuen Berichterstattungspflichten wie der ESG-Berichterstattung Schritt halten zu können, benötigen Buchhaltungsabteilungen Systeme, die schnell und zuverlässig angepasst werden können.

Außerdem sollte die Minimierung von Prüfungsfeststellungen oberste Priorität haben. Die Buchhaltungsabteilungen müssen sich auf die Einführung von Systemen und Prozessen konzentrieren, die Fehler reduzieren, die Einhaltung von Vorschriften rationalisieren und die Transparenz erhöhen, um reibungslosere Prüfungen und ein größeres Vertrauen der Beteiligten zu gewährleisten.

Talentmangel verschärft diese Probleme

Veraltete Prozesse und ineffiziente Systeme erhöhen den Arbeitsdruck auf Buchhaltungsteams und machen es schwieriger, neue Talente zu gewinnen und zu halten. FloQast hat in Zusammenarbeit mit der University of Georgia Consumer Analytics eine Studie durchgeführt und festgestellt, dass 96 % der Buchhalter Technologie als oberste Priorität bei der Suche nach neuen Möglichkeiten betrachten. 

Da die verfügbaren Talente für Teams schrumpfen und die Ressourcen immer knapper werden, müssen sich die Abteilungen darauf einstellen, mit weniger mehr zu erreichen, was die Belastung der ohnehin schon überlasteten Mitarbeiter noch weiter erhöht.

Wenn Buchhaltungsteams sich überlastet fühlen, führt dies nicht nur zu Burnout und höheren Fluktuationsraten, sondern auch zu einem Teufelskreis aus schwindenden Ressourcen und steigenden Anforderungen, der die Produktivität und die Erfüllung der Aufgaben beeinträchtigen kann. 

Die strategische Rolle der Technologie bei der Umgestaltung von Buchhaltungsabteilungen

Die richtigen technologischen Lösungen können den Buchhaltungsabteilungen helfen, viele der oben genannten Herausforderungen zu meistern. 

Aber wie findet man die richtigen Lösungen? 

Hier sind einige wichtige Dinge zu beachten.

Integrierte Plattformen sind unerlässlich

Einzellösungen sind nicht die Lösung. Um eine vollständige Umstellung zu erreichen, müssen die Teams einen integrierten Ansatz verfolgen und Plattformen einsetzen, die Werkzeuge für den gesamten Lebenszyklus der Buchhaltung vereinheitlichen.

Ein integriertes System ermöglicht:

• Verbesserte Datenintegrität
• Reibungslosere und effizientere Arbeitsabläufe
• Zusammenarbeit zwischen Teammitgliedern in Echtzeit

Dies sind alles Funktionen, die Sie auf Plattformen wie der Accounting Transformation Platform von FloQast finden können. Mit KI-gestützten Workflows hilft FloQast den Buchhaltungsabteilungen, den Abschluss zu optimieren und zu automatisieren, genaue Berichte zu erstellen, über Änderungen der Compliance auf dem Laufenden zu bleiben und vieles mehr. All dies wird durch eine integrierte Plattform erreicht, die es allen Beteiligten ermöglicht, von einem zentralen Standort aus zu arbeiten.

Automatisierung und KI für mehr Effizienz

Laut einer Umfrage von AvidXchange nutzen 64 % der Führungskräfte im Finanzwesen die Automatisierung, und 17 % planen, sie bis 2025 einzusetzen - hauptsächlich, um die Effizienz und Produktivität zu steigern.

Dies sind zwei Bereiche, in denen KI und Automatisierung wirklich glänzen. Zusammen können diese Technologien die Arbeitsbelastung verringern und wertvolle Zeit freisetzen.

Zum Beispiel:

• Teams können Routineaufgaben wie Abgleiche automatisieren
• KI kann eingesetzt werden, um Anomalien zu erkennen oder strategische Erkenntnisse zu gewinnen

Der Schlüssel dazu ist der Einsatz von KI-gestützten Anwendungen, die auf die Buchhaltung zugeschnitten sind, um eine höhere Genauigkeit und Zuverlässigkeit zu gewährleisten. 

Skalierbarkeit und Anpassungsfähigkeit

Eine integrierte Plattform, die KI-gestützte Funktionen und Automatisierung bietet, ist ein guter Anfang. Aber was passiert, wenn Ihr Unternehmen wächst oder sich die gesetzlichen Anforderungen ändern? 

Achten Sie beim Vergleich von Lösungen auf Tools, die mit den sich ändernden Anforderungen Ihres Unternehmens wachsen und sich weiterentwickeln können.

Die Blaupause für die Umgestaltung Ihrer Buchhaltungsabteilung

Die Umgestaltung sollte in diesem Jahr oberste Priorität haben, aber es ist wichtig, einen Schritt nach dem anderen zu tun. Wenn Sie sich mit der Idee, Ihre Buchhaltungsabteilung umzugestalten, überfordern, können Sie nicht das sinnvolle Wachstum erreichen, das Sie im Jahr 2025 brauchen.

Wo soll man also anfangen? 

Der Schlüssel liegt darin, die zugrundeliegenden Ineffizienzen zu beseitigen, die Ihr Team ausbremsen und es daran hindern, an übergeordneten Aufgaben zu arbeiten. Hier erfahren Sie, wie Sie das tun können.

Schritt 1: Bestehende Prozesse evaluieren

Die Rationalisierung beginnt bei Ihren Prozessen, und davon gibt es eine ganze Menge. Beginnen Sie mit einer detaillierten Prüfung, um sie zu identifizieren:

• Aktuelle Arbeitsabläufe
• Engpässe

Konzentrieren Sie sich zuerst auf die Engpässe, denn sie bieten "einfache Gewinne". Schließlich führt jedes Maß an Reibung in Ihren Prozessen zu einer geringeren Produktivität. So sind zum Beispiel die Prozesse für Monatsabschluss oft voller Ineffizienzen, die Sie mit der richtigen Plattform beseitigen können.

Als nächstes ist es an der Zeit, Plattformen zu bewerten. Die Transformation hängt von der richtigen Plattform ab, die mit Ihren Anforderungen skalieren und so viele Prozesse wie möglich optimieren kann.

Schritt 2: Wählen Sie die richtige Plattform

Buchhaltungsplattformen gibt es für alle Unternehmensgrößen, und im Idealfall entscheiden Sie sich für eine Plattform, die fast so aussieht, als wäre sie für Ihre Abteilung entwickelt worden. Nehmen Sie sich die Zeit, jede Lösung anhand von Kriterien zu bewerten, darunter:

• Wie umfassend ist die Plattform? Bietet sie eine All-in-One-Lösung, mit der Sie mehrere Prozesse optimieren können?
• Integrationsfähigkeit. Lässt sich die Plattform in Ihre bestehenden Systeme integrieren? Wenn nicht, welche Änderungen müssen vorgenommen werden, um die Einführung zu vereinfachen?
• Welche KI- und Automatisierungsfunktionen sind verfügbar? Und was sind die damit verbundenen Sicherheits- und Abschlussprüfung rund um solche Funktionen? Angesichts der ständigen Sicherheits- und Kontrollmaßnahmen, insbesondere im Bereich der KI, ist es entscheidend zu verstehen, wie die Plattform sensible Daten schützt, die Einhaltung von Vorschriften gewährleistet und vieles mehr.

Vergessen Sie nicht, auch an die Skalierbarkeit zu denken, wenn Ihre Abteilung weiter wächst.

Schritt 3: Optimieren des Datenflusses

Über mehrere Systeme verteilte Daten sind ineffizient und erhöhen zudem das Fehlerrisiko. Ein nahtloser Datenfluss zwischen wichtigen Systemen, wie z. B. Ihrem ERP, bietet Unternehmen Vorteile:

• Ein geringeres Fehlerrisiko
• Schnellere Berichterstattung
• Erkenntnisse in Echtzeit

Ein nahtloser Datenfluss, der alle Informationen zusammenführt, macht es einfacher, den Überblick über die Finanzen eines Unternehmens zu behalten, und versetzt Ihre Abteilung in die Lage, fortschrittlichere Technologien, wie z. B. KI, einzusetzen, die prädiktive Erkenntnisse nutzen. 

Ein guter Anfang ist die Ermittlung von Arbeitsabläufen und Datenströmen, die auf bestimmte Ergebnisse ausgerichtet sind. Der Schlüssel dazu sind Systeme, die nicht nur effizient sind, sondern auch speziell für die Erreichung wichtiger Ziele entwickelt wurden. 

Schritt 4: Automatisierung und KI implementieren

Sie haben mit der Einführung einer Plattform und der Optimierung Ihrer Arbeitsabläufe große Fortschritte gemacht. Der nächste Schritt ist die Implementierung von Automatisierung und KI. 

KI und Automatisierung werden eine entscheidende Rolle bei der Verbesserung der Effizienz Ihres Teams spielen und Zeit freisetzen, die für wertvollere Aufgaben verwendet werden kann.

Nutzen Sie die Werkzeuge und Funktionen Ihrer neuen Plattform, um:

• Automatisieren Sie Routineaufgaben und reduzieren Sie den Bedarf an manueller Arbeit.
• Nutzung von KI für die Erkennung von Anomalien und prädiktive Erkenntnisse

Eine Anmerkung sei hier noch hinzugefügt: Stellen Sie sicher, dass Ihr Team die nötige Schulung und Unterstützung erhält, um die Möglichkeiten von KI und Automatisierung voll auszuschöpfen. 

Schritt 5: Überwachen und Wiederholen

Ihre Umstellung ist fast abgeschlossen. Das letzte Teil des Puzzles besteht darin, sicherzustellen, dass Sie ein System zur Überwachung der Wirksamkeit Ihrer neuen Plattform und Prozesse eingerichtet haben. 

Beginnen Sie damit, eine Feedback-Schleife einzurichten und Einblicke von Ihren Teammitgliedern zu erhalten. Hören Sie sich ihr Feedback an und nehmen Sie Änderungen vor, wenn dies möglich und notwendig ist.

Denken Sie daran, dass der Wandel ein fortlaufender Prozess ist. Sie sollten alle Aspekte Ihrer Abteilung, einschließlich der Arbeitsabläufe und der Technologie, kontinuierlich überwachen und verfeinern, um nachhaltige Effizienz und Anpassungsfähigkeit zu gewährleisten.

Einpacken

Buchhaltungsabteilungen stehen unter enormem Modernisierungsdruck und müssen gleichzeitig ihre Effizienz, Genauigkeit und Compliance verbessern. Auch wenn der Weg dorthin herausfordernd erscheint, ist es möglich, dieses Ziel durch die Einführung integrierter Plattformen, die Optimierung von Arbeitsabläufen und die Nutzung von KI und Automatisierung zu erreichen. Die Befolgung der obigen Blaupause kann helfen, den Prozess zu vereinfachen und zu rationalisieren.