Wenn Sie für ein Unternehmen in der Buchhaltung arbeiten, werden Sie sich schnell mit dem Buchhaltungszyklus vertraut machen. Ziel ist es, leicht verdauliche und informative Jahresabschlüsse zu erstellen, die unerlässlich sind, da sie Geschäftsinhabern die Möglichkeit geben, ihre finanzielle Situation sowie ihre Stärken und Schwächen zu verstehen.

Buchhalter erstellen Jahresabschlüsse für ein Unternehmen, indem sie einer Kette von Aktivitäten folgen, die es einem Unternehmen ermöglichen, Transaktionen zu verfolgen und Informationen während eines bestimmten Abrechnungszeitraums zusammenzustellen.

Möglicherweise kennen Sie diesen Prozess bereits, aber lassen Sie uns näher darauf eingehen, um zu verstehen, warum er wichtig ist.

Was ist der Abrechnungszyklus?

Laut Investopädie, der Rechnungslegungszyklus ist ein kollektiver Prozess zur Identifizierung, Analyse und Aufzeichnung der Buchhaltungsereignisse eines Unternehmens.

Sie erreichen dies, indem Sie einem strukturierten 10-stufigen Prozess folgen, der mit einer Transaktion beginnt und mit einem Jahresabschluss endet, mit dem ein Unternehmen Ausgaben planen, Kredite sichern oder sogar das Unternehmen verkaufen kann. Bevor wir zu den Schritten übergehen, wollen wir besprechen, warum sie wichtig sind.

Erstens hängt jeder Schritt im Abrechnungszyklus vom letzten ab. Tatsächlich müssen Sie jeden Schritt abschließen, bevor Sie mit dem nächsten fortfahren können. Wenn Sie einen überspringen, kann dies zu ungenauen Daten und Fehlern im gesamten Bereich führen. Finanzberichterstattung Prozess, der dazu führt, dass das Unternehmen schlecht überlegte Entscheidungen trifft.

Es gibt drei Hauptgründe, warum der Rechnungslegungszyklus unerlässlich ist.

1. Einhaltung
2. Interne Analyse
3. Effizienz

Einhaltung - Ein Abrechnungszyklus hält Unternehmen die Rechnungslegungsvorschriften und Steuergesetze ein, um Genauigkeit und Einheitlichkeit zu gewährleisten. Wenn ein Unternehmen nach Investoren oder potenziellen Käufern sucht, würde die Einhaltung des Rechnungslegungsverfahrens dafür sorgen, dass der Markt für den Wettbewerb fair bleibt und gleichzeitig genaue Informationen leicht verfügbar sind.

Interne Analyse - Die Verwendung des Rechnungslegungszyklus gibt Unternehmen die Informationen, um wichtige finanzielle Entscheidungen zu treffen. Der Prozess organisiert jeden Aspekt der finanziellen Aktivitäten eines Unternehmens, um Trends zu bewerten, die zur Festlegung von Zielen beitragen. Ohne Kenntnis seiner Vermögenswerte, Verbindlichkeiten und Barreserven kann das Unternehmen nicht wachsen.

Effizienz - Wenn Buchhalter den Abrechnungszyklus verfolgen, dient er als Checkliste. Dies reduziert Fehler, stellt sicher, dass jeder Schritt abgeschlossen ist, und rationalisiert den Arbeitsaufwand. Niemand muss erraten, was als Nächstes kommt. Darüber hinaus setzt sich der Zyklus fort. Die letzten Schritte bereiten das Buchhaltungsteam darauf vor, dieselben Funktionen in der nächsten Abrechnungsperiode erneut auszuführen.

Was sind die 10 Schritte im Abrechnungszyklus?

Die Anzahl der Schritte in einem Rechnungslegungszyklus hängt vom Unternehmen und seinen Bedürfnissen ab. Diese zehn Schritte sind jedoch für die meisten Unternehmen eine gute Ausgangsbasis.

Schauen wir uns jeden Schritt genauer an.

Schritt 1: Identifizieren Sie Finanztransaktionen

Der erste Schritt in diesem Prozess besteht darin, alle finanziellen Geschäftstransaktionen. Du wirst sammeln:

• Quittungen
• Rechnungen
• Kontoauszüge

Ebenso wie alle anderen Quelldokumente mit grundlegenden Transaktionsinformationen, die in wertvolle Finanzdaten übersetzt werden sollen.

Schritt 2: Journaleintrag vorbereiten

In diesem Schritt werden Sie den Zweck jeder Transaktion aufschlüsseln, indem Sie die

• Datum
• Betrag
• Standort

Die Details helfen dabei zu definieren, wie die Informationen in Journaleinträgen aufgezeichnet werden.

Schritt 3: Erfassen Sie Journaleinträge im Hauptbuch

Sobald Sie die Transaktionen gesammelt und analysiert haben, verwenden Sie das Hauptbuch, um die Daten einzugeben.

Das Hauptbuch (G/L) ist eine umfangreiche, nummerierte Kontenliste, in der alle Transaktionen des Unternehmens aufgeführt sind. Für unsere Zwecke sind die Sachkonten Buckets für Ihre Transaktionen, wie

• Kosten der verkauften Waren (COGS)
• Kosten für professionelle Dienstleistungen
• Bargeldkonto
• Verbindlichkeiten
• Forderungen.

Das G/L beinhaltet Tagebucheinträge die die Finanztransaktionen des Unternehmens in chronologischer Reihenfolge auflisten. Sie sollten die Rechnungslegungsgrundsätze von befolgen doppelte Buchführung, manchmal auch doppelte Buchführung genannt. Das bedeutet, dass Journaleinträge in zwei Teilen erfolgen müssen: Eine Lastschrift und eine Gutschrift.

Sobald die Transaktionen, die Sie in Schritt 1 erfasst haben, in Soll- und Gutschriften umgewandelt wurden, können Sie damit beginnen, Transaktionen im Hauptbuch zu erfassen. Dies erfolgt in der Regel, wenn Transaktionen stattfinden, damit die Informationen für die meisten Unternehmen korrekt und aktuell sind. Für kleine Unternehmen, die kein großes Transaktionsvolumen haben, kann dies jedoch einmal pro Zeitraum erreicht werden.

Schritt 4: Den Saldo der Testversion vorbereiten und überprüfen

Sobald alle Journaleinträge eingegeben wurden, besteht Ihr nächster Schritt darin, einen unangepassten Testsaldo zu erstellen. In diesem Schritt werden einfach die Gesamtsummen von jedem Konto für Soll- und Habensalden addiert. Sie sollten gleichwertig sein. Wenn nicht, gehen Sie zurück und überprüfen Sie jeden Journaleintrag noch einmal.

Hier analysieren Sie auch Hauptbuchkonten auf ihre Angemessenheit, um festzustellen, welche Anpassungen der Journaleinträge erforderlich sind.

Schritt 5: Passen Sie die Journaleinträge an

Ihr nächster Schritt besteht darin, Anpassungen vorzunehmen Tagebucheinträge erforderlich, damit Ihr Jahresabschluss relevante Informationen für Ihre Arbeitszeit enthält.

Es gibt drei Arten von Korrektureinträgen: Rückstellungen, Steueranpassungen und fehlende Transaktionskorrekturen.

Rückstellungen beziehen sich auf Ausgaben oder Einnahmen, die Sie getätigt oder verdient, aber nicht bezahlt oder erhalten haben. (z. B. eine Rechnung, auf die Sie immer noch warten, bis ein Kunde sie bezahlt, oder die Rechnung Ihres Lieferanten, die noch nicht bezahlt wurde). Es stellt sicher, dass Ihr Jahresabschluss zukünftige Zahlungen und Ausgaben berücksichtigt.

Steuerliche Anpassungen berücksichtigen Sie Ihre Steuerabzüge, z. B. Abschreibungen. Sie finden in der Regel einmal im Jahr statt, und der CPA des Unternehmens kann Ihnen dabei helfen, wenn Sie mit steuerlichen Einträgen nicht vertraut sind.

Fehlende Transaktionsanpassungen Konto für alle Finanztransaktionen, die Sie in Schritt eins möglicherweise vergessen oder verpasst haben. Dies kann beinhalten, dass der Büroleiter Ihnen verspätet eine Quittung für die Lieferungen ausstellt oder geringfügige Barausgaben.

Die Anpassung der Journaleinträge wird auf einem Arbeitsblatt aufgezeichnet, sodass Sie bei Fragen leicht darauf zurückgreifen können.

Schritt 6: Überprüfen Sie das angepasste Testguthaben

Nachdem Sie alle Ihre Anpassungen eingegeben haben, besteht der nächste Schritt darin, einen angepassten Testsaldo vorzubereiten. Genau wie in Schritt 4 addieren Sie die Soll- und Habenspalten aller Ihrer Journaleinträge, einschließlich der von Ihnen vorgenommenen Anpassungen. Nach wie vor sollten die Belastungen und Gutschriften Ihres Hauptfachs übereinstimmen.

Schritt 7: Jahresabschlüsse erstellen

Als Nächstes bereiten Sie die Jahresabschlüsse. Es gibt drei Hauptabschlüsse, die die meisten Unternehmen erstellen:

• Bilanz
• Gewinn und Verlustrechnung
• Kapitalflussrechnung

Du bereitest die Bilanz, das Vermögenswerte, Verbindlichkeiten und Eigenkapitalinformationen des Eigentümers umfasst. Als nächstes die Gewinn und Verlustrechnung verwendet Informationen aus den Umsatz- und Ausgabenkontenabschnitten des angepassten Testsaldos. Das Kapitalflussrechnung zeigt, wie Bargeld in das Unternehmen ein- und austritt und wie sich bargeldlose Buchungen wie Abschreibungen auf den Nettogewinn auswirken.

Schritt 8: Veröffentlichen Sie Ihre abschließenden Tagebucheinträge

Nach Abschluss des Jahresabschlusses am Ende des Abrechnungszeitraums besteht der nächste Schritt darin, die Abschlusseinträge aufzuzeichnen, um die Bücher für die nächste Periode vorzubereiten. Dieser Schritt überträgt Kontosalden von temporäre Konten auf permanente Konten.

Schritt 9: Überprüfen Sie den Saldo nach Abschluss der Testversion

Da Belastungen und Gutschriften immer ausgeglichen sein müssen, müssen Sie einen abschließenden Testsaldo erstellen, sobald Sie die temporären Konten geschlossen haben. Addieren Sie die Summen sowohl für die Soll- als auch für die Habenspalte des Hauptbuchs, um sicherzustellen, dass sie ausgeglichen sind.

Schritt 10: Rückwärtseingaben aufzeichnen (falls erforderlich)

Bei Korrekturbuchungen handelt es sich um Buchungen, die zu Beginn einer neuen Buchungsperiode in der Hauptbuchhaltung vorgenommen werden. Dadurch werden Korrekturbuchungen, die am Ende der vorherigen Buchungsperiode vorgenommen wurden, rückgängig gemacht.

Dies geschieht, um alle Rückstellungen oder Vorauszahlungen zu berücksichtigen, die zwischen den beiden Zyklen entstanden sind, sodass dies möglicherweise nicht für jedes Unternehmen ein notwendiger Schritt ist.

Die Schritte des Rechnungslegungszyklus mögen in ihrer Gesamtheit kompliziert erscheinen. Die Befolgung dieser Informationen zahlt sich jedoch aus, wenn das Unternehmen umsetzbare Finanzinformationen erhält.