Wenn Sie in einem Unternehmen in der Buchhaltung arbeiten, werden Sie sich schnell mit dem Buchhaltungszyklus vertraut machen. Ziel ist es, verständliche und informative Jahresabschlüsse zu erstellen. Diese sind wichtig, weil sie den Unternehmern einen Einblick in ihre Finanzlage sowie in ihre Stärken und Schwächen geben.

Buchhalter erstellen Jahresabschlüsse für ein Unternehmen, indem sie einer Kette von Aktivitäten folgen, die es einem Unternehmen ermöglichen, Transaktionen zu verfolgen und Informationen während eines bestimmten Buchhaltungszeitraums zu sammeln. 

Vielleicht sind Sie mit diesem Prozess bereits vertraut, aber lassen Sie uns tiefer eintauchen, um zu verstehen, warum er so wichtig ist. 

Was ist der Rechnungslegungskreislauf?

Laut Investopedia ist der Buchhaltungszyklus ein kollektiver Prozess der Identifizierung, Analyse und Aufzeichnung der buchhalterischen Ereignisse eines Unternehmens. 

Sie erreichen dies, indem Sie einen strukturierten 10-stufigen Prozess befolgen, der mit einer Transaktion beginnt und mit Jahresabschlüssen endet, die es einem Unternehmen ermöglichen, Ausgaben zu planen, Kredite zu sichern oder sogar das Unternehmen zu verkaufen. Bevor wir auf die einzelnen Schritte eingehen, sollten wir erörtern, warum sie so wichtig sind.

Erstens hängt jeder Schritt im Buchhaltungszyklus vom letzten ab. Tatsächlich müssen Sie jeden Schritt abschließen, bevor Sie mit dem nächsten fortfahren. Wenn Sie einen Schritt auslassen, kann dies zu ungenauen Daten und Fehlern im gesamten Zyklus führen. Finanz-Reporting Prozesses, was dazu führt, dass das Unternehmen unbedachte Entscheidungen trifft.

Es gibt drei Hauptgründe, warum der Buchhaltungszyklus so wichtig ist.

1. Einhaltung der Vorschriften
2. Interne Analyse
3. Wirkungsgrad

Einhaltung der Vorschriften - Ein Buchhaltungszyklus sorgt dafür, dass die Unternehmen die Rechnungslegungsvorschriften und Steuergesetze einhalten, und gewährleistet Genauigkeit und Einheitlichkeit. Wenn ein Unternehmen auf der Suche nach Investoren oder potenziellen Käufern ist, würde die Einhaltung des Rechnungslegungsprozesses den Markt für den Wettbewerb fair halten und gleichzeitig genaue Informationen leicht verfügbar machen. 

Interne Analyse - Mit Hilfe des Buchhaltungszyklus erhalten Unternehmen die Informationen, die sie benötigen, um wichtige finanzielle Entscheidungen zu treffen. Der Prozess organisiert jeden Aspekt der finanziellen Aktivitäten eines Unternehmens, um Trends zu bewerten, die bei der Festlegung von Zielen helfen. Ohne Kenntnis der Vermögenswerte, Verbindlichkeiten und Barreserven kann ein Unternehmen nicht wachsen.

Effizienz - Wenn Buchhalter den Buchhaltungszyklus befolgen, funktioniert er wie eine Checkliste. Dadurch werden Fehler reduziert, jeder Schritt wird abgeschlossen und die Arbeitslast wird rationalisiert. Niemand muss mehr raten, was als nächstes kommt. Außerdem setzt sich der Zyklus selbst fort. Die abschließenden Schritte bereiten das Buchhaltungsteam darauf vor, dieselben Funktionen im nächsten Buchhaltungszeitraum erneut auszuführen. 

Was sind die 10 Schritte im Buchhaltungszyklus?

Die Anzahl der Schritte in einem Buchhaltungszyklus hängt vom Unternehmen und seinen Bedürfnissen ab; diese zehn Schritte sind jedoch eine gute Grundlage für die meisten Unternehmen. 

Schauen wir uns die einzelnen Schritte genauer an.

Schritt 1: Identifizierung von Finanztransaktionen

Der erste Schritt besteht darin, alle finanziellen Geschäftsvorgänge zu ermitteln. Sie werden sie sammeln:

• Quittungen
• Rechnungen 
• Kontoauszüge

Sowie alle anderen Quelldokumente mit grundlegenden Transaktionsinformationen, die in wertvolle Finanzdaten umgewandelt werden sollen.  

Schritt 2: Vorbereiten einer Journalbuchung

In diesem Schritt werden Sie den Zweck jeder Transaktion aufschlüsseln, indem Sie die

• Datum 
• Betrag
• Standort

Anhand der Details lässt sich festlegen, wie die Informationen in den Journaleinträgen erfasst werden.

Schritt 3: Tagebucheinträge in das Hauptbuch eintragen

Sobald Sie die Transaktionen gesammelt und analysiert haben, verwenden Sie das Hauptbuch , um die Daten einzugeben. 

Das Hauptbuch ist eine umfangreiche, nummerierte Kontenliste, in der alle Geschäftsvorgänge des Unternehmens aufgeführt sind. Für unsere Zwecke sind die Sachkonten Eimer für Ihre Transaktionen, wie z. B. 

• Kosten der verkauften Waren (COGS) 
• Ausgaben für professionelle Dienstleistungen
• Kassenkonto 
• Debitoren 
• Forderungen.

Die Hauptbuchhaltung enthält Journaleinträge, die die finanziellen Transaktionen des Unternehmens in chronologischer Reihenfolge auflisten. Sie sollten die Grundsätze der doppelten Buchführung befolgen , die auch als doppelte Buchführung bezeichnet wird. Das bedeutet, dass Journalbuchungen in zwei Teilen vorgenommen werden müssen: Einem Soll und einem Haben.

Sobald die in Schritt eins erfassten Transaktionen in Soll und Haben umgewandelt sind, können Sie mit der Erfassung von Transaktionen in der Hauptbuchhaltung beginnen. Dies geschieht in der Regel, wenn Transaktionen stattfinden, damit die Informationen in den meisten Unternehmen genau und aktuell sind. Bei kleinen Unternehmen, in denen nicht viele Transaktionen anfallen, kann dies jedoch auch einmal pro Periode geschehen.

Schritt 4: Vorbereiten und Überprüfen der Rohbilanz

Sobald alle Journaleinträge eingegeben sind, besteht Ihr nächster Schritt darin, eine unbereinigte Rohbilanz zu erstellen. In diesem Schritt werden einfach die Summen der einzelnen Konten für Soll- und Habensalden addiert. Sie sollten gleich groß sein. Ist dies nicht der Fall, gehen Sie zurück und überprüfen Sie jeden Journaleintrag noch einmal.

Hier werden Sie auch die Sachkonten auf ihre Angemessenheit hin analysieren, um festzustellen, welche Anpassungsbuchungen erforderlich sind. 

Schritt 5: Anpassungsbuchungen vornehmen

Der nächste Schritt besteht darin, alle erforderlichen Journalbuchungen vorzunehmen, damit Ihr Jahresabschluss die relevanten Informationen für Ihren Arbeitszeitraum enthält.

Es gibt drei Arten von Berichtigungsbuchungen: Rückstellungen, Steueranpassungen und Anpassungen für fehlende Transaktionen.

Als Rechnungsabgrenzungsposten werden Ausgaben oder Einnahmen bezeichnet, die Sie bereits getätigt oder erzielt, aber noch nicht bezahlt oder erhalten haben. (z. B. eine Rechnung, auf deren Bezahlung Sie noch warten, oder die Rechnung Ihres Lieferanten, die noch nicht bezahlt wurde). Dadurch wird sichergestellt, dass Ihre Finanzausweise zukünftige Zahlungen und Ausgaben berücksichtigen.

Steuerliche Anpassungen berücksichtigen Ihre steuerlichen Abzüge, wie z. B. Abschreibungen. Sie werden in der Regel einmal im Jahr vorgenommen, und der Wirtschaftsprüfer des Unternehmens kann Ihnen dabei Guide wenn Sie mit steuerbezogenen Einträgen nicht vertraut sind.

Die Berichtigungen für fehlende Transaktionen beziehen sich auf alle finanziellen Transaktionen, die Sie in Schritt eins vergessen oder übersehen haben. Dies kann z. B. der Fall sein, wenn der Büroleiter Ihnen eine Quittung für Verbrauchsmaterial zu spät aushändigt oder wenn Sie Ausgaben aus der Portokasse tätigen. 

Berichtigungsbuchungen werden auf einem Arbeitsblatt festgehalten, so dass sie bei eventuellen Fragen leicht nachgeschlagen werden können. 

Schritt 6: Überprüfung der angepassten Rohbilanz

Nachdem Sie alle Ihre Anpassungen eingegeben haben, erstellen Sie im nächsten Schritt eine bereinigte Rohbilanz. Genau wie in Schritt vier addieren Sie die Soll- und Habenspalten aller Ihrer Journaleinträge, einschließlich der von Ihnen vorgenommenen Anpassungen. Wie zuvor sollten die Soll- und Haben-Spalten Ihrer Hauptbuchhaltung übereinstimmen.

Schritt 7: Erstellung von Finanzberichten

Als Nächstes erstellen Sie die Jahresabschlüsse. Es gibt drei Hauptabschlüsse, die die meisten Unternehmen erstellen:  

• Bilanz
• Gewinn- und Verlustrechnung
• Kapitalflussrechnung

Sie erstellen die Bilanz, die Informationen über Vermögenswerte, Verbindlichkeiten und Eigenkapital enthält. Als nächstes wird die Gewinn- und Verlustrechnung die Informationen aus den angepassten Ertrags- und Aufwandskonten der Rohbilanzverwendet. Die Kapitalflussrechnung zeigt, wie Geldmittel in das Unternehmen fließen und es verlassen und wie sich nicht zahlungswirksame Buchungen wie Abschreibungen auf das Nettoergebnis auswirken. 

Schritt 8: Buchen Sie Ihre Abschlussbuchungen

Nach der Fertigstellung des Jahresabschlusses am Ende der Rechnungsperiode besteht der nächste Schritt darin, Abschlussbuchungen vorzunehmen, um die Bücher für die nächste Periode vorzubereiten. In diesem Schritt werden Kontosalden von vorläufigen Konten auf dauerhafte Konten übertragen.

Schritt 9: Überprüfung der Rohbilanz nach Abschluss

Da sich Soll und Haben immer ausgleichen müssen, müssen Sie eine abschließende Rohbilanz erstellen, nachdem Sie die vorläufigen Konten abgeschlossen haben. Addieren Sie die Summen der Soll- und Habenspalten des Hauptbuch , um sicherzustellen, dass sie ausgeglichen sind.

Schritt 10: Stornobuchungen erfassen (falls erforderlich)

Stornobuchungen sind Journalbuchungen, die zu Beginn einer neuen Buchungsperiode in der Hauptbuchhaltung vorgenommen werden und die am Ende der vorherigen Buchungsperiode vorgenommenen Korrekturbuchungen aufheben. 

Dies geschieht, um alle Abgrenzungen oder Vorauszahlungen zu berücksichtigen, die zwischen den beiden Zyklen angefallen sind, so dass dieser Schritt nicht für jedes Unternehmen notwendig ist. 

Die Schritte des Buchhaltungszyklus mögen als Ganzes betrachtet kompliziert erscheinen. Aber der Lohn für seine Befolgung sind verwertbare Finanzinformationen für das Unternehmen.