Si vous travaillez pour une entreprise du service de la comptabilité, vous vous familiariserez rapidement avec le cycle comptable. L'objectif est de créer des états financiers digestes et informatifs, essentiels car ils permettent aux propriétaires d'entreprise de comprendre leur situation financière ainsi que leurs forces et leurs faiblesses.

Les comptables préparent les états financiers d'une entreprise en suivant une chaîne d'activités qui permet à une entreprise de suivre les transactions et de rassembler des informations au cours d'une période comptable spécifique.

Vous connaissez peut-être déjà ce processus, mais approfondissons pour comprendre pourquoi il est important.

Qu'est-ce que le cycle comptable ?

Selon Investopedia, le cycle comptable est un processus collectif d'identification, d'analyse et d'enregistrement des événements comptables d'une entreprise.

Vous y parviendrez en suivant un processus structuré en 10 étapes qui commence par une transaction et se termine par des états financiers permettant à une entreprise de planifier ses dépenses, de garantir des prêts ou même de vendre l'entreprise. Avant de passer aux étapes, expliquons pourquoi elles sont essentielles.

Tout d'abord, chaque étape du cycle comptable dépend de la dernière. En fait, vous devez terminer chaque étape avant de passer à la suivante. En ignorer une pourrait créer des données inexactes et des failles dans l'ensemble rapports financiers processus, ce qui amène l'entreprise à prendre des décisions malavisées.

Le cycle comptable est essentiel pour trois raisons principales.

1. Conformité
2. Analyse interne
3. Efficacité

Conformité - Un cycle comptable maintient les entreprises en conformité avec les règles comptables et les lois fiscales, garantissant précision et uniformité. Si une entreprise recherchait des investisseurs ou des acheteurs potentiels, le fait de suivre le processus comptable permettrait de maintenir un marché équitable pour la concurrence tout en rendant des informations précises facilement accessibles.

Analyse interne - L'utilisation du cycle comptable fournit aux entreprises les informations nécessaires pour prendre des décisions financières critiques. Le processus organise chaque aspect de l'activité financière d'une entreprise afin d'évaluer les tendances qui aident à fixer des objectifs. Sans connaître ses actifs, ses passifs et ses réserves de trésorerie, l'entreprise ne peut pas se développer.

Efficacité - Lorsque les comptables suivent le cycle comptable, celui-ci fonctionne comme une liste de contrôle. Cela permet de réduire les erreurs, de garantir que chaque étape est terminée et de rationaliser la charge de travail. Personne n'a besoin de deviner ce qui va suivre. De plus, le cycle se perpétue. Les étapes finales préparent l'équipe comptable à exercer à nouveau les mêmes fonctions au cours de la prochaine période comptable.

Quelles sont les 10 étapes du cycle comptable ?

Le nombre d'étapes d'un cycle comptable dépend de l'entreprise et de ses besoins ; toutefois, ces dix étapes constituent une bonne base de référence pour la plupart des entreprises.

Examinons chaque étape plus en détail.

Étape 1 : Identifier les transactions financières

La première étape du processus consiste à identifier tous les éléments financiers transactions commerciales. Vous allez rassembler :

• Reçus
• Factures
• Relevés bancaires

Ainsi que tout autre document source contenant des informations transactionnelles de base à traduire en données financières précieuses.

Étape 2 : Préparez une entrée de journal

Au cours de cette étape, vous allez détailler l'objectif de chaque transaction en répertoriant les

• Date
• Montant
• Lieu

Les détails aident à définir la manière dont les informations sont enregistrées dans les écritures de journal.

Étape 3 : Enregistrer les écritures de journal dans le grand livre

Une fois que vous aurez rassemblé et analysé les transactions, vous utiliserez le grand livre pour saisir les données.

Le grand livre général (G/L) est une liste de comptes complète et numérotée qui présente toutes les transactions de l'entreprise. Pour nos besoins, les comptes G/L sont des compartiments pour vos transactions, telles que

• Coût des marchandises vendues (COGS)
• Dépenses liées aux services professionnels
• Compte de caisse
• Comptes payables
• Créances.

Le G/L comprend entrées de journal qui répertorient les transactions financières de l'entreprise par ordre chronologique. Vous devez suivre les principes comptables de comptabilité en partie double, parfois appelée comptabilité en partie double. Cela signifie que les écritures de journal doivent être effectuées en deux parties : un débit et un crédit.

Une fois que les transactions que vous avez collectées à la première étape sont converties en débits et en crédits, vous pouvez commencer à enregistrer les transactions dans le G/L. Cela se fait généralement au fur et à mesure des transactions afin que les informations restent exactes et à jour pour la plupart des entreprises. Néanmoins, pour les petites entreprises qui n'ont pas un volume de transactions important, cela peut être réalisé une fois par période.

Étape 4 : Préparation et révision de la balance de vérification

Une fois toutes les écritures de journal saisies, l'étape suivante consiste à créer une balance d'essai non ajustée. Cette étape additionne simplement les totaux de chaque compte pour les soldes débiteurs et créditeurs. Ils devraient être égaux. Si ce n'est pas le cas, revenez en arrière et revérifiez chaque entrée de journal.

C'est également là que vous analyserez le caractère raisonnable des comptes G/L afin de déterminer les écritures de journal d'ajustement nécessaires.

Étape 5 : Ajustez les entrées de journal

Votre prochaine étape consiste à effectuer tout ajustement entrées de journal nécessaire pour que vos états financiers contiennent des informations pertinentes pour votre période de travail.

Il existe trois types d'entrées d'ajustement : les charges à payer, les ajustements fiscaux et les ajustements de transaction manquants.

Charges à payer font référence aux dépenses ou aux recettes que vous avez engagées ou gagnées mais que vous n'avez ni payées ni reçues. (par exemple, une facture que vous attendez toujours qu'un client paie ou la facture de votre fournisseur qui n'a pas encore été payée). Il permet de s'assurer que vos états financiers tiennent compte des paiements et dépenses futurs.

Ajustements fiscaux tenez compte de vos déductions fiscales, telles que l'amortissement. Ils ont généralement lieu une fois par an, et le CPA de l'entreprise peut vous y aider si vous n'êtes pas familiarisé avec les saisies fiscales.

Ajustements de transactions manquants comptabilisez toutes les transactions financières que vous pourriez avoir oubliées ou manquées lors de la première étape. Cela peut inclure le fait que le chef de bureau vous donne un reçu de fournitures en retard ou des dépenses de petite caisse.

L'ajustement des entrées de journal est suivi sur une feuille de travail pour faciliter la consultation en cas de questions.

Étape 6 : Vérifiez la balance d'essai ajustée

Après avoir saisi tous vos ajustements, l'étape suivante consiste à préparer un solde d'essai ajusté. Comme vous l'avez fait à la quatrième étape, vous allez additionner les colonnes de débit et de crédit de toutes vos écritures de journal, y compris les ajustements que vous avez effectués. Comme précédemment, les débits et les crédits de votre G/L devraient être égaux.

Étape 7 : Produire des états financiers

Ensuite, vous allez préparer états financiers. La plupart des entreprises établissent trois états financiers principaux :

• Bilan
• Compte de résultat
• État des flux de trésorerie

Vous préparez bilan, qui comprend des informations sur les actifs, les passifs et les capitaux propres. Ensuite, le compte de résultat utilise les informations des sections du compte de recettes et de dépenses de la balance de vérification ajustée. Le tableau des flux de trésorerie montre comment les liquidités entrent et sortent de l'entreprise et comment les entrées hors trésorerie, telles que l'amortissement, affectent le bénéfice net.

Étape 8 : Publiez les écritures de clôture de votre journal

Après avoir terminé les états financiers à la fin de la période comptable, l'étape suivante consiste à enregistrer les écritures de clôture afin de préparer les livres pour la période suivante. Cette étape permet de transférer les soldes des comptes depuis comptes temporaires aux comptes permanents.

Étape 9 : Réviser le solde de l'essai après la clôture

Comme les débits et les crédits doivent toujours être équilibrés, vous devez préparer un solde d'essai de clôture une fois que vous avez clôturé les comptes temporaires. Additionnez les totaux des colonnes débit et crédit du grand livre général pour vous assurer qu'ils sont équilibrés.

Étape 10 : Enregistrez les entrées inversées (si nécessaire)

Les écritures inversées sont des écritures de journal effectuées dans le G/L au début d'une nouvelle période comptable qui annule les écritures de journal d'ajustement effectuées à la fin de la période comptable précédente.

Ceci est fait pour prendre en charge les charges à payer ou les prépaiements survenus entre les deux cycles, ce n'est donc peut-être pas une étape nécessaire pour chaque entreprise.

Les étapes du cycle comptable peuvent sembler compliquées lorsqu'elles sont considérées dans leur ensemble. Mais le fait de le suivre se traduira par des informations financières exploitables pour l'entreprise.