Si vous travaillez dans une entreprise au sein du service comptable, vous vous familiariserez rapidement avec le cycle comptable. L'objectif est de créer des états financiers digestes et informatifs, qui sont essentiels car ils permettent aux propriétaires d'entreprise de comprendre leur situation financière ainsi que leurs forces et leurs faiblesses.

Les comptables préparent les états financiers d'une entreprise en suivant une chaîne d'activités qui permet à une entreprise de suivre les transactions et de rassembler des informations au cours d'une période comptable spécifique. 

Vous êtes peut-être déjà familiarisé avec ce processus, mais nous allons l'approfondir pour comprendre pourquoi il est important. 

Qu'est-ce que le cycle comptable ?

Selon Investopedia, le cycle comptable est un processus collectif d'identification, d'analyse et d'enregistrement des événements comptables d'une entreprise. 

Vous y parviendrez en suivant un processus structuré en dix étapes qui commence par une transaction et se termine par des états financiers permettant à une entreprise de planifier ses dépenses, d'obtenir des prêts ou même de vendre son entreprise. Avant d'aborder les différentes étapes, voyons pourquoi elles sont essentielles.

Tout d'abord, chaque étape du cycle comptable dépend de la précédente. En fait, vous devez terminer chaque étape avant de passer à la suivante. En omettant l'une d'entre elles, vous risquez d'obtenir des données inexactes et de fausser l'ensemble du processus d'information financière, ce qui conduirait l'entreprise à prendre des décisions peu judicieuses.

Le cycle comptable est essentiel pour trois raisons.

1. Conformité
2. Analyse interne
3. Efficacité

Conformité - Un cycle comptable permet aux entreprises de se conformer aux règles comptables et aux lois fiscales, en garantissant l'exactitude et l'uniformité. Si une entreprise recherche des investisseurs ou des acheteurs potentiels, le fait de suivre le processus comptable permet de préserver l'équité du marché pour la concurrence tout en rendant des informations précises facilement accessibles. 

Analyse interne - L'utilisation du cycle comptable permet aux entreprises de disposer des informations nécessaires à la prise de décisions financières cruciales. Le processus organise chaque aspect de l'activité financière d'une entreprise afin d'évaluer les tendances qui permettent de fixer des objectifs. Sans connaître ses actifs, ses passifs et ses réserves de trésorerie, l'entreprise ne peut pas se développer.

Efficacité - Lorsque les comptables suivent le cycle comptable, celui-ci fonctionne comme une liste de contrôles. Cela permet de réduire les erreurs, de s'assurer que chaque étape est franchie et de rationaliser la charge de travail. Personne n'a à deviner ce qui va suivre. En outre, le cycle se perpétue de lui-même. Les étapes finales préparent l'équipe comptable à exécuter à nouveau les mêmes fonctions au cours de la période comptable suivante. 

Quelles sont les 10 étapes du cycle comptable ?

Le nombre d'étapes d'un cycle comptable dépend de l'entreprise et de ses besoins, mais ces dix étapes constituent une bonne base pour la plupart des entreprises. 

Examinons chaque étape plus en détail.

Étape 1 : Identifier les transactions financières

La première étape du processus consiste à identifier toutes les transactions financières de l'entreprise. Vous recueillerez :

• Recettes
• Factures 
• Relevés bancaires

Ainsi que tout autre document source d'informations transactionnelles de base à traduire en données financières précieuses.  

Étape 2 : Préparation d'une écriture au journal

Dans cette étape, vous décomposerez l'objectif de chaque transaction en énumérant les éléments suivants

• Date 
• Montant
• Localisation

Les détails permettent de définir comment l'information est enregistrée dans les écritures de journal.

Étape 3 : Enregistrer les écritures de journal dans le grand livre général

Une fois les transactions rassemblées et analysées, vous utiliserez le grand livre pour saisir les données. 

Le grand livre général (G/L) est une liste exhaustive de comptes numérotés qui présente toutes les transactions de l'entreprise. En ce qui nous concerne, les comptes généraux sont des regroupements de vos transactions, tels que 

• Coût des marchandises vendues (COGS) 
• Dépenses de services professionnels
• Compte de trésorerie 
• Comptes à payer 
• Créances.

Le compte général comprend des écritures de journal qui répertorient les transactions financières de l'entreprise dans l'ordre chronologique. Vous devez respecter les principes comptables de la comptabilité en partie double, parfois appelée comptabilité en partie double. Cela signifie que les écritures doivent être passées en deux parties : Un débit et un crédit.

Une fois que les transactions rassemblées lors de la première étape sont converties en débits et en crédits, vous pouvez commencer à enregistrer les transactions dans le compte général. Cette opération s'effectue généralement au fur et à mesure que les transactions ont lieu, afin que les informations restent exactes et à jour pour la plupart des entreprises. Toutefois, pour les petites entreprises qui n'ont pas un volume important de transactions, cette opération peut être réalisée une fois par période.

Étape 4 : Préparer et examiner la balance générale des comptes

Une fois toutes les écritures saisies, l'étape suivante consiste à créer une balance générale des comptes non ajustée. Cette étape consiste simplement à additionner les totaux de chaque compte pour les soldes débiteurs et créditeurs. Ils doivent être égaux. Si ce n'est pas le cas, revenez en arrière et vérifiez chaque écriture de journal.

C'est également à ce stade que vous analyserez la vraisemblance des comptes généraux afin de déterminer les écritures d'ajustement nécessaires. 

Étape 5 : Passer les écritures d'ajustement

L'étape suivante consiste à passer les écritures d' ajustement nécessaires pour que vos états financiers contiennent des informations pertinentes pour votre période de travail.

Il existe trois types d'écritures d'ajustement : Les régularisations, les ajustements fiscaux et les ajustements de transactions manquantes.

Les charges à payer désignent les dépenses ou les recettes que vous avez encourues ou gagnées mais que vous n'avez pas encore payées ou reçues. (par exemple, une facture que vous attendez toujours qu'un client paie ou la facture de votre fournisseur qui n'a pas encore été payée). Il permet de s'assurer que vos états financiers tiennent compte des paiements et des dépenses à venir.

Les ajustements fiscaux tiennent compte de vos déductions fiscales, telles que l'amortissement. Ils ont généralement lieu une fois par an et l'expert-comptable de l'entreprise peut vous guider si vous n'êtes pas familiarisé avec les écritures fiscales.

Les ajustements pour transactions manquantes tiennent compte des transactions financières que vous avez oubliées ou qui n'ont pas été prises en compte lors de la première étape. Il peut s'agir de la remise tardive d'un reçu de fournitures par le chef de bureau ou de dépenses de petite caisse. 

Les écritures d'ajustement sont suivies sur une feuille de calcul afin de pouvoir s'y référer facilement en cas de questions. 

Étape 6 : Examen de la balance générale des comptes ajustée

Après avoir saisi tous vos ajustements, l'étape suivante consiste à préparer une balance générale des comptes ajustée. Comme vous l'avez fait à l'étape 4, vous additionnez les colonnes débit et crédit de toutes vos écritures, y compris les ajustements que vous avez effectués. Comme précédemment, les débits et les crédits de votre compte général doivent être égaux.

Étape 7 : Produire des états financiers

Ensuite, vous préparerez les états financiers. La plupart des entreprises établissent trois états financiers principaux :  

• Bilan
• Compte de résultat
• État des flux de trésorerie

Vous préparez le bilan, qui comprend des informations sur l'actif, le passif et les capitaux propres. Ensuite, vous préparez le compte de résultat utilise les informations des sections des comptes de produits et de charges de la balance générale des comptesajustée. Le tableau des flux de trésorerie montre comment les liquidités entrent et sortent de l'entreprise et comment les écritures sans effet sur la trésorerie, telles que les amortissements, affectent le résultat net. 

Étape 8 : Enregistrer les écritures de clôture

Après avoir complété les états financiers à la fin de la période comptable, l'étape suivante consiste à enregistrer les écritures de clôture afin de préparer les livres pour la période suivante. Cette étape consiste à transférer les soldes des comptes temporaires vers les comptes permanents.

Étape 9 : Examen de la balance générale des comptes après clôture

Comme les débits et les crédits doivent toujours s'équilibrer, vous devez préparer une balance générale des comptes de clôture une fois que vous avez clôturé les comptes temporaires. Additionnez les totaux des colonnes débit et crédit du grand livre pour vous assurer qu'ils sont équilibrés.

Étape 10 : Enregistrer les écritures de contre-passation (si nécessaire)

Les écritures de contre-passation sont des écritures passées sur le compte général au début d'une nouvelle période comptable qui annulent les écritures d'ajustement passées à la fin de la période comptable précédente. 

Cette opération a pour but de tenir compte des régularisations ou des paiements anticipés intervenus entre les deux cycles, et n'est donc pas forcément nécessaire pour chaque entreprise. 

Les étapes du cycle comptable peuvent sembler compliquées lorsqu'elles sont considérées dans leur ensemble. Mais le fait de les suivre permet d'obtenir des informations financières exploitables pour l'entreprise.