En collaboration avec les anciens comptables travaillant aujourd'hui chez FloQast, nous avons décidé de nous pencher sur certains des piliers des professions comptables.Rapprochement en matière de comptabilité est la partie la plus importante pour s'assurer que les chiffres de vos dossiers financiers sont exacts. Mais voici le truc : le processus de rapprochement n'est pas vraiment enseigné dans les cours de comptabilité. La plupart des gens l'apprennent sur le tas, s'ils l'apprennent. Il est tout à fait possible d'avoir une carrière très réussie en tant que comptable et de ne jamais effectuer un seul rapprochement, ni même participer à une clôture financière.

Qu'est-ce que le rapprochement des comptes ?

Selon Investopedia, la définition du rapprochement des comptes est « un processus comptable qui compare deux ensembles d'enregistrements pour vérifier que les chiffres sont corrects et concordent. Le rapprochement des comptes confirme également que les comptes du grand livre général sont cohérents, exacts et complets. » Le rapprochement permet de vérifier l'exhaustivité de vos données financières. Maintenant, comparer deux séries de records peut ne pas sembler une tâche passionnante. Mais il s'agit d'une étape clé du processus de clôture et essentielle pour garantir l'intégrité des états financiers d'une entreprise. Pour les entreprises qui externalisent leur comptabilité, le rapprochement est un élément essentiel d'une comptabilité de qualité. La base même de la comptabilité en partie double est elle-même un rapprochement interne. Chaque entrée doit avoir des débits et des crédits égaux. Les transactions qui ont une incidence sur le résultat net d'une entreprise sont réparties entre les comptes du bilan et du compte de résultat. Ce signifie que les écritures de journal qui atteignent les comptes du bilan peut modifier quelque chose sur le compte de résultat. Lorsque tous les comptes du bilan sont rapprochés, vous avez un bénéfice net net. Heureusement, les comptables d'aujourd'hui ont l'avantage des outils d'automatisation et de rapprochement, tels que les logiciels de rapprochement des comptes, qui peuvent simplifier la tâche fastidieuse que représente le rapprochement des transactions. La plupart des systèmes de comptabilité et des ERP ont des modules intégrés qui peuvent importer des transactions bancaires et les comparer aux transactions du système.

Pourquoi devons-nous réconcilier les comptes ?

Cela peut sembler évident, mais c'est essentiel pour s'assurer que les registres comptables sont corrects. Le rapprochement des comptes est au cœur du processus de clôture de fin de mois. C'est ainsi que nous savons que les données financières sont exactes, ou du moins matériellement correctes, chaque mois. Rapprochement du bilan garantit que le revenu net est correct. Depuis 2006, date à laquelle Sarbanes-Oxley est entrée en vigueur, les entreprises publiques ont été tenues de mettre en place des contrôles internes adéquats pour éviter les inexactitudes significatives. Effectuer des rapprochements réguliers des comptes de bilan et revoir ces rapprochements est une forme de contrôle interne. Les auditeurs incluront toujours des rapports de rapprochement dans leurs demandes PBC. Mais même si vous n'êtes pas soumis à la loi Sarbanes-Oxley, le rapprochement des comptes, en particulier des comptes de caisse, en temps opportun peut contribuer à prévenir les fraudes. Nous avons tous entendu parler de petites entreprises qui perdent des dizaines de milliers, voire des centaines de milliers, à la suite de détournements de fonds. Nombre de ces vols auraient pu être stoppés immédiatement si les comptes bancaires avaient été régulièrement rapprochés.

Quelles sont les causes des écarts de rapprochement ?

Les soldes des comptes ne correspondent pas à la documentation sous-jacente pour quatre raisons principales : différences temporelles, erreurs, transactions manquantes et fraude. Passons-les en revue. Différences temporelles. Il arrive qu'un dépôt ou un paiement enregistré dans votre logiciel de comptabilité ne figure pas sur le relevé bancaire mensuel. Lorsque les chèques papier étaient le principal moyen de paiement des fournisseurs et des employés, le problème était bien plus grave. Mais aujourd'hui, la communication quasi instantanée des transactions financières signifie que le délai entre le moment où l'argent quitte un compte et celui où l'argent parvient à un autre peut être mesuré en minutes ou en heures, et non en jours ou en semaines. Des erreurs. Avez-vous déjà transposé des chiffres ou pointé un chiffre avec du gros doigt ? Tout le monde le sait. Ou peut-être que la transaction a été effectuée sur le mauvais compte. La feuille de calcul Excel que vous avez utilisée pour calculer l'entrée de journal contient peut-être une erreur de formule. Ou il peut s'agir d'une erreur bancaire. Tout cela se produira en partie ou en totalité à un moment ou à un autre de la vie de chaque entreprise. Mais si vous ne réconciliez pas régulièrement vos comptes, vous risquez de ne pas détecter les erreurs au fur et à mesure. Transactions manquantes. Quelle que soit la diligence de l'équipe comptable, il arrive qu'une transaction passe entre les mailles du filet. La réconciliation permet de les attraper. Fraude. C'est celui qui permet aux propriétaires d'entreprise et aux professionnels de la finance et de la comptabilité de dormir la nuit. Alors que certains fraudeurs font preuve d'un véritable génie maléfique pour dissimuler leurs traces, la plupart des voleurs ne sont pas si intelligents que ça. Une attention particulière aux détails et l'examen des rapprochements par une personne qui ne travaille pas avec ce compte peuvent aider à détecter de nombreux cas de fraude.

Les rapprochements bancaires peuvent empêcher les découverts

Supposons que vous soyez en train de baver devant le dernier modèle de polisseuse de widgets pour votre entreprise. Le concessionnaire local vous propose un prix spécial et vous pouvez vous procurer cette machine de luxe de 12 000$ pour seulement 8 000$ aujourd'hui. Selon votre solde bancaire en ligne (sur lequel vous comptez pour surveiller vos flux de trésorerie car votre logiciel de comptabilité ne semble jamais être tout à fait à jour), vous avez 10 000$ en banque. Waouh ! Vous signez sur la ligne pointillée et vous sortez avec votre nouvelle polisseuse à widgets. Plus tard dans la journée, vous recevez un texto urgent de votre banque indiquant que votre compte est à découvert de 5 000$. Attends, quoi ? Ensuite, vous vous souvenez du chèque de 7 000$ que vous avez envoyé à un fournisseur le mois dernier. Si vous aviez effectué des rapprochements bancaires réguliers, vous auriez été au courant de ce contrôle et vous auriez dû garder les yeux ouverts. Le rapprochement peut vous aider à surveiller vos flux de trésorerie afin d'en avoir suffisamment pour couvrir les besoins de votre entreprise.

Comment effectuer un rapprochement de comptes

Avant de passer au processus de rapprochement des comptes, revenons en arrière et réfléchissons à la question de savoir qui, quoi et quand du flux de travail de rapprochement.Qui : La meilleure personne est une personne qui connaît les types de transactions qui transitent par un compte, mais pas celle qui enregistre ces transactions. Outre l'aspect du contrôle interne qui consiste à séparer les tâches d'enregistrement et de conciliation, le meilleur moyen de détecter les erreurs est de porter un regard neuf. Cependant, dans les très petites organisations, cela pourrait ne pas être possible. Quoi : En général, tout compte de bilan présentant un bilan matériel doit être régulièrement rapproché. Logiciel de rapprochement de comptes comme AutoRec rend le rapprochement suffisamment facile pour que tous les comptes puissent être rapprochés en un clin d'œil, et certaines d'entre elles peuvent être effectuées automatiquement. Mais à tout le moins, les comptes en espèces, les prêts bancaires et les comptes de cartes de crédit devraient être rapprochés régulièrement. Les entreprises comptant plusieurs entités devront concilier les transactions intersociétés dans le cadre du processus de consolidation. Quand : Selon le volume des transactions, le rapprochement peut devoir être effectué tous les mois, toutes les semaines ou même tous les jours. Les rapprochements fréquents dans les grands comptes facilitent l'appariement des transactions et permettent de maintenir les soldes des comptes à jour presque en temps réel. Les rapprochements mensuels doivent être effectués dès que possible après la date de clôture.

Les quatre méthodes de base pour le rapprochement des comptes

Saviez-vous qu'il existe plusieurs façons de réconcilier vos documents comptables ? La meilleure méthode dépend du type de compte que vous souhaitez réconcilier. Mais pour toutes les méthodes, si vous n'utilisez pas de logiciel de rapprochement, la première étape sera probablement d'importer les transactions de votre compte depuis votre ERP ou votre logiciel de comptabilité dans une feuille de calcul Excel.

Réconcilier avec un relevé bancaire, un relevé de carte de crédit ou un relevé de prêt

C'est ainsi que les soldes des comptes de ces types de comptes sont rapprochés. UNE Modèle Excel de rapprochement bancaire peut vous aider à accélérer ce processus. Le point de départ est toujours le point final de la dernière réconciliation. Assurez-vous toujours que le rapprochement précédent est toujours valide. Si ce n'est pas le cas, vous devrez remonter le temps ou consulter la piste d'audit pour trouver la ou les transactions qui ont changé. Une fois que vous avez un point de départ solide, examinez les éléments de rapprochement des soldes de fin de la période précédente. Y a-t-il des paiements ou des frais impayés qui ont été réglés ce mois-ci ? Cochez-les des deux côtés. Ensuite, faites correspondre les entrées du grand livre avec les transactions figurant sur le relevé. Les montants, les dates et les descriptions vous aideront à vous orienter. Cochez les éléments au fur et à mesure que vous les associez. Pour couronner le tout, une entrée du grand livre peut parfois correspondre à deux ou plusieurs entrées d'un relevé bancaire, ou vice versa. Ils peuvent apparaître à la fin, lorsque tout le reste a été coché. Enfin, recherchez les transactions qui figurent dans le grand livre, mais pas sur le relevé, et vice versa. Sont-ils corrects ? Est-ce une différence de temps ? Devez-vous enregistrer les frais bancaires ou les intérêts des cartes de crédit dans le grand livre ? Ajoutez-les et soustrayez-les comme il convient jusqu'à ce que les deux côtés correspondent.

Réconcilier avec l'activité du compte

Les comptes tels que les dépenses prépayées, les recettes à payer, les charges à payer et certaines créances sont rapprochés en vérifiant les éléments qui composent le solde. Cela peut être fait en comparant le calcul d'une feuille de calcul au solde du compte du grand livre général. L'assurance prépayée est un exemple courant que nous devrions tous retenir de nos cours de comptabilité. Supposons que la prime d'assurance annuelle de 6 000$ soit payée le 1er janvier. Cela signifie que 6 000 $/12 = 500$ de ce solde sont dépensés chaque mois. Nous nous attendrions alors à ce que le solde au 30 avril soit de 6 000$ - (4 x 500$) = 4 000$. Si c'est le montant du compte d'assurance prépayé, vous avez terminé. Si ce n'est pas le cas, vous devrez peut-être publier une entrée de journal d'ajustement pour atteindre le bon équilibre.

Réconcilier avec l'activité de sous-grand livre

Les comptes clients, les comptes fournisseurs, les stocks et les immobilisations peuvent être suivis dans des registres auxiliaires ou des calendriers distincts. Certains systèmes enregistrent toutes les transactions impliquant des espèces dans un registre appelé livre de caisse. Pour réconcilier ces comptes, il suffit généralement de s'assurer que le solde du livre auxiliaire ou du calendrier concerné correspond au solde du grand livre général.

Réconciliez-vous avec un Rollforward

Les comptes d'actions sont généralement rapprochés en effectuant un rollforward. En commençant par le solde de fin de la période précédente, vous additionnez toutes les augmentations et vous soustrayez toutes les diminutions pour obtenir le solde de fin.

Maîtriser la réconciliation

La réconciliation n'est certainement pas l'une des tâches les plus passionnantes qui soient, mais il n'y a rien de plus palpitant que de passer des heures, voire des jours, à réconcilier un tas de comptes et à faire en sorte que les chiffres soient parfaitement égaux. Le rôle clé que joue le rapprochement pour s'assurer que vos chiffres sont exacts signifie que toute personne travaillant dans le domaine des finances doit maîtriser le processus de rapprochement. Pour une petite entreprise ou un compte comportant très peu de transactions, le rapprochement peut ne pas être un défi. Mais pour les comptes à volume élevé, comme les espèces dans une organisation très active, vous pouvez avoir affaire à des milliers de transactions. Faire ce travail manuellement est pour le moins fastidieux et chronophage, et il est facile de faire des erreurs. Pour couronner le tout, certaines transactions peuvent être fractionnées d'un côté mais pas de l'autre.

AutoRec à la rescousse

Au lieu de passer des jours par mois à réconcilier les comptes, FloQast AutoRec Je peux le faire en quelques minutes. AutoRec exploite l'IA pour réconcilier les transactions, qu'elles soient un-à-un, un-à-plusieurs ou plusieurs-à-plusieurs. Contrairement à d'autres systèmes de rapprochement, AutoRec n'oblige pas les utilisateurs à créer ou à gérer des règles. Vous pouvez littéralement l'installer en quelques minutes et le mettre en marche. De plus, vous pouvez définir des seuils de précision pour déterminer si les transactions doivent correspondre à la pièce d'un cent ou si un écart de 5 %, par exemple, est suffisamment proche. Essayez-le, et voyez combien de temps vous pouvez économiser chaque mois.