In Zusammenarbeit mit den ehemaligen Buchhaltern, die jetzt bei FloQast arbeiten, haben wir beschlossen, einen Blick auf einige der Säulen derBuchhaltungsberufe zu werfen. Aber hier ist das Problem: Der Abstimmungsprozess ist nichts, was wirklich in Buchhaltungskursen gelehrt wird. Die meisten Leute lernen ihn bei der Arbeit - wenn sie ihn überhaupt lernen. Es ist durchaus möglich, eine sehr erfolgreiche Karriere als Accountant zu haben und nie eine einzige Abstimmung durchzuführen oder gar an einem Finanzabschluss teilzunehmen.

Was ist Kontenabstimmung?

Laut Investopedia ist die Definition von Kontenabstimmung "ein buchhalterischer Prozess, der zwei Sätze von Aufzeichnungen vergleicht, um zu überprüfen, ob die Zahlen korrekt sind und übereinstimmen. Die Kontenabstimmung bestätigt auch, dass die Konten im Hauptbuch konsistent, genau und vollständig sind. Die Kontenabstimmung dient der Überprüfung der Vollständigkeit Ihrer Finanzdaten. Der Vergleich zweier Datensätze klingt vielleicht nicht nach einer spannenden Aufgabe. Aber es ist ein wichtiger Schritt im Abschlussprozess und unerlässlich, um die Integrität des Jahresabschlusses eines Unternehmens zu gewährleisten. Für Unternehmen, die ihre Buchhaltung auslagern, ist der Abgleich ein wesentlicher Bestandteil einer qualitativ hochwertigen Buchführung. Die Grundlage der doppelten Buchführung ist selbst ein interner Abgleich. Bei jeder Buchung müssen Soll und Haben übereinstimmen. Transaktionen, die sich auf das Endergebnis - den Reingewinn - eines Unternehmens auswirken, werden zwischen den Konten in der Bilanz und der Gewinn- und Verlustrechnung aufgeteilt. Das bedeutet, dass Journaleinträge, die Bilanzkonten betreffen, zu einer Verschiebung in der Gewinn- und Verlustrechnung führen können. Wenn alle Bilanzkonten abgestimmt sind, haben Sie das Nettoergebnis festgeschrieben. Glücklicherweise haben die Buchhalter von heute den Vorteil von Automatisierungs- und Abstimmungswerkzeugen wie Kontenabstimmung , die die zeitraubende Arbeit des Transaktionsabgleichs verkürzen können. Die meisten Buchhaltungs- und ERP-Systeme verfügen über integrierte Module, die Banktransaktionen importieren und mit den Transaktionen im System vergleichen können.

Warum müssen wir die Konten abstimmen?

Es mag offensichtlich erscheinen, aber dies ist unerlässlich, um sicherzustellen, dass die Buchhaltungsunterlagen korrekt sind. Der Abgleich der Konten ist ein zentraler Bestandteil des Monatsabschluss . Nur so können wir sicher sein, dass die Finanzdaten jeden Monat korrekt - oder zumindest materiell korrekt - sind. Bilanzabstimmung stellt sicher, dass das Nettoeinkommen korrekt ist. Seit 2006, als das Sarbanes-Oxley-Gesetz in Kraft trat, sind börsennotierte Unternehmen verpflichtet, eine Abschlussprüfung durchzuführen, die geeignet ist, wesentliche Fehlbuchung(en) zu verhindern. Die regelmäßige Abstimmung der Bilanzkonten und die Überprüfung dieser Abstimmungen ist eine Form der internen Kontrolle. Aber auch wenn Sie nicht dem Sarbanes-Oxley-Gesetz unterliegen, kann die rechtzeitige Abstimmung von Konten - insbesondere von Geldkonten - dazu beitragen, Betrug zu verhindern. Wir alle haben schon von kleinen Unternehmen gehört, die Zehntausende oder sogar Hunderttausende durch Unterschlagung verloren haben. Viele dieser Diebstähle hätten sofort unterbunden werden können, wenn die Bankkonten regelmäßig abgeglichen worden wären.

Was sind die Ursachen für Abstimmungsdiskrepanzen?

Es gibt vier Hauptgründe dafür, dass die Kontostände nicht mit den zugrunde liegenden Unterlagen übereinstimmen: Zeitliche Differenzen, Fehler, fehlende Transaktionen und Betrug. Schauen wir uns diese an. Zeitliche Differenzen. Manchmal wird eine Einzahlung oder eine Zahlung, die in Ihrer Buchhaltungssoftware erfasst wurde, nicht auf dem monatlichen Kontoauszug ausgewiesen. Als Lieferanten und Mitarbeiter noch hauptsächlich mit Papierschecks bezahlt wurden, war dies ein viel größeres Problem. Heutzutage werden Finanztransaktionen jedoch fast sofort übermittelt, so dass die Verzögerung zwischen dem Abgang des Geldes von einem Konto und dem Eingang auf einem anderen in Minuten oder Stunden gemessen werden kann, nicht in Tagen oder Wochen. Irrtümer. Haben Sie schon einmal Ziffern vertauscht oder sich bei einer Zahl vertippt? Jeder macht das. Oder vielleicht hat die Transaktion das falsche Konto getroffen. Vielleicht hat die Excel-Sheet , die Sie zur Berechnung der Journalbuchung verwendet haben, einen Formelfehler. Oder es könnte ein Bankfehler sein. Einige oder alle dieser Fehler werden irgendwann im Leben eines jeden Unternehmens auftreten. Aber wenn Sie Ihre Konten nicht regelmäßig abstimmen, werden Sie Fehler möglicherweise nicht erkennen, wenn sie auftreten. Fehlende Transaktionen. Auch wenn das Buchhaltungsteam noch so fleißig ist, manchmal fällt eine Transaktion einfach durch das Raster. Ein Abgleich hilft, diese zu erkennen. Betrug. Dies ist das Problem, das Geschäftsinhaber und Finanz- und Buchhaltungsexperten nachts wach hält. Während einige Betrüger ein wahres böses Genie beim Verwischen ihrer Spuren an den Tag legen, sind die meisten Diebe nicht so clever. Durch sorgfältige Beachtung der Details und Überprüfung der Abgleiche durch jemanden, der nicht mit dem betreffenden Konto arbeitet, können viele Fälle von Betrug aufgedeckt werden.

Bankabstimmungen können Überziehungen verhindern

Nehmen wir an, Sie haben sich für das neueste Modell einer Widget-Poliermaschine für Ihr Unternehmen begeistert. Der örtliche Händler bietet Ihnen einen Sonderpreis an, und Sie können diese Luxusmaschine im Wert von 12.000 $ heute für nur 8.000 $ erwerben. Laut Ihrem Online-Bankkonto (auf das Sie sich verlassen, um Ihren Cashflow zu überwachen, da Ihre Buchhaltungssoftware nie ganz auf dem neuesten Stand zu sein scheint) haben Sie 10.000 Dollar auf der Bank. Juhu! Sie unterschreiben auf der gepunkteten Linie und spazieren mit Ihrer neuen Poliermaschine davon. Später an diesem Tag erhalten Sie eine dringende SMS von Ihrer Bank, dass Ihr Konto um 5.000 Dollar überzogen ist. Moment mal, was? Dann erinnern Sie sich an den Scheck über 7.000 $, den Sie letzten Monat an einen Lieferanten ausgestellt haben. Hätten Sie regelmäßig Ihre Bankkonten abgeglichen, wüssten Sie von diesem Scheck und hätten die Augen danach offen halten müssen. Die Abstimmung kann Ihnen dabei helfen, Ihren Cashflow zu überwachen, damit Sie über genügend Mittel verfügen, um den Bedarf Ihres Unternehmens zu decken.

Wie man Kontenabstimmung macht

Bevor wir uns mit dem Prozess Kontenabstimmung befassen, sollten wir uns Gedanken über das Wer, Was und Wann des Abstimmungsworkflows machen.Wer: Die beste Person ist jemand, der mit den Arten von Transaktionen vertraut ist, die über ein Konto laufen, aber nicht derjenige, der diese Transaktionen aufzeichnet. Neben dem Aspekt der internen Kontrolle durch die Trennung der Aufgaben der Aufzeichnung und der Abstimmung ist ein frischer Blick die beste Möglichkeit, Fehler zu finden. In sehr kleinen Organisationen ist dies jedoch unter Umständen nicht möglich. Was: Im Allgemeinen sollte jedes Bilanzkonto mit einem wesentlichen Saldo regelmäßig abgestimmt werden. Kontenabstimmung wie AutoRec macht die Abstimmung so einfach, dass jedes einzelne Konto im Handumdrehen abgestimmt werden kann - und das zum Teil auch automatisch. Zumindest aber sollten Bargeld-, Bankkredit- und Kreditkartenkonten regelmäßig abgestimmt werden. Unternehmen mit mehreren Einheiten müssen im Rahmen des Konsolidierungsprozesses die Transaktionen zwischen den Unternehmen abstimmen. Wann: Je nach Transaktionsvolumen muss der Abgleich monatlich, wöchentlich oder sogar täglich erfolgen. Häufige Abstimmungen bei großen Konten erleichtern den Abgleich von Transaktionen und tragen dazu bei, dass die Kontosalden nahezu in Echtzeit aktualisiert werden. Monatliche Abstimmungen sollten so bald wie möglich nach dem Abschlussdatum durchgeführt werden.

Die vier grundlegenden Methoden der Kontenabstimmung

Wussten Sie, dass es mehr als einen Weg gibt, Ihre Buchhaltungsunterlagen abzustimmen? Welche Methode die beste ist, hängt von der Art des abzustimmenden Kontos ab. Aber für alle Methoden gilt: Wenn Sie keine Abstimmungssoftware verwenden, besteht der erste Schritt wahrscheinlich darin, die Kontotransaktionen aus Ihrer ERP- oder Buchhaltungssoftware in eine Excel-Sheet zu importieren.

Abgleich mit einem Kontoauszug, einer Kreditkartenabrechnung oder einer Darlehensabrechnung

Auf diese Weise werden die Kontosalden für diese Art von Konten abgeglichen. Eine Excel-Vorlage für die Bankabstimmung kann Ihnen helfen, diesen Prozess zu vereinfachen. Ausgangspunkt ist immer der Endpunkt des letzten Abgleichs. Überprüfen Sie immer, ob die vorherige Abstimmung noch stimmt. Wenn dies nicht der Fall ist, müssen Sie in der Zeit zurückgehen oder den Audit Trail überprüfen, um die geänderte(n) Transaktion(en) zu finden. Sobald Sie einen soliden Ausgangspunkt haben, sehen Sie sich die Abstimmungsposten in den Endsalden der letzten Periode an. Gibt es ausstehende Zahlungen oder Gebühren, die in diesem Monat verrechnet wurden? Kreuzen Sie diese auf beiden Seiten an. Als Nächstes gleichen Sie die Einträge im Hauptbuch mit den Transaktionen auf dem Kontoauszug ab. Beträge, Daten und Beschreibungen helfen Ihnen bei Guide . Kreuzen Sie die Posten an, wenn sie übereinstimmen. Es kann vorkommen, dass ein Eintrag im Hauptbuch mit zwei oder mehr Einträgen auf dem Kontoauszug übereinstimmt oder umgekehrt, was eine zusätzliche Herausforderung darstellt. Diese können am Ende auftauchen, wenn Sie alles andere abgehakt haben. Achten Sie schließlich auf die Transaktionen, die im Hauptbuch, aber nicht auf dem Kontoauszug stehen, und umgekehrt. Sind sie korrekt? Handelt es sich um einen zeitlichen Unterschied? Müssen Sie die Bankgebühren oder Kreditkartenzinsen im Hauptbuch verbuchen? Addieren und subtrahieren Sie die entsprechenden Posten, bis beide Seiten übereinstimmen.

Mit Kontoaktivität abstimmen

Konten wie aktive Rechnungsabgrenzungsposten, antizipative Einnahmen, Rückstellungen und einige Forderungen werden abgestimmt, indem die Posten, aus denen sich der Saldo zusammensetzt, überprüft werden. Dies kann durch den Vergleich einer Excel-Sheet mit dem Saldo des Hauptbuch geschehen. Ein gängiges Beispiel, das wir alle noch aus dem Buchhaltungsunterricht kennen, sind vorausbezahlte Versicherungen. Nehmen wir an, die jährliche Versicherungsprämie von 6.000 $ wird am 1. Januar gezahlt. Das bedeutet, dass 6.000 $/12 = 500 $ dieses Saldos jeden Monat als Aufwand verbucht werden. Dann würden wir erwarten, dass der Saldo am 30. April 6.000 $ - (4 x 500 $) = 4.000 $ beträgt. Wenn das der Betrag ist, der auf dem Konto für vorausbezahlte Versicherungen steht, dann ist die Sache erledigt. Wenn nicht, müssen Sie möglicherweise eine berichtigende Journalbuchung vornehmen, um den richtigen Saldo zu erhalten.

Mit der Nebenbuchhaltung abgleichen

Kreditoren, Debitoren, Inventar und Anlagevermögen können in separaten Nebenbüchern oder Plänen erfasst werden. In einigen Systemen werden alle Transaktionen mit Bargeld in einem Hauptbuch, dem so genannten Kassenbuch, aufgezeichnet. Der Abgleich dieser Konten ist in der Regel eine einfache Angelegenheit, bei der sichergestellt wird, dass der Saldo im entsprechenden Nebenbuch oder Plan mit dem Saldo im Hauptbuch übereinstimmt.

Versöhnen mit einem Rollforward

Eigenkapitalkonten werden in der Regel durch einen Rollforward abgestimmt. Ausgehend vom Endsaldo des vorangegangenen Zeitraums werden alle Erhöhungen addiert und alle Verminderungen subtrahiert, um den Endsaldo zu ermitteln.

Versöhnung meistern

Die Abstimmung gehört sicher nicht zu den aufregendsten Aufgaben, aber es gibt nichts Aufregenderes als stunden- oder sogar tagelang an der Abstimmung eines riesigen Kontos zu arbeiten, damit die Zahlen perfekt übereinstimmen. Die Schlüsselrolle, die die Abstimmung spielt, um sicherzustellen, dass Ihre Zahlen stimmen, bedeutet, dass jeder, der mit Finanzdaten arbeitet, den Abstimmungsprozess beherrschen muss. Für ein kleines Unternehmen oder ein Konto mit sehr wenigen Transaktionen mag die Abstimmung keine Herausforderung darstellen. Aber bei Konten mit hohem Volumen - wie z. B. Bargeld in einem viel beschäftigten Unternehmen - kann es sich um Tausende von Transaktionen handeln. Diese Arbeit manuell zu erledigen, ist gelinde gesagt mühsam und zeitaufwändig, und es können leicht Fehler unterlaufen. Erschwerend kommt hinzu, dass einige Transaktionen möglicherweise auf einer Seite aufgeteilt werden, auf der anderen aber nicht.

AutoRec als Retter in der Not

Anstatt jeden Monat Tage mit dem Abgleich von Konten zu verbringen, kann FloQast AutoRec dies in wenigen Minuten erledigen. AutoRec nutzt KI, um Transaktionen abzustimmen, unabhängig davon, ob es sich um eine einzelne, eine Vielzahl von Transaktionen oder eine Vielzahl von Transaktionen handelt. Im Gegensatz zu anderen Abstimmungssystemen müssen Benutzer bei AutoRec keine Regeln erstellen oder pflegen. Sie können es buchstäblich in wenigen Minuten einrichten und sofort loslegen. Außerdem können Sie Genauigkeitsschwellenwerte festlegen, um zu bestimmen, ob Transaktionen auf den Cent genau übereinstimmen müssen oder ob eine Abweichung von beispielsweise 5 % ausreicht. Probieren Sie es aus, und sehen Sie, wie viel Zeit Sie jeden Monat sparen können.