Transformation des services comptables : Un plan d'action pour 2025

Le paysage comptable est en train de changer, et ce à un rythme plus rapide que beaucoup d'entre nous ne l'avaient anticipé. Cette évolution est due à une myriade de facteurs, tels que la pénurie persistante de talents, l'évolution des défis financiers et l'explosion des opportunités technologiques.

En conséquence, les Directeurs financiers et leurs équipes sont soumis à une forte pression pour relever ces défis et moderniser leurs départements comptables sans sacrifier l'efficacité, la précision et la conformité.

C'est un objectif ambitieux, mais il peut être atteint en adoptant une approche transformatrice qui va au-delà des changements progressifs. En se concentrant sur un plan global de transformation complète, les services comptables peuvent s'attaquer aux causes profondes de l'inefficacité, relever les défis d'aujourd'hui et préparer au mieux leurs services comptables à relever les défis de demain. 

Pourquoi la transformation est nécessaire : Les défis à relever 

Lorsqu'il s'agit de moderniser les services comptables, les responsables comptables doivent d'abord comprendre les défis et les obstacles qui les retiennent, eux et leur équipe. Parmi les principaux, citons

Les processus traditionnels sont dépassés

De nombreux services comptables s'appuient encore sur des processus manuels, sur papier et sur des feuilles de calcul. Ces méthodes anciennes et dépassées peuvent certes permettre de faire le travail, mais elles sont aussi :

• Le manque de temps et d'efficacité, qui peut surcharger votre personnel et conduire à l'épuisement professionnel.
• Sujet à l'erreur. Les êtres humains font des erreurs - c'est une réalité. Cependant, les inexactitudes peuvent avoir des conséquences négatives sur l'ensemble de l'organisation, qu'il s'agisse de prendre des décisions basées sur des données inexactes ou d'encourir des amendes réglementaires en raison d'états financiers inexacts.

Malheureusement, les processus traditionnels sont encore très répandus dans les services comptables, et leur inefficacité ainsi que le risque élevé d'erreurs en font un problème persistant pour les services et l'organisation dans son ensemble.

Les solutions ponctuelles décousues provoquent des maux de tête

Lorsque les services comptables adoptent l'automatisation et la technologie, ils adoptent souvent une approche fragmentaire. Le problème de l'utilisation d'un patchwork d'outils logiciels est qu'ils ne communiquent pas efficacement.

Lorsque les outils ne communiquent pas efficacement entre eux, la technologie s'avère souvent plus frustrante qu'utile pour les équipes comptables.

Le manque d'intégration se traduit par :

• Silos de données
• Risque accru d'erreurs
• Duplication des efforts et donc plus de travail pour les services comptables

En d'autres termes, les solutions ponctuelles décousues ne nuisent pas seulement à l'efficacité, mais érodent également la confiance dans les systèmes censés soutenir les équipes comptables, les laissant surchargées et incapables de donner le meilleur d'elles-mêmes.

La complexité de la réglementation et les exigences accrues en matière de rapports pèsent sur les ressources 

Les exigences réglementaires évoluent constamment et les exigences en matière de rapports deviennent de plus en plus complexes. 

Pour se conformer aux nouveaux mandats de reporting, tels que le reporting ESG, les services comptables ont besoin de systèmes capables de s'adapter rapidement et de manière fiable.

En outre, la minimisation des résultats d'audit devrait être une priorité absolue. Les services comptables doivent se concentrer sur l'adoption de systèmes et de processus qui réduisent les erreurs, rationalisent la conformité et améliorent la transparence, afin de faciliter les audits et d'accroître la confiance des parties prenantes.

La pénurie de talents exacerbe ces problèmes

Les processus obsolètes et les systèmes inefficaces augmentent la charge de travail des équipes comptables, ce qui rend plus difficile d'attirer et de retenir de nouveaux talents. FloQast a réalisé une étude en collaboration avec l'University of Georgia Consumer Analytics et a constaté que 96 % des comptables considèrent la technologie comme une priorité absolue lorsqu'ils explorent de nouvelles opportunités. 

Alors que les talents disponibles pour les équipes se réduisent et que les ressources deviennent encore plus limitées, les départements doivent s'adapter à faire plus avec moins, ce qui amplifie encore la pression sur un personnel déjà surchargé.

Lorsque les équipes comptables se sentent surchargées, cela conduit non seulement à l'épuisement professionnel et à des taux de rotation plus élevés, mais crée également un cercle vicieux de diminution des ressources et d'augmentation des exigences qui peut paralyser la productivité et l'épanouissement dans les rôles. 

Le rôle stratégique de la technologie dans la transformation des services comptables

Les bonnes solutions technologiques peuvent aider les services comptables à surmonter les nombreux défis énumérés ci-dessus. 

Mais comment trouver les bonnes solutions ? 

Voici quelques éléments clés à prendre en compte.

Les plateformes intégrées sont essentielles

Les solutions fragmentaires ne sont pas la solution. Pour réaliser une transformation complète, les équipes doivent adopter une approche intégrée et des plateformes qui unifient les outils tout au long du cycle de vie de la comptabilité.

Un système intégré permet :

• Amélioration de l'intégrité des données
• Des flux de travail plus fluides et plus efficaces
• Collaboration en temps réel entre les membres de l'équipe

Ce sont toutes des fonctionnalités que vous pouvez trouver sur des plateformes comme la plateforme de transformation comptable de FloQast. Grâce à des flux de travail assistés par l'IA, FloQast aide les services comptables à optimiser et à automatiser la clôture, à fournir des rapports précis, à rester au fait des changements de conformité et bien plus encore. Elle réalise tout cela à l'aide d'une plateforme intégrée qui permet à chacun de travailler à partir d'un emplacement centralisé.

L'automatisation et l'IA au service de l'efficacité

Selon une étude d'AvidXchange, 64 % des responsables financiers utilisent l'automatisation et 17 % prévoient de l'utiliser en 2025, principalement pour améliorer l'efficacité et la productivité.

Il s'agit de deux domaines où l'IA et l'automatisation brillent vraiment. Ensemble, ces technologies peuvent alléger les charges de travail et libérer un temps précieux.

Par exemple :

• Les équipes peuvent automatiser les tâches de routine telles que les rapprochements.
• L'IA peut être utilisée pour détecter des anomalies ou fournir des informations stratégiques.

La clé est d'utiliser des applications alimentées par l'IA et adaptées à la comptabilité pour garantir une plus grande précision et une plus grande fiabilité. 

Évolutivité et adaptabilité

Une plateforme intégrée qui offre des fonctionnalités alimentées par l'IA et l'automatisation est un excellent début. Mais que se passe-t-il lorsque votre organisation se développe ou que les exigences réglementaires évoluent ? 

Lorsque vous comparez les solutions, recherchez des outils qui peuvent se développer et évoluer avec les besoins changeants de votre entreprise.

Le plan de transformation de votre service comptable

La transformation devrait être une priorité absolue cette année, mais il est important de procéder étape par étape. Si vous vous laissez submerger par l'idée de transformer votre service comptable, vous serez moins à même de connaître la croissance significative dont vous avez besoin en 2025.

Par où commencer ? 

La clé consiste à s'attaquer aux inefficacités sous-jacentes qui ralentissent votre équipe et l'empêchent de travailler sur des tâches de plus haut niveau. Voici comment procéder.

Étape 1 : Évaluer les processus existants

La rationalisation commence par vos processus, et ils sont nombreux. Commencez par un audit détaillé pour identifier :

• Flux de travail actuels
• Goulets d'étranglement

Concentrez-vous d'abord sur les goulets d'étranglement parce qu'ils offrent des "gains faciles". Après tout, toute friction dans vos processus entraîne une baisse de la productivité. Par exemple, les processus de clôture de fin de mois sont souvent entachés d'inefficacités que vous pouvez éliminer avec la bonne plateforme.

Ensuite, il est temps d'évaluer les plateformes. La transformation repose sur l'utilisation de la bonne plateforme, capable de s'adapter à vos besoins et d'optimiser autant de processus que possible.

Étape 2 : Choisir la bonne plateforme

Il existe des plateformes comptables pour toutes les tailles d'entreprise et, dans l'idéal, vous choisirez une plateforme qui semble avoir été conçue pour votre service. Prenez le temps d'évaluer chaque solution sur la base de critères tels que

• Dans quelle mesure la plateforme est-elle complète ? Offre-t-elle une solution tout-en-un que vous pouvez utiliser pour optimiser plusieurs processus ?
• Capacités d'intégration. La plateforme s'intégrera-t-elle à vos systèmes existants ? Si ce n'est pas le cas, quels sont les changements à apporter pour rationaliser l'adoption ?
• Quelles sont les fonctions d'IA et d'automatisation disponibles ? Quels sont les contrôles internes et de sécurité associés à ces fonctions ? La sécurité et les contrôles étant constants, en particulier dans le domaine de l'IA, il est essentiel de comprendre comment la plateforme protège les données sensibles, assure la conformité aux réglementations, et plus encore.

N'oubliez pas de prendre en compte l'évolutivité de votre service au fur et à mesure de son développement.

Étape 3 : Optimiser le flux de données

La dispersion des données entre plusieurs systèmes est inefficace et augmente le risque d'erreur. La circulation transparente des données entre les systèmes clés, tels que l'ERP, est bénéfique pour les organisations car elle offre les avantages suivants

• Une réduction du risque d'erreurs
• Des rapports plus rapides
• Informations en temps réel

Un flux de données transparent qui rassemble toutes vos informations permet de rester plus facilement au fait des finances d'une entreprise et prépare votre département à utiliser des technologies plus avancées, telles que l'IA, qui tirent parti d'informations prédictives. 

Un bon point de départ consiste à identifier les flux de travail et les flux de données conçus pour des résultats spécifiques/ La clé est ici de disposer de systèmes qui ne sont pas seulement efficaces, mais aussi conçus pour répondre à des objectifs critiques. 

Étape 4 : Mettre en œuvre l'automatisation et l'IA

Vous avez fait des progrès significatifs en adoptant une plateforme et en optimisant vos flux de travail. La prochaine étape consiste à commencer à mettre en œuvre l'automatisation et l'IA. 

L'IA et l'automatisation joueront un rôle crucial pour améliorer l'efficacité de votre équipe et libérer du temps qui pourra être consacré à des tâches plus utiles.

Tirez parti des outils et des fonctionnalités de votre nouvelle plateforme pour :

• Automatiser les tâches routinières et réduire le travail manuel.
• Utiliser l'IA pour détecter les anomalies et obtenir des informations prédictives

Une remarque s'impose ici : Veillez à ce que votre équipe reçoive la formation et le soutien nécessaires pour tirer pleinement parti de la puissance de l'IA et de l'automatisation. 

Étape 5 : Contrôler et réactualiser

Votre transformation est presque terminée. La dernière pièce du puzzle consiste à s'assurer que vous avez mis en place un système pour contrôler l'efficacité de votre nouvelle plateforme et de vos nouveaux processus. 

Commencez par mettre en place une boucle de retour d'information et obtenez des informations de la part des membres de votre équipe. Écoutez leurs commentaires et mettez en œuvre des changements si cela est possible et nécessaire.

N'oubliez pas que la transformation est un processus continu. Vous devez surveiller et affiner en permanence tous les aspects de votre service, y compris les flux de travail et la technologie, afin de garantir une efficacité et une adaptabilité durables.

Conclusion

Les services comptables sont soumis à une immense pression pour se moderniser tout en apportant des améliorations en termes d'efficacité, de précision et de conformité. Bien que le parcours puisse sembler difficile, il est possible d'atteindre cet objectif en adoptant des plateformes intégrées, en optimisant les flux de travail et en tirant parti de l'IA et de l'automatisation. Suivre le schéma directeur ci-dessus peut aider à simplifier et à rationaliser le processus.