En collaboration avec les anciens comptables qui travaillent aujourd'hui chez FloQast, nous avons décidé de nous pencher sur certains des piliers de la profession comptable.Le rapprochement comptable est l'élément le plus important pour s'assurer que les chiffres de vos documents financiers sont corrects. Mais voilà : le processus de rapprochement n'est pas vraiment enseigné dans les cours de comptabilité. La plupart des gens l'apprennent sur le tas - si tant est qu'ils l'apprennent. Il est tout à fait possible de mener une brillante carrière de comptable et de ne jamais effectuer un seul rapprochement, ni même de participer à une clôture financière.

Qu'est-ce que le rapprochement des comptes ?

Selon Investopedia, la définition du rapprochement des comptes est la suivante : "un processus comptable qui compare deux ensembles de documents pour vérifier que les chiffres sont corrects et concordants. Le rapprochement des comptes confirme également que les comptes du grand livre sont cohérents, exacts et complets". Le rapprochement permet de vérifier l'exhaustivité de vos données financières. La comparaison de deux ensembles de documents comptables n'est peut-être pas une tâche passionnante, mais il s'agit d'une étape clé du processus de rapprochement. Il s'agit pourtant d'une étape clé du processus de clôture et d'un élément essentiel pour garantir l'intégrité des états financiers d'une entreprise. Pour les entreprises qui externalisent leur comptabilité, le rapprochement est un élément essentiel d'une comptabilité de qualité. La base même de la comptabilité en partie double est un rapprochement interne. Chaque écriture doit comporter des débits et des crédits égaux. Les transactions qui ont un impact sur le résultat net de l'entreprise sont réparties entre les comptes du bilan et du compte de résultat. Cela signifie que les écritures de journal qui touchent les comptes du bilan peuvent entraîner un changement dans le compte de résultat. Lorsque tous les comptes du bilan sont réconciliés, vous avez obtenu le résultat net. Heureusement, les comptables d'aujourd'hui bénéficient d'outils d'automatisation et de rapprochement, tels que les logiciels de rapprochement des comptes, qui permettent d'accélérer la tâche fastidieuse du rapprochement transactions. La plupart des systèmes comptables et des ERP disposent de modules intégrés capables d'importer des transactions bancaires et de les comparer aux transactions du système.

Pourquoi faut-il réconcilier les comptes ?

Cela peut sembler évident, mais c'est essentiel pour s'assurer que les enregistrements comptables sont corrects. Le rapprochement des comptes est au cœur du processus de clôture mensuelle. C'est ainsi que nous savons que les données financières sont exactes - ou au moins matériellement correctes - chaque mois. Le rapprochement du bilan permet de s'assurer que le revenu net est correct. Depuis 2006, date de l'entrée en vigueur de la loi Sarbanes-Oxley, les sociétés cotées en bourse sont tenues de mettre en place des contrôles internes suffisants pour éviter les inexactitudes importantes. L'exécution de rapprochements réguliers des comptes du bilan et l'examen de ces rapprochements constituent une forme de contrôle interne. Même si vous n'êtes pas soumis à la loi Sarbanes-Oxley, le fait de réconcilier les comptes - en particulier les comptes de trésorerie - en temps opportun peut contribuer à prévenir la fraude. Nous avons tous entendu parler de petites entreprises qui perdent des dizaines de milliers, voire des centaines de milliers d'euros, à cause de détournements de fonds. Nombre de ces vols auraient pu être stoppés immédiatement si les comptes bancaires avaient été régulièrement rapprochés.

Quelles sont les causes des divergences de rapprochement ?

Il y a quatre raisons principales pour lesquelles les soldes des comptes ne correspondent pas à la documentation sous-jacente : Les différences temporelles, les erreurs, les transactions manquantes et la fraude. Passons-les en revue. Les décalages dans le temps. Il arrive qu'un dépôt ou un paiement enregistré dans votre logiciel comptable ne figure pas sur le relevé bancaire mensuel. Lorsque les chèques papier étaient le principal moyen de paiement des fournisseurs et des employés, le problème était beaucoup plus important. Mais aujourd'hui, la communication quasi instantanée des transactions financières signifie que le délai entre le moment où l'argent quitte un compte et celui où il arrive sur un autre peut se mesurer en minutes ou en heures, et non plus en jours ou en semaines. Les erreurs. Avez-vous déjà transposé des chiffres ou fait un gros doigt sur un nombre ? Cela arrive à tout le monde. Ou peut-être la transaction a-t-elle été effectuée sur le mauvais compte. La feuille de calcul Excel que vous avez utilisée pour calculer l'écriture au journal comporte peut-être une erreur de formule. Ou encore, il peut s'agir d'une erreur de la banque. Certaines de ces situations, voire toutes, se produiront à un moment ou à un autre de la vie de toute entreprise. Mais si vous ne rapprochez pas régulièrement vos comptes, vous risquez de ne pas détecter les erreurs au moment où elles se produisent. Transactions manquantes. Quelle que soit la diligence de l'équipe comptable, il arrive qu'une transaction passe inaperçue. Le rapprochement permet de les repérer. La fraude. C'est celle qui empêche les chefs d'entreprise et les professionnels de la finance et de la comptabilité de dormir. Si certains fraudeurs font preuve d'un véritable génie diabolique pour brouiller les pistes, la plupart des voleurs ne sont pas aussi malins. Une attention particulière aux détails et l'examen des rapprochements par une personne qui ne travaille pas sur le compte en question peuvent permettre de détecter de nombreux cas de fraude.

Les rapprochements bancaires peuvent prévenir les découverts

Supposons que vous ayez été séduit par le dernier modèle de polisseuse widget pour votre entreprise. Le concessionnaire local vous propose un prix spécial, et vous pouvez obtenir cette machine de luxe de 12 000 dollars pour seulement 8 000 dollars aujourd'hui. D'après votre solde bancaire en ligne (qui vous permet de contrôler votre trésorerie, car votre logiciel de comptabilité n'est jamais tout à fait à jour), vous avez 10 000 dollars en banque. Bravo ! Vous signez sur la ligne pointillée et partez avec votre nouvelle polisseuse de gadgets. Plus tard dans la journée, vous recevez un message urgent de votre banque vous informant que votre compte est à découvert de 5 000 dollars. Attendez, quoi ? Vous vous souvenez alors du chèque de 7 000 dollars que vous avez adressé à un fournisseur le mois dernier. Si vous aviez effectué des rapprochements bancaires réguliers, vous auriez su que ce chèque existait et que vous deviez le surveiller. Le rapprochement bancaire peut vous aider à contrôler vos flux de trésorerie afin que vous disposiez de suffisamment d'argent pour couvrir les besoins de votre entreprise.

Comment faire le rapprochement des comptes

Avant d'aborder le processus de rapprochement des comptes, revenons en arrière et réfléchissons au qui, au quoi et au quand du workflow rapprochement.Qui : La meilleure personne est celle qui connaît les types de transactions qui transitent par un compte, mais pas celle qui enregistre ces transactions. Outre l'aspect de contrôle interne lié à la séparation des tâches d'enregistrement et de rapprochement, un regard neuf est le meilleur moyen de détecter les erreurs. Toutefois, dans les très petites organisations, cela peut s'avérer impossible. Quoi : En général, tout compte du bilan présentant un solde significatif doit faire l'objet d'un rapprochement régulier. Un logiciel de rapprochement de comptes comme AutoRec facilite suffisamment le rapprochement pour que chaque compte puisse être rapproché en un clin d'œil - et une partie de ce rapprochement peut être effectuée automatiquement. Au minimum, les comptes de trésorerie, de prêts bancaires et de cartes de crédit doivent être rapprochés régulièrement. Les entreprises qui possèdent plusieurs entités devront réconcilier les transactions intersociétés dans le cadre du processus de consolidation. Quand ? En fonction du volume des transactions, il peut être nécessaire de procéder à des rapprochements mensuels, hebdomadaires, voire quotidiens. Des rapprochements fréquents dans les grands comptes facilitent le rapprochement transactions et permettent de maintenir les soldes des comptes à jour presque en temps réel. Les rapprochements mensuels doivent être effectués dès que possible après la date de clôture.

Les quatre méthodes de base pour le rapprochement des comptes

Saviez-vous qu'il existe plus d'une façon de réconcilier vos documents comptables ? La meilleure méthode dépend du type de compte à rapprocher. Mais pour toutes les méthodes, si vous n'utilisez pas de logiciel de rapprochement, la première étape consistera probablement à importer les transactions comptables de votre ERP ou de votre logiciel de comptabilité dans une feuille de calcul Excel.

Rapprochement avec un relevé bancaire, un relevé de carte de crédit ou un relevé de prêt

C'est ainsi que les soldes de ces comptes sont rapprochés. Un modèle Excel modèle rapprochement bancaire peut vous aider à simplifier ce processus. Le point de départ est toujours le point final du dernier rapprochement. Vérifiez toujours que le rapprochement précédent est toujours d'actualité. Si ce n'est pas le cas, vous devrez remonter dans le temps ou vérifier la piste d'audit pour trouver la ou les transactions qui ont changé. Une fois que vous disposez d'un point de départ solide, examinez les éléments de rapprochement dans les soldes de clôture de la dernière période. Y a-t-il des paiements ou des frais en suspens qui ont été réglés ce mois-ci ? Cochez-les des deux côtés. Ensuite, faites correspondre les écritures du grand livre avec les transactions figurant sur le relevé. Les montants, les dates et les descriptions vous guideront. Cochez les éléments au fur et à mesure que vous les faites correspondre. Le défi est d'autant plus grand qu'il arrive qu'une écriture du grand livre corresponde à deux ou plusieurs écritures d'un relevé bancaire, et vice versa. Ces éléments peuvent apparaître à la fin, lorsque tout le reste a été coché. Enfin, recherchez les transactions qui figurent dans le grand livre, mais pas sur le relevé, et vice versa. Sont-elles correctes ? S'agit-il d'un décalage dans le temps ? Devez-vous enregistrer les frais bancaires ou les intérêts de la carte de crédit dans le grand livre ? Ajoutez et soustrayez ces éléments, le cas échéant, jusqu'à ce que vous parveniez à faire coïncider les deux côtés.

Rapprochement avec l'activité du compte

Les comptes tels que les charges payées d'avance, les produits à recevoir, les charges à payer et certaines créances sont rapprochés en vérifiant les éléments qui composent le solde. Cela peut se faire en comparant les calculs d'une feuille de calcul au solde du compte du grand livre. Un exemple courant dont nous devrions tous nous souvenir dans nos cours de comptabilité est celui de l'assurance payée d'avance. Supposons que la prime d'assurance annuelle de 6 000 $ soit payée le 1er janvier. Cela signifie que 6 000 $/12 = 500 $ de ce solde sont passés en charges chaque mois. Le solde au 30 avril devrait donc être de 6 000 $ - (4 x 500 $) = 4 000 $. Si c'est le montant du compte d'assurance prépayée, vous avez terminé. Si ce n'est pas le cas, vous devrez peut-être passer une écriture de régularisation pour obtenir le bon solde.

Rapprochement avec l'activité du grand livre auxiliaire

Les comptes clients, les comptes fournisseurs, les stocks et les immobilisations peuvent être suivis dans des livres auxiliaires ou des tableaux distincts. Certains systèmes enregistrent toutes les transactions impliquant des liquidités dans un grand livre appelé livre de caisse. Le rapprochement de ces comptes consiste généralement à s'assurer que le solde du livre auxiliaire ou du tableau correspondant correspond au solde du grand livre.

Réconcilier avec une reconduction

Les comptes de capitaux propres sont généralement rapprochés en effectuant une récapitulation. En partant du solde de clôture de la période précédente, on additionne toutes les augmentations et on soustrait toutes les diminutions pour obtenir le solde de clôture.

Maîtriser la réconciliation

Le rapprochement n'est certainement pas l'une des tâches les plus passionnantes qui soient, mais il n'y a rien de tel que de passer des heures - voire des jours - à rapprocher un compte de la bête et à obtenir une concordance parfaite des chiffres. Le rôle clé que joue le rapprochement pour s'assurer que vos chiffres sont corrects signifie que toute personne qui travaille avec des données financières doit maîtriser le processus de rapprochement. Pour une petite entreprise ou un compte avec très peu de transactions, le rapprochement peut ne pas être un défi. En revanche, pour les comptes à fort volume - comme la trésorerie d'une organisation très active - vous pouvez être amené à examiner des milliers de transactions. Faire ce travail manuellement est pour le moins fastidieux et prend du temps, et il est facile de faire des erreurs. De plus, certaines transactions peuvent être scindées d'un côté, mais pas de l'autre.

AutoRec à la rescousse

Au lieu de passer des jours chaque mois à réconcilier les comptes, FloQast AutoRec peut le faire en quelques minutes. AutoRec s'appuie sur l'IA pour réconcilier les transactions, qu'elles soient individuelles, multiples ou multiples. Contrairement à d'autres systèmes de rapprochement, AutoRec n'exige pas que les utilisateurs créent ou maintiennent des règles. Vous pouvez littéralement l'installer en quelques minutes et être opérationnel. De plus, vous pouvez définir des seuils de précision pour déterminer si les transactions doivent correspondre au centime près ou si un écart de 5 % est suffisant. Essayez-le et voyez combien de temps vous pouvez gagner chaque mois.