Qu'est-ce que le processus de clôture de fin de mois ?

La clôture des comptes est une tâche comptable fondamentale, mais si votre équipe redoute le fardeau de la clôture mensuelle, il est probablement temps de trouver une façon plus intelligente et plus rapide de travailler. Avec les bonnes données, les bons outils logiciels et la bonne expertise, les Directeurs financiers peuvent réduire ou même éliminer le travail manuel fastidieux de la clôture. la vie de leurs employésIls peuvent ainsi faciliter la vie de leurs employés et faire un pas vers un avenir numérique plus rapide et plus efficace.

Pour libérer le potentiel de l'automatisation des logiciels, vous devez d'abord comprendre les causes de vos problèmes de clôture et les stratégies d'intégration technologique qui vous aideront à les résoudre. Aidez votre entreprise à faire ses premiers pas vers une clôture rationalisée et automatisée grâce à notre guide.

Clôture en fin de mois : Vue d'ensemble

Qu'est-ce que la clôture de fin de mois ?

La clôture de fin de mois est le processus par lequel les entreprises vérifient, ajustent et finalisent leurs chiffres financiers pour le mois en cours - essentiellement la clôture des comptes avant le début de la période comptable suivante.

La clôture mensuelle comprend une série d'étapes, notamment la saisie, l'examen et la documentation des transactions et des dépenses, qui doivent être achevées avant une date limite. L'entreprise peut alors utiliser les données de clôture finalisées à partir de ce point pour suivre ses performances financières d'un mois à l'autre - une tâche qui serait impossible si les factures et les transactions concernées n'étaient pas enregistrées de manière précise et en temps voulu, ou si des informations importantes des mois précédents n'étaient pas finalisées, et étaient constamment mises à jour ou modifiées.  

Une fois finalisés, les chiffres de la clôture mensuelle peuvent être transférés dans une entrée de bénéfices non distribués dans le bilanet enregistrés de façon permanente pour refléter l'ensemble de l'activité financière depuis la création de l'entreprise.

Importance pour l'information financière

Compte tenu de ces facteurs, la clôture mensuelle est essentielle à la performance de l'entreprise en matière d'information financière. En garantissant que les chiffres financiers restent fiables, stables et précis d'un mois à l'autre, la clôture facilite la production d'états financiers complets et opportuns qui, à leur tour, aident la direction générale à mesurer les progrès accomplis dans la réalisation des objectifs, à prévoir les flux de trésorerie et à prendre d'autres décisions importantes pour l'avenir.  

Pour maintenir un niveau élevé de reporting, les équipes comptables doivent optimiser leur processus de clôture, en éliminant autant que possible les inefficacités et les retards, en s'adaptant aux changements du paysage réglementaire et en saisissant les opportunités créées par les progrès de la technologie comptable.

Clôture mensuelle Étapes clés

Le processus de clôture comprend les étapes suivantes :

Étape 1 - Clôture des comptes de produits vers le Sommaire des revenus : le Sommaire des revenus est un compte temporaire utilisé au cours du processus de clôture. Dans cette première étape, les soldes de tous les comptes de produits sont transférés vers le compte de résultat.

Étape 2 - Clôturer les comptes de dépenses dans le Sommaire des revenus : Une fois les dépenses clôturées dans le Sommaire des revenus, le solde de ce compte correspond au revenu net de la période.

Étape 3 - Clôturer la synthèse des revenus avec les bénéfices non distribués : Étant donné que l'état récapitulatif des revenus est un compte temporaire, ce solde doit être clôturé dans les bénéfices non distribués afin de suivre les bénéfices cumulés de l'entreprise.

Etape 4 - Clôturer les dividendes en bénéfices non distribués : Les distributions en espèces ou les dividendes versés aux propriétaires au cours de la période doivent être imputés aux bénéfices non distribués afin que le solde reflète les bénéfices que l'entreprise conserve pour ses besoins futurs.

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Organigramme de clôture de fin de mois

Les étapes exactes du processus de clôture mensuelle varient généralement d'une entreprise à l'autre, en fonction du type de comptes et de transactions qui composent ses données financières. Toutefois, le processus peut être organisé autour des activités clés suivantes, représentées dans l'organigramme ci-dessous :

Comment effectuer une clôture de fin de mois ?

L'un des principes fondamentaux principes comptablesLa clôture des comptes est le processus de vérification et d'ajustement des soldes de fin de mois afin de préparer des rapports qui reflètent les performances réelles de l'entreprise sur une période donnée. La clôture des comptes est un élément essentiel du cycle comptable et sert de point de démarcation pour les transactions : elles ont lieu soit avant, soit après la date de clôture. Ce point d'arrêt est créé en mettant à zéro les soldes des comptes du compte de résultat afin que ces comptes puissent repartir à zéro pour la période suivante.

Les comptes du compte de résultat sont temporaires : ils recueillent des données pour une période spécifique, qu'il s'agisse d'un mois, d'un trimestre ou d'une année. À la fin de cette période, les soldes des comptes de produits et de charges sont transférés aux bénéfices non distribués dans le bilan. Au bilan, les comptes de produits et de charges sont transférés aux bénéfices non répartis. bilanAu bilan, les comptes sont permanents et reflètent donc l'ensemble de l'activité financière de l'entité depuis sa création.

Le processus de clôture comporte quatre étapes spécifiques :

Étape 1 : Fermer les comptes de recettes dans la synthèse des revenus

Le sommaire des revenus est un compte temporaire utilisé pendant le processus de clôture. Tout d'abord, les soldes de tous les comptes de recettes sont transférés dans le Sommaire des recettes.

Étape 2 : Fermer les comptes de dépenses dans la synthèse des revenus

Une fois les dépenses clôturées dans le Sommaire des revenus, le solde de ce compte est le revenu net de la période.

Étape 3 : Fermer la synthèse des revenus aux bénéfices non distribués

Étant donné que la synthèse des revenus est un compte temporaire, ce solde doit être clôturé dans les bénéfices non distribués afin de suivre les bénéfices cumulés de l'entreprise.

Étape 4 : Clôture des dividendes dans les bénéfices non distribués

Les distributions en espèces ou les dividendes versés aux propriétaires au cours de la période doivent être imputés aux bénéfices non distribués afin que le solde reflète les bénéfices que l'entreprise conserve pour ses besoins futurs.

Combien de temps dure une clôture de fin de mois ?

Grâce à la technologie, le rapprochement est de plus en plus rapide, selon les enquêtes de Ventana Research. En 2014, 58 % des entreprises interrogées ont mis sept jours ou plus pour conclure un contrat, et 28 % ont eu besoin de onze jours ou plus. Seules 29 % d'entre elles concluaient dans les quatre jours. Mais dans leur enquête de 2019, seulement 49% avaient besoin de sept jours ou plus, et près de la moitié (46%) clôturaient en quatre jours. Soixante et un pour cent clôturaient dans les six jours.

Ces chiffres sont un peu plus rapides que ceux de l APQC en 2018, où la clôture médiane de 2 300 organisations était de 6,4 jours. Les 25 % les plus performants de cette enquête clôturaient en 4,8 jours ou moins, tandis que les 25 % les moins performants avaient besoin de 10 jours ou plus.

Pour conclure plus rapidement, il faut parfois faire un compromis entre vitesse et précision. un compromis entre vitesse et précision. L'utilisation d'estimations plutôt que de calculs exacts peut permettre de gagner des heures, voire des jours, sur la clôture. Dans de nombreux cas, ces estimations ne diffèrent pas sensiblement des données réelles. Toutefois, au moment de la clôture de l'exercice, les chiffres réels devront être déterminés. Cela signifie que la clôture de l'exercice prendra probablement au moins un ou deux jours de plus.

Chaque mois, la pression est forte pour que les comptes soient bouclés le plus rapidement possible. Les chefs d'entreprise et les cadres utilisent les données financières du mois précédent comme point de départ pour prendre des décisions commerciales pour le mois à venir. Ainsi, plus vite ils obtiennent les chiffres définitifs, plus vite ils peuvent voir ce qui a fonctionné le mois dernier et ce qui n'a pas fonctionné, afin de commencer à apporter des changements pour le mois en cours.

Meilleures pratiques pour un processus de clôture de fin de mois

Outre l'élaboration d'un plan et d'un workflow fin de mois bien pensés, nous allons passer en revue certaines bonnes pratiques qui peuvent contribuer à ce que vos processus de fin de mois se déroulent le plus harmonieusement possible.

1. Fixez un objectif. Votre organisation respecte-t-elle le délai moyen de clôture de 6,4 jours ? Que votre processus prenne plus de temps ou que vous le fassiez en moins de temps, fixez-vous l'objectif de gagner un jour le mois prochain ou le trimestre suivant.
2. Ne sacrifiez pas la qualité à la rapidité. La clôture des comptes peut prendre beaucoup de temps, et s'il est bon d'avoir pour objectif de réduire le temps nécessaire à la clôture, il ne faut jamais rogner sur les coûts. Vous risquez de commettre des erreurs, voire de passer à côté de signes de fraude.
3. Organisez une réunion préalable à la clôture. Réunissez votre équipe pour une réunion préalable à la clôture afin de discuter de votre programme et de votre calendrier. Veillez à ce que chacun sache quelles sont les tâches qui lui incombent. C'est également le moment de discuter des problèmes survenus lors de la clôture du mois dernier et d'élaborer un plan pour les atténuer, si possible.
4. Automatiser dans la mesure du possible. La technologie peut rationaliser un grand nombre de tâches manuelles et chronophages liées à la clôture du mois. Profitez donc des outils qui vous aident à collecter les données en temps réel, à rapprocher les comptes et à effectuer des calculs pour accélérer le processus tout en évitant les erreurs.

Défis courants dans un processus de clôture de fin de mois

Pour de nombreuses équipes comptables, contrôleurs de gestion et Directeurs financiers, la clôture de fin de mois est synonyme de longues heures de travail et de stress supplémentaire. Après tout, les responsabilités quotidiennes ne sont pas mises en veilleuse pendant la clôture - on attend de vous que vous vous occupiez des deux.

L'identification des défis courants dans le processus est la première étape pour éliminer (ou au moins minimiser) les maux de tête que la clôture de fin de mois peut entraîner. L'une des situations suivantes vous semble-t-elle familière ?

• Les membres de l'équipe ne savent pas ce qui doit être fait.
• Les responsables ne connaissent pas l'état d'avancement des différentes tâches.
• Les documents justificatifs se trouvent dans les courriels des personnes, sur leur disque local ou ne sont pas organisés correctement dans un disque partagé.
• Les rapprochements de comptes et autres documents de travail et feuilles de calcul Excel contiennent des erreurs parce que quelqu'un a modifié la balance générale des comptes.

Tous ces problèmes peuvent être résolus grâce à un logiciel de gestion des clôtures.

Comment clôturer un mois dans QuickBooks ?

Lorsque vous définissez la date de fin d'exercice dans Intuit QuickBooks, le programme met automatiquement à zéro tous les comptes de produits et de charges et transfère le solde du bénéfice net aux bénéfices non répartis à la fin de l'exercice. Il semble donc que vos comptes soient clôturés pour l'année, mais il ne s'agit pas d'un processus de clôture formel. Il s'agit simplement d'une réinitialisation de la comptabilité pour l'année suivante. Toute personne ayant accès à votre fichier QuickBooks peut y aller et modifier quelque chose au cours du mois ou de l'année précédente, et vous pourriez ne pas vous en rendre compte jusqu'à ce qu'il soit temps pour votre CPA de préparer votre déclaration d'impôts.

Pour de nombreuses petites entreprises, la clôture formelle de fin d'année peut suffire. Mais les entreprises à croissance rapide et aux objectifs ambitieux peuvent avoir besoin d'établir la cadence d'un processus de clôture mensuel afin que les décideurs disposent d'une base de référence fiable pour la stratégie future.

Une bonne pratique consiste à clôturer officiellement les comptes en suivant la procédure suivante en quatre étapes et à inclure un mot de passe pour graver les chiffres dans le marbre.

Étape 1 : Examinez vos comptes

Connectez-vous à QuickBooks en tant que maître ou administrateur de l'entreprise. Effectuez toutes les tâches figurant dans la liste de contrôles ci-dessus. Une fois que tous les chiffres sont connus, vous êtes prêt à clôturer les comptes. Le processus est légèrement différent selon que vous utilisez QuickBooks Desktop ou QuickBooks Online, c'est pourquoi nous étudierons ces processus de clôture séparément.

Étape 2 : Clôture des comptes dans QuickBooks Online

1. Allez dans Paramètres (la roue dentée dans le coin) et sélectionnez Comptes et paramètres.
2. Sélectionnez l'onglet Avancé.
3. Dans la section Comptabilité, sélectionnez Modifier.
4. Cochez la case Fermer les livres.
5. Saisir une date de clôture.
6. Sélectionnez l'option "Autoriser les modifications après avoir consulté un avertissement et saisi un mot de passe" si vous souhaitez exiger un mot de passe avant de pouvoir modifier la période clôturée. Cette option est fortement recommandée.

Étape 3 : Fermez vos livres dans QuickBooks Desktop :

1. Dans le menu Édition, choisissez Préférences.
2. Dans l'onglet Préférences de l'entreprise, cliquez sur Définir la date/le mot de passe.
3. Saisissez la date de clôture.
4. Sélectionnez l'option "Autoriser les modifications après avoir consulté un avertissement et saisi un mot de passe" si vous souhaitez exiger un mot de passe avant de pouvoir modifier la période clôturée. Cette option est fortement recommandée.

Comment clôturer un mois dans NetSuite ?

Comme de nombreux progiciels de gestion intégrés, le progiciel de gestion intégré NetSuite dispose d'un processus de clôture formel. La liste de contrôles intégrée de clôture de période de NetSuite comprend toutes les étapes qui doivent être accomplies avant qu'une période puisse être clôturée, mais comme la plupart des choses en comptabilité, ce n'est pas aussi simple que de cocher des cases sur une liste de choses à faire.

Après avoir effectué toutes les tâches de la liste de contrôles ci-dessus pour vous assurer que vos chiffres sont clairs, vous pouvez lancer le processus. Tout d'abord, allez dans Configuration > Comptabilité > Gérer les périodes comptables et sélectionnez la période que vous souhaitez clôturer. La liste de contrôles Period Close s'affiche alors. NetSuite exige que ces étapes soient cochées dans un ordre spécifique. En fonction de votre organisation et de ses processus commerciaux, il se peut que vous trouviez qu'il est préférable de les effectuer dans un ordre légèrement différent.

Examinons ces éléments un par un.

1. Verrouiller les comptes clients. Les trois premiers éléments de cette liste - Verrouiller les comptes clients, Verrouiller les comptes fournisseurs et Verrouiller tout - doivent être exécutés avant toute autre étape. Avant de pouvoir verrouiller les comptes clients, les chiffres des ventes et des recettes doivent être finalisés. Cela signifie que toutes les factures doivent être émises et que tous les calculs pour la reconnaissance des revenus doivent être terminés.
2. Verrouiller les comptes fournisseurs. Une fois que toutes les factures fournisseurs ont été soumises à la comptabilité fournisseurs pour paiement, les comptes fournisseurs peuvent être verrouillés. Si des factures importantes sont reçues après la date limite de traitement, la plupart des entreprises comptabiliseront ces dettes par le biais d'une écriture au journal qui sera annulée au cours de la période suivante.
3. Verrouiller tout. Cette étape permet de verrouiller le grand livre. Auparavant, l'équipe comptable doit enregistrer toutes les écritures récurrentes et standard. Une fois le grand livre verrouillé, aucune autre écriture ne peut être enregistrée.
4. Résoudre les incohérences entre la date et la période. NetSuite permet de clôturer des périodes avec des divergences entre la date et la période, mais cela peut entraîner des problèmes de reporting financier. Assurez-vous que tout décalage est approprié et voulu.
5. Examiner l'inventaire négatif. Cela indique généralement un problème de processus qui doit être résolu. Dans le cas contraire, le coût des marchandises vendues sera calculé à zéro. La mise en place d'une recherche sauvegardée pour rechercher les éléments de stock négatif bien avant la fin de la période peut faire gagner du temps lors de la clôture.
6. Examiner la comptabilité analytique des stocks. Cela permet de s'assurer que tous les coûts d'inventaire ont été pris en compte. Il s'agit là d'un autre domaine où une recherche sauvegardée peut vous faire gagner du temps en fin de mois.
7. Examiner l'activité des stocks. Des fluctuations anormales des stocks peuvent indiquer un problème de processus. Les recherches enregistrées peuvent vous aider à identifier les problèmes et à les résoudre avant qu'ils n'explosent.
8. Créer des ajustements inter-sociétés. À cette étape, les dépenses sont réparties entre les sociétés consolidées. L'équipe financière doit évaluer si NetSuite doit automatiquement créer des journaux d'ajustements inter-sociétés.
9. Réévaluer les soldes ouverts en devises étrangères. Les GAAP exigent que les soldes en devises étrangères soient réévalués au taux en vigueur à la fin de la période.
10. Calculer les taux de change consolidés. Si vous vous trouvez dans un environnement NetSuite OneWorld avec des filiales ayant des devises de base différentes, NetSuite tient à jour une liste de taux de change consolidés.
11. Éliminer les transactions intersociétés. Sur une base consolidée, seules les transactions avec le monde extérieur doivent apparaître. Les transactions entre les sociétés mères et les filiales doivent donc être éliminées.
12. Clôturer la période. Enfin, lorsque toutes les étapes ci-dessus ont été réalisées, les livres peuvent être clôturés. Une fois cette étape franchie, personne ne peut plus apporter de modifications au grand livre.

Une fois les comptes clôturés pour le mois, toute modification nécessitera le déblocage de la période concernée. Cela peut se produire si quelque chose a été oublié ou si votre expert-comptable recommande des écritures d'ajustement. Pour débloquer une période, allez dans Configuration > Comptabilité > Gérer les périodes comptables et affichez la liste de contrôles pour la période que vous souhaitez rouvrir. Après avoir cliqué sur la flèche verte de la ligne Fermer, cliquez sur le bouton Rouvrir la période. Une boîte de dialogue s'ouvre alors pour demander une justification de la réouverture d'une période clôturée. Après avoir effectué vos modifications, vous devrez répéter le processus de clôture pour toutes les périodes que vous avez dû ouvrir pour effectuer ces modifications.

Comment clôturer un mois dans Sage Intacct ?

Le processus de clôture mensuelle dans Sage Intacct est simple, à condition que vous ayez effectué toutes les tâches de la liste de contrôles ci-dessus. Vous devrez également résoudre les transactions qui posent problème. Il s'agit notamment des transactions à l'état de brouillon ou en attente d'approbation. Si vous avez des transactions récurrentes, celles-ci échouent parfois lorsqu'une modification est apportée au système ; vous devrez donc vérifier qu'elles ont toutes été effectuées correctement. Une fois que tout est correct, il n'y a plus qu'une étape à franchir :

• Fermer les livres
  • Sous Grand livre > Livres > Fermer.

Si vous avez besoin de rouvrir les livres plus tard, c'est également très simple. Pour ouvrir les livres dans Intacct, allez dans Grand livre > Tous > Livres > Ouvrir. Choisissez l'entité et la période que vous souhaitez ouvrir. Dans cette fenêtre, vous avez également la possibilité d'ouvrir les livres auxiliaires pour AR, AP, Cash Management, Time & Expenses, ou de les laisser fermés. Cliquez sur Ouvrir et les livres seront ouverts. Veillez à refermer les livres après avoir effectué vos modifications afin que personne d'autre ne puisse modifier par inadvertance une période clôturée.

Préparez vos chiffres avant la clôture de la vente

Mais il y a beaucoup à faire avant que ces quelques écritures de clôture puissent avoir lieu. Les comptes du bilan doivent être rapprochés. Les rapprochements bancaires doivent être liés aux soldes à la date de clôture. Les charges à payer doivent être comptabilisées. La comptabilisation des produits pour la période doit être réglée. Les immobilisations doivent être mises à jour. Les écritures de journal pour la dépréciation et l'amortissement doivent être calculées et comptabilisées. Les transactions inter-sociétés doivent être éliminées. Les produits différés doivent être reclassés. En fonction de votre organisation, vous devrez peut-être procéder à des ajustements, des affectations et des régularisations supplémentaires. Toutes ces étapes doivent faire partie de vos procédures comptables habituelles.

La plupart des équipes comptables utilisent une sorte de liste de contrôles fin de mois et disposent d'un processus de clôture de fin de mois. D'un côté, on trouve les comptables, les contrôleurs et les Directeurs financiers qui gardent tout dans leur tête et utilisent de nombreux processus manuels. Cela peut fonctionner pendant un certain temps, mais au fur et à mesure que le service comptable se développe, ce processus peut devenir un véritable chaos. Les connaissances tribales abondent et les tâches peuvent être facilement négligées, surtout si une personne clé est absente pendant quelques jours.

À l'autre bout du spectre, on trouve les équipes comptables qui suivent un processus bien pensé et optimisé avec des listes de contrôle interactives, des outils de workflow et qui tirent parti de toute l'automatisation possible. Ces équipes utilisent tout ce que leur système comptable a intégré, plus quelques outils supplémentaires comme FloQast.

Quelle que soit la position de votre équipe, une liste de contrôles complète comprenant l'ensemble des processus et des missions est indispensable pour rationaliser le processus de clôture. Dans l'idéal, votre liste de contrôles devrait faciliter la permutation des tâches entre les membres de l'équipe afin que le processus se poursuive efficacement.

Clôturer les comptes comme un pro

Maintenant que vous avez défini le processus général de fin de mois, vous pouvez commencer à répartir les tâches entre les membres de votre équipe. En commençant par une liste de contrôles complète peut vous aider à optimiser vos processus afin d'accélérer la clôture. En gardant à l'esprit que bon nombre de ces tâches doivent être accomplies de manière séquentielle, vous pourrez peut-être accélérer la clôture en accomplissant certaines tâches pendant la période en cours et en n'attendant pas la fin de la période pour commencer. N'oubliez pas que plus vite vous clôturerez les comptes, plus vite vous pourrez faire des choses intéressantes en comptabilité.

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