Comment se préparer à l'audit de fin d'année ?

Une année intéressante s'achève et il est temps de respirer profondément - et de savourer un ou deux cocktails... si c'est votre truc.

Oh, attendez, il y a encore une chose : n'oubliez pas de vous préparer à l'audit de fin d'année. 

Le processus d'audit peut sembler effrayant, mais ne vous inquiétez pas. Tous les efforts que vous avez déployés pour clôturer l'année seront également pris en compte lors de l'audit annuel. Voyons ce qu'est l'audit de fin d'année, comment il fonctionne et ce que vous pouvez faire pour le rendre un peu plus facile à gérer. 

Qu'est-ce que l'audit de fin d'année ?

Tout d'abord, un rappel. Lors de l'audit de fin d'année, une équipe d'audit externe vient examiner et vérifier vos documents financiers. L'audit externe renforce la crédibilité de votre entreprise et vous aide à identifier les problèmes qui n'ont pas été détectés au cours de l'année. Si votre entreprise est publique, la loi vous oblige à procéder à des audits externes, mais même les entreprises privées peuvent en bénéficier.

Pourquoi l'audit est-il nécessaire ?

Je suis sûr que votre entreprise a mis en place des contrôles internes et que votre conseil d'administration travaille dur pour s'assurer que tout va bien. Votre propre personnel comptable peut procéder à un audit financier interne, mais un audit externe reste nécessaire, même s'il n'est pas obligatoire. 

Pourquoi ? Les auditeurs adoptent un point de vue différent et passent vos états financiers au peigne fin. Les cabinets d'audit sont très expérimentés dans ce travail spécialisé et identifient souvent des fraudes dont l'entreprise n'était pas consciente. Leur expertise en matière de réglementation et de normes financières peut aider à identifier des fraudes ou des erreurs que les équipes internes pourraient facilement manquer. Ces audits externes constituent un moyen objectif d'obtenir une évaluation indépendante de vos systèmes et pratiques financiers. Ils contribuent à accroître la transparence tout en renforçant les efforts de prévention de la fraude. Réduisez les risques de malversations financières en mettant en œuvre les contrôles internes appropriés (tels que la séparation des tâches et les rapprochements réguliers). Les stratégies de détection, y compris l'analyse des données et la surveillance continue des transactions, réduisent encore davantage les risques de problèmes.

Et, bien entendu, un audit externe protège également les actionnaires contre d'éventuelles fraudes dissimulées par le PDG ou le Directeur financier (ce qui s'est malheureusement produit plus d'une fois). Tant que vous faites les choses correctement, l'audit est en fait un processus positif qui vous protège et donne à votre entreprise plus de crédibilité auprès du public. 

Quelle est la procédure d'audit, étape par étape ?

Les cabinets comptables spécialisés dans l'audit suivent généralement un processus en six étapes :

Demande d'information

La procédure d'audit commence par la demande de documents et d'informations financières. La plupart de ces documents devraient déjà être prêts et accessibles après votre rapport financier de fin d'année. Pour rationaliser cette phase initiale, les auditeurs utilisent souvent des listes de demandes d'audit, qui détaillent les documents et données spécifiques nécessaires à leur examen. La fourniture de cette liste permet à votre équipe de se préparer à l'avance, évitant ainsi toute précipitation de dernière minute.

Les calendriers aident également votre personnel et les auditeurs à s'aligner sur les délais et les échéances. Ensemble, ces outils organisent le processus d'audit et contribuent à instaurer des relations de travail plus harmonieuses entre votre entreprise et l'équipe d'audit.

Planification de l'audit

L'équipe d'audit examinera vos documents et établira un plan d'audit basé sur les domaines présentant le plus de risques. Elle déterminera ce qui doit être examiné et établira l'étendue de l'audit. Tout cela se déroule avant même que vous ne voyiez les auditeurs dans votre bureau. 

Réunion d'ouverture

Ensuite, les auditeurs tiendront une réunion d'ouverture avec votre équipe afin de faire connaissance et de clarifier exactement ce qui va se passer. Ils doivent savoir qu'ils disposent des documents nécessaires et que vous aurez le personnel nécessaire pour soutenir l'audit pendant la période prévue. 

Travail sur le terrain

C'est à ce stade que l'équipe d'audit commence son travail sur le terrain. Elle recueille des informations, vérifie les données financières et interroge les membres de votre équipe pour confirmer ses conclusions.  

Réunion de clôture

Une réunion de clôture sera organisée pour faire le point sur l'audit et régler les questions en suspens. Un projet de rapport peut être prêt à ce moment-là. 

Rapports

Le rapport final sera rédigé par l'équipe d'audit une fois qu'elle aura terminé l'audit et quitté votre bureau. 

Comment se préparer à l'audit de fin d'année ?

Alors, que pouvez-vous faire pour rendre l'audit de fin d'année moins pénible? Enormément !

Le processus d'audit est essentiellement désagréable parce qu'il impose des exigences supplémentaires à une équipe comptable déjà stressée et parce qu'il peut être long et frustrant de rassembler toutes les informations demandées par les auditeurs. Vous pouvez minimiser les effets négatifs en rationalisant vos processus comptables et en vous préparant à l'avance. 

Alors que l'exercice fiscal se termine, il est toujours bon de se rappeler que l'année prochaine sera marquée par un audit. Ce n'est pas une surprise, vous avez donc le temps de planifier à l'avance et de mettre les choses en ordre pour que le processus d'audit soit plus rapide et plus facile. 

Préparer l'audit chaque mois

Tout commence par une clôture mensuelle et annuelle efficace et sans heurts. Lorsque vous suivez un bon processus de clôture mensuelle, vous disposez d'une trace écrite solide et de chiffres plus précis. C'est un bon point de départ pour un audit externe. En respectant les normes comptables et en veillant à ce que vos balances de vérification soient réellement équilibrées (et en réglant les problèmes en cours de route), vous n'arriverez pas à l'audit avec une accumulation de problèmes. 

Vous devez vous assurer que votre clôture de fin d'année est bien effectuée et que tout est en ordre au moment de l'audit. Vous voulez que votre bilan soit équilibré, que vos rapprochements soient terminés et que toutes vos écritures de clôture soient prêtes à être passées. Il n'y a pas de meilleure façon d'aborder un audit externe que de commencer par une excellente clôture de fin d'année, fondée sur d'excellentes clôtures mensuelles tout au long de l'année. 

La technologie facilite votre travail

Les bons outils peuvent faciliter votre audit (et vous faire gagner du temps lors de chaque clôture mensuelle). Par exemple, un logiciel de clôture financière et une liste de contrôles de fin d'annéepeuvent s'avérer utiles pour tout garder en un seul endroit. 

Lorsque vous pouvez identifier qui a effectué un certain rapprochement ou qui était responsable d'une certaine écriture de journal, il est beaucoup plus facile de rassembler des informations pour l'audit. Le fait que les informations soient accessibles dans le cloud facilite également le partage des pièces justificatives et des documents avec une équipe externe, ce qui peut faire gagner beaucoup de temps et éviter bien des maux de tête. 

N'attendez pas la dernière minute

Le plus gros problème de l'audit est le manque de temps. Comme n'importe quel expert-comptable peut vous le dire à propos de la période des impôts, elle est beaucoup moins pénible si vous vous préparez bien avant la date d'échéance. Tout d'abord, assurez-vous d'avoir tout ce qu'il faut pour la clôture de l'exercice. Ensuite, adressez-vous dès que possible à votre équipe d'audit pour obtenir une liste des besoins PBC (fournis par le client). Il s'agit des documents justificatifs dont l'équipe d'audit a besoin de votre part, et elle sait généralement de quoi il s'agit avant de vous les demander. En obtenant la liste à l'avance, vous vous donnerez plus de temps pour rassembler les documents et vous éviterez d'être pris au dépourvu. Enfin, assurez-vous que tous vos documents financiers sont solides. Mettez à jour les données relatives à vos fournisseurs et rapprochez tous les états financiers pour faciliter le déroulement de l'audit. 

En étant proactif lors de votre prochain audit de fin d'année, vous pouvez éliminer une grande partie du stress et réduire le nombre de jours pendant lesquels votre service comptable est perturbé.