Clôturer en force : meilleures pratiques pour une clôture de fin d'année rationalisée et efficace

Et juste comme ça, c'est à nouveau cette période de l'année. Les cadeaux sont (pour la plupart) emballés, les projets de fêtes sont (quelque peu) consolidés et les résolutions du Nouvel An se répandent (oui, passons à « percolation », pour l'instant). Mais, comme tous les comptables le savent, ce faste de fin d'année ne signifie qu'une chose : clôture de fin d'année et l'audit annuel est à venir.

Compte tenu de tout le travail acharné et des sacrifices généralement associés à ce processus, il peut être facile de l'oublier, mais la clôture de l'année est une période critique pour les équipes comptables. Alors que les autres départements se tournent vers les objectifs de l'année prochaine, l'équipe comptable doit terminer l'année dernière et s'assurer que les gestionnaires, les investisseurs, les régulateurs, les auditeurs et les autres parties prenantes disposent de données financières exactes.

Si vous le dites ainsi, cette période de l'année peut sembler moins stressante et plus... stimulante ?

Mets-moi au poste d'entraîneur ; je suis prêt à jouer.

Jetons un coup d'œil à quelques bonnes pratiques qui peuvent vous aider à clôturer l'année avec succès et à préparer l'audit de fin d'année.

L'Early Bird

L'un des aspects les plus difficiles de la fin d'année est le manque de temps. Dès la fin des fêtes, l'équipe comptable doit terminer la fin de l'année, émettre des W-2 et des 1099 et planifier l'audit de fin d'année, sans oublier de commencer à la clôture mensuelle de janvier.

(Si vous cherchez une assez bonne explication pour vos amis et votre famille qui ne comprennent pas pourquoi le premier trimestre de l'année est si stressant)

Idéalement, la planification de clôture de fin d'année devrait commencer des mois avant le 31 décembre. Vers le mois de septembre, revoyez le calendrier des vacances de fin d'année, confirmez les plans de vacances du personnel et commencez à planifier votre calendrier de fermeture. C'est vraiment là qu'il faut avoir une solution hyperefficace clôture de fin de mois est très pratique. Bien sûr, il facilite la gestion du processus de clôture mensuelle, mais elle peut également minimiser le manque de temps généralement associé à la clôture de fin d'année en préparant l'équipe tout au long de l'année.

Établissez une liste de contrôle principale

Une liste de contrôle robuste et complète est essentielle pour vous assurer que vous disposez d'un flux de travail étape par étape et que rien ne passe entre les mailles du filet. Cela peut également vous aider à garder le cap en déterminant qui est responsable de quelles tâches et en fixant des délais pour respecter le calendrier.

Quelle liste de contrôle serrée, demandez-vous ? Commencez par notre gamme personnalisable liste de contrôle de clôture de fin de mois. Adaptez-le à votre organisation en vous renseignant auprès de chaque membre de l'équipe impliqué tout au long du processus de clôture. Il y a de fortes chances qu'ils aient déjà créé leurs propres listes de tâches individuelles. Vous pouvez donc regrouper ces listes distinctes en une seule liste principale et l'affiner.

Planifiez votre inventaire de fin d'année

Si l'inventaire représente une part importante de votre activité, vous devrez effectuer un comptage de fin d'année de votre inventaire physique. Bien qu'un inventaire physique puisse être un processus très manuel et fastidieux, les audits externes l'exigent généralement. Il peut également fournir des informations sur l'amélioration de vos opérations et de vos contrôles internes.

Planifier à l'avance permet de minimiser les perturbations et de faciliter le décompte. Par exemple, avant de commencer le comptage, pensez à vous débarrasser des articles obsolètes de votre inventaire. Vous pouvez également préparer des étiquettes prénumérotées pour identifier le numéro de pièce et l'emplacement, avec un espace pour ajouter la quantité et la personne effectuant le comptage.

Si vous avez recours à un auditeur externe, il peut être nécessaire qu'il soit présent lors de l'inventaire physique. Coordonnez donc le moment du décompte avec votre équipe d'audit.

Passez en revue les actifs fixes

Effectuez une vérification de fin d'année de vos actifs immobilisés pour vous assurer de pouvoir tout comptabiliser dans votre calendrier d'immobilisations. Assurez-vous d'avoir comptabilisé tous les achats et toutes les dispositions qui ont eu lieu au cours de l'année et identifiez tout actifs immobilisés qui ne sont plus utilisés et qui doivent être retirés.

Récapitulation de vos recs

Cela peut être simple, mais assurez-vous que toutes les transactions sont enregistrées pour l'année. Vous devrez peut-être rechercher des factures égarées ou faire un suivi auprès des fournisseurs pour retrouver les factures récurrentes. Des trucs amusants.

Ensuite, assurez-vous que votre solde d'essai est équilibré et des rapprochements complets pour tous les comptes de bilan — pas seulement votre relevés bancaires et relevés de cartes de crédit.

Les rapprochements sont l'une des étapes les plus essentielles dans le processus de clôture, car ils garantissent l'intégrité des états financiers de l'entreprise et contribuent à préparer un audit sans heurts. Si vous constatez des divergences de rapprochement, vous avez le temps de procéder à des ajustements avant de clôturer officiellement l'année précédente et de publier des états financiers.

Ajustement des entrées de journal après la fin de l'année

Parfois, les équipes comptables peuvent avoir besoin de procéder à plusieurs ajustements de fin d'année. Voici quelques exemples :

• Accumuler les salaires, les services publics, les impôts et autres dépenses
• Revenus accumulés qui ont été gagnés mais non facturés
• Reconnaissant dépréciation et amortissement sur les actifs immobilisés
• Ajustement des comptes de dépenses prépayées et de revenus différés en fonction de leurs rapprochements de fin d'année
• Reclassification d'une partie de votre dette à long terme en dette à court terme

Passez en revue les chiffres

Une fois que vous avez enregistré toutes les transactions, rapproché tous les comptes et enregistré les écritures de journal nécessaires, effectuez un examen analytique des états financiers de fin d'année. Le Contrôleur ou DIRECTEUR FINANCIER devrait examiner le bilan, le compte de résultat et l'état des flux de trésorerie et les comparer à l'année précédente pour voir s'il y a quelque chose d'étrange.

Ce processus peut identifier certaines erreurs ou des ajustements supplémentaires qui doivent être effectués. Par exemple, si vos comptes clients sont élevés par rapport à l'année dernière, vous devrez peut-être radier certains comptes irrécouvrables. Ou des variations importantes dans un compte de dépenses en particulier peuvent indiquer qu'une transaction a été mal codée.

Bloquer l'année précédente

Une fois que vous avez effectué les ajustements nécessaires, verrouillez les chiffres de l'année précédente. Cela garantit que personne ne peut modifier par inadvertance les documents financiers de l'année précédente.

Ne vous inquiétez pas, si vous avez légitimement besoin de traiter une transaction au cours de l'année précédente, c'est possible. Il se peut que vous deviez simplement saisir un mot de passe ou modifier un paramètre. Mais le verrouillage de vos numéros empêche les modifications non autorisées et élimine le processus long et fastidieux qui consiste à détecter les erreurs lorsqu'un utilisateur saisit une information au mauvais moment.

Obtenez une liste PBC auprès de vos auditeurs

Contactez votre équipe d'audit pour connaître ses Liste PBC (fournie par le client). Il s'agit des pièces justificatives que l'équipe d'audit a besoin de vous. Obtenez la liste le plus tôt possible et vous aurez plus de temps pour rassembler les documents dont ils ont besoin.

Si vous avez suivi les meilleures pratiques décrites ci-dessus, réconcilié tous les comptes, publié toutes les entrées de journal et effectué un examen analytique de vos chiffres finaux, vous disposerez d'une solide trace écrite et de chiffres exacts. Vous serez en pleine forme lorsque vous vous dirigerez vers votre audit de fin d'année.