Clôturer en beauté : les meilleures pratiques pour une clôture de fin d'année rationalisée et efficace

Et voilà que cette période de l'année revient. Les cadeaux sont (en grande partie) emballés, les projets de vacances sont (en partie) fixés et les résolutions du Nouvel An sont en train de germer (oui, nous allons utiliser le terme "germer" pour l'instant). Mais, comme tous les comptables le savent, ce faste de fin d'année ne signifie qu'une chose : la clôture de l'exercice et l'audit annuel approchent.

Compte tenu du travail acharné et des sacrifices généralement associés à ce processus, il peut être facile de l'oublier, mais la clôture de l'exercice est une période critique pour les équipes comptables. Alors que les autres départements se tournent vers les objectifs de l'année prochaine, l'équipe comptable doit clôturer l'année écoulée et s'assurer que les gestionnaires, les investisseurs, les régulateurs, les auditeurs et les autres parties prenantes disposent de données financières exactes.

Ainsi, cette période de l'année peut sembler moins stressante et plus... responsabilisante ?

Mettez-moi à la place de l'entraîneur, je suis prêt à jouer.

Examinons quelques bonnes pratiques qui peuvent vous aider à clôturer l'exercice avec succès et à vous préparer à l'audit de fin d'année.

L'oiseau matinal

L'un des aspects les plus difficiles de la fin d'année est le manque de temps. Dès la fin des vacances, l'équipe comptable doit boucler la fin de l'année, émettre les W-2 et les 1099, et planifier l'audit de fin d'année - sans parler de la clôture mensuelle de janvier.

(Si vous cherchez une très bonne explication pour vos amis et votre famille qui ne comprennent pas pourquoi le premier trimestre de l'année est si stressant) 

Idéalement, la planification de la clôture de l'exercice devrait commencer plusieurs mois avant le 31 décembre. Vers le mois de septembre, vérifiez le calendrier des congés de fin d'année, confirmez les projets de vacances du personnel et commencez à planifier votre calendrier de clôture. C'est là qu'il est vraiment utile de disposer d'une clôture mensuelle hyper efficace. Bien sûr, elle facilite la gestion du processus de clôture mensuelle, mais elle peut aussi minimiser le manque de temps généralement associé à la clôture de l'exercice en préparant l'équipe tout au long de l'année.

Disposer d'une liste de contrôles Master

Une liste de contrôles solide et complète est essentielle pour s'assurer que vous avez un workflow étape par étape à suivre et que rien n'est laissé au hasard. Elle peut également vous aider à maintenir votre clôture sur la bonne voie en déterminant qui est responsable de quelles tâches et en fixant des échéances pour respecter le calendrier. 

Quelle liste de contrôles de fin de mois ? Commencez par notre liste de contrôles clôture de fin de mois personnalisable. Adaptez-la à votre organisation en consultant chaque membre de l'équipe impliqué dans le processus de clôture. Il y a de fortes chances qu'ils aient déjà créé leurs propres listes de tâches individuelles. Vous pouvez donc consolider ces listes distinctes en une liste principale et l'affiner. 

Planifiez votre inventaire de fin d'année

Si les stocks représentent une part importante de votre activité, vous devrez procéder à un inventaire de fin d'année de vos stocks physiques. Bien que le comptage de l'inventaire physique puisse être un processus très manuel et chronophage, les audits externes l'exigent généralement. Il peut également permettre d'améliorer vos opérations et vos contrôles internes.

En planifiant à l'avance, vous pouvez minimiser les perturbations et aider le comptage à se dérouler sans heurts. Par exemple, avant le début du comptage, envisagez de vous débarrasser des articles obsolètes de votre inventaire. Vous pouvez également préparer des étiquettes prénumérotées pour identifier le numéro de pièce et l'emplacement, avec un espace pour ajouter la quantité et le nom de la personne effectuant le comptage.

Si vous avez un auditeur externe, il se peut qu'il doive être présent lors de l'inventaire physique ; coordonnez donc le moment de l'inventaire avec votre équipe d'audit.

Examen des actifs immobilisés

Effectuez un contrôle de fin d'année de vos immobilisations pour vous assurer que vous pouvez comptabiliser tout ce qui figure sur votre tableau des immobilisations. Assurez-vous d'avoir comptabilisé tous les achats et toutes les cessions qui ont eu lieu au cours de l'année et identifiez les immobilisations qui ne sont plus utilisées et qui devraient être supprimées.

Terminer vos récapitulatifs

Ce point peut paraître simple, mais assurez-vous que toutes les transactions sont enregistrées pour l'année. Vous devrez peut-être rechercher des factures égarées ou relancer les fournisseurs pour retrouver les factures récurrentes. Des choses amusantes.

Ensuite, assurez-vous que votre balance générale des comptes est équilibrée et procédez à des rapprochements pour tous les comptes du bilan - et pas seulement pour les relevés bancaires et les relevés de cartes de crédit.

Les rapprochements sont l'une des étapes les plus importantes du processus de clôture, car ils garantissent l'intégrité des états financiers de l'entreprise et contribuent à préparer un audit en douceur. Si vous constatez des écarts de rapprochement, vous avez le temps de procéder à des ajustements avant de clôturer officiellement l'exercice précédent et de publier les états financiers.

Écritures de journal d'ajustement après la fin de l'exercice

Il arrive que les équipes comptables doivent procéder à plusieurs ajustements de fin d'année. En voici quelques exemples :

• Accumuler les salaires, les services publics, les impôts et les autres dépenses
• Comptabilisation des recettes acquises mais non facturées
• Comptabilisation de la dépréciation et de l 'amortissement des immobilisations
• Ajustement des comptes de charges payées d'avance et de produits différés sur la base de leurs rapprochements de fin d'année
• Reclassement d'une partie de la dette à long terme en dette à court terme

Examiner les chiffres

Une fois que vous avez enregistré toutes les transactions, rapproché tous les comptes et passé les écritures nécessaires, procédez à un examen analytique des états financiers de fin d'année. Le contrôleur ou Directeur financier doit examiner le bilan, le compte de résultat et le tableau des flux de trésorerie et les comparer à ceux de l'année précédente pour voir si quelque chose semble étrange.

Ce processus peut permettre d'identifier des erreurs ou des ajustements supplémentaires à effectuer. Par exemple, si vos comptes débiteurs sont élevés par rapport à l'année dernière, il se peut que vous deviez radier certains comptes irrécouvrables. De même, des variations importantes dans un compte de charges particulier peuvent indiquer qu'une transaction a été mal codée.

Bloquer l'année précédente

Une fois les ajustements nécessaires effectués, verrouillez les chiffres de l'année précédente. Vous vous assurez ainsi que personne ne peut modifier par inadvertance les données financières de l'année précédente. 

Ne vous inquiétez pas - si vous avez légitimement besoin de traiter une transaction au cours d'une année antérieure, c'est possible. Il vous suffira peut-être d'entrer un mot de passe ou de modifier un paramètre. Mais le verrouillage de vos chiffres empêche les modifications non autorisées et élimine le long et fastidieux processus de recherche d'erreurs, une fois que quelqu'un a effectué une entrée dans la mauvaise période.

Obtenez une liste PBC de vos auditeurs

Demandez à votre équipe d'audit de vous fournir la liste des documents fournis par le client (PBC). Il s'agit des documents justificatifs dont l'équipe d'audit a besoin de votre part. Si vous obtenez cette liste rapidement, vous aurez plus de temps pour rassembler les documents dont ils ont besoin.

Si vous avez suivi les meilleures pratiques décrites ci-dessus, rapproché tous les comptes, passé toutes les écritures de journal et procédé à un examen analytique de vos chiffres finaux, vous disposerez d'une trace écrite solide et de chiffres exacts. Vous serez en pleine forme au moment de l'audit de fin d'année.