Ein starker Abschluss: Best Practices für einen effizienten, effektiven Jahresabschluss

Und schon ist die Zeit des Jahres wieder da. Die Geschenke sind (größtenteils) eingepackt, die Urlaubspläne sind (einigermaßen) gefestigt, und die Neujahrsvorsätze brodeln (ja, sagen wir "brodeln", für den Moment). Aber wie alle Buchhalter wissen, bedeuten dieser Pomp und die Umstände zum Jahresende nur eines: Der Jahresabschluss und die Jahresabschlussprüfung stehen bevor.

Bei all der harten Arbeit und den Opfern, die in der Regel mit diesem Prozess verbunden sind, könnte man es leicht übersehen, aber der Jahresabschluss ist ein kritischer Zeitpunkt für Buchhaltungsteams. Während andere Abteilungen die Ziele für das nächste Jahr vor Augen haben, muss das Buchhaltungsteam das vergangene Jahr abschließen und sicherstellen, dass Manager, Investoren, Aufsichtsbehörden, Wirtschaftsprüfer und andere Beteiligte über genaue Finanzdaten verfügen.

Wenn man es so ausdrückt, kann diese Zeit des Jahres weniger stressig und mehr... ermutigend erscheinen?

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Werfen wir einen Blick auf eine Handvoll bewährter Verfahren, die Ihnen helfen können, einen erfolgreichen Jahresabschluss zu erzielen und sich auf die Jahresabschlussprüfung vorzubereiten.

Der frühe Vogel

Einer der schwierigsten Aspekte des Jahresendes ist der Zeitdruck. Sobald die Feiertage vorbei sind, muss das Buchhaltungsteam das Jahresende abschließen, W-2s und 1099s ausstellen und die Jahresendprüfung planen - ganz zu schweigen von den Vorbereitungen für den Monatsabschluss im Januar.

(Falls Sie nach einer guten Erklärung für Ihre Freunde und Familie suchen, die nicht verstehen, warum das erste Quartal des Jahres so stressig ist) 

Idealerweise sollte die Planung des Jahresabschlusses bereits Monate vor dem 31. Dezember beginnen. Etwa im September sollten Sie den Zeitpunkt der Feiertage zum Jahresende überprüfen, die Urlaubspläne der Mitarbeiter bestätigen und mit der Planung des Jahresabschlusses beginnen. Dies ist der Punkt, an dem ein hocheffizienter Monatsabschluss sehr nützlich. Sicherlich ist der Monatsabschluss leichter zu handhaben, aber er kann auch den Zeitdruck minimieren, der normalerweise mit dem Jahresabschluss verbunden ist, indem er das Team das ganze Jahr über vorbereitet.

Führen Sie eine Master-Checkliste

Eine solide und umfassende Checkliste für den Abschluss ist wichtig, um sicherzustellen, dass Sie einen schrittweisen Arbeitsablauf einhalten können und nichts übersehen wird. Sie kann auch dazu beitragen, den Abschluss auf Kurs zu halten, indem sie festlegt, wer für welche Aufgaben verantwortlich ist und Fristen setzt, um den Zeitplan einzuhalten. 

Welche Abschluss-Checkliste, fragen Sie? Beginnen Sie mit unserer anpassbaren Monatsabschluss . Passen Sie sie an Ihr Unternehmen an, indem Sie mit jedem Teammitglied, das am Abschlussprozess beteiligt ist, Rücksprache halten. Wahrscheinlich haben sie bereits ihre eigenen individuellen Aufgabenlisten erstellt, sodass Sie diese separaten Listen in einer Masterliste konsolidieren und verfeinern können. 

Planen Sie Ihre Jahresend-Inventurzählung

Wenn das Inventar einen großen Teil Ihres Unternehmens ausmacht, müssen Sie am Jahresende eine Zählung Ihres realen Bestands vornehmen. Eine Zählung des realen Bestands kann zwar ein sehr manueller und zeitaufwändiger Prozess sein, doch ist sie in der Regel für externe Prüfungen erforderlich. Außerdem kann sie Aufschluss über die Verbesserung Ihrer Arbeitsabläufe und der Abschlussprüfung geben.

Eine vorausschauende Planung kann Störungen minimieren und zu einem reibungslosen Ablauf der Zählung beitragen. Denken Sie zum Beispiel daran, vor Beginn der Zählung veraltete Artikel aus Ihrem Bestand zu entsorgen. Sie können auch vornummerierte Schilder vorbereiten, um die Teilenummer und den Standort zu kennzeichnen und Platz für die Angabe der Menge und der Person, die die Zählung durchführt, zu schaffen.

Wenn Sie einen externen Prüfer:in haben, muss dieser möglicherweise bei der Zählung des realen Bestands anwesend sein, stimmen Sie also den Zeitpunkt der Zählung mit Ihrem Prüfteam ab.

Überprüfung des Anlagevermögens

Führen Sie zum Jahresende eine Überprüfung Ihres Anlagevermögens durch, um sicherzustellen, dass Sie alles in Ihrem Anlagegegenstand ausweisen können. Vergewissern Sie sich, dass Sie alle im Laufe des Jahres getätigten Käufe und Veräußerungen verbucht haben, und ermitteln Sie alle Anlagegüter, die nicht mehr genutzt werden und entfernt werden sollten.

Abschluss der Aufzeichnungen

Dies mag einfach sein, aber stellen Sie bitte sicher, dass alle Transaktionen für das Jahr erfasst sind. Möglicherweise müssen Sie nach verlegten Rechnungen suchen oder bei den Lieferanten nachhaken, um wiederkehrende Rechnungen aufzuspüren. Lustige Sachen.

Stellen Sie als Nächstes sicher, dass Ihre Rohbilanz ausgeglichen ist, und nehmen Sie Abstimmungen für alle Bilanzkonten vor - nicht nur für Ihre Kontoauszüge und Kreditkartenabrechnungen.

Abstimmungen sind einer der wichtigsten Schritte im Abschlussprozess, da sie die Integrität der Unternehmensabschlüsse gewährleisten und zur Vorbereitung einer reibungslosen Prüfung beitragen. Wenn Sie Diskrepanzen in der Abstimmung feststellen, haben Sie Zeit, Anpassungen vorzunehmen, bevor Sie das vergangene Jahr offiziell abschließen und den Jahresabschluss veröffentlichen.

Anpassungsbuchungen nach Jahresende

Manchmal müssen die Buchhaltungsteams mehrere Anpassungen zum Jahresende vornehmen. Einige Beispiele hierfür sind:

• Abgrenzung von Löhnen, Versorgungsleistungen, Steuern und anderen Ausgaben
• Abgrenzung von Einnahmen, die verdient, aber nicht in Rechnung gestellt wurden
• Ausweisung von Abschreibungen auf Anlagevermögen
• Anpassung der Konten für aktive Rechnungsabgrenzung und Rechnungsabgrenzung auf der Grundlage ihrer Überleitungsrechnungen zum Jahresende
• Umgliederung eines Teils Ihrer langfristigen Schulden in kurzfristige Schulden

Überprüfung der Zahlen

Sobald Sie alle Transaktionen verbucht, alle Konten abgestimmt und die erforderlichen Journalbuchungen vorgenommen haben, führen Sie eine analytische Prüfung des Jahresabschlusses durch. Die Controller:in oder der CFO sollte die Bilanz, die Gewinn- und Verlustrechnung und die Kapitalflussrechnung prüfen und mit dem Vorjahr vergleichen, um festzustellen, ob irgendetwas seltsam aussieht.

Dabei werden möglicherweise Fehler oder zusätzliche Anpassungen festgestellt, die vorgenommen werden müssen. Wenn zum Beispiel Ihre Kreditoren im Vergleich zum Vorjahr hoch sind, müssen Sie vielleicht einige uneinbringliche Forderungen abschreiben. Oder erhebliche Abweichungen bei einem bestimmten Aufwandskonto könnten darauf hinweisen, dass eine Transaktion falsch kodiert wurde.

Sichern Sie das vergangene Jahr

Sobald Sie die notwendigen Anpassungen vorgenommen haben, sperren Sie die Zahlen des Vorjahres. Auf diese Weise wird sichergestellt, dass niemand die Finanzdaten des Vorjahres versehentlich ändern kann. 

Machen Sie sich keine Sorgen - wenn Sie eine Transaktion aus einem früheren Jahr bearbeiten müssen, ist das möglich. Vielleicht müssen Sie nur ein Passwort eingeben oder eine Einstellung ändern. Die Sperrung Ihrer Zahlen verhindert jedoch unbefugte Änderungen und erspart Ihnen die langwierige Fehlersuche, wenn jemand eine Buchung im falschen Zeitraum vorgenommen hat.

Erhalten Sie eine PBC von Ihren Wirtschaftsprüfern

Wenden Sie sich an Ihr Prüfungsteam, um die PBC (vom Kunden bereitgestellt) zu erhalten. Dies sind Unterlagen, die das Prüfungsteam von Ihnen benötigt. Wenn Sie die Liste frühzeitig erhalten, haben Sie mehr Zeit, die benötigten Unterlagen zusammenzustellen.

Wenn Sie die oben beschriebenen bewährten Verfahren befolgt, alle Konten abgestimmt, alle Journalbuchungen vorgenommen und Ihre endgültigen Zahlen einer analytischen Prüfung unterzogen haben, verfügen Sie über einen soliden Papierpfad und genaue Zahlen. Dann sind Sie für Ihre Jahresabschlussprüfung bestens gerüstet.