Starker Abschluss: Best Practices für einen optimierten, effektiven Jahresabschluss

Und einfach so, es ist wieder diese Jahreszeit. Die Geschenke sind (größtenteils) verpackt, die Urlaubspläne sind (etwas) gefestigt und die Neujahrsvorsätze sickern durch (ja, lassen Sie uns vorerst mit „durchsickern“ beginnen). Aber wie alle Buchhalter wissen, bedeuten dieser Pomp und diese Umstände zum Jahresende nur eines: Die Jahresende schließen und das jährliche Audit steht vor der Tür.

Angesichts der harten Arbeit und der Opfer, die normalerweise mit dem Prozess verbunden sind, kann er leicht übersehen werden, aber das Jahresende ist eine kritische Zeit für Buchhaltungsteams. Während andere Abteilungen auf die Ziele für das nächste Jahr blicken, muss das Buchhaltungsteam das letzte Jahr abschließen und Stellen Sie sicher, dass Manager, Investoren, Aufsichtsbehörden, Wirtschaftsprüfer und andere Interessengruppen über genaue Finanzdaten verfügen.

Wenn du es so ausdrückst, kann diese Jahreszeit weniger stressig und... ermächtigender wirken?

Setz mich in den Trainer, ich bin bereit zu spielen.

Werfen wir einen Blick auf eine Handvoll Best Practices, die Ihnen helfen können, einen erfolgreichen Jahresabschluss zu erzielen und sich auf das Audit zum Jahresende vorzubereiten.

Der Frühaufsteher

Einer der schwierigsten Aspekte des Jahresendes ist die Zeitknappheit. Sobald die Feiertage vorbei sind, muss das Buchhaltungsteam das Jahresende abschließen, W-2 und 1099 ausstellen und die Jahresabschlussprüfung planen — ganz zu schweigen davon, dass am Monatsabschluss im Januar begonnen wird.

(Wenn Sie nach einer ziemlich guten Erklärung für Ihre Freunde und Familie suchen, die nicht verstehen, warum das erste Quartal oder so des Jahres so stressig ist)

Idealerweise sollte die Jahresendplanung Monate vor dem 31. Dezember beginnen. Überprüfen Sie etwa im September den Zeitpunkt der Feiertage zum Jahresende, bestätigen Sie die Urlaubspläne der Mitarbeiter und beginnen Sie mit der Planung Ihres Jahresendplans. Das ist wirklich der Punkt, an dem ein hypereffizientes Ende des Monats ist praktisch. Sicher, es erleichtert die Verwaltung des monatlichen Abschlussprozesses, aber es kann auch die Zeitknappheit minimieren, die normalerweise mit dem Jahresende verbunden ist, indem das Team das ganze Jahr über vorbereitet wird.

Habe eine Master-Checkliste

Eine solide und umfassende Checkliste ist entscheidend, um sicherzustellen, dass Sie einen schrittweisen Arbeitsablauf einhalten müssen und dass nichts übersehen wird. Es kann Ihnen auch helfen, Ihre Nähe auf dem Laufenden zu halten, indem Sie festlegen, wer für welche Aufgaben verantwortlich ist, und Termine festlegen, um den Zeitplan einzuhalten.

Was für eine genaue Checkliste, fragst du? Beginnen Sie mit unseren anpassbaren Checkliste zum Monatsende. Passen Sie es an Ihr Unternehmen an, indem Sie sich während des gesamten Abschlussprozesses mit jedem beteiligten Teammitglied in Verbindung setzen. Wahrscheinlich haben sie bereits ihre eigenen individuellen Aufgabenlisten erstellt, sodass Sie diese separaten Listen zu einer Hauptliste zusammenfassen und verfeinern können.

Planen Sie die Anzahl Ihrer Lagerbestände zum Jahresende

Wenn ein Inventar einen großen Teil Ihres Unternehmens ausmacht, müssen Sie Ihr physisches Inventar zum Jahresende zählen. Eine physische Inventarzählung kann zwar ein sehr manueller und zeitaufwändiger Prozess sein, externe Audits erfordern es in der Regel. Es kann auch Einblicke in die Verbesserung Ihrer Abläufe und internen Kontrollen geben.

Eine vorausschauende Planung kann Störungen minimieren und dazu beitragen, dass die Zählung reibungslos abläuft. Bevor Sie beispielsweise mit dem Zählen beginnen, sollten Sie erwägen, veraltete Artikel in Ihrem Inventar zu entsorgen. Sie können auch vornummerierte Etiketten vorbereiten, um die Artikelnummer und den Standort zu identifizieren, mit Platz für die Menge und die Person, die die Zählung durchführt, hinzufügen.

Wenn Sie einen externen Prüfer haben, muss dieser möglicherweise bei der Inventurzählung anwesend sein. Stimmen Sie daher den Zeitpunkt der Zählung mit Ihrem Auditteam ab.

Anlagevermögen überprüfen

Führen Sie zum Jahresende eine Überprüfung Ihres Anlagevermögens durch um sicherzustellen, dass Sie alles in Ihrem Anlageplan berücksichtigen können. Stellen Sie sicher, dass Sie alle Käufe und Verkäufe, die im Laufe des Jahres getätigt wurden, berücksichtigt haben, und identifizieren Sie alle Anlagevermögen die nicht mehr verwendet werden und entfernt werden sollten.

Deine Empfehlungen zusammenfassen

Dies mag einfach sein, aber bitte stellen Sie sicher, dass alle Transaktionen für das Jahr aufgezeichnet werden. Möglicherweise müssen Sie nach falsch platzierten Rechnungen suchen oder sich mit Anbietern in Verbindung setzen, um wiederkehrende Rechnungen ausfindig zu machen. Lustiges Zeug.

Stellen Sie als Nächstes sicher, dass Ihr Testguthaben ausgeglichen ist und vollständige Abstimmungen für alle Bilanzkonten — nicht nur dein Kontoauszüge und Kreditkartenabrechnungen.

Versöhnungen sind einer der wichtigsten Schritte im Abschlussprozess, weil sie die Integrität der Jahresabschlüsse des Unternehmens sicherstellen und zur Vorbereitung einer reibungslosen Prüfung beitragen. Wenn Sie Unstimmigkeiten bei der Abstimmung feststellen, haben Sie Zeit, Anpassungen vorzunehmen, bevor Sie das Vorjahr offiziell sperren und Jahresabschlüsse veröffentlichen.

Anpassung von Journaleinträgen nach Jahresende

Manchmal müssen die Buchhaltungsteams möglicherweise mehrere Anpassungen zum Jahresende vornehmen. Einige Beispiele sind:

• Anfallende Löhne, Nebenkosten, Steuern und andere Ausgaben
• Aufgelaufene Umsätze, die verdient, aber nicht in Rechnung gestellt wurden
• Erkennen Abschreibung und Amortisation auf dem Anlagevermögen
• Anpassung der Konten für vorausbezahlte Ausgaben und latente Einnahmen auf der Grundlage ihrer Abstimmungen zum Jahresende
• Umklassifizierung eines Teils Ihrer langfristigen Schulden in kurzfristige Schulden

Überprüfe die Zahlen

Nachdem Sie alle Transaktionen gebucht, alle Konten abgeglichen und die erforderlichen Journaleinträge gebucht haben, führen Sie eine analytische Überprüfung der Jahresabschlüsse durch. Das Steuerung oder CFO sollte die Bilanz, die Gewinn- und Verlustrechnung und die Kapitalflussrechnung überprüfen und sie mit dem Vorjahr vergleichen, um festzustellen, ob etwas seltsam aussieht.

Dieser Prozess kann einige Fehler oder zusätzliche Anpassungen identifizieren, die vorgenommen werden müssen. Wenn Ihre Forderungen beispielsweise im Vergleich zum Vorjahr hoch sind, müssen Sie möglicherweise einige uneinbringliche Forderungen abschreiben. Oder signifikante Abweichungen in einem bestimmten Spesenkonto könnten darauf hindeuten, dass eine Transaktion falsch codiert wurde.

Sperren Sie das Vorjahr ab

Sobald Sie die erforderlichen Anpassungen vorgenommen haben, sperren Sie die Zahlen des Vorjahres. Dadurch wird sichergestellt, dass niemand versehentlich die Finanzdaten des Vorjahres ändern kann.

Keine Sorge — wenn Sie berechtigterweise eine Transaktion in einem früheren Jahr abwickeln müssen, ist dies möglich. Möglicherweise müssen Sie nur ein Passwort eingeben oder eine Einstellung ändern. Das Sperren Ihrer Nummern verhindert jedoch unbefugte Änderungen und macht den langen, mühsamen Prozess des Auffindens von Fehlern überflüssig, wenn jemand im falschen Zeitraum eine Eingabe tätigt.

Holen Sie sich eine PBC-Liste von Ihren Auditoren

Erkundigen Sie sich bei Ihrem Auditteam nach deren PBC-Liste (vom Kunden bereitgestellt). Dies sind unterstützende Dokumente, die das Auditteam von Ihnen benötigt. Holen Sie sich die Liste frühzeitig, und Sie haben mehr Zeit, um die benötigten Dokumente zusammenzustellen.

Wenn Sie die oben beschriebenen Best Practices befolgt, alle Konten abgeglichen, alle Journaleinträge veröffentlicht und Ihre endgültigen Zahlen einer analytischen Überprüfung unterzogen haben, verfügen Sie über solide Unterlagen und genaue Zahlen. Sie werden in Topform sein, wenn Sie in Ihr Audit zum Jahresende.