Automatisez votre clôture de fin de mois

La croissance de votre entreprise s'accompagne de la complexité de votre processus de clôture financière. Du processus de rapprochement des comptes à l'émission des états financiers, vos équipes comptables et financières ont de nombreuses tâches à accomplir dans un laps de temps relativement court.

Le processus de clôture financière peut être stressant et sujet à des erreurs. Cependant, l'automatisation du processus de clôture peut améliorer l'efficacité, réduire les erreurs et libérer un temps précieux pour l'analyse stratégique et la prise de décision.

Voyons donc comment l'automatisation peut améliorer le processus de clôture financière et comment créer une stratégie d'automatisation efficace pour votre organisation.

Les éléments clés d'une stratégie d'automatisation efficace

De nombreuses organisations commencent leurs initiatives d'automatisation par un logiciel d'automatisation financière. Cependant, même si la technologie joue un rôle important, il est préférable de ralentir avant d'aller plus vite.

Voici ce que devrait impliquer votre processus d'automatisation de la clôture financière.

1. Normalisation des processus. Avant de mettre en œuvre l'automatisation, il est essentiel de normaliser les processus à tous les niveaux. Il est difficile, voire impossible, d'automatiser des processus incohérents et surchargés. Prendre le temps de normaliser et de rationaliser vos processus de clôture financière garantit la cohérence de l'exécution des tâches, ce qui rend l'automatisation plus simple et plus efficace.
2. Intégration des systèmes. Méfiez-vous des logiciels d'automatisation de la clôture financière qui ne s'intègrent pas à vos systèmes existants, tels que votre progiciel de gestion intégré (PGI) ou votre logiciel de gestion de la relation client (GRC). Une intégration transparente permet un flux de données en temps réel et réduit la nécessité d'une saisie manuelle des données.
3. Des solutions évolutives. Les outils d'automatisation que vous avez choisis doivent être évolutifs pour s'adapter aux besoins croissants de votre entreprise. L'ajout d'utilisateurs et de modules au fur et à mesure des besoins garantit que vous ne serez pas obligé d'acheter une nouvelle solution l'année prochaine à la même époque.
4. Assistance et formation complètes à la mise en œuvre. Ne pas mettre en œuvre correctement votre nouveau logiciel d'automatisation de la clôture financière peut perturber votre équipe, avoir un impact négatif sur le reporting financier et conduire à un embarras public, en particulier pour les sociétés cotées en bourse qui sont scrutées par les organismes de réglementation, les investisseurs et d'autres parties prenantes. Votre fournisseur de solutions d'automatisation doit disposer d'un plan de mise en œuvre bien conçu pour vous aider à vous assurer que tout le personnel est formé à votre nouvel outil.
5. Contrôle et amélioration continus. La mise en œuvre de l'automatisation n'est pas une tâche ponctuelle. Les progrès technologiques et l'évolution des besoins et des rôles obligent vos processus de clôture financière à évoluer en même temps qu'eux. Surveillez et mettez à jour vos processus en permanence pour vous assurer qu'ils restent efficaces et efficients.

Étapes pour automatiser votre clôture de fin de mois

Maintenant que vous êtes prêt à tirer parti de l'automatisation des processus robotiques (RPA), de l'apprentissage automatique et de l'intelligence artificielle dans votre processus de clôture de fin de mois, suivez les étapes ci-dessous.

1. Évaluez vos processus actuels. Commencez par évaluer en profondeur votre processus actuel de clôture de fin de mois. Menez des enquêtes ou des entretiens pour savoir quels processus vos professionnels de la comptabilité suivent réellement, et pas seulement ce qui est documenté dans un manuel de processus ou une liste de contrôles clôture de fin de mois. Cette étape vous permet d'identifier les dépendances, les goulets d'étranglement et les domaines qui bénéficieraient le plus de l'automatisation.
2. Sélectionner les bons outils. Le choix d'un logiciel d'automatisation financière et d'autres outils de gestion des tâches peut s'avérer difficile. Recherchez les outils d'automatisation qui répondent le mieux aux besoins de votre organisation, en tenant compte des capacités d'intégration des données, de l'évolutivité, de la visibilité en temps réel, du budget et de la facilité d'utilisation. Les solutions qui intègrent des tableaux de bord peuvent également fournir des représentations visuelles de votre progression vers la clôture.
3. Mettre en œuvre par étapes. Changer trop de choses à la fois peut submerger votre équipe et entraîner une lassitude face au changement. Lancez l'automatisation par étapes, en commençant par les tâches manuelles les plus chronophages ou les plus sujettes aux erreurs. Cette approche progressive permet d'obtenir l'adhésion des membres de l'équipe.
4. Formez votre équipe. Dispensez une formation complète à votre équipe comptable sur les nouveaux processus et outils automatisés afin de vous assurer qu'elle est à l'aise et qu'elle sait les utiliser. Votre fournisseur de solutions devrait mettre à disposition des ressources de formation pour vous aider dans cette tâche.
5. Contrôler et optimiser. Surveillez en permanence vos processus comptables automatisés pour détecter les problèmes ou les inefficacités et procédez aux ajustements nécessaires. La collecte régulière d'informations en retour auprès des équipes financières et comptables peut fournir des indications sur les domaines susceptibles d'être améliorés.

Meilleures pratiques pour le maintien et l'amélioration d'une clôture de fin de mois automatisée

Une fois que vous avez investi du temps et de l'argent dans l'automatisation de votre processus de clôture financière, vous voulez vous assurer que les changements sont durables. Les meilleures pratiques suivantes peuvent vous aider.

• Maintenir une source unique de vérité. L'absence d'un référentiel de données centralisé peut constituer un obstacle à l'automatisation intelligente des processus. Lorsque les membres de l'équipe ont des feuilles de calcul Excel, des modèles rapprochement et d'autres documents financiers nécessaires à la clôture du mois stockés dans des courriels et sur leurs appareils personnels, les collaborateurs ne peuvent pas y accéder rapidement et vous rencontrez des problèmes de contrôle des versions. Assurez-vous de disposer d'un référentiel central pour tous les relevés bancaires, rapprochements et autres documents de travail afin de garantir le bon déroulement du processus de clôture financière et de créer des pistes d'audit.
• Révisez et mettez à jour vos processus régulièrement. Votre cycle de clôture doit évoluer avec la technologie, les rôles et les meilleures pratiques. Des révisions régulières permettent d'identifier de nouveaux domaines d'automatisation et de s'assurer que les processus existants restent efficaces.
• Maintenir l'intégrité des données. Il est difficile de maintenir vos rapports financiers exempts d'erreurs lorsque des personnes peuvent apporter des modifications de manière désordonnée. Mettez en place des contrôles et des validations au sein de vos systèmes automatisés afin de garantir l'exactitude et l'intégrité des données financières.
• Favorisez une culture d'amélioration continue. Encouragez votre équipe à rechercher et à proposer des améliorations au processus automatisé de clôture mensuelle.

Avantages de l'automatisation de la clôture du mois

L'automatisation du processus de clôture mensuelle offre plusieurs avantages, notamment

• Efficacité accrue. L'automatisation réduit considérablement le temps nécessaire pour effectuer le rapprochement transactions, les écritures de journal, les régularisations, les rapprochements, les éliminations inter-sociétés et d'autres tâches de clôture. Les membres de l'équipe peuvent ainsi se concentrer sur l'analyse et les activités stratégiques.
• Précision accrue. Les processus automatisés réduisent le risque d'erreur humaine et vous permettent de détecter plus rapidement les divergences dans les livres. Il en résulte des rapports financiers plus précis et des états financiers plus fiables.
• Amélioration de la conformité. L'automatisation permet de s'assurer que toutes les transactions financières sont enregistrées et déclarées conformément aux réglementations et aux normes en vigueur.
• De meilleures décisions commerciales. L'automatisation des tâches répétitives permet à vos professionnels de la finance de fournir des informations financières plus opportunes et plus précises sur lesquelles les décideurs fondent leurs décisions financières.
• Une plus grande satisfaction des employés. L'élimination des processus répétitifs et manuels permet aux professionnels de la finance de consacrer plus de temps à des tâches stratégiques à plus forte valeur ajoutée. Cela peut conduire à une plus grande satisfaction au travail et à une diminution du taux de rotation au sein de votre équipe financière.

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L'automatisation du processus de clôture mensuelle peut apporter des avantages significatifs à toute organisation. Le respect des étapes et des meilleures pratiques décrites ci-dessus peut garantir une transition en douceur vers un processus automatisé, ce qui se traduira par une amélioration de l'efficacité et de la précision, ainsi que par une réduction globale des coûts.

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