Optimiser l'efficacité de la préparation des états financiers grâce à l'automatisation

Une enquête réalisée par la plateforme d'évaluation technologique Capterra révèle que 72 % des entreprises prévoient de dépenser davantage en logiciels en 2024 qu'en 2023. 

Les entreprises qui automatisent leurs processus de préparation des états financiers bénéficient souvent d'une plus grande précision, de données en temps quasi réel et d'une efficacité accrue. 

Fait : les entreprises qui automatisent une partie de leur processus de préparation des états financiers réduisent le délai de clôture de 33 % ou plus. 

Si vous vous demandez comment maximiser l'efficacité de la préparation des états financiers grâce à l'automatisation, cet article vous le dira :

• Le besoin d'automatisation 
• Les rapports financiers que vous pouvez automatiser
• Les avantages de l'automatisation de la préparation des états financiers

Qu'est-ce que l'automatisation de l'information financière ?

L'automatisation des rapports financiers utilise la technologie pour automatiser les tâches liées à la préparation et à l'analyse des rapports financiers.

L'automatisation de l'information financière a pour but d'accroître l'efficacité et la précision en réduisant le nombre de tâches répétitives et manuelles.

Pourquoi l'automatisation est-elle nécessaire dans la préparation des états financiers ?

Nous y reviendrons plus tard, mais la nécessité d'automatiser l'établissement des états financiers est liée au gain et à la libération de temps pour d'autres activités stratégiques plus significatives. 

Par exemple, l'entreprise de technologie alimentaire Instacart est passée de l'utilisation de listes de contrôle Google Sheet pour la clôture de fin de mois à un système automatisé qui fournit une piste d'audit complète des changements, ce que Google Sheets ne pouvait pas faire de manière efficace. C'est quelque chose que Google Sheets ne pouvait pas faire efficacement.

L'automatisation a réduit le risque que les changements dans les chiffres de revenus d'Instacart ne soient pas répercutés sur le compte de résultat consolidé. 

Grâce à l'automatisation, les responsables n'ont plus à examiner plusieurs versions des balances de vérification consolidées. 

En quoi l'automatisation diffère-t-elle des méthodes traditionnelles d'information financière ?

Les méthodes traditionnelles de préparation des états financiers et de reporting impliquent le suivi manuel des dépenses, la saisie et la vérification des données financières, ainsi que la production et l'analyse des états financiers. 

L'utilisation de la méthode traditionnelle de reporting financier signifie que le personnel comptable passe la plupart de son temps à saisir manuellement des données dans des logiciels ou des feuilles de calcul, avec peu de possibilités de fournir des données en temps réel.

La méthode traditionnelle s'accompagne également d'un grand nombre de documents papier à utiliser comme piste d'audit.

En revanche, dans le cadre de l'automatisation des rapports financiers, de nombreuses tâches manuelles sont laissées à la charge du logiciel. 

Les relevés bancaires peuvent être automatiquement comparés au livre de caisse, seules les exceptions devant être examinées par le personnel. 

Quelles fonctions d'information financière pouvez-vous automatiser ?

De l'analyse des états financiers aux rapprochements bancaires, l'éventail des fonctions que vous pouvez automatiser est très large.

Prenons les exemples suivants :

Analyse des états financiers

S'il est important de préparer correctement les états financiers, c'est souvent dans l'analyse de ces derniers que le bât blesse. L'analyse des états financiers permet d'obtenir des informations cruciales sur les principaux indicateurs financiers, d'évaluer les tendances et de comparer les mesures de l'entreprise avec les moyennes du secteur .

Dans les systèmes financiers automatisés, le logiciel comptable génère automatiquement des ratios clés et les compare aux périodes précédentes, en mettant en évidence les changements notables en fonction des critères choisis. 

Rapports sur les états financiers

Un logiciel de comptabilité automatisé peut aider à générer divers rapports financiers, que ce soit sur une base mensuelle, trimestrielle, annuelle ou même sur un coup de tête.

Si vous opérez sur plusieurs sites ou vendez plusieurs produits, le logiciel peut désagréger votre rapport, vous donnant ainsi une image plus claire des performances de chaque segment. Cela peut contribuer grandement à l'amélioration des rapports de gestion.

Voici quelques exemples de rapports financiers pouvant être générés par un logiciel de comptabilité automatisé :

• Bilan
• Compte de résultat
• Tableau des flux de trésorerie
• État des variations des capitaux propres

Rapprochements

Les logiciels de comptabilité automatisés peuvent effectuer des rapprochements bancaires et des rapprochements entre sociétés. 

Pour les rapprochements bancaires, le logiciel de comptabilité fera automatiquement correspondre les écritures (entre la banque et le livre de caisse), supprimera les transactions en double et identifiera les transactions en suspens. 

L'activité inter-compagnies peut être automatiquement réconciliée avec les différences signalées dans un rapport d'exception.

Gestion fiscale

L'automatisation du calcul et de la déclaration des taxes permet à l'entreprise de rester en conformité. De plus, le logiciel d'automatisation se met automatiquement à jour avec les dernières lois fiscales et les taux les plus récents.

Planification financière

Les fonctions telles que la budgétisation et les prévisions financières sont mieux exécutées par un logiciel de comptabilité automatisé qui peut extraire des données historiques pour faire des projections raisonnables pour l'avenir.

En utilisant des données historiques, un logiciel automatisé peut effectuer une analyse des écarts pour mettre en évidence les déviations significatives par rapport aux prévisions.

En outre, certains logiciels de comptabilité peuvent exécuter des fonctions de modélisation de scénarios, y compris des analyses de simulation.

Fonctions de paie

Grâce aux processus comptables automatisés, vous pouvez calculer automatiquement les salaires et les déductions des employés, y compris les primes et les heures supplémentaires.

Procédures de paiement

Les entreprises qui utilisent des systèmes financiers automatisés peuvent suivre les factures en fonction de leur statut (payées ou dues), valider les factures par rapport aux bons de commande et planifier les paiements aux fournisseurs. 

Quels sont les avantages de l'automatisation de l'information financière ?

Selon un rapport publié par Bloomberg, 96 % des comptables interrogés considèrent que l'automatisation est importante pour l'avenir de la profession comptable. 

Pourquoi les comptables sont-ils si enthousiastes à l'égard de l'automatisation ?

La réponse réside dans les avantages que procure l'automatisation.

L'automatisation libère du temps 

Comme nous l'avons mentionné précédemment, l'automatisation des tâches manuelles permet aux membres de l'équipe de se concentrer sur des missions stratégiques de grande valeur qui requièrent un jugement humain ou de la créativité.

L'automatisation améliore l'efficacité

Outre le gain et la libération de temps, l'automatisation peut améliorer l'efficacité. Nous parlons ici de processus et de flux de travail plus rapides au lieu de processus manuels longs et fastidieux. 

Lorsque l'entreprise berlinoise GetYourGuide a automatisé une grande partie de son processus de clôture, elle est passée d'un délai de 20 jours à 7 jours. 

L'automatisation permet d'améliorer la productivité

Cela devrait être évident. L'amélioration de l'efficacité s'accompagne souvent d'une hausse de la productivité. 

Selon une étude récente, 70 % des entreprises qui ont automatisé au moins un quart de leurs fonctions comptables font état d'un retour sur investissement (ROI) modéré ou substantiel.

L'automatisation améliore la précision des données

Les comptables sont des êtres humains. Ils sont fatigués. Ils lisent mal les chiffres. Ils font des fautes de frappe. 

Comme l'automatisation réduit ou élimine l'intervention humaine, elle garantit souvent des données plus précises. 

Bien entendu, un être humain est toujours nécessaire pour vérifier l'exactitude des résultats du système.

L'automatisation améliore la récupération des données

Les revues physiques sont imprimées et classées dans des salles de stockage selon des systèmes non automatisés. 

Ces salles de stockage se remplissent rapidement d'une multitude de dossiers. La recherche d'une entrée de journal ou le rapprochement de documents justificatifs s'apparente généralement à une expédition de chasse.

Cependant, dans les systèmes automatisés, vous pouvez retrouver n'importe quelle écriture de journal en quelques secondes. La piste d'audit est également jointe et rapidement récupérée. 

L'automatisation améliore la sécurité des données

Les entreprises doivent souvent conserver leurs documents financiers pendant plusieurs années, selon qu'elles sont privées ou publiques. 

Cela s'accompagne souvent d'un défi. Dans les systèmes manuels, les factures et les journaux peuvent être perdus ou altérés.

Cependant, les copies numériques des documents peuvent être instantanément récupérées dans les systèmes automatisés de rapports comptables.

Comment choisir le meilleur outil pour l'automatisation de l'information financière ?

Pour choisir le meilleur logiciel d'automatisation, il faut évaluer soigneusement les besoins, les ressources et les objectifs de votre entreprise. 

En supposant que vous respectiez votre budget, voici comment choisir le meilleur outil pour automatiser les rapports comptables.  

• Intégration des données : Le logiciel d'automatisation de la comptabilité que vous choisissez doit collecter et intégrer des données provenant de sources multiples, qu'il s'agisse de Slack, Teams, Excel, de l'ERP ou du CRM.
• Transparence: Le logiciel doit fournir des tableaux de bord faciles d'accès pour vérifier l'état de tous les flux de travail afin de garantir que vous êtes toujours prêt pour l'audit.
• Rapports de qualité: L'outil que vous choisissez doit vous permettre d'obtenir une vue d'ensemble de toutes les entités sur une seule page ou d'effectuer des recherches pour obtenir des données granulaires sur les performances et des analyses plus approfondies. Les rapports doivent être personnalisables et fournis en temps réel.
• Sécurité : Pour garantir la sécurité, votre outil d'automatisation doit être doté de fonctions telles que l'authentification à deux facteurs, le cryptage des données et des sauvegardes régulières.
• Évolutivité: L'outil que vous choisissez doit pouvoir répondre aux exigences croissantes de votre entreprise et à ses besoins en constante évolution.
• Le service clientèle : Vous ne voulez pas traiter avec une entreprise connue pour son service clientèle déplorable. Pour plus de sécurité, lisez toujours les commentaires sur les entreprises.

Comment FloQast peut-il aider à mettre en œuvre l'automatisation des rapports financiers ?

De plus en plus considéré comme la référence en matière de facilité d'utilisation, d'efficacité, de sécurité (l'outil de FloQast répond aux normes de conformité telles que GDPR et CCPA) et de flexibilité, l'outil de reporting financier de FloQast mérite que l'on planifie une démonstration.

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