Doppelte Buchführung bedeutet — wie der Name schon sagt —, dass jeder Geschäftsvorgang zweimal in die Buchführung eingetragen wird.

Moment, warum zweimal?

Alles zweimal einzugeben klingt nach viel mehr Arbeit, aber der wahre Vorteil dieses Systems besteht darin, dass Geschäftsinhaber ein vollständiges Bild von der finanziellen Leistung ihres Unternehmens haben, wenn sie die doppelte Buchführung verwenden.

Lass es mich erklären.

Was ist doppelte Buchführung?

Bei der Methode der doppelten Buchführung wird jede Finanztransaktion in einem Unternehmen auf mindestens zwei verschiedenen Konten verbucht. Konten werden verwendet, um nachzuverfolgen, wofür ein Unternehmen seine finanziellen Ressourcen verwendet, um welche Ressourcen es sich handelt und woher sie stammen. Wenn ein Kunde beispielsweise etwas kauft und mit Bargeld bezahlt, wird diese Transaktion auf den Verkaufs- und Barkonten verbucht. Dadurch ist es möglich, Bargeld aus Verkäufen an Kunden von Barmitteln zu unterscheiden, die als Darlehen von einer Bank erhalten wurden.

Italienische Händler entwickelten zuerst das System der doppelten Buchführung, um die Mängel der einmaligen Buchführung zu beheben, bei der nur das ein- und ausgehende Geld verfolgt wird. Indem sie ein Spiegelbild jeder Transaktion hinzufügten, stellten diese Händler fest, dass sie leicht nachverfolgen konnten, wie viel Bargeld sie hatten und woher das Geld stammte, wer ihnen Geld schuldete, wem sie Geld schuldeten und wofür sie ihr Geld ausgaben. Diese jahrhundertealte Methode, die erstmals in einem Buch von Luca Pacioli 1494, wird immer noch als Grundlage für alle Methoden der doppelten Buchführung verwendet für Finanzberichterstattung.

Interessante Tatsache: Ich habe ein Gemälde von Luca Pacioli an meiner Wand im FloQast-Büro. Ich bin ein Nerd.

Wie zeichnet man einen Doppeleintrag auf?

Die doppelte Buchführung wird erfasst mit Tagebucheinträge. Der erste Schritt zur Erfassung von Transaktionen mithilfe des Systems der doppelten Buchführung besteht darin, zu ermitteln, welche zwei (oder mehr) Konten von einer bestimmten Geschäftstransaktion betroffen sind, den Transaktionsbetrag und das Datum, an dem die Transaktion stattfindet.

Sagen wir das am 15. Januar, der Besitzer von Betsy's Widgets, gab 45,97$ für Büromaterial aus. In diesem einfachen Beispiel wird das Bargeldkonto um 45,97$ verringert, während Bürobedarf um den gleichen Betrag — 45,97$ — erhöht wird und die Transaktion vom 15. Januar datiert wird.

Tagebucheinträge werden im Hauptbuch, dem Kern des Buchhaltungssystems einer Organisation, erfasst. Das Hauptbuch sortiert Transaktionen nach einem Kontenplan, in dem alle Konten aufgeführt sind, die ein Unternehmen verfolgen muss. Beispiele für häufig verwendete Konten sind Bargeld, Umsatz, Forderungen, Verbindlichkeiten, Gehaltsabrechnung und Eigenkapital.

Jedes Konto ist einem bestimmten Abschnitt des Jahresabschlusses zugeordnet. Bargeld und Forderungen sind Vermögenskonten und erscheinen auf der Bilanz. Verbindlichkeiten sind ein Verbindlichkeitskonto und werden in der Bilanz ausgewiesen. Umsatz und Gehaltsabrechnung werden in der Gewinn- und Verlustrechnung ausgewiesen.

Was ist das Matching- oder Dual-Aspect-Prinzip?

Das Prinzip der dualen Aspekte besagt, dass jede Transaktion im Buchhaltungssystem einer Organisation als Kombination von eingegeben werden muss Lastschriften und Gutschriften auf mindestens zwei Konten. Die Gesamtbelastungen und Gesamtgutschriften in jeder Transaktion müssen übereinstimmen. Die Idee hinter dem Dual-Aspect-Prinzip ist zusammengefasst in buchhalterische Gleichung:

Vermögenswerte = Verbindlichkeiten + Eigenkapital

Die Rechnungslegungsgleichung definiert auch die Bilanz. Zu jedem Zeitpunkt muss das Vermögen einer Organisation der Summe ihrer Verbindlichkeiten zuzüglich des Eigenkapitals des Eigentümers entsprechen. Der Nettogewinn fließt aus der Gewinn- und Verlustrechnung und wird im Eigenkapital des Eigentümers akkumuliert.

Wenn wir das Prinzip der doppelten Aspekte auf unser einfaches Beispiel oben anwenden, reduzierte der Kauf von Büromaterial die Liquidität um 45,97 USD. Da Bargeld ein Vermögenskonto auf der linken Seite der Gleichung ist, muss auch die rechte Seite der Gleichung um den gleichen Betrag sinken. Office Supplies fügt dem Ausgabenkonto 45,97 USD hinzu und reduziert so den Nettogewinn und damit das Eigenkapital, um alles im Gleichgewicht zu halten.

Die Regel für Lastschriften und Gutschriften

Das Matching-Prinzip der Buchhaltung besagt, dass Lastschriften müssen Gutschriften entsprechen. Konventionell werden Transaktionen, die die linke Seite dieser Gleichung erhöhen, als Belastungen erfasst, und Transaktionen, bei denen die rechte Seite erhöht wird, werden als Gutschriften erfasst.

Die Abgleichsregel für Soll und Haben und die buchhalterische Gleichung bedeuten, dass sich eine Belastung oder eine Gutschrift auf den Saldo eines bestimmten Kontos auswirkt, je nachdem, wie dieses Konto im Jahresabschluss klassifiziert ist. Die Vermögenskonten werden durch Belastungen erhöht, während Kredite die Verbindungs- und Eigenkapitalkonten erhöhen. In der Gewinn- und Verlustrechnung wird der Umsatz durch Gutschriften erhöht, während die Belastungen die Ausgabenkonten erhöhen.

Es kann verwirrend sein, Belastungen und Gutschriften und ihre Auswirkungen auf die Kontosalden im Überblick zu behalten. Daher sind in der folgenden Tabelle die verschiedenen Kontotypen und ihre normalen Salden aufgeführt.

KontotypNormaler SaldoAktiva Debit Passiva Credit Equity Credit Revenue Credit Credit Credit Spese Debit

Anhand dieses Diagramms ist leicht zu erkennen, dass Vermögenskonten in der Regel einen Sollsaldo aufweisen. Eine Gutschrift verringert den Saldo, während eine Lastschrift den Saldo erhöht. Das Gegenteil gilt für Kreditkonten wie Verbindlichkeiten: Kredite erhöhen die Kreditsalden, und Belastungen verringern diese Salden.

Warum ist doppelte Buchführung wichtig?

Bei der Einzelbuchhaltung verfolgen Sie den laufenden Saldo auf Ihrem Girokonto. Es ist zwar nützlich, Ihr Online-Bankguthaben im Auge zu behalten, um Ihren Cashflow zu überwachen, aber das gibt Ihnen nicht viele Informationen darüber, wofür Sie in Ihrem Unternehmen Geld ausgeben oder woher es kommt. Bei der doppelten Buchführung werden alle Konten, die von einem bestimmten Ereignis in Ihren Finanzdaten betroffen sind, zusammengeführt, um ein vollständiges Bild der Geschäftsentwicklung zu erhalten.

Zu jedem Zeitpunkt können alle Transaktionen im Hauptbuch wie folgt zusammengefasst werden das Testguthaben, das die kumulierten Salden der Belastungen und Gutschriften auf jedem Konto zeigt. Wenn alle Buchungen korrekt erfasst wurden, entsprechen Belastungen Gutschriften und die buchhalterische Gleichung wird ausgeglichen. Die Probebilanz bildet die Grundlage der Finanzbuchhaltung.

Durch eine weitere Sortierung und Zusammenfassung der Konten und ihrer Salden werden Jahresabschlüsse erstellt, die den Rechnungslegungsgrundsätzen entsprechen müssen, einer Reihe von Regeln und Richtlinien, die die Berichterstattung über Geschäftstransaktionen standardisieren. Auf einen Blick ist Ihr Jahresabschlüsse wird Ihnen sagen, ob Ihr Unternehmen Gewinne erzielt und ob Ihr Vermögen Ihre Verbindlichkeiten übersteigt. Sie können den Ressourcenfluss in Ihrem Unternehmen verfolgen und haben eine Grundlage für Geschäftsentscheidungen.

Beispiel für eine doppelte Eingabe aus der Praxis

Sehen wir uns einige Beispiele für Transaktionen und ihre Journaleinträge an, um zu sehen, wie das funktioniert. Betsy's Widgets verkauft 25 Widgets an Tools R Us. Tools R Us verspricht, bei Lieferung zu zahlen. Betsys Widgets kaufte diese Widgets für 80$ pro Stück und verkaufte sie für 100$.

Um den Verkauf zu erfassen, werden zunächst Umsatz und Forderungen jeweils um den Betrag des Verkaufs erhöht (25 x 100$ = 2500$):

Kontoname: Debits/Krediten/Forderungen: $2500, Umsatz: $2500

Betsy's Widgets holt diese Widgets aus dem Inventar für den Versand an Tools R Us. Die Kosten der verkauften Waren werden um die Kosten der Widgets erhöht und das Inventar wird um den gleichen Betrag verringert (25 x 80$ = 2000$):

Kontoname: Debit/Kredite/Kosten der verkauften Waren: $2000, Inventar: $2000

Bei der Lieferung bezahlt Tools R Us die Rechnung, sodass Bargeld um 2500$ erhöht wird, während die Debitorenbuchhaltung um den gleichen Betrag sinkt:

Kontoname DebitsCreditsCash$2500Forderungen $2500

Verwendung von Buchhaltungssoftware für die doppelte Buchhaltung

Bis Buchhalter Computer bekamen, wurde die doppelte Buchführung mit Papierbüchern und Stiften durchgeführt — ein mühsamer und fehleranfälliger Prozess. Während einige Kleinunternehmer Tabellenkalkulationen für ihr System der doppelten Buchführung verwenden, verwenden die meisten Menschen Buchhaltungssoftware für ihre Buchhaltung. Bei Buchhaltungssoftware findet ein Großteil des Abgleichs von Belastungen und Gutschriften und der Auswahl der richtigen Konten hinter den Kulissen statt — und das mit weniger Fehlern.

Buchhaltungssoftware folgt den gleichen Prinzipien der doppelten Buchhaltung. Jede Transaktion wird auf zwei oder mehr Konten verbucht, wobei Belastungen Gutschriften entsprechen. Wenn Sie einen Bankfeed in Ihre Buchhaltungssoftware importieren, haben Sie bereits eine Seite jedes Eintrags — die Auswirkungen auf das Bargeld- oder Kreditkartenkonto. Dann, abhängig von wie Ihr System funktioniert, Sie müssen möglicherweise die andere Seite jeder Transaktion ausfüllen oder die Informationen Ihrer Bank mit den Transaktionen in Ihrer Software abgleichen, um Ihr Geldkonto mit dem Kontoauszug abzugleichen.

Früher als wir uns vorstellen können, werden Fortschritte in den Bereichen KI, Automatisierung und Buchhaltungstechnologie den gesamten Buchhaltungsprozess durchführen, ohne dass menschliches Eingreifen erforderlich ist. (Randleiste: Nein, Technologie wird dir nicht den Job wegnehmen. Schauen Sie sich diesen praktischen Blog an von Nikko Jones, dem ehemaligen Wirtschaftsprüfer, Buchhalter und aktuellen Kundenbetreuer von FloQast.) Aber ein solides Verständnis dessen, was hinter den Kulissen passiert, ist unerlässlich, um Probleme bei der Verarbeitung von Transaktionen zu erkennen und den Ressourcenfluss in Ihrem Unternehmen und die Daten, die in Ihren Buchhaltungsunterlagen fließen, zu verstehen.