La comptabilité en partie double, comme son nom l'indique, signifie que chaque transaction commerciale est inscrite deux fois dans les registres comptables.

Attends, pourquoi deux fois ?

Tout saisir deux fois semble demander beaucoup de travail, mais le véritable avantage de ce système est que les propriétaires d'entreprise ont une image complète de la performance financière de leur entreprise lorsqu'ils utilisent la comptabilité en partie double.

Laisse-moi t'expliquer.

Qu'est-ce que la comptabilité en partie double ?

Avec la méthode de comptabilité en partie double, chaque transaction financière d'une entreprise est enregistrée sur au moins deux comptes différents. Les comptes sont utilisés pour suivre l'utilisation de ses ressources financières par une entreprise, la nature de ces ressources et leur provenance. Par exemple, lorsqu'un client achète quelque chose et paie en espèces, cette transaction sera enregistrée dans les comptes de vente et de caisse. Cela permet de distinguer les espèces provenant des ventes aux clients des espèces reçues sous forme de prêt auprès d'une banque.

Les commerçants italiens ont d'abord conçu le système de comptabilité en partie double pour surmonter les lacunes de la comptabilité en partie unique, qui ne suit que les entrées et les sorties d'argent. En ajoutant une image miroir de chaque transaction, ces commerçants ont découvert qu'ils pouvaient facilement suivre le montant de leurs liquidités, leur provenance, les personnes qui leur devaient de l'argent, à qui ils devaient de l'argent et les raisons pour lesquelles ils dépensaient leur argent. Cette méthode vieille de plusieurs siècles, qui a été documentée pour la première fois dans un livre de Luca Pacioli en 1494, est toujours utilisé comme base de toutes les méthodes comptables en partie double utilisées pour rapports financiers.

Fait intéressant : j'ai une peinture de Luca Pacioli accrochée au mur du bureau de FloQast. Je suis un nerd.

Comment enregistrer une double entrée ?

La comptabilité en partie double est enregistrée à l'aide de entrées de journal. La première étape de l'enregistrement des transactions à l'aide du système de comptabilité à double entrée consiste à déterminer quels sont les deux comptes (ou plus) concernés par une transaction commerciale particulière, le montant de la transaction et la date à laquelle la transaction a lieu.

Disons que le 15 janvier, le propriétaire de Betsy's Widgets a dépensé 45,97$ en fournitures de bureau. Dans cet exemple simple, le compte de caisse sera réduit de 45,97$ tandis que les fournitures de bureau augmenteront du même montant, soit 45,97$, et la transaction sera datée du 15 janvier.

Entrées de journal sont enregistrés dans le grand livre général, au cœur du système de comptabilité d'une organisation. Le grand livre général trie les transactions en fonction d'un plan de comptes, répertoriant tous les comptes qu'une entreprise doit suivre. Les comptes de trésorerie, les ventes, les comptes clients, les comptes fournisseurs, les salaires et les capitaux propres sont des exemples de comptes couramment utilisés.

Chaque compte est affecté à une section particulière des états financiers. La trésorerie et les comptes clients sont des comptes d'actifs et apparaissent sur le bilan. Les comptes fournisseurs sont un compte de passif qui apparaît au bilan. Les ventes et la paie sont déclarées sur le compte de résultat.

Qu'est-ce que le principe d'appariement ou de double aspect ?

Le principe du double aspect stipule que chaque transaction dans le système comptable d'une organisation doit être saisie comme une combinaison de débits et crédits sur au moins deux comptes. Le total des débits et le total des crédits de chaque transaction doivent correspondre. L'idée qui sous-tend le principe du double aspect est résumée dans équation comptable:

Actifs = Passifs + Capitaux propres du propriétaire

L'équation comptable définit également le bilan. À tout moment, les actifs d'une organisation doivent être égaux à la somme de ses passifs plus les capitaux propres du propriétaire. Le bénéfice net provient du compte de résultat pour s'accumuler dans les capitaux propres du propriétaire.

En appliquant le principe du double aspect à notre exemple simple ci-dessus, l'achat de fournitures de bureau a réduit les liquidités de 45,97$. Étant donné que la trésorerie est un compte d'actif situé du côté gauche de l'équation, le côté droit de l'équation doit également diminuer du même montant. En ajoutant 45,97$ au compte de dépenses, les fournitures de bureau réduisent le bénéfice net et, par conséquent, les capitaux propres du propriétaire pour maintenir l'équilibre.

La règle pour les débits et les crédits

Le principe d'appariement de la comptabilité dit que les débits doivent être égaux à des crédits. Par convention, les transactions qui augmentent du côté gauche de cette équation sont enregistrées comme des débits, et les transactions qui augmentent du côté droit sont enregistrées comme des crédits.

La règle d'appariement pour les débits et les crédits et l'équation comptable signifient qu'une écriture de débit ou de crédit figure sur le solde d'un compte donné en fonction de la classification de ce compte dans les états financiers. Les comptes d'actifs sont augmentés par des débits, tandis que les crédits augmentent les comptes de passif et de capitaux propres. Sur le compte de résultat, les recettes sont augmentées par des crédits tandis que les débits augmentent les comptes de dépenses.

Il peut être difficile de maîtriser les débits et les crédits et leur impact sur les soldes des comptes. Le tableau ci-dessous répertorie donc les différents types de comptes et leurs soldes normaux.

Type de compteSolde normalActif, débit/passif, crédits/capitaux propres, recettes, crédits/dépenses, débit

À l'aide de ce graphique, il est facile de voir que les comptes d'actifs ont généralement un solde débiteur, donc une entrée de crédit diminuera le solde, tandis qu'une entrée de débit augmentera le solde. L'inverse est vrai pour les comptes de crédit tels que les passifs : les crédits augmentent les soldes créditeurs et les débits les diminuent.

Pourquoi la comptabilité en partie double est-elle importante ?

La comptabilité à entrée unique vous permet de suivre le solde courant de votre compte courant. Bien qu'il soit utile de garder un œil sur votre solde bancaire en ligne pour surveiller vos flux de trésorerie, cela ne vous donnera pas beaucoup d'informations sur les dépenses que vous effectuez dans votre entreprise ou sur leur provenance. Pour ce faire, la comptabilité en partie double associe tous les comptes concernés par un événement particulier dans vos finances afin de fournir une image complète des performances de l'entreprise.

À tout moment, toutes les transactions du grand livre peuvent être résumées comme suit la balance d'essai, qui indique les soldes cumulés des débits et des crédits de chaque compte. Si chaque saisie a été correctement enregistrée, les débits seront égaux à des crédits et l'équation comptable sera équilibrée. La balance de vérification constitue la base de la comptabilité financière.

Un tri et une agrégation plus poussés des comptes et de leurs soldes permettent de créer des états financiers, qui doivent respecter les principes comptables, un ensemble de règles et de directives normalisant la déclaration des transactions commerciales. En un coup d'œil, votre états financiers vous indiquera si votre entreprise réalise des bénéfices et si vos actifs sont supérieurs à vos passifs. Vous pouvez suivre le flux de ressources dans votre entreprise et vous disposez d'une base pour prendre des décisions commerciales.

Exemple concret de double entrée

Passons en revue quelques exemples de transactions et leurs écritures de journal pour voir comment cela fonctionne. Betsy's Widgets vend 25 widgets à Tools R Us. Tools R Us s'engage à payer à la livraison. Betsy's Widgets a acheté ces widgets pour 80$ l'unité et les a vendus pour 100$.

Tout d'abord, pour enregistrer la vente, les ventes et les comptes clients sont augmentés du montant de la vente (25 x 100$ = 2 500$) :

Nom du compte : débits/crédits, comptes clients : 2 500$, ventes : 2 500$

Betsy's Widgets extrait ces widgets de l'inventaire pour les envoyer à Tools R Us. Le coût des marchandises vendues est augmenté du coût des widgets et l'inventaire est diminué du même montant (25 x 80$ = 2 000$) :

Nom du compte Débits/Crédits/Coût des marchandises vendues : 2 000$ Inventaire : 2 000$

À la livraison, Tools R Us paie la facture, donc les espèces sont augmentées de 2 500$ tandis que les comptes clients baissent du même montant :

Nom du compte Débits/Crédits/Liquidités : 2 500$ Comptes clients : 2 500$

Utilisation d'un logiciel de comptabilité pour la comptabilité en partie double

Avant que les comptables ne soient équipés d'ordinateurs, la comptabilité en partie double se faisait à l'aide de grands livres papier et de stylos, un processus laborieux et sujet aux erreurs. Alors que certains propriétaires de petites entreprises utilisent des feuilles de calcul pour leur système de comptabilité à entrée double, la plupart des gens utilisent un logiciel de comptabilité pour leur comptabilité. Avec les logiciels de comptabilité, une grande partie du processus consistant à faire correspondre les débits et les crédits et à choisir les bons comptes se déroule en coulisse, et avec moins d'erreurs.

Les logiciels de comptabilité adhèrent aux mêmes principes de comptabilité en partie double. Chaque transaction est enregistrée sur deux comptes ou plus, les débits étant égaux à des crédits. Lorsque vous importez un flux bancaire dans votre logiciel de comptabilité, vous avez déjà une face de chaque entrée : l'impact sur ce compte de caisse ou de carte de crédit. Ensuite, en fonction de le fonctionnement de votre système, vous devrez peut-être remplir le verso de chaque transaction ou faire correspondre les informations de votre banque aux transactions de votre logiciel pour rapprocher votre compte de caisse du relevé bancaire.

Plus tôt que nous ne l'imaginons, les avancées en matière d'IA, d'automatisation et de technologie comptable permettront d'exécuter l'ensemble du processus comptable sans aucune intervention humaine. (Encadré : Non, la technologie ne va pas vous faire perdre votre travail. Consultez ce blog très pratique par Nikko Jones, ancienne auditrice, comptable et actuelle directrice de compte de FloQast) Mais il est essentiel de bien comprendre ce qui se passe dans les coulisses pour identifier les problèmes liés au traitement des transactions et comprendre le flux de ressources dans votre entreprise et les données qui circulent dans vos registres comptables.