La comptabilité en partie double - comme son nom l'indique - signifie que chaque transaction commerciale est enregistrée deux fois dans les registres comptables. 

Attendez, pourquoi deux fois ? 

Le fait de tout saisir deux fois peut sembler beaucoup plus fastidieux, mais le véritable avantage de ce système est que les propriétaires d'entreprise disposent d'une image complète des performances financières de leur entreprise lorsqu'ils utilisent la comptabilité en partie double.

Je m'explique.

Qu'est-ce que la comptabilité en partie double ?

Avec la méthode de la comptabilité en partie double, chaque transaction financière d'une entreprise est inscrite dans au moins deux comptes différents. Les comptes sont utilisés pour suivre l'utilisation qu'une entreprise fait de ses ressources financières, la nature de ces ressources et leur origine. Par exemple, lorsqu'un client achète quelque chose et paie en espèces, cette transaction est enregistrée dans les comptes de ventes et de trésorerie. Cela permet de distinguer l'argent reçu des ventes aux clients de l'argent reçu sous forme de prêt de la part d'une banque. 

Les marchands italiens ont d'abord conçu le système de comptabilité en partie double pour pallier les insuffisances de la comptabilité en partie simple, qui ne permet de suivre que les entrées et les sorties d'argent. En ajoutant une image miroir de chaque transaction, ces marchands ont découvert qu'ils pouvaient facilement suivre la quantité d'argent qu'ils avaient et d'où venait l'argent, qui leur devait de l'argent, à qui ils devaient de l'argent et à quoi ils dépensaient leur argent. Cette méthode vieille de plusieurs siècles, décrite pour la première fois dans un livre de Luca Pacioli en 1494, est toujours à la base de toutes les méthodes de comptabilité en partie double utilisées pour l'établissement des rapports financiers. 

Fait amusant : j'ai une peinture de Luca Pacioli sur mon mur dans le bureau de FloQast. Je suis un nerd. 

Comment enregistrer une double entrée ?

La comptabilité en partie double est enregistrée au moyen d' écritures de journal. La première étape de l'enregistrement des transactions à l'aide du système de comptabilité en partie double consiste à déterminer les deux comptes (ou plus) concernés par une transaction commerciale particulière, le montant de la transaction et la date à laquelle la transaction a lieu. 

Supposons que le 15 janvier, le propriétaire de Betsy's Widgets ait dépensé 45,97 $ en fournitures de bureau. Dans cet exemple simple, le compte Caisse sera diminué de 45,97 $ et le compte Fournitures de bureau sera augmenté du même montant - 45,97 $ - et l'opération sera datée du 15 janvier. 

Les écritures de journal sont enregistrées dans le grand livre, qui constitue le cœur du système comptable d'une entreprise. Le grand livre classe les transactions en fonction d'un plan comptable, qui répertorie tous les comptes qu'une entreprise doit suivre. Des exemples de comptes couramment utilisés sont la trésorerie, les ventes, les comptes débiteurs, les comptes créditeurs, la paie et les capitaux propres. 

Chaque compte est affecté à une section particulière des états financiers. Les liquidités et les comptes clients sont des comptes d'actif et figurent au bilan. Les comptes créditeurs sont des comptes de passif et apparaissent dans le bilan. Les ventes et les paie figurent dans le compte de résultat. 

Qu'est-ce que le rapprochement ou le principe du double aspect ?

Le principe du double aspect stipule que chaque transaction dans le système comptable d'une organisation doit être enregistrée comme une combinaison de débits et de crédits sur au moins deux comptes. Le total des débits et le total des crédits de chaque transaction doivent correspondre. L'idée qui sous-tend le principe du double aspect est résumée dans l'équation comptable:

Actif = Passif + Capitaux propres

L'équation comptable définit également le bilan. À tout moment, l'actif d'une organisation doit être égal à la somme du passif et des capitaux propres. Le bénéfice net sort du compte de résultat pour s'accumuler dans les capitaux propres. 

En appliquant le principe du double aspect à notre exemple simple ci-dessus, l'achat de fournitures de bureau a réduit les liquidités de 45,97 $. Étant donné que la trésorerie est un compte d'actif du côté gauche de l'équation, le côté droit de l'équation doit également diminuer du même montant. En ajoutant 45,97 $ au compte de dépenses, les fournitures de bureau réduisent le revenu net et donc les capitaux propres afin de maintenir l'équilibre.

La règle des débits et des crédits

Le principe de rapprochement la comptabilité stipule que les débits doivent être égaux aux crédits. Par convention, les opérations qui augmentent le côté gauche de cette équation sont enregistrées comme des débits, et les opérations qui augmentent le côté droit sont enregistrées comme des crédits. 

La règle de rapprochement débits et des crédits et l'équation comptable signifient qu'une écriture de débit ou de crédit a une incidence sur le solde d'un compte particulier en fonction de la classification de ce compte dans les états financiers. Les débits augmentent les comptes d'actif, tandis que les crédits augmentent les comptes de passif et de capitaux propres. Dans le compte de résultat, les recettes sont augmentées par les crédits, tandis que les débits augmentent les comptes de charges. 

La distinction entre les débits et les crédits et leur impact sur les soldes des comptes peut prêter à confusion. Le tableau ci-dessous répertorie les différents types de comptes et leurs soldes normaux. 

Type de compteSolde normalActifDébitPassifCréditFonds propresCréditRecettesCréditDépensesDébit

À l'aide de ce tableau, il est facile de voir que les comptes d'actif ont généralement un solde débiteur, de sorte qu'une écriture de crédit diminuera le solde, tandis qu'une écriture de débit l'augmentera. L'inverse est vrai pour les comptes créditeurs tels que les passifs : Les crédits augmentent les soldes créditeurs et les débits diminuent ces soldes. 

Pourquoi la comptabilité en partie double est-elle importante ?

La comptabilité en partie simple est la façon dont vous suivez le solde de votre compte courant. Bien qu'il soit utile de garder un œil sur le solde de votre compte bancaire en ligne pour surveiller vos flux de trésorerie, cela ne vous donnera pas beaucoup d'informations sur ce que vous dépensez dans votre entreprise, ni sur l'origine de l'argent. C'est ce que permet la comptabilité en partie double, en reliant tous les comptes concernés par un événement particulier dans vos états financiers, afin d'obtenir une image complète des performances de l'entreprise. 

À tout moment, toutes les transactions du grand livre peuvent être résumées par la balance générale des comptes, qui indique les soldes cumulés des débits et des crédits de chaque compte. Si toutes les écritures ont été correctement enregistrées, les débits sont égaux aux crédits et l'équation comptable est équilibrée. La balance générale des comptes constitue la base de la comptabilité financière. 

Le tri et l'agrégation des comptes et de leurs soldes permettent d'établir les états financiers, qui doivent respecter les principes comptables, un ensemble de règles et de lignes directrices qui normalisent la présentation des transactions commerciales. En un coup d'œil, vos états financiers vous indiqueront si votre entreprise réalise des bénéfices et si vos actifs sont supérieurs à vos passifs. Vous pouvez voir le flux des ressources dans votre entreprise et vous disposez d'une base pour prendre des décisions commerciales. 

Exemple concret de double saisie

Voyons quelques exemples de transactions et d'écritures au journal pour comprendre comment cela fonctionne. Betsy's Widgets vend 25 gadgets à Tools R Us. Tools R Us promet de payer à la livraison. Betsy's Widgets a acheté ces gadgets à 80 dollars pièce et les a vendus à 100 dollars. 

Tout d'abord, pour enregistrer la vente, les ventes et les comptes clients sont tous deux augmentés du montant de la vente (25 x 100 $ = 2 500 $) :

Nom du compteDébitsCréditsComptes clients$2500Ventes$2500

Betsy's Widgets retire ces gadgets de ses stocks pour les expédier à Tools R Us. Le coût des marchandises vendues est augmenté du coût des gadgets et le stock est diminué du même montant (25 x 80 $ = 2 000 $) :

Nom du compteDébitsCréditsCoût des marchandises vendues$2000Inventaire$2000

À la livraison, Tools R Us règle la facture, de sorte que les liquidités augmentent de 2 500 dollars, tandis que les comptes clients diminuent du même montant : 

Nom du compteDébitsCréditsTrésorerie$2500Comptes à recevoir$2500

Utilisation d'un logiciel de comptabilité pour la tenue d'une comptabilité en partie double

Jusqu'à ce que les comptables disposent d'ordinateurs, la comptabilité en partie double s'effectuait à l'aide de registres papier et de stylos - un processus laborieux et sujet aux erreurs. Si certains propriétaires de petites entreprises utilisent des feuilles de calcul pour leur système de comptabilité en partie double, la plupart des gens utilisent un logiciel de comptabilité pour leur tenue de livres. Avec un logiciel de comptabilité, une grande partie du processus de rapprochement débits et des crédits et de sélection des comptes corrects s'effectue en coulisses - et avec moins d'erreurs. 

Les logiciels de comptabilité respectent les mêmes principes que la comptabilité en partie double. Chaque transaction est enregistrée dans deux ou plusieurs comptes, les débits étant égaux aux crédits. Lorsque vous importez un flux bancaire dans votre logiciel de comptabilité, vous avez déjà un côté de chaque entrée - l'impact sur ce compte de caisse ou de carte de crédit. Ensuite, selon le fonctionnement de votre système, vous devrez peut-être compléter l'autre côté de chaque transaction ou faire correspondre les informations de votre banque aux transactions de votre logiciel pour réconcilier votre compte de trésorerie avec le relevé bancaire. 

Plus tôt que nous ne l'imaginons, les progrès de l'IA, de l'automatisation et de la technologie comptable permettront d'effectuer l'ensemble du processus comptable avec peu d'intervention humaine. (Encadré : Non, la technologie ne va pas prendre votre travail. ) Mais il est essentiel de bien comprendre ce qui se passe en coulisses pour identifier les problèmes dans le traitement des transactions et comprendre le flux des ressources dans votre entreprise et les données qui circulent dans vos registres comptables.