Was ist ein Compliance-Management-System?

Was ist ein Compliance-Management-System?

Haben Sie das Gefühl, dass es bei der Einhaltung gesetzlicher und regulatorischer Vorschriften zu viel gibt, um den Überblick zu behalten? Fragen Sie sich, ob es eine bessere Möglichkeit gibt, die Vorschriften einzuhalten und sicherzustellen, dass Ihr Unternehmen die Vorschriften einhält? EIN Compliance-Managementsystem (CMS) könnte genau das sein, wonach Sie suchen. Es kann eine effiziente und zuverlässige Methode sein, um die Gesetzgebung auf dem neuesten Stand zu halten und konsistente Prozesse in Ihrem gesamten Unternehmen durchzusetzen.

Lassen Sie uns also in die wichtigsten Komponenten eines CMS eintauchen und untersuchen, wie Sie damit die Einhaltung von Industriestandards sicherstellen und bei allen regulatorischen Änderungen an der Spitze bleiben können.

Bedeutung eines Compliance-Management-Systems im Geschäftsbetrieb

In der Geschäftswelt bedeutet Compliance die Einhaltung einer Vielzahl von Geschäftsprozessen, Systemen, Standards, Codes, internen Richtlinien, Verträgen und relevanten Gesetzen und Vorschriften.

EIN Compliance-Managementsystem in Ihrem Geschäftsbetrieb trägt dazu bei, dass das Unternehmen die Vorschriften einhält, was die Kosten senken und dem Unternehmen helfen kann, Bußgelder, Unternehmenssanktionen, Produktrückrufe und gesetzliche Haftung zu vermeiden. SOX-Strafen bei Nichteinhaltung, und Rufschädigung.

Ein Compliance-Management-System hilft Unternehmen dabei, all diese Richtlinien, Verfahren und Gesetze einzuhalten, indem es:

• Anforderungen in Geschäftsprozesse integrieren
• Sicherstellen, dass jeder im Unternehmen seine Compliance-Verantwortlichkeiten versteht
• Überprüfung der Abläufe, um sicherzustellen, dass die Mitarbeiter ihre Aufgaben erfüllen und die erforderlichen Anforderungen erfüllen
• Ergreifen von Korrekturmaßnahmen, wenn nötig

Angesichts der zunehmenden Gesetze und Vorschriften auf der ganzen Welt ist es für große Unternehmen fast unmöglich, ein Compliance-Programm alleine durchzuführen. Ein Compliance-Management-System hilft Unternehmen also, über alle relevanten Gesetze und Vorschriften auf dem Laufenden zu bleiben und das Risiko von Strafen, Bußgeldern und sogar strafrechtlicher Verfolgung zu reduzieren.

Der Einsatz des richtigen Compliance-Management-Systems macht nicht nur Compliance-Aufgaben einfach — in einigen Fällen kann es auch dazu beitragen, einige Arbeitsabläufe ganz zu eliminieren, indem viele langwierige, zeitaufwändige Prozesse wie Planung, Überwachung, Genehmigungen und mehr automatisiert werden. Mit dem richtigen Lösungen für Compliance-Manager Durch Automatisierung und Automatisierung kann Ihr Team seine begrenzten Ressourcen besser nutzen und sich auf wertvollere Aufgaben konzentrieren.

Vorteile des Compliance-Management-Systems

Ein Compliance-Management-System (CMS) bietet Unternehmen eine umfassende Lösung, um sicherzustellen, dass ihr Geschäftsbetrieb vollständig den relevanten Gesetzen und Compliance-Vorschriften auf Bundes-, Landes- und lokaler Ebene entspricht. Die Einrichtung eines CMS bietet vier Hauptvorteile:

1. Minimiert das Risiko. Unternehmen investieren eine Menge Ressourcen in die Gestaltung von Geschäftsprozessen, die Risiken reduzieren. Ein Compliance-Management-System ist eine zentrale Ablage für wichtige Informationen zu diesen Prozessen und ermöglicht den selektiven Zugriff auf vertrauliche Informationen.
2. Bessere Sicherheit. In einem Compliance-Management-System werden Mitarbeiter, Drittanbieter und Dienstleister authentifiziert, bevor sie Zugriff auf Daten erhalten. Dadurch wird verhindert, dass vertrauliche Informationen in die falschen Hände geraten.
3. Genauere Risikoeinschätzungen. Ein CMS hilft Unternehmen dabei, Risiken bei allen Governance- und Compliance-Bemühungen einzuschätzen. Mit einem klaren Bild der potenziellen Bedrohungen können Unternehmen Risiken managen, indem sie ihre bestehenden Kontrollen evaluieren, um festzustellen, ob sie angemessen sind. Eine bessere Risikobewertung hilft auch bei internen Audits und externen Auditberichten.
4. Ordnen Sie die Anforderungen mit Aktivitäten zu. Wenn sich die regulatorischen Anforderungen ändern, ist es oft schwierig zu wissen, wie sich die Compliance-Prozesse anpassen sollten. Ein CMS ermöglicht es Unternehmen, Maßnahmen den Anforderungen zuzuordnen, die die Aktivitäten vorantreiben, und ihre Geschäftspraktiken proaktiv anzupassen, um die Vorschriften einzuhalten.

Die wichtigsten Elemente eines Compliance-Management-Systems

Ein effektives CMS hilft Unternehmen dabei, ihre Compliance-Verpflichtungen zu verwalten und Compliance-Risiken zu reduzieren. Um wirksam zu sein, sollte es die folgenden Elemente enthalten:

Aufsicht über Vorstand und Geschäftsleitung

Ein erfolgreiches Compliance-Management-System erfordert die Aufsicht sowohl des Verwaltungsrats als auch der Geschäftsleitung. Dies gibt den „Ton an der Spitze“ an, um sicherzustellen, dass die Mitarbeiter die Einhaltung der Vorschriften ernst nehmen.

Ein Compliance-Beauftragter

Der Verwaltungsrat sollte einen Compliance-Beauftragten ernennen, der für die Compliance-Aktivitäten zuständig ist und regelmäßige Compliance-Audits durchführt.

In einer großen Organisation kann dies eine Vollzeitstelle sein. In kleineren Organisationen können die Aufgaben des Compliance-Beauftragten von einem oder mehreren Mitarbeitern auf Teilzeitbasis wahrgenommen werden.

Richtlinien und Verfahren

Ein umfassender Satz von Richtlinien und Verfahren ist für jedes CMS unerlässlich. Diese sollten regelmäßig überprüft und aktualisiert werden, um sicherzustellen, dass sie mit den geltenden Gesetzen und Vorschriften auf dem neuesten Stand sind. Die Organisation sollte den Mitarbeitern auch die notwendige Aus- und Weiterbildung bieten, um sicherzustellen, dass sie die Richtlinien und ihre eigenen Verantwortlichkeiten verstehen.

Überwachung und Prüfung

Ein CMS sollte Verfahren zur Überwachung des Betriebs, zur Überprüfung von Prozessen auf Sicherheitslücken und zur Durchführung von Compliance-Audits beinhalten, um sicherzustellen, dass die internen Kontrollen des Unternehmens wie geplant funktionieren. Wenn diese Compliance-Aktivitäten dokumentiert und auf visuellen Dashboards zusammengefasst werden, ist es einfach, die Compliance-Aktivitäten des Unternehmens zu überwachen.

Wenn bei den Überwachungsaktivitäten oder Compliance-Audits Verstöße aufgedeckt werden, sollte das Unternehmen auch über ein Verfahren zur Nachverfolgung, Berichterstattung und Lösung dieser Vorfälle verfügen.

So erstellen oder verbessern Sie ein erfolgreiches Compliance-Management-System

Die Schaffung oder Verbesserung eines erfolgreichen Compliance-Managementsystems ist für jedes Unternehmen ein wichtiges Unterfangen. Es erfordert ein tiefes Verständnis der geltenden Gesetze, Vorschriften und Industriestandards sowie die Verpflichtung zur Aufrechterhaltung einheitlicher Prozesse im gesamten Unternehmen.

Hier sind einige Tipps für die Erstellung oder Verbesserung eines erfolgreichen CMS:

1. Legen Sie Richtlinien und Verfahren fest. Festlegung von Richtlinien und Verfahren für alle Compliance-Bereiche, einschließlich Dokumentation, Datensicherheit, Risikomanagement, Compliance-Schulungen, Meldung von Vorfällen und mehr.
2. Automatisieren Sie Ihre Compliance. Der Einsatz von Technologie zur Automatisierung der Einhaltung von Vorschriften trägt dazu bei, das Risiko menschlicher Fehler zu verringern und stellt sicher, dass Richtlinien, Verfahren und Prozesse im gesamten Unternehmen konsistent bleiben. Außerdem können Sie so schnell potenzielle Bereiche identifizieren, in denen Verstöße oder Sicherheitslücken bestehen, und geeignete Maßnahmen ergreifen. Automatisierte Systeme ermöglichen auch eine effizientere Auditverfolgung und Berichterstattung.
3. Bieten Sie Schulungen an. Bieten Sie Ihren Mitarbeitern die notwendigen Aus- und Weiterbildungen an, um sicherzustellen, dass sie ihre Aufgaben verstehen und die Vorschriften einhalten.
4. Benennen Sie die Verantwortung. Weisen Sie den wichtigsten Mitarbeitern die Verantwortung zu, um sicherzustellen, dass das CMS ordnungsgemäß implementiert und gewartet wird.
5. Überwachung der Einhaltung der Vorschriften. Überwachen Sie regelmäßig Abläufe und Prozesse, um sicherzustellen, dass sie den Vorschriften entsprechen.
6. Bleiben Sie auf dem Laufenden. Bleiben Sie über alle relevanten Gesetze, Vorschriften und Industriestandards auf dem Laufenden, um sicherzustellen, dass Ihr Unternehmen die Vorschriften stets einhält.

Beispiel

Ein Beispiel für ein erfolgreiches Compliance-Management-System ist das, das Amazon für seine Lieferkette verwendet. Das Handbuch zu Amazon Supply Chain-Standards beschreibt die Anforderungen für Lieferanten und Einrichtungen, die an der Herstellung von Amazon-Produkten beteiligt sind.

Sein CMS beinhaltet:

• Ein Verhaltenskodex für Lieferanten. Beispielsweise müssen Lieferanten die geltenden Gesetze einhalten und den Arbeitnehmern Arbeitsrechte und respektvolle Arbeitsbedingungen bieten.
• Anforderungen, die Einrichtungen erfüllen müssen, um sich für die Herstellung von Amazon-Produkten zu qualifizieren. Beispielsweise müssen Arbeitnehmer ein angemessenes Alter haben und freiwillig arbeiten, ohne dass ihnen körperliche oder finanzielle Bestrafung droht.
• Unabhängige Prüfer überprüfen die Einhaltung der Standards. Auditoren inspizieren die Einrichtungen, befragen Mitarbeiter, identifizieren Compliance-Probleme und arbeiten mit Lieferanten zusammen, um einen Plan für Abhilfemaßnahmen zu entwickeln.

Diese Maßnahmen helfen Amazon dabei, die geltenden Gesetze und Vorschriften einzuhalten und den Ruf des Unternehmens zu schützen.

Das Compliance-Management-System Ihres Unternehmens ist möglicherweise nicht so formell oder umfangreich wie das von Amazon. Es ist jedoch immer noch ein wesentlicher Bestandteil, um sicherzustellen, dass das Unternehmen die Industriestandards erfüllt, die Datenintegrität gewährleistet, die mit Verstößen verbundenen Kosten reduziert und das Unternehmen vor finanziellen und sogar strafrechtlichen Sanktionen schützt.

Implementierung eines Compliance-Management-Systems

Unternehmen können ein Compliance-Management-Programm implementieren, indem sie:

1. Ernennung eines Chief Compliance Officers oder eines Compliance Managers mit Kenntnissen der Best Practices im Change Management und Befugnis zur Erstellung und Überarbeitung von Richtlinien
2. Annahme schriftlicher Compliance-Richtlinien, -Verfahren und -Verhaltensstandards
3. Ernennung von Compliance-Verantwortlichen aus verschiedenen Abteilungen, die die Anforderungen an die Mitarbeiter kommunizieren und alle disziplinieren, die die gesetzlichen Anforderungen nicht einhalten
4. Bereitstellung eines Compliance-Schulungsprogramms zur Schulung von Mitarbeitern auf allen Ebenen, damit sie die Standards des Compliance-Programms verstehen und wissen, warum sie notwendig sind
5. Einrichtung einer wechselseitigen Kommunikation, die es Mitarbeitern ermöglicht, Fragen zu stellen, Probleme zu melden, ethische Bedenken auszuräumen und betrügerisches oder illegales Verhalten anonym zu melden, ohne Vergeltungsmaßnahmen befürchten zu müssen
6. Implementierung des CMS und Überwachung der wichtigsten Leistungsindikatoren zur Messung seiner Wirksamkeit
7. Ergreifen von Abhilfemaßnahmen, wenn Sicherheitslücken oder Verstöße aufgedeckt werden

Wenn Sie die oben aufgeführten Tipps befolgen, kann Ihre Organisation eine erfolgreiche Compliance-Managementsystem und stellen Sie sicher, dass Sie bereit und in der Lage sind, die Compliance-Anforderungen in einem sich ständig ändernden Umfeld zu erfüllen.