Qu'est-ce qu'un système de gestion de la conformité ?

Qu'est-ce qu'un système de gestion de la conformité ?

Avez-vous l'impression qu'il y a trop de choses à suivre lorsqu'il s'agit de conformité légale et réglementaire ? Vous demandez-vous s'il existe un meilleur moyen de suivre l'évolution de la réglementation et de veiller à ce que votre organisation reste en conformité ? Un système de gestion de la conformité (SGC) pourrait être exactement ce que vous recherchez. Il peut constituer une méthode efficace et fiable pour rester au fait de la législation et mettre en œuvre des processus cohérents dans l'ensemble de votre entreprise.

Nous allons donc nous pencher sur les éléments clés d'un CMS et examiner comment vous pouvez l'utiliser pour respecter les normes secteur et rester à la pointe de l'évolution de la réglementation.

Importance d'un système de gestion de la conformité dans les opérations commerciales

Dans le monde des affaires, la conformité signifie l'adhésion à une variété de processus, de systèmes, de normes, de codes, de politiques internes, de contrats et de lois et règlements pertinents. 

Un système de gestion de la conformité dans vos opérations commerciales permet à l'organisation de rester conforme, ce qui peut réduire les coûts et l'aider à éviter les amendes, les sanctions d'entreprise, les rappels de produits, la responsabilité juridique, les pénalités pour non-conformité à la loi SOX et les atteintes à la réputation.

Un système de gestion de la conformité aide les entreprises à respecter l'ensemble de ces politiques, procédures et lois :

• Intégrer les exigences dans les processus opérationnels
• Veiller à ce que chaque membre de l'organisation comprenne ses responsabilités en matière de conformité
• Examiner les opérations pour s'assurer que les employés s'acquittent de leurs tâches et satisfont aux exigences requises.
• Prendre des mesures correctives si nécessaire

Avec la multiplication des lois et des règlements dans le monde entier, il est pratiquement impossible pour les grandes organisations de gérer seules un programme de conformité. Un système de gestion de la conformité aide donc les organisations à rester au fait de toutes les lois et réglementations pertinentes et à réduire le risque de pénalités, d'amendes, voire de poursuites pénales.

L'utilisation du bon système de gestion de la conformité ne se limite pas à faciliter les tâches de conformité - dans certains cas, il peut aider à éliminer complètement certains flux de travail en automatisant de nombreux processus fastidieux et chronophages, tels que la planification, le suivi, les approbations, et bien d'autres. Avec les bonnes solutions pour les gestionnaires de conformité et les automatisations, votre équipe peut mieux utiliser ses ressources limitées et se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée.

Avantages du système de gestion de la conformité

Un système de gestion de la conformité (SGC) offre aux organisations une solution complète pour s'assurer que leurs activités commerciales respectent pleinement les lois et les réglementations fédérales, nationales et locales en vigueur. La mise en place d'un SGC offre quatre avantages principaux :

1. Minimiser les risques. Les organisations consacrent beaucoup de ressources à la conception de processus d'entreprise qui réduisent les risques. Un système de gestion de la conformité est un dépôt central d'informations critiques sur ces processus, permettant un accès sélectif aux informations sensibles. 
2. Une meilleure sécurité. Dans un système de gestion de la conformité, les employés, les fournisseurs tiers et les prestataires de services sont authentifiés avant d'accéder aux données. Cela permet d'éviter que des informations sensibles ne se retrouvent entre de mauvaises mains.
3. Des évaluations de risques plus précises. Un SGC aide les organisations à évaluer les risques dans le cadre de tous leurs efforts de gouvernance et de conformité. Avec une image claire des menaces potentielles, les organisations peuvent gérer les risques en évaluant leurs contrôles existants pour déterminer s'ils sont adéquats. Une meilleure évaluation des risques facilite également les audits internes et les rapports d'audit externe.
4. Établir une correspondance entre les exigences et les activités. Lorsque les exigences réglementaires changent, il est souvent difficile de savoir comment les processus de conformité doivent s'adapter. Un CMS permet aux organisations de faire correspondre les actions aux exigences qui régissent les activités et d'ajuster de manière proactive leurs pratiques commerciales pour rester en conformité. 

Éléments clés d'un système de gestion de la conformité

Un SGC efficace aide les organisations à gérer leurs obligations en matière de conformité et à réduire les risques liés à la conformité. Pour être efficace, il doit comprendre les éléments suivants :

Supervision du conseil d'administration et de la direction

Pour être efficace, un système de gestion de la conformité doit être supervisé par le conseil d'administration et la direction générale. Cela permet de donner le "ton au sommet" et de s'assurer que les employés prennent la conformité au sérieux. 

Un agent de conformité

Le conseil d'administration doit nommer un responsable de la conformité qui sera chargé des activités de conformité et effectuera des contrôles de conformité périodiques.

Dans une grande organisation, il peut s'agir d'une fonction à temps plein. Dans les organisations plus petites, les fonctions du responsable de la conformité peuvent être assumées par un ou plusieurs employés à temps partiel.

Politiques et procédures

Un ensemble complet de politiques et de procédures est essentiel pour tout CMS. Celles-ci doivent être régulièrement révisées et mises à jour afin de garantir qu'elles restent conformes à la législation et aux réglementations en vigueur. L'organisation doit également fournir aux employés l'éducation et la formation nécessaires pour s'assurer qu'ils comprennent les politiques et leurs propres responsabilités.

Contrôle et audit

Un SGC doit comprendre des procédures de suivi des opérations, d'examen des processus pour détecter les vulnérabilités et de réalisation d'audits de conformité pour s'assurer que les contrôles internes de l'entreprise fonctionnent comme prévu. Lorsque ces activités de conformité sont documentées et résumées dans des tableaux de bord visuels, il est facile de contrôler les activités de conformité de l'entreprise.

Si les activités de contrôle ou les audits de conformité mettent au jour des incidents de non-conformité, l'organisation doit également disposer d'un processus de suivi, de signalement et de résolution de ces incidents.

Comment créer ou améliorer un système de gestion de la conformité efficace ?

La création ou l'amélioration d'un système de gestion de la conformité est une entreprise importante pour toute organisation. Elle nécessite une compréhension approfondie des lois, des réglementations et des normes secteur applicables, ainsi qu'un engagement à maintenir des processus cohérents dans l'ensemble de l'entreprise. 

Voici quelques conseils pour créer ou améliorer un CMS performant :

1. Établir des politiques et des procédures. Établir des politiques et des procédures pour tous les domaines de la conformité, y compris la documentation, la sécurité des données, la gestion des risques, la formation à la conformité, le signalement des incidents, etc.
2. Automatisez votre conformité. L'utilisation de la technologie pour automatiser la conformité permet de réduire le risque d'erreur humaine et de garantir que les politiques, les procédures et les processus restent cohérents dans l'ensemble de l'organisation. Cela peut également vous permettre d'identifier rapidement les domaines potentiels de non-conformité ou de vulnérabilité et de prendre les mesures qui s'imposent. Les systèmes automatisés permettent également un suivi des audits et l'établissement de rapports plus efficaces.
3. Assurer la formation. Fournir aux employés l'éducation et la formation nécessaires pour s'assurer qu'ils comprennent leurs responsabilités et qu'ils restent en conformité.
4. Désigner les responsabilités. Attribuer des responsabilités au personnel clé afin de s'assurer que le CMS est correctement mis en œuvre et entretenu.
5. Contrôle de la conformité. Contrôler régulièrement les opérations et les processus pour s'assurer qu'ils restent conformes.
6. Restez à jour. Restez au courant de toutes les lois, réglementations et normes secteur pertinentes pour vous assurer que votre organisation est toujours en conformité. 

Exemple

Un exemple de système de gestion de la conformité réussi est celui utilisé par Amazon pour sa chaîne d'approvisionnement. Le manuel des normes de la chaîne d'approvisionnement d'Amazon décrit les exigences applicables aux fournisseurs et aux installations participant à la production des produits Amazon.

Son CMS comprend

• Un code de conduite des fournisseurs. Par exemple, les fournisseurs doivent se conformer aux lois applicables et garantir aux travailleurs les droits du travail et des conditions de travail respectueuses.
• Exigences auxquelles les installations doivent satisfaire pour être autorisées à produire des produits Amazon. Par exemple, les travailleurs doivent avoir l'âge requis et travailler volontairement sans être menacés de sanctions physiques ou financières.
• Des auditeurs indépendants vérifient le respect de ses normes. Les auditeurs inspectent les installations, interrogent les travailleurs, identifient les problèmes de conformité et collaborent avec les fournisseurs pour élaborer un plan d'action correctif.

Ces mesures aident Amazon à rester en conformité avec les lois et réglementations en vigueur et à protéger la réputation de l'entreprise.

Le système de gestion de la conformité de votre organisation n'est peut-être pas aussi formel ou étendu que celui d'Amazon. Il n'en demeure pas moins qu'il s'agit d'un élément essentiel pour garantir que l'entreprise respecte les normes secteur , maintient l'intégrité des données, réduit les coûts liés à la non-conformité et protège l'entreprise contre les sanctions financières, voire pénales. 

Mise en œuvre d'un système de gestion de la conformité

Les organisations peuvent mettre en œuvre un programme de gestion de la conformité en

1. Nommer un responsable de la conformité ou un gestionnaire de la conformité connaissant les meilleures pratiques en matière de gestion du changement et habilité à créer et à réviser les politiques.
2. Adopter des politiques, des procédures et des normes de conduite écrites en matière de conformité
3. Nommer des responsables de la conformité issus de différents services, chargés de communiquer les exigences aux employés et de prendre des mesures disciplinaires à l'encontre de toute personne qui ne respecte pas les exigences légales.
4. mettre en place un programme de formation à la conformité afin d'éduquer les employés à tous les niveaux pour qu'ils comprennent les normes du programme de conformité et pourquoi elles sont nécessaires
5. Établir une communication bilatérale, permettant aux employés de poser des questions, de signaler des problèmes, d'aborder des questions éthiques et de signaler anonymement des comportements frauduleux ou illégaux sans craindre de représailles.
6. Mise en œuvre de la CMS et suivi des indicateurs clés de performance pour mesurer son efficacité
7. Prendre des mesures correctives lorsque des vulnérabilités ou des violations sont découvertes 

En suivant les conseils présentés ci-dessus, votre organisation peut créer ou améliorer un système de gestion de la conformité performant et s'assurer qu'elle est prête et capable de répondre aux exigences de conformité dans un environnement en constante évolution.