Wie buchen Sie eine aktivierte Software-Journalbuchung?

Wenn Ihr Unternehmen nicht in der Lage ist, eine Standard-Software zu finden, die seinen Anforderungen entspricht, können Sie Mitarbeiter oder Auftragnehmer damit beauftragen, maßgeschneiderte Software zu entwickeln. Gekaufte Software wird kapitalisiert (zu einem Vermögenswert gemacht) und abgeschrieben. Sie können auch intern entwickelte Software aktivieren, solange es sich um eine echte Neuentwicklung handelt und nicht nur um Fehlerbehebungen oder laufende Wartungsarbeiten.

Welche Softwarekosten werden aktiviert?

Bevor wir uns mit den Einzelheiten der Journaleinträge zur Aktivierung von Software befassen, sollten wir über die buchhalterische Behandlung sprechen. Software, die für den internen Gebrauch entwickelt oder erworben wird, fällt unter ASC 350-40, die Teil eines größeren Standards für immaterielle Vermögenswerte ist. Software, die mit der Absicht entwickelt wird, sie an externe Benutzer zu verkaufen, zu leasen oder zu vermarkten, fällt unter ASC 985. Bei intern entwickelter Software verlaufen die Projekte in drei allgemeinen Phasen, und diese Phasen bestimmen, ob die Kosten aktiviert oder als Aufwand verbucht werden.Projektphase: In dieser Phase werden die verschiedenen Alternativen untersucht. Vielleicht hat ein externer Anbieter etwas, das nur ein wenig angepasst werden muss, oder vielleicht muss etwas von Grund auf neu entwickelt werden. Die Kosten in dieser Phase umfassen die Bewertung der Angebote von Anbietern und die endgültige Auswahl. Alle Kosten für diese Phase werden als Aufwand verbucht, wenn sie anfallen.Phase der Anwendungsentwicklung: Dies ist die Phase der Kodierung und umfasst auch alle Tests, bevor die Software in Betrieb genommen wird. Die Gesamtkosten dieser Phase werden als Kosten des Vermögenswerts aktiviert und beinhalten Folgendes:

• Vergütung für Programmierer
• Zahlungen an externe Auftragnehmer und Berater
• Reisen für Programmierer und Auftragnehmer
• Zinsaufwand zur Finanzierung der Entwicklung
• Prüfung
• Direkte und indirekte Gemeinkosten
• Server-Installation 
• Kauf von Software 

Diese Phase endet, wenn die Tests im Wesentlichen abgeschlossen sind und die Software einsatzbereit ist.Implementierungsphase: Nach der Inbetriebnahme der Software werden die aktivierten Softwareentwicklungskosten über die geschätzte Nutzungsdauer der Software abgeschrieben.Abschreibung und Amortisation sind beides Methoden, um die Kosten für langlebige Wirtschaftsgüter über die Jahre zu verteilen, in denen sie einen Nutzen erbringen. Die Abschreibung wird hauptsächlich für Sachanlagen verwendet, während die Amortisation für immaterielle Vermögenswerte genutzt wird. Wie die Abschreibung ist auch die Amortisation ein nicht zahlungswirksamer Aufwand, so dass sie aus der Kapitalflussrechnung herausgenommen wird. In der heutigen sich schnell verändernden Welt kann es vorkommen, dass Software aufgegeben wird, bevor sie vollständig abgeschrieben ist. Projekte können auch eingestellt werden, bevor sie implementiert sind. In diesem Fall werden alle nicht abgeschriebenen Beträge als Aufwand verbucht, und der aktivierte Vermögenswert sowie die damit verbundene kumulierte Abschreibung werden aus der Bilanz entfernt. Aber Achtung: Upgrades und Erweiterungen, die wesentliche neue Funktionen oder Merkmale hinzufügen, können dazu führen, dass die Entwicklungsphase der Anwendung erneut beginnt. Ein weiterer Punkt, den Sie beachten sollten, ist, dass Sie nicht die gleichen steuerlichen Regeln befolgen müssen. Da es aber Steuergutschriften für Software-F&E gibt, werden Sie Ihre Steuerberater glücklich machen, wenn Sie diese Kosten in Ihrem Hauptbuch sauber getrennt aufführen können.

Was ist mit Software, die für den externen Gebrauch entwickelt wurde?

Die Rechnungslegungsstandards ziehen eine klare Trennlinie zwischen der buchhalterischen Behandlung von Software, die für den internen Gebrauch entwickelt wird, und Software, die letztendlich verkauft, vermietet oder an externe Nutzer vermarktet wird. Wie bei Software, die für den internen Gebrauch entwickelt wird, werden die Kosten für extern genutzte Software in drei Phasen aufgeteilt: Vor der technischen Durchführbarkeit (Pre-technological feasibility): Dies ist die Forschungs- und Entwicklungsphase, und nach US-GAAP werden die F&E-Kosten bei ihrem Anfall als Aufwand verbucht. Sie werden nicht wie nach IFRS aktiviert.Technologische Durchführbarkeit: Zu diesem Zeitpunkt sind die Forschungs- und Entwicklungsarbeiten im Wesentlichen abgeschlossen, aber die Software ist noch nicht marktreif. Von diesem Zeitpunkt an, bis die Software allgemein verfügbar ist, werden alle Kosten aktiviert. Dies kann eine große Grauzone sein, und einige Unternehmen lassen sie im Wesentlichen aus: Wenn die Software verkaufsfertig ist, werden alle Kosten, einschließlich Wartung, Schulung, kleinere Upgrades und Kundensupport, als Aufwand verbucht. Zu diesem Zeitpunkt beginnt die Abschreibung der aktivierten Kosten, die wie bei selbst entwickelter Software linear über die geschätzte Nutzungsdauer des Vermögenswerts abgeschrieben werden. Und wie bei selbst entwickelter Software ist der Restwert am Ende dieses Zeitraums im Allgemeinen gleich Null.

Was ist der Aktivierungsbucheintrag für Software?

In diesem Beispiel gehen wir davon aus, dass die einzigen Kosten, die wir aktivieren müssen, die Arbeitskosten sind, die von externen Auftragnehmern und angestellten Ingenieuren stammen. Die Daten von Auftragnehmern zu erhalten, ist einfach: Bitten Sie sie, Ihnen Rechnungen auszustellen, und trennen Sie die Entwicklungsarbeit von Fehlerbehebungen und laufender Wartung. Was die Beschaffung von Daten über die Arbeit Ihrer Mitarbeiter betrifft, so lassen einige Unternehmen die Ingenieure stundenweise aufzeichnen, woran sie arbeiten. Andere Unternehmen treffen sich vierteljährlich oder monatlich mit dem technischen Management und bitten um Kostenvoranschläge für jeden Mitarbeiter. Einige Unternehmen werden schlauer und beziehen ihre Daten aus den Daten, die die Ingenieure bereits verwenden, vielleicht aus "Story Points", wenn das Team "agile" Entwicklung betreibt. Wenden Sie nun gewichtete Gehaltssätze (Arbeitgebersteuern + Sozialleistungen) auf die Entwicklungszeit des Ingenieurs an.

Die Einzelheiten:

Zeitschrift: Aktivierte SoftwareHäufigkeit: Jeden Berichtszeitraum (z.B. monatlich)FloQast-Ordner: "Anlagevermögen" ist der Ort, an dem sich Software befindet, und das kann auch aktivierte Software sein. Stellen Sie einfach sicher, dass die Gehaltsinformationen für Ingenieure noch für jedenAccountant oder andere Personen, die diese Informationen benötigen, verfügbar sind.Die Dr.'s und Cr.'sDateAccountNameDRCR6/30/20Intern entwickelte Software - Projekt XYZ $42.375Intern entwickelte Software - Projekt ABC $15.000Payroll Rückstellung$57.375Memo:Aktivierung von intern entwickelter Software im Juni 2020Angenommen, die geschätzte Nutzungsdauer dieses Vermögenswerts beträgt drei Jahre und die Implementierungsphase begann ebenfalls im Juni. Hier ist der Buchungseintrag, um den Abschreibungsaufwand zu erfassen:DatumKontonameDRCR6/30/20Abschreibungsaufwand $1.584,00KumulierteAbschreibung, selbst entwickelte Software $1.584,00Memo: Aufzeichnung der Abschreibung von selbst entwickelter Software im Juni 2020

Was muss ich sonst noch wissen?

• Die Aktivierung von Software ist zwar zeitaufwändig in der Berechnung und Dokumentation, bringt aber echte Vorteile für das Unternehmensergebnis. Gehaltskosten, die andernfalls das Nettoergebnis sofort belastet hätten, können nun dank der Abschreibung über die Zeit verteilt werden. Das macht die Erträge weniger schwankungsanfällig. 
• Ist das Unternehmen einkommenssteuerpflichtig (profitabel), gibt es eine F&E-Gutschrift vom IRS. Außerdem gibt es neue Lohnsteuergutschriften für Unternehmen, die relativ jung sind und deren Bruttoeinnahmen einen bestimmten Schwellenwert nicht überschreiten. Ihre Journaleinträge und die zugrundeliegende Dokumentation helfen Ihrem steuerlichen Ausweisungsverantwortliche:r dabei, einen Anspruch auf diese reale Rückerstattung zu stellen.

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• Führen Sie eine laufende Liste der Zugänge und Abgänge nach Projekten
• Fortschreibung des Nettovermögenssaldos: Zugänge - Abschreibung - stillgelegte Software = neuer Nettovermögensbestand

Häufige Fallstricke

• Keine Gutschrift auf ein Gegenkostenkonto: Ja, wir entfernen die Lohnkosten aus Ihrer Gewinn- und Verlustrechnung. Aber denken Sie daran, dass Sie in Ihrer Rohbilanz die Gehaltskosten immer als Sollposten zu den Lohnkosten ausweisen wollen. Verwenden Sie einen "Gegen"-Aufwand namens "Entwicklung", um diese Gutschriften (Kürzungen) bei den Aufwendungen vorzunehmen.
• Keine Aktivierung von Anlagen nach "Produkt" oder "Projekt". Sie möchten vielleicht intern entwickelte Software in Ihr Anlagenregister aufnehmen, und zwar in Stücken wie "die gesamte Software, die wir im Juni 2020 entwickelt haben". Es können aber auch verschiedene Softwareprojekte darin enthalten sein. Wenn ein Projekt jemals außer Betrieb genommen wird, müssen Sie diese Anlage veräußern. Stellen Sie sicher, dass Ihre Daten von Anfang an ein "Projekt" angeben können, indem Sie separate Anlagenkonten anlegen.
• Nicht genügend Dokumentation! Wirtschaftsprüfer, die GAAP-Abschlüsse prüfen, oder der IRS, der Steuergutschriften für Forschung und Entwicklung prüft, können den Aktivierungseintrag ablehnen, wenn keine ausreichende Dokumentation vorhanden ist. Lassen Sie Ihr technisches Management einen vierteljährlichen "Bericht" in allgemeiner Sprache darüber erstellen, was genau in diesem Zeitraum tatsächlich gebaut wurde. Und stellen Sie sicher, dass wir als Buchhalter über eine Dokumentation verfügen, die es einem Prüfer:in ermöglicht, die Zeit eines Ingenieurs bis hin zur Journalbuchung zu verfolgen!

Wie Prüfer prüfen

• AUDIT-BEREITSCHAFT ist entscheidend! Die Prüfer werden nach Ihrem Anlagenregister fragen. Dann werden sie nach den Rechnungen fragen, denn so lernt man als Wirtschaftsprüfer zu prüfen. Aber es gibt keine Rechnungen für von Mitarbeitern entwickelte Software! Also werden Sie ihnen die "Beschreibung" dessen, was entwickelt wurde, für ein allgemeines Verständnis, die zugrundeliegenden Details wie die den Projekten zugeordneten Ingenieurstunden und eine Gehaltsliste für die Neuberechnung vorlegen.