Comment comptabiliser une écriture de journal relative à un logiciel capitalisé ?

Si votre entreprise n'est pas en mesure de trouver un logiciel prêt à l'emploi qui réponde à ses besoins, vous pouvez demander à vos employés ou à des sous-traitants de créer un logiciel sur mesure. Les logiciels achetés sont capitalisés (transformés en actifs) et amortis. Vous pouvez également capitaliser les logiciels développés en interne, à condition qu'il s'agisse d'un véritable nouveau développement et non de simples corrections de bogues ou d'un travail de maintenance continu.

Quels sont les coûts des logiciels qui sont capitalisés ?

Avant d'entrer dans les détails des écritures de capitalisation des logiciels, parlons du traitement comptable. Les logiciels développés ou acquis pour un usage interne relèvent de l'ASC 350-40, qui fait partie d'une norme plus large sur les actifs incorporels. Les logiciels développés dans l'intention de les vendre, de les louer ou de les commercialiser auprès d'utilisateurs externes relèvent de l'ASC 985.Pour les logiciels développés en interne, les projets se déroulent en trois étapes générales, qui déterminent si les coûts sont capitalisés ou comptabilisés en charges.Étape du projet : À ce stade, les différentes alternatives sont étudiées. Il se peut qu'un fournisseur externe propose un produit qui nécessite juste un peu d'adaptation, ou qu'il faille créer un produit à partir de zéro. Les coûts à ce stade comprennent l'évaluation des propositions des fournisseurs et la sélection finale. Tous les coûts de cette étape sont comptabilisés en charges au fur et à mesure qu'ils sont encourus.Phase de développement de l'application : Il s'agit de l'étape de codage, qui comprend également les tests avant la mise en service du logiciel. Les coûts totaux de cette étape sont capitalisés en tant que coûts de l'actif et comprennent les éléments suivants :

• Rémunération des programmeurs
• Paiements aux contractants et consultants externes
• Voyage des programmeurs et des contractants
• Charges d'intérêt pour le financement du développement
• Essais
• Frais généraux directs et indirects
• Installation du serveur 
• Achat de logiciels 

Cette étape se termine lorsque les tests sont pratiquement terminés et que le logiciel est prêt à être utilisé.Étape de mise en œuvre : Une fois que le logiciel est opérationnel et utilisé, tous les coûts de formation et de maintenance sont passés en charges.Après la mise en service du logiciel, les coûts de développement de logiciels capitalisés sont amortis sur la durée de vie utile estimée du logiciel, qui est généralement de deux à cinq ans, et sont généralement amortis selon la méthode linéaire. Après la mise en service du logiciel, lescoûts de développement du logiciel capitalisés sontamortis sur la duréede vie utile estimée du logiciel, qui est généralement de deux à cinq ans, en utilisant la méthode de l'amortissement linéaire. L'amortissement est principalement utilisé pour les actifs corporels, tandis que l'amortissement est utilisé pour les actifs incorporels. Comme l'amortissement, il s'agit d'une dépense hors trésorerie, qui est donc exclue de l'état des flux de trésorerie. Dans le monde actuel, qui évolue rapidement, les logiciels peuvent être abandonnés avant d'être complètement amortis. Les projets peuvent également être abandonnés avant d'être mis en œuvre. Dans ce cas, tout solde non amorti est passé en charges et l'actif capitalisé ainsi que l'amortissement cumulé correspondant sont tous deux retirés du bilan. Mais attention : les mises à jour et les améliorations qui ajoutent de nouvelles fonctionnalités ou caractéristiques significatives peuvent déclencher la reprise de la phase de développement de l'application. Une autre chose à garder à l'esprit est que vous n'êtes pas obligé de suivre les mêmes règles pour les impôts. Mais comme il existe des crédits d'impôt pour la R&D dans le domaine des logiciels, vous ferez plaisir à vos comptables si vous pouvez garder ces coûts bien séparés dans votre grand livre général.

Qu'en est-il des logiciels développés pour un usage externe ?

Les normes comptables établissent une distinction nette entre le traitement comptable des logiciels développés pour un usage interne et celui des logiciels qui seront finalement vendus, loués ou commercialisés à des utilisateurs externes. Comme pour les logiciels développés pour un usage interne, les coûts des logiciels à usage externe sont répartis sur trois phases: Faisabilité pré-technologique : Il s'agit de la phase de recherche et de développement. Selon les principes comptables généralement admis aux États-Unis, les coûts de R&D sont comptabilisés en charges au fur et à mesure qu'ils sont encourus. Ils ne sont pas capitalisés comme c'est le cas dans les IFRS.Faisabilité technologique : À ce stade, la recherche et le développement sont pratiquement achevés, mais le logiciel n'est pas encore prêt à être vendu. À partir de ce moment et jusqu'à ce que le logiciel soit disponible pour une diffusion générale, tous les coûts sont capitalisés. Il peut s'agir d'une zone très grise, et certaines entreprises l'ignorent essentiellement.Disponible à la vente : Lorsque le logiciel est prêt à être vendu, tous les coûts, y compris la maintenance, la formation, les petites mises à niveau et l'assistance à la clientèle, sont comptabilisés en charges. Comme pour les logiciels développés en interne, les écritures relatives aux coûts capitalisés sont amorties selon la méthode linéaire sur la durée de vie utile estimée de l'actif. Et, comme pour les logiciels développés en interne, toute valeur de récupération ou valeur résiduelle à la fin de cette période est généralement nulle.

Qu'est-ce que l'écriture de capitalisation d'un logiciel ?

Dans cet exemple, nous supposons que les seuls coûts à capitaliser sont les coûts de main-d'œuvre, qui proviennent des sous-traitants et des ingénieurs salariés. Il est facile d'obtenir les données des sous-traitants : demandez-leur de vous facturer et séparez le travail de développement des corrections de bogues et de la maintenance courante. Pour ce qui est des données provenant du travail de vos employés, certaines entreprises choisissent de demander aux ingénieurs de suivre d'heure en heure ce sur quoi ils travaillent. D'autres entreprises peuvent rencontrer les responsables de l'ingénierie tous les trimestres ou tous les mois et leur demander des estimations par employé. Certaines entreprises font preuve d'ingéniosité et obtiennent leurs données à partir des données que les ingénieurs utilisent déjà, par exemple à partir des "story points" si l'équipe s'engage dans un développement "Agile". Appliquez maintenant les taux de salaire pondérés (charges patronales + avantages sociaux) au temps de développement de l'ingénieur.

Les détails :

Journal : Logiciels immobilisésFréquence : Chaque période de reporting (c'est-à-dire mensuellement) Emplacement du dossier FloQast : Les logiciels sont classés dans la catégorie "Actifs fixes", et les logiciels capitalisés peuvent l'être également. Assurez-vous simplement que les informations relatives au salaire de l'ingénieur sont toujours disponibles pour tout comptable du grand livre ou toute autre personne qui aurait besoin de ces informations.The dr.'s and cr.'sDateAccountNameDRCR6/30/20Actif logiciel développé en interne - Projet XYZ $42,375Actif logiciel développé en interne - Projet ABC $15,000Payroll accrual/clearing $57,375Memo:Pour capitaliser un logiciel développé en interne en juin 2020Supposonsque la durée de vie utile estimée de cet actif est de trois ans et que l'étape de mise en œuvre a également commencé en juin. Voici l'écriture comptable pour enregistrer la charge d'amortissement:DateNom ducompteDRCR6/30/20Charge d' amortissement 1 584,00Amortissement cumulé, logiciel développé en interne 1 584,00Memo: Pour comptabiliser l'amortissement de juin 2020 de l'actif logiciel développé en interne

Que dois-je savoir d'autre ?

• La capitalisation des logiciels prend beaucoup de temps à calculer et à documenter, mais elle présente de réels avantages pour le résultat net de l'entreprise. Les dépenses salariales qui, autrement, auraient pesé immédiatement sur le revenu net peuvent désormais être étalées dans le temps, grâce à l'amortissement. Les bénéfices sont ainsi moins volatils. 
• Si l'entreprise est assujettie à l'impôt sur le revenu (rentable), l'IRS lui accorde un crédit pour la recherche et le développement. Il existe également de nouveaux crédits d'impôt sur les paie pour les entreprises relativement jeunes dont les recettes brutes ne dépassent pas un certain seuil. Vos écritures de journal et la documentation sous-jacente aideront votre préparateur fiscal à faire une demande de remboursement en espèces.

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• Tenir une liste des ajouts et des suppressions par projet.
• Reportez le solde de votre actif net : Ajouts - amortissement - logiciel mis hors service = nouveau solde de l'actif net

Pièges courants

• Non-créditation d'un compte de contre-dépense : Oui, nous supprimons les charges salariales de votre compte de résultat. Mais n'oubliez pas que vous voudrez toujours que les charges salariales soient portées au débit des charges salariales brutes dans votre balance générale des comptes. Utilisez un compte de "contrepartie" appelé "développement" pour créditer (réduire) les dépenses.
• Ne pas capitaliser les actifs en fonction du "produit" ou du "projet". Il se peut que vous souhaitiez ajouter à votre registre des immobilisations les logiciels développés en interne, par exemple "tous les logiciels que nous avons développés en juin 2020". Mais il se peut que différents projets logiciels soient mélangés dans ce registre. Si un projet est mis hors service, vous devrez vous débarrasser de cet actif. Veillez à ce que vos données, dès le départ, puissent spécifier un "projet" en créant des comptes d'immobilisations distincts.
• Documentation insuffisante ! Les auditeurs qui examinent les états financiers conformes aux PCGR ou l'IRS qui examine les crédits d'impôt pour la recherche et le développement peuvent refuser l'inscription à l'actif s'il n'y a pas de documentation suffisante. Demandez à vos ingénieurs de créer un "récit" trimestriel en langage courant de ce qui a été construit exactement au cours de cette période. En tant que comptables, nous devons nous assurer que nous disposons de la documentation nécessaire pour permettre à un auditeur de retracer le temps passé par un ingénieur jusqu'à l'entrée dans le journal !

Comment les auditeurs procèdent-ils à l'audit ?

• L'ÉTAT DE PRÉPARATION À L'AUDIT est essentiel ! Les auditeurs vous demanderont votre registre des immobilisations. Ils demanderont ensuite les factures, car c'est ainsi que les experts-comptables sont formés à l'audit. Mais il n'y a pas de factures pour les logiciels développés par les employés ! Vous leur fournirez donc le "récit" de ce qui a été construit pour une compréhension générale, les détails sous-jacents tels que les heures de l'ingénieur codées pour les projets, et une liste des salaires pour un nouveau calcul.