Was ist eine Hauptbuch ?

Eine Hauptbuch ist eine Aktivität, die von Buchhaltern durchgeführt wird, um zu überprüfen, ob die Informationen im Hauptbuch korrekt sind. Die meisten Buchhalter führen Hauptbuch während der:

• Monatsabschluss
• Jahresendabschluss 

...Prozesse, um sicherzustellen, dass ihre Finanzberichte solide sind. Wenn sie Unstimmigkeiten im Hauptbuch feststellen, können sie leichter nachvollziehen, woher das Problem kommt, als wenn sie versuchen würden, die Bilanz oder die Gewinn- und Verlustrechnung abzustimmen.

Aber lassen Sie uns einen Moment zurückgehen und mehr darüber erfahren, was das Hauptbuch ist und wie ein Unternehmen es nutzt.

Was ist ein Hauptbuch?

In einemHauptbuch werden die finanziellen Transaktionen eines Unternehmens aufgezeichnet. Das Hauptbuch selbst ist in Konten gegliedert, auf denen die Finanztransaktionen gesammelt werden. Die Finanzkonten werden in die folgenden fünf Kategorien eingeteilt:

1. Vermögenswerte
2. Verbindlichkeiten
3. Eigenkapital
4. Einkommen
5. Ausgaben

Diese Konten können weiter in Nebenbücher untergliedert werden, je nach Wunsch Ihres Unternehmens. Je mehr Konten oder Nebenbücher Sie haben, desto granularer werden Ihre Rohdaten sein.

Wie werden Hauptbücher verwendet?

Bei der doppelten Buchführung wird jede finanzielle Transaktion auf zwei (oder mehr) Hauptbuch gebucht. Eine Seite der Buchung ist eine Sollbuchung, die andere eine Habenbuchung. Nehmen wir zum Beispiel an, Sie haben am 15. Januar eine Computerausrüstung für 2.500 $ in bar gekauft. Sie würden das Konto mit dem Titel Computerausrüstung belasten, um zu zeigen, dass Sie Ihre Aktiva erhöht haben, und Sie würden Ihr Barkonto belasten, um zu zeigen, dass Sie Ihre Barreserven verringert haben.

Wenn Sie den Hauptbuch von Hand vornehmen würden, sähe er so aus:

Heutzutage sind die meisten Hauptbuch computergestützt, so dass Sie Ihre Einträge nicht mehr in einem T-Konto wie diesem sehen werden. Aber wenn Sie verstehen, wie ein T-Konto funktioniert, können Sie erkennen, wie Transaktionen miteinander verrechnet werden und wie sich Hauptbuch ansammeln. 

Um mit dem obigen Beispiel fortzufahren, nehmen wir an, dass Sie am 21. Januar Computerausrüstung im Wert von 3.000 $ und Büromaterial im Wert von 50 $ mit Bargeld gekauft haben. Dies waren Ihre einzigen Transaktionen im Januar. So würden Ihre Hauptbuch aussehen, wenn Sie sie am Ende des Monats abschließen:

Was ist der Unterschied zwischen einer Bilanz und einem Hauptbuch?

Das Hauptbuch ist kein offizieller Bericht, sondern die Rohdaten, die Buchhalter zur Erstellung offizieller Berichte verwenden. Am Ende Ihres Buchhaltungszeitraums werden die Informationen in Ihrem Hauptbuch gruppiert, konsolidiert und organisiert, um interne Berichte (wie z. B. Bilanzen) und externe Berichte (wie Bilanzen, Gewinn- und Verlustrechnungen und Kapitalflussrechnungen) zu erstellen.

Wie führt man eine Hauptbuch durch?

Bei der Abstimmung des Hauptbuch geht es darum, die Salden Ihrer Konten zu überprüfen und abzuschließen. Die meisten Buchhalter tun dies, indem sie die folgenden Schritte durchführen:

Schritt 1: Eingabedaten

Vergewissern Sie sich, dass alle Ihre Finanzdaten über den Finanzabschluss in Ihr Hauptbuch eingegeben wurden. Machen Sie sich dabei mit den Abgleichsrichtlinien Ihres Unternehmens vertraut. Sie müssen z. B. wissen, wie oft Ihr Unternehmen die Abschreibung von Vermögenswerten erfasst oder wann Sie Kreditkartenkäufe auf die einzelnen Aufwandskonten aufteilen sollten. Diese buchhalterische Aufgabe sollte regelmäßig erledigt werden, nicht nur am Monatsende.

Schritt 2: Überprüfung der Endsalden

Es gibt viele Möglichkeiten, den Kontostand zu überprüfen, aber eine Standardmethode vergleicht Ihren Kontostand mit einem Auszug eines Dritten, z. B. einem Bankkontoauszug oder einer Hypothekenabrechnung. Wenn Sie beispielsweise Ihr Bargeldkonto überprüfen möchten, können Sie den Saldo Ihres Bargeldkontos mit dem Kontoauszug am Monatsende vergleichen.

Sie können Ihre Salden auch mit anderen Quelldokumenten wie Rechnungen, Quittungen oder Nebenbüchern abgleichen, die bereits mit einzelnen Transaktionen abgeglichen worden sind. (Auf solche Abstimmungsmethoden gehen wir später noch genauer ein).

Schritt 3: Untersuchen Sie Unstimmigkeiten

Wenn es eine Diskrepanz gibt, sollten Sie genauer nachforschen, woher sie kommt. Möglicherweise müssen Sie sich einzelne Transaktionen ansehen, um herauszufinden, wo der Fehler aufgetreten ist.

Schritt 4: Berichtigende Journalbuchungen buchen

Wenn Sie Unstimmigkeiten entdecken, können Sie eine Journalbuchung vornehmen, um diese Fehler zu korrigieren.

Regelmäßige Hauptbuch (monatlich, vierteljährlich oder jährlich) helfen Ihnen, Fehler zu erkennen, bevor sie aus dem Ruder laufen. Selbst kleinere Fehler können sich anhäufen und zu einer wesentlichen Fehlbuchung(en) führen, wenn Sie sie nicht vor Jahresende beheben.

Welches sind die wichtigsten Arten von Überleitungsrechnungen?

In Schritt 2 desHauptbuchabgleichs haben wir einige Möglichkeiten zur Überprüfung von Kontensalden angedeutet. Lassen Sie uns diese Methoden ein wenig genauer untersuchen. Vier der häufigsten Arten von Abstimmungen sind:

Bankkontenabgleiche

Ein Unternehmen führt einen Bankabgleich durch, wenn es seine Aktivitäten mit seinem Kontoauszug verknüpft. Dies könnte auch für Kreditkartenabrechnungen, Hypothekenabrechnungen, Darlehensabrechnungen, Investitionsberichte und andere Berichte Dritter gelten.

Kundenabstimmungen

Sie können auch die Kontosalden Ihrer Kunden überprüfen. Sie können überprüfen, was Sie dem Kunden in Rechnung gestellt haben, und diesen Saldo mit dem ausstehenden Kreditoren in Ihrem Hauptbuchvergleichen. Alternativ dazu können Sie Ihre Kunden bitten, ihren Saldo zu bestätigen.

Lieferantenabstimmungen

Sie können Berichte oder aktuelle Rechnungen von Ihren Lieferanten anfordern, um zu sehen, ob Ihr Debitoren mit deren Aufzeichnungen übereinstimmt.

Vergleich der Anfangs- und Endsalden von Konten

Für einige Konten (wie die meisten Aufwandskonten) gibt es keinen externen Bericht, der den Endsaldo bestätigen könnte. In diesen Fällen können Sie sich die Kontenabweichung ansehen, d. h. die Differenz zwischen Anfangs- und Endsaldo. Wenn Ihre monatliche Aktivität mit der monatlichen Kontenabweichung übereinstimmt (und wenn Sie mit einem genauen Anfangssaldo begonnen haben), können Sie sicher sein, dass Ihr Endsaldo korrekt ist.

Es gibt nicht den einen richtigen Weg, Ihre Konten abzustimmen. Unternehmen sollten das Verfahren wählen, das für sie am besten funktioniert, und dieses Verfahren jeden Monat auf die gleiche Weise durchführen. Wenn Sie nicht sicher sind, wo Sie anfangen sollen, können Sie mit einer Kontenabstimmung beginnen. Eine Kontenabstimmungs-Software führt große Teile der grundlegenden Kontenabstimmungen automatisch für Sie durch, so dass Sie Ihre Zeit damit verbringen können, Unstimmigkeiten zu untersuchen oder proaktive Geschäftsentscheidungen zu treffen.

Häufige Fehler bei einer Hauptbuch ?

Die Abstimmung all Ihrer Konten mag etwas gewöhnungsbedürftig sein, aber wenn Sie erst einmal ein Verfahren eingerichtet haben, sollte sie mit jedem Monat reibungsloser vonstatten gehen. Im Folgenden finden Sie einige Punkte, auf die Sie bei der monatlichen, vierteljährlichen oder jährlichen Hauptbuch achten sollten.

Verspätete oder versäumte Abstimmungen

Es ist kein Weltuntergang, wenn Sie Ihre Abstimmung mit ein paar Tagen Verspätung abschließen, aber stellen Sie in diesem Fall sicher, dass Sie sich die richtigen Berichte ansehen. Bei den meisten Buchhaltungssoftwares können Sie den Zeitraum festlegen, den Sie anzeigen möchten. Vergewissern Sie sich, dass Sie nur die Informationen bis zu einem bestimmten Datum betrachten; Sie wollen nicht die Informationen überprüfen, die nach dem Ende des Finanz-Reporting gebucht wurden.

Fehler in der Journalbuchung

Bei jedem manuellen Eintrag in Ihr Hauptbuch besteht die Möglichkeit, dass Ihnen ein Fehler unterläuft. Sie können z. B. eine Lastschrift statt einer Gutschrift buchen oder einen Zahlensatz vertauschen. Solche Unfälle sind unvermeidlich - schließlich sind wir alle Menschen - und deshalb sollten Sie beim Abgleich Ihrer Konten auf solche einfachen Fehler achten.

Doppelte Einträge

Doppelte Buchungen kommen am häufigsten vor, wenn die Unternehmensrichtlinien nicht festgelegt sind oder diese Buchhaltungsrichtlinien nicht befolgt werden. Vergewissern Sie sich, dass jedes Teammitglied seine Rolle versteht, damit nicht zwei Personen denselben Eintrag vornehmen. Wenn Ihre Buchhaltungssoftware eine Buchung automatisch vornimmt (z. B. bei Abschreibungen oder bestimmten Abgrenzungen), sollten Sie diese Einträge manuell überprüfen, um sicherzustellen, dass sie korrekt sind und nicht doppelt gebucht wurden.

Falsche Kodierung

Wenn Sie eine Buchhaltungssoftware verwenden, buchen Sie oft auf ein Konto, indem Sie sich auf die Kontonummer und nicht auf den Kontonamen beziehen. Wenn Sie versehentlich auf das falsche Konto buchen, wird mehr als nur ein Konto in Ihrer Abstimmung falsch sein.

Warum sollten Sie Hauptbuch durchführen?

Die Durchführung von Hauptbuch ist keine Option. Wenn Sie die finanzielle Gesundheit Ihres Unternehmens verbessern wollen, sind Hauptbuch eine absolute Notwendigkeit. Durch Abstimmungen wird nicht nur die Genauigkeit Ihrer Finanzdaten bestätigt, sondern es können auch Fehler vermieden werden. Und wenn Ihre Führungskräfte über fehlerfreie und aktuelle Informationen verfügen, können sie bessere Entscheidungen treffen.