Was ist eine Hauptbuchabstimmung?

Ein Hauptbuchabgleich ist eine Aktivität, die von Buchhaltern durchgeführt wird, um diese Informationen in der Hauptbuch ist korrekt. Die meisten Buchhalter führen Hauptbuchabstimmungen während der folgenden Zeiten durch:

• Ende des Monats
• Jahresende abschließen

... Prozesse, die dazu beitragen, dass ihre Finanzberichte solide sind. Wenn sie Unstimmigkeiten im Hauptbuch finden, können sie leichter nachvollziehen, wo das Problem ihren Ursprung hat, als wenn sie versuchen würden, die Bilanz oder die Gewinn- und Verlustrechnung abzugleichen.

Aber lassen Sie uns einen Moment zurückgehen und mehr darüber erfahren, was das Hauptbuch ist und wie ein Unternehmen es verwendet.

Was ist ein General Ledger?

Ein Hauptbuch (GL) zeichnet die Finanztransaktionen eines Unternehmens auf. Das Hauptbuch selbst ist in Konten unterteilt, in denen sich Finanztransaktionen ansammeln. Finanzkonten sind in die folgenden fünf Kategorien unterteilt:

1. Vermögenswerte
2. Verbindlichkeiten
3. Eigenkapital
4. Einkommen
5. Aufwendungen

Diese Konten können je nach Wunsch Ihres Unternehmens weiter in Nebenbücher unterteilt werden. Je mehr Konten oder Nebenbücher Sie haben, desto detaillierter werden Ihre Rohdaten sein.

Wie werden Hauptbücher verwendet?

Unter dem System der doppelten Buchführung, jede Finanztransaktion wird auf zwei (oder mehr) GL-Konten gebucht. Eine Seite des Eintrags ist eine Lastschrift und die andere Seite eine Gutschrift. Nehmen wir zum Beispiel an, Sie haben am 15. Januar Computerausrüstung für 2.500 USD in bar gekauft. Ihre Abbuchung erfolgt auf das Konto mit dem Titel Computerausrüstung um zu zeigen, dass Sie Ihr Vermögen erhöht haben und Ihr Kredit bei Ihnen liegt Bargeld Konto, um nachzuweisen, dass Sie Ihre Barreserven reduziert haben.

Wenn Sie den Hauptbucheintrag von Hand vornehmen würden, würde das so aussehen:

Heutzutage sind die meisten GL-Systeme computerisiert, sodass Sie Ihre Einträge nicht in einer T-Konto wie das. Wenn Sie jedoch verstehen, wie ein T-Konto funktioniert, können Sie sehen, wie Transaktionen miteinander verrechnet werden und wie sich die Hauptbuchsalden ansammeln.

Um mit dem Beispiel von oben fortzufahren, nehmen wir an, Sie haben am 21. Januar Computerausrüstung im Wert von 3.000 USD und Büromaterial im Wert von 50 USD mit Bargeld gekauft. Dies waren Ihre einzigen Transaktionen für Januar. So würden Ihre Hauptbuchkonten aussehen, wenn Sie sie am Monatsende geschlossen haben:

Was ist der Unterschied zwischen einer Bilanz und einem Hauptbuch?

Das Hauptbuch ist kein offizieller Bericht; es sind die Rohdaten, die Buchhalter verwenden, um offizielle Berichte zu erstellen. Am Ende Ihres Abrechnungszeitraums werden die Informationen in Ihrem Hauptbuch gruppiert, konsolidiert und organisiert, um interne Berichte (wie Testsalden) und externe Berichte (wie Bilanzen, Gewinn- und Verlustrechnungen und Kapitalflussrechnungen) zu erstellen.

Wie führt man einen Hauptbuchabgleich durch?

Wenn Sie das Hauptbuch abgleichen, besteht Ihr Ziel darin, Ihre Kontosalden zu überprüfen und zu finalisieren. Die meisten Buchhalter tun dies, indem sie die folgenden Schritte ausführen:

Schritt 1: Daten eingeben

Stellen Sie sicher, dass alle Ihre Finanzdaten bis zum Finanzabschluss in Ihr Hauptbuch eingegeben wurden. Machen Sie sich dabei mit den Abstimmungsrichtlinien Ihres Unternehmens vertraut. Beispielsweise müssen Sie wissen, wie oft Ihr Unternehmen Vermögensabschreibungen verzeichnet oder wann Sie Kreditkartenkäufe auf die einzelnen Ausgabenkonten aufteilen sollten. Diese Buchhaltungsaufgabe sollte regelmäßig erledigt werden, nicht nur am Monatsende.

Schritt 2: Endsalden überprüfen

Es gibt viele Möglichkeiten, Salden zu überprüfen, aber eine Standardmethode vergleicht Ihren Kontostand mit einem Kontoauszug eines Drittanbieters wie einem Kontoauszug oder einem Hypothekenauszug. Wenn Sie beispielsweise Ihr Geldkonto verifizieren möchten, könnten Sie Ihren Barkontostand mit Ihrem Kontoauszug zum Monatsende vergleichen.

Sie können Ihre Salden auch mit anderen Quelldokumenten wie Rechnungen, Quittungen oder Nebenbüchern abgleichen, die bereits mit einzelnen Transaktionen abgeglichen wurden. (Wir werden später ausführlicher auf solche Versöhnungstaktiken eingehen.)

Schritt 3: Unstimmigkeiten untersuchen

Wenn es eine Diskrepanz gibt, graben Sie tiefer, um zu sehen, wo sie ihren Ursprung hat. Möglicherweise müssen Sie sich einzelne Transaktionen ansehen, um zu sehen, wo der Fehler aufgetreten ist.

Schritt 4: Journaleinträge nachträglich anpassen

Wenn Sie Unstimmigkeiten feststellen, können Sie einen Tagebucheintrag veröffentlichen, um diese Fehler zu korrigieren.

Wenn Sie regelmäßig GL-Abstimmungen durchführen (monatlich, vierteljährlich oder jährlich), können Sie Fehler erkennen, bevor sie aus dem Ruder laufen. Selbst geringfügige Fehler können sich anhäufen und zu einer wesentlichen Falschangabe beitragen, wenn Sie sie nicht vor Jahresende beheben.

Was sind die Hauptarten von Versöhnungen?

In Schritt 2 des Hauptbuches Versöhnungsprozess, wir haben einige Möglichkeiten aufgezeigt, wie Sie den Kontostand überprüfen können. Lassen Sie uns diese Methoden etwas genauer untersuchen. Vier der häufigsten Arten von Versöhnungen sind:

Bankabstimmungen

Ein Unternehmen führt eine Bankabstimmung durch, wenn es seine Aktivität mit seinem Kontoauszug verknüpft. Dies könnte auch für Kreditkartenabrechnungen, Hypothekenauszüge, Kreditauszüge, Anlageberichte und andere Berichte Dritter gelten.

Kundenabstimmungen

Sie können den Kontostand auch bei Ihren Kunden überprüfen. Sie können überprüfen, was Sie dem Kunden in Rechnung gestellt haben, und diese Salden mit dem ausstehenden Forderungssaldo Ihres GL vergleichen. Alternativ können Sie Ihre Kunden bitten, ihren Saldo zu bestätigen.

Abstimmungen zwischen Anbietern

Sie können Berichte oder aktuelle Rechnungen von Ihren Lieferanten anfordern, um zu sehen, ob Ihr Kreditorensaldo mit deren Aufzeichnungen übereinstimmt.

Vergleich von Anfangs- und Endkontensalden

Es wird einige Konten geben (wie die meisten Spesenkonten), für die Sie keinen externen Bericht haben, der Ihren Endsaldo bestätigen kann. Sie können sich Ihr Konto ansehen Abweichung in diesen Fällen, d. h. die Differenz zwischen dem Anfangs- und dem Endsaldo. Wenn Ihre monatliche Aktivität der monatlichen Kontoabweichung entspricht (und wenn Sie mit einem genauen Anfangssaldo begonnen haben), können Sie sicher sein, dass Ihr Endsaldo korrekt ist.

Es gibt keinen richtigen Weg, um Ihre Konten abzugleichen. Unternehmen sollten den Prozess auswählen, der für sie am besten geeignet ist, und diesen Prozess weiterhin jeden Monat auf die gleiche Weise durchführen. Wenn Sie sich nicht sicher sind, wo Sie anfangen sollen, können Sie mit der Verwendung beginnen Software für den Kontoabgleich. Die Abstimmungssoftware führt automatisch große Teile der grundlegenden Kontoabstimmungen für Sie durch, sodass Sie Ihre Zeit damit verbringen können, Unstimmigkeiten zu untersuchen oder proaktive Geschäftsentscheidungen zu treffen.

Häufige Fehler bei einer Hauptbuchabstimmung?

Das Abgleichen all Ihrer Konten kann etwas gewöhnungsbedürftig sein, aber sobald Sie einen Prozess eingerichtet haben, sollte er mit jedem Monat reibungsloser verlaufen. Hier sind einige Dinge, auf die Sie achten müssen, wenn Sie monatliche, vierteljährliche oder jährliche GL-Abstimmungen durchführen.

Verspätete oder verpasste Abstimmungen

Es ist nicht das Ende der Welt, wenn Sie Ihren Abgleich ein paar Tage hinter dem Zeitplan abschließen, aber wenn Sie dies tun, stellen Sie sicher, dass Sie sich die richtigen Berichte ansehen. Bei den meisten Buchhaltungsprogrammen können Sie den Zeitraum festlegen, den Sie anzeigen möchten. Stellen Sie sicher, dass Sie sich die Informationen nur bis zu einem bestimmten Datum ansehen. Sie möchten die Informationen, die nach Ablauf des Finanzberichtszeitraums veröffentlicht wurden, nicht überprüfen.

JFehler bei der Journaleingabe

Jedes Mal, wenn Sie einen manuellen Eintrag in Ihr Hauptbuch vornehmen, besteht die Möglichkeit, dass Sie einen Fehler machen. Sie können beispielsweise eine Lastschrift statt einer Gutschrift verbuchen, oder Sie können eine Reihe von Zahlen transponieren. Diese Unfälle sind unvermeidlich — wir sind schließlich Menschen — also sollten Sie beim Abgleich Ihrer Konten nach einfachen Fehlern wie diesem Ausschau halten.

Doppelte Einträge

Das Duplizieren von Einträgen kommt am häufigsten vor, wenn Unternehmensrichtlinien nicht festgelegt sind oder diese Rechnungslegungsrichtlinien nicht eingehalten werden. Stellen Sie sicher, dass jedes Teammitglied seine Rolle versteht, damit nicht zwei Personen denselben Beitrag posten. Wenn Ihre Buchhaltungssoftware einen Eintrag automatisch bucht (wie dies bei Abschreibungen oder bestimmten Rückstellungen der Fall sein kann), überprüfen Sie diese Einträge manuell, um sicherzustellen, dass sie korrekt sind und nicht zweimal gebucht wurden.

Falsche Codierung

Wenn Sie Buchhaltungssoftware verwenden, buchen Sie häufig auf ein Konto, indem Sie die Kontonummer und nicht den Kontonamen angeben. Wenn du versehentlich auf das falsche Konto postest, wird bei deiner Abstimmung mehr als nur ein Konto gesperrt.

Warum sollten Sie GL-Abstimmungen durchführen?

Die Durchführung von GL-Abstimmungen ist nicht optional. Wenn Sie die finanzielle Gesundheit Ihres Unternehmens verbessern möchten, sind GL-Abstimmungen eine absolute Notwendigkeit. Abstimmungen bestätigen nicht nur die Richtigkeit Ihrer Finanzdaten, sondern können auch dazu beitragen, Fehler zu vermeiden. Und wenn Ihre Führungskräfte über fehlerfreie und aktuelle Informationen verfügen, werden sie bessere Entscheidungen treffen.