Qu'est-ce qu'un rapprochement du grand livre général ?

Un rapprochement du grand livre est une activité effectuée par les comptables pour vérifier que les informations contenues dans le grand livre général est exact. La plupart des comptables effectuent des rapprochements du grand livre pendant les périodes suivantes :

• Clôture de fin de mois
• Clôture de fin d'année

... des processus visant à garantir la solidité de leurs rapports financiers. S'ils trouvent des divergences dans le grand livre, ils peuvent plus facilement déterminer l'origine du problème que s'ils essayaient de réconcilier le bilan ou le compte de résultat.

Mais revenons un moment en arrière pour en savoir plus sur ce qu'est le grand livre général et sur la façon dont une entreprise l'utilise.

Qu'est-ce qu'un grand livre général ?

Un grand livre général (GL) enregistre les transactions financières d'une entreprise. Le grand livre lui-même est organisé en comptes où les transactions financières s'accumulent. Les comptes financiers sont regroupés dans les cinq catégories suivantes :

1. Actifs
2. Passifs
3. Équité
4. Revenu
5. Dépenses

Ces comptes peuvent être classés dans des registres secondaires, selon le degré souhaité par votre entreprise. Plus vous avez de comptes ou de registres subsidiaires, plus vos données brutes seront granulaires.

Comment sont utilisés les livres généraux ?

Dans le cadre de la système de comptabilité à double entrée, chaque transaction financière sera enregistrée sur deux (ou plusieurs) comptes GL. Un côté de l'entrée sera un débit et un côté sera un crédit. Par exemple, supposons que vous ayez acheté du matériel informatique pour 2 500$ en espèces le 15 janvier. Votre débit serait crédité sur le compte intitulé équipement informatique pour montrer que vous avez augmenté vos actifs et que votre mérite reviendrait à votre espèces compte pour montrer que vous avez diminué vos réserves de trésorerie.

Si vous avez fait l'entrée du grand livre à la main, cela ressemblerait à ceci :

Aujourd'hui, la plupart des systèmes GL sont informatisés, vous ne verrez donc pas vos entrées présentées dans un Compte T comme ça. Mais comprendre le fonctionnement d'un compte T peut vous aider à comprendre comment les transactions se cumulent et comment les soldes du grand livre s'accumulent.

Pour reprendre l'exemple ci-dessus, disons que le 21 janvier, vous avez acheté 3 000$ de matériel informatique et 50$ de fournitures de bureau en espèces. Il s'agissait de vos seules transactions pour le mois de janvier. Voici à quoi ressembleraient vos comptes du grand livre général lorsque vous les aurez clôturés à la fin du mois :

Quelle est la différence entre un bilan et un grand livre ?

Le grand livre n'est pas un rapport officiel ; ce sont les données brutes que les comptables utilisent pour générer des rapports officiels. À la fin de votre période comptable, les informations de votre grand livre seront regroupées, consolidées et organisées pour créer des rapports internes (tels que les soldes de vérification) et des rapports externes (tels que les bilans, les comptes de résultat et les états des flux de trésorerie).

Comment effectuer un rapprochement du grand livre général ?

Lorsque vous réconciliez le grand livre, votre objectif est de vérifier et de finaliser les soldes de vos comptes. Pour ce faire, la plupart des comptables suivent les étapes suivantes :

Étape 1 : saisie des données

Assurez-vous que toutes vos données financières ont été saisies dans votre grand livre général jusqu'à la clôture financière. Dans ce cas, familiarisez-vous avec les politiques de rapprochement de votre entreprise. Par exemple, vous aurez besoin de savoir à quelle fréquence votre entreprise enregistre la dépréciation de ses actifs ou à quel moment vous devez ventiler les achats par carte de crédit sur ses comptes de dépenses individuels. Cette tâche de comptabilité doit être effectuée régulièrement, et pas seulement à la fin du mois.

Étape 2 : Vérifier les soldes de clôture

Il existe de nombreuses façons de vérifier les soldes, mais une méthode standard compare le solde de votre compte à un relevé tiers, comme un relevé de compte bancaire ou un relevé hypothécaire. Par exemple, si vous souhaitez vérifier votre compte de caisse, vous pouvez comparer le solde de votre compte de caisse à celui de votre relevé bancaire de fin de mois.

Vous pouvez également recouper vos soldes avec d'autres documents sources tels que des factures, des reçus ou des livres auxiliaires qui ont déjà été rapprochés avec des transactions individuelles. (Nous aborderons de telles tactiques de réconciliation plus en détail plus loin.)

Étape 3 : Étudier les divergences

S'il y a un écart, creusez plus profondément pour voir d'où il provient. Il se peut que vous deviez examiner les transactions individuelles pour voir où l'erreur s'est produite.

Étape 4 : Après ajustement des entrées de journal

Si vous découvrez des divergences, vous pouvez publier une entrée de journal pour corriger ces erreurs.

La réalisation régulière de rapprochements GL (tous les mois, tous les trimestres ou tous les ans) vous permet de détecter les erreurs avant qu'elles ne deviennent incontrôlables. Même des erreurs mineures peuvent s'accumuler et contribuer à une anomalie significative si vous ne parvenez pas à les corriger avant la fin de l'année.

Quels sont les principaux types de réconciliations ?

À l'étape 2 du grand livre général processus de réconciliation, nous avons suggéré quelques moyens de vérifier le solde de vos comptes. Explorons ces méthodes un peu plus en détail. Les quatre types de rapprochement les plus courants sont les suivants :

Rapprochements bancaires

Une entreprise effectue un rapprochement bancaire lorsqu'elle lie son activité à son relevé bancaire. Cela peut également s'appliquer aux relevés de carte de crédit, aux relevés hypothécaires, aux relevés de prêt, aux rapports d'investissement et à d'autres rapports de tiers.

Réconciliations avec les clients

Vous pouvez également vérifier le solde des comptes auprès de vos clients. Vous pouvez consulter les factures que vous avez facturées au client et comparer ces soldes au solde impayé des comptes clients de votre GL. Vous pouvez également demander à vos clients de confirmer leur solde.

Réconciliations avec les fournisseurs

Vous pouvez demander des rapports ou des factures récentes à vos fournisseurs pour voir si le solde de vos comptes fournisseurs correspond à leurs dossiers.

Comparaison des soldes des comptes de début et de fin

Sur certains comptes (comme la plupart des comptes de dépenses), vous ne disposerez d'aucun rapport externe pouvant confirmer votre solde final. Vous pouvez consulter votre compte écart dans ces cas, c'est-à-dire la différence entre les soldes de début et de fin. Si votre activité mensuelle correspond à l'écart mensuel de votre compte (et si vous avez commencé avec un solde initial exact), vous pouvez être sûr que votre solde de fin est exact.

Il n'existe pas de méthode unique pour concilier vos comptes. Les entreprises doivent sélectionner le processus qui leur convient le mieux et continuer à exécuter ce processus de la même manière chaque mois. Si vous ne savez pas par où commencer, vous pouvez commencer à utiliser logiciel de rapprochement de comptes. Le logiciel de rapprochement effectue automatiquement une grande partie des rapprochements de comptes de base pour vous, afin que vous puissiez consacrer votre temps à étudier les divergences ou à prendre des décisions commerciales proactives.

Erreurs courantes lors d'un rapprochement du grand livre général ?

Réconcilier tous vos comptes peut prendre un certain temps pour s'y habituer, mais une fois que vous aurez mis en place un processus, il devrait se dérouler plus facilement chaque mois. Voici quelques points à prendre en compte lorsque vous effectuez des rapprochements GL mensuels, trimestriels ou annuels.

Réconciliations tardives ou manquées

Ce n'est pas la fin du monde si vous finalisez votre rapprochement avec quelques jours de retard, mais si c'est le cas, assurez-vous de consulter les bons rapports. La plupart des logiciels de comptabilité vous permettent de définir la période que vous souhaitez consulter. Assurez-vous de ne consulter les informations que jusqu'à une date précise ; vous ne voulez pas consulter les informations publiées après la fin de la période de reporting financier.

JErreurs de saisie de journal

Chaque fois que vous effectuez une saisie manuelle dans votre grand livre général, il est possible que vous fassiez une erreur. Vous pouvez, par exemple, effectuer un débit plutôt qu'un crédit, ou vous pouvez transposer un ensemble de chiffres. Ces accidents sont inévitables — nous sommes humains, après tout — vous devez donc être à l'affût des erreurs simples comme celle-ci lorsque vous réconciliez vos comptes.

Entrées en double

La duplication des écritures se produit le plus souvent lorsque les politiques de l'entreprise ne sont pas définies ou que ces politiques comptables ne sont pas respectées. Assurez-vous que chaque membre de l'équipe comprend son rôle afin que deux personnes ne publient pas la même entrée. Si votre logiciel de comptabilité publie une saisie automatiquement (comme il peut le faire pour les amortissements ou certaines charges à payer), vérifiez manuellement ces entrées pour vérifier qu'elles sont correctes et qu'elles n'ont pas été enregistrées deux fois.

Codage incorrect

Lorsque vous utilisez un logiciel de comptabilité, vous publiez souvent sur un compte en faisant référence à son numéro de compte plutôt qu'à son nom. Si vous publiez accidentellement sur le mauvais compte, plusieurs comptes seront supprimés lors de votre rapprochement.

Pourquoi devriez-vous effectuer des rapprochements GL ?

L'exécution de rapprochements GL n'est pas facultative. Si vous souhaitez améliorer la santé financière de votre entreprise, les rapprochements GL sont une nécessité absolue. Non seulement les rapprochements confirmeront l'exactitude de vos données financières, mais ils peuvent également aider à prévenir les erreurs. Et lorsque vos dirigeants disposeront d'informations à jour et exemptes d'erreurs, ils prendront de meilleures décisions.