Qu'est-ce qu'un rapprochement du grand livre ?

Le rapprochement du grand livre est une activité réalisée par les comptables pour vérifier l'exactitude des informations contenues dans le grand livre. La plupart des comptables effectuent des rapprochements du grand livre au cours de.. :

• Clôture en fin de mois
• Clôture de l'exercice 

...pour s'assurer que leurs rapports financiers sont fiables. S'ils constatent des divergences dans le grand livre, ils peuvent plus facilement déterminer l'origine du problème que s'ils tentaient de réconcilier le bilan ou le compte de résultat.

Mais revenons un instant en arrière pour en savoir plus sur ce qu'est le grand livre et sur la manière dont une entreprise l'utilise.

Qu'est-ce qu'un grand livre ?

Le grand livre général (GL) enregistre les transactions financières d'une entreprise. Le grand livre lui-même est organisé en comptes où s'accumulent les transactions financières. Les comptes financiers sont regroupés dans les cinq catégories suivantes :

1. Actifs
2. Passif
3. Fonds propres
4. Revenu
5. Dépenses

Ces comptes peuvent être subdivisés en livres auxiliaires, selon les besoins de l'entreprise. Plus vous avez de comptes ou de grands livres auxiliaires, plus vos données brutes seront granulaires.

Comment sont utilisés les grands livres ?

Dans le cadre de la comptabilité en partie double, chaque transaction financière est enregistrée dans deux (ou plusieurs) comptes généraux. Un côté de l'écriture sera un débit et l'autre un crédit. Par exemple, supposons que vous ayez acheté du matériel informatique pour 2 500 $ en espèces le 15 janvier. Vous débitez le compte intitulé " Matériel informatique" pour montrer que vous avez augmenté vos actifs, et vous créditez votre compte de trésorerie pour montrer que vous avez diminué vos réserves de liquidités.

Si vous passiez l'écriture du grand livre à la main, elle ressemblerait à ceci :

Aujourd'hui, la plupart des systèmes de GL sont informatisés, et vous ne verrez donc pas vos écritures présentées dans un compte en T comme celui-ci. Mais comprendre le fonctionnement d'un compte en T peut vous aider à voir comment les transactions s'équilibrent entre elles et comment les soldes du grand livre s'accumulent. 

Pour reprendre l'exemple précédent, disons que le 21 janvier, vous avez acheté en espèces 3 000 $ de matériel informatique et 50 $ de fournitures de bureau. Ce sont les seules transactions que vous avez effectuées en janvier. Voici à quoi ressembleraient les comptes de votre grand livre lorsque vous les auriez clôturés à la fin du mois :

Quelle est la différence entre un bilan et un grand livre ?

Le grand livre n'est pas un rapport officiel ; ce sont les données brutes que les comptables utilisent pour produire des rapports officiels. À la fin de votre période comptable, les informations contenues dans votre grand livre seront regroupées, consolidées et organisées pour créer des rapports internes (comme les balances de vérification) et des rapports externes (comme les bilans, les comptes de résultat et les états des flux de trésorerie).

Comment effectuer un rapprochement du grand livre ?

Lorsque vous rapprochez le grand livre, votre objectif est de vérifier et de finaliser les soldes de vos comptes. La plupart des comptables procèdent en suivant les étapes suivantes :

Étape 1 : Données d'entrée

Assurez-vous que toutes vos données financières ont été saisies dans votre grand livre par le biais de la clôture financière. Pour ce faire, familiarisez-vous avec les politiques de rapprochement de votre entreprise. Par exemple, vous devrez savoir à quelle fréquence votre entreprise enregistre la dépréciation des actifs ou quand vous devez ventiler les achats par carte de crédit dans leurs comptes de dépenses individuels. Cette tâche comptable doit être effectuée régulièrement, et pas seulement à la fin du mois.

Étape 2 : Vérifier les soldes finaux

Il existe de nombreuses façons de vérifier les soldes, mais une méthode standard consiste à comparer le solde de votre compte à un relevé de tiers, tel qu'un relevé de compte bancaire ou un relevé de prêt hypothécaire. Par exemple, si vous souhaitez vérifier votre compte de trésorerie, vous pouvez comparer le solde de votre compte de trésorerie à votre relevé bancaire de fin de mois.

Vous pouvez également recouper vos soldes avec d'autres documents sources tels que des factures, des reçus ou des livres auxiliaires qui ont déjà été rapprochés avec des transactions individuelles. (Nous reviendrons plus loin sur ces tactiques de rapprochement).

Étape 3 : Enquêter sur les divergences

Si vous constatez une anomalie, cherchez à en connaître l'origine. Il se peut que vous deviez examiner des transactions individuelles pour déterminer où l'erreur s'est produite.

Étape 4 : Comptabilisation des écritures d'ajustement

Si vous constatez des divergences, vous pouvez enregistrer une écriture de journal pour corriger ces erreurs.

Effectuer des rapprochements de GL régulièrement (mensuellement, trimestriellement ou annuellement) vous permet de détecter les erreurs avant qu'elles ne deviennent incontrôlables. Même des erreurs mineures peuvent s'accumuler et contribuer à une inexactitude importante si vous ne les corrigez pas avant la fin de l'année.

Quels sont les principaux types de rapprochements ?

À l'étape 2 du processus de rapprochement du grand livre, nous avons évoqué quelques méthodes de vérification des soldes des comptes. Examinons ces méthodes plus en détail. Les quatre types de rapprochements les plus courants sont les suivants :

Rapprochements bancaires

Une entreprise effectue un rapprochement bancaire lorsqu'elle relie son activité à son relevé bancaire. Cela peut également s'appliquer aux relevés de cartes de crédit, aux relevés d'hypothèques, aux relevés de prêts, aux rapports d'investissement et à d'autres rapports de tiers.

Rapprochements avec les clients

Vous pouvez également vérifier les soldes des comptes de vos clients. Vous pouvez vérifier ce que vous avez facturé au client et comparer ces soldes au solde des comptes débiteurs de votre GL. Vous pouvez également demander à vos clients de confirmer leur solde.

Rapprochements avec les fournisseurs

Vous pouvez demander des rapports ou des factures récentes à vos fournisseurs pour vérifier si le solde de vos comptes fournisseurs correspond à leurs registres.

Comparaison des soldes d'ouverture et de clôture des comptes

Pour certains comptes (comme la plupart des comptes de charges), vous ne disposerez pas d'un rapport externe permettant de confirmer le solde final. Dans ce cas, vous pouvez examiner l'écart du compte, c'est-à-dire la différence entre le solde d'ouverture et le solde de clôture. Si votre activité mensuelle correspond à l'écart mensuel du compte (et si vous avez commencé avec un solde initial exact), vous pouvez être sûr que votre solde final est exact.

Il n'existe pas de méthode unique pour réconcilier vos comptes. Les entreprises doivent choisir le processus qui leur convient le mieux et continuer à l'appliquer de la même manière chaque mois. Si vous ne savez pas par où commencer, vous pouvez utiliser un logiciel de rapprochement des comptes. Ces logiciels effectuent automatiquement une grande partie des rapprochements de comptes de base pour vous, ce qui vous permet de consacrer votre temps à la recherche d'écarts ou à la prise de décisions commerciales proactives.

Erreurs courantes lors d'un rapprochement du grand livre ?

Le rapprochement de tous vos comptes peut demander un certain temps d'adaptation, mais une fois que vous aurez mis en place un processus, il devrait se dérouler plus facilement au fil des mois. Voici quelques points à surveiller lors des rapprochements mensuels, trimestriels ou annuels des comptes généraux.

Rapprochements tardifs ou manqués

Ce n'est pas la fin du monde si vous finalisez votre rapprochement avec quelques jours de retard, mais si c'est le cas, assurez-vous que vous regardez les bons rapports. La plupart des logiciels de comptabilité vous permettent de définir la période que vous souhaitez consulter. Assurez-vous de ne consulter que les informations jusqu'à une date précise ; vous ne voulez pas examiner les informations qui ont été publiées après la fin de la période de déclaration financière.

Erreurs d'écriture au journal

Chaque fois que vous passez une écriture manuelle dans votre grand livre, il est possible que vous commettiez une erreur. Vous pouvez, par exemple, comptabiliser un débit au lieu d'un crédit, ou transposer une série de chiffres. Ces accidents sont inévitables - nous sommes humains, après tout - et vous devez donc être attentif à ce genre d'erreurs simples lorsque vous rapprochez vos comptes.

Entrées en double

La duplication des écritures se produit le plus souvent lorsque les politiques de l'entreprise ne sont pas définies ou que les politiques comptables ne sont pas respectées. Assurez-vous que chaque membre de l'équipe comprend son rôle afin que deux personnes n'enregistrent pas la même écriture. Si votre logiciel comptable enregistre automatiquement une écriture (comme c'est le cas pour les amortissements ou certaines régularisations), vérifiez manuellement ces écritures pour vous assurer qu'elles sont correctes et qu'elles n'ont pas été enregistrées deux fois.

Codage incorrect

Lorsque vous utilisez un logiciel de comptabilité, vous passez souvent des écritures sur un compte en faisant référence à son numéro de compte plutôt qu'à son nom. Si vous passez accidentellement des écritures sur le mauvais compte, votre rapprochement ne portera pas sur un seul compte.

Pourquoi effectuer des rapprochements de GL ?

Le rapprochement des comptes généraux n'est pas facultatif. Si vous voulez améliorer la santé financière de votre entreprise, les rapprochements de GL sont une nécessité absolue. Non seulement les rapprochements permettent-ils d'approuver l'exactitude de vos données financières, mais ils peuvent aussi contribuer à prévenir les erreurs. Et lorsque vos dirigeants disposent d'informations à jour et exemptes d'erreurs, ils prennent de meilleures décisions.