Vergessen Sie künstliche Intelligenz: Mit der heutigen Buchhaltungstechnologie gibt es viele einfache Automatisierungsgewinne

Überwältigt von Schlagwörtern wie „Blockchain“ und „künstliche Intelligenz“? Obwohl diese Technologien in den nächsten zehn Jahren zweifellos einen Wandel bewirken werden, gibt es viele Möglichkeiten für Teams, mithilfe exzellenter Buchhaltungstechnologielösungen, die Sie heute implementieren können, deutlich effizienter und effektiver zu werden. Eine Umfrage, die in einem kürzlich auf CFO.com veröffentlichten Artikel zitiert wurde:“Vergessen Sie nicht Ihre vorhandenen Technologien„, fand heraus, dass:

• 55% der Unternehmen haben es versäumt, grundlegende Automatisierungstechnologien wie OCR oder Online-Rechnungsgenehmigungen für Verbindlichkeiten.
• Weitere 43% auf der Debitorenseite versäumen es, Rechnungen elektronisch zu versenden oder ihren Kunden Self-Service-Portale zur Verfügung zu stellen.
• Nur 53% verfügen über ein Tool zur automatischen Erstellung von Journaleinträgen.
• Nur 31% verfügen über eine automatische Umsatzrealisierung.

Das Verrückte an diesen Statistiken ist, dass es viele Softwareanbieter gibt, die bereit sind, Ihnen heute Lösungen zu verkaufen, mit denen Sie leicht gewinnen können! Sie müssen nicht darauf warten, dass Blockchain oder KI von der heutigen Buchhaltungstechnologie profitieren. Hier bei FloQast geht es uns darum, Buchhaltern die Arbeit zu erleichtern. Und wir praktizieren, was wir predigen. Folgendes empfehlen wir auf der Grundlage einer Kombination aus dem, was unsere erfolgreichsten Kunden unserer Erfahrung nach verwenden, und dem, was wir selbst verwenden.

Wechseln Sie zunächst zu einem Cloud-ERP

Der erste Schritt ist natürlich die Umstellung auf ein Cloud-ERP wie Oracle Netsuite oder Salbei Intacct. (FloQast lässt sich übrigens in beide integrieren.) Die Verlagerung Ihrer Buchhaltung in die Cloud hat folgende Vorteile:

• Sparen Sie IT-Ressourcen — Ihre interne IT-Abteilung wird nicht damit beschäftigt sein, Ihre Buchhaltungstechnologie und Berichtsprozesse zu implementieren oder zu warten. Sie können ihre Zeit damit verbringen, an Dingen zu arbeiten, mit denen Ihr Unternehmen Geld verdient.
• Sparen Sie Geld und Zeit — Cloud-ERPs können auch einfacher und kostengünstiger zu implementieren sein als die Installation eines Systems auf Ihrem eigenen Server.
• Skalierbarkeit — Skalieren Sie einfach nach oben (oder unten), wenn sich Ihre Anforderungen ändern.
• Sicherheit — Zwar ist kein System unfehlbar, aber Ihr Cloud-ERP-Anbieter fügt zusätzlich zu dem, was Sie bereits tun, eine weitere Schutzebene hinzu. (Nicht überzeugt? Wenn du nicht hast biometrische Sicherheit und bewaffnete Wachen Ihren Serverraum zu schützen, das ist weniger sicher als die Cloud.)
• Einfacher Zugang — Ihr Team kann überall, jederzeit und von jedem Gerät aus arbeiten. Perfekt, wenn Sie Ihre Belegschaft im Homeoffice ausbauen möchten wie Stack Overflow.

Weitere Informationen zu den Vorteilen der Umstellung von drei NetSuite-Benutzern auf Cloud-ERP finden Sie in unserem Blogbeitrag:“Führende Buchhaltungsleiter aus Los Angeles über die Vorteile der Umstellung auf Cloud-Buchhaltung.“ (Einer unserer Diskussionsteilnehmer erzählt, wie er es geschafft hat, 40% der manuellen Arbeit seines Teams zu automatisieren.)

Erstellen Sie als Nächstes ein App-Ökosystem

Es gibt so viele Apps, die in Cloud-Buchhaltungssysteme integriert werden können. Woher weißt du, wo du anfangen sollst? Um Ihnen zu helfen, haben wir eine Liste der Buchhaltungstechnologielösungen zusammengestellt, die hier bei FloQast und/oder von unseren Kunden verwendet werden. Dies sind alles Standardlösungen, die Sie heute implementieren können, um Ihr Buchhaltungsteam effizienter zu machen. Schau es dir an und lass uns auf Twitter wissen, was du denkst!

1. Procure-to-Pay — Akcrualifizieren

Diese App automatisiert alle Schritte im Procure-to-Pay-Prozess. Mitarbeiter können eine Bestellung erstellen, die dann automatisch an die richtige Person zur Genehmigung weitergeleitet wird. Sie können sogar Anfragen zur Schätzung von Rückstellungen direkt an die Anbieter senden, was die Rückstellung erleichtert. Rechnungen werden bei Eingang gesammelt und zur Genehmigung an die richtigen Personen gesendet. Anschließend können sie automatisch bezahlt werden. Wir verwenden Accrualify hier bei FloqAst, und eine unserer Lieblingsfunktionen ist die automatische Periodenberichterstattung.

2. Umsatzsteuer — Avalara

Allein in den USA gibt es etwa 10.000 separate Umsatzsteuergebiete. Unternehmen, die online oder über Staatsgrenzen hinweg verkaufen, stehen vor einem riesigen, zeitraubenden Compliance-Albtraum. Avalara automatisiert die Einhaltung der Umsatzsteuer, von der Berechnung der korrekten Umsatzsteuer auf Rechnungen und in E-Commerce-Einkaufswagen bis hin zur Berichterstattung und Zahlung. Ihre Steuerexperten behalten den Überblick über die sich ständig ändernden Umsatz- und Transaktionssteuergesetze in den USA und auf der ganzen Welt, sodass Sie dies nicht tun müssen. Avalara lässt sich problemlos in Ihr GL und viele E-Commerce-Plattformen integrieren.

3. Zahlungen - Bill.com

Diese App spart Ihnen Zeit bei der Bezahlung von Anbietern und Auftragnehmern, da Ihre Kreditorenbuchhaltung papierlos wird. Rechnungen können per E-Mail oder Drag & Drop importiert und dann zur Genehmigung an die richtige Person gesendet werden. Zahlungen werden mit einem Klick per ACH oder Scheck ausgeführt. Synchronisiert mit Ihrem Buchhaltungssystem für einen einfachen Abgleich.

4. Cloud-Speicher - Kiste

Box ist eine einfache Cloud-Speicherlösung, mit der Ihr Team Dateien sicher von jedem Gerät aus überall auf der Welt teilen kann. Sie können Dateien teilen, indem Sie einen Link senden, der ein Ablaufdatum und ein eindeutiges Passwort haben kann, die beide von Ihnen festgelegt wurden. Sie können sogar eine Vorschau von Dateien anzeigen, ohne sie herunterzuladen. Mit mobilen Apps für iOS und Android können Sie auf jedem Gerät arbeiten. Übrigens FloQast lässt sich in Box integrieren (und eine Reihe anderer Cloud-Speicheranbieter), um die Sicherheit auf Unternehmensebene für Ihre Excel-Abstimmungen und andere Dokumente zum Finanzabschluss.

5. Elektronische Signaturen — DocuSign

Mit DocuSign können Dokumente von überall auf der Welt elektronisch signiert werden. Neben dem Signieren elektronischer Dokumente können Sie mit der neuesten Version sogar Papierdokumente in Dokumente umwandeln, die Sie elektronisch signieren können, indem Sie ein Foto aufnehmen. Dadurch entfällt der Aufwand, eine PDF-Datei zu drucken, zu signieren, dann zu scannen und per E-Mail zu versenden, was die Zusammenarbeit mit externen Anbietern, Auftragnehmern und Mitarbeitern erleichtert. (Vollständige Offenlegung: DocuSign ist ein FloQast-Kunde. Weitere unserer großartigen Kunden finden Sie hier.)

6. Ausgaben — Verteuern

Das Motto von Expensify lautet „Spesenabrechnungen, die nicht schlecht sind“. Scannen Sie einfach eine Quittung ein oder machen Sie ein Foto, und die SmartScan-Buchhaltungstechnologie codiert diese Quittung und reicht sie automatisch zur Genehmigung und Rückerstattung am nächsten Tag ein. Sie können auch Kilometerstand und Zeit in der App verfolgen. Ein Budgetierungsmodul hilft Reisenden dabei, die genehmigten Reisebudgets einzuhalten. Die integrierte Währungsumrechnung macht es praktisch für internationale Reisen. Diejenigen von uns, die häufig hier bei FloQast reisen, lieben es, Expensify zu verwenden!

7. Enges Management — FloQast

FloQast wurde von Buchhaltern für Buchhalter entwickelt, um ihnen zu helfen, die Bücher schneller und genauer zu schließen. Behalten Sie Ihre vertrauten Checklisten und Tabellen in Excel und synchronisieren Sie sie dynamisch mit Ihrem GL. Lassen Sie sich automatisch benachrichtigen, wenn Journaleinträge dazu führen, dass ein Abgleich aus dem Gleichgewicht gerät. Alles ist geklärt und in kürzerer Zeit prüfungsbereit. Über ein zentrales Dashboard kann jeder den Status der Aufgaben einsehen, sodass Ihr Team genau weiß, was es als Nächstes tun muss. Durch den integrierten Dokumentenspeicher sind Backups zur einfachen Überprüfung nur einen Klick entfernt und Ihre Prüfer werden zufrieden sein. Die Benutzer lieben besonders die Bewertungsnotizen, die die Zusammenarbeit erleichtern und die Konversationen an die relevanten Elemente binden, ohne in endlosen E-Mail-Ketten gefangen zu sein. Im Durchschnitt schließen FloQast-Kunden ihre Bücher drei Tage schneller ab.

8. Finanzplanung - Host-Analytik

Möchten Sie weniger Zeit mit Tabellenkalkulationen verbringen und mehr Zeit damit verbringen, Ihre Zahlen zu verstehen? Host Analytics optimiert FP&A, indem die Informationen in Ihrem ERP in Berichte und Dashboards aufgenommen werden, anhand derer Sie Entscheidungen treffen können. Es handelt sich um eine skalierbare Lösung, die Planung, Budgetierung, Konsolidierung und Berichterstattung automatisiert.

9. Rechnungsmanagement — Stempeln

Stampli vereinfacht den Prozess der Rechnungsgenehmigung indem Rechnungen zur Genehmigung an die richtige Person weitergeleitet werden. Einzelheiten aus der ursprünglichen Lieferantenvereinbarung liegen der Rechnung bei, sodass Sie die Rechnung mit der Vereinbarung vergleichen können. Alle Fragen zu einer Rechnung können innerhalb der App an Anbieter oder Teammitglieder gesendet werden. Maschinelles Lernen und automatische Codierung machen die Dateneingabe in das GL überflüssig. Sie können auch Portale einrichten, damit Ihre Lieferanten neue Rechnungen hochladen und den Status früherer Rechnungen überprüfen können. Ein Management-Dashboard macht es einfach, die Leistung der AP-Abteilung zu überwachen und etwaige Engpässe zu identifizieren.

10. 1099 s - Titel 1099

Vermeiden Sie den Wahnsinn der Vorbereitung und Archivierung von 1099 zum Jahresende mit Track1099. Diese App reicht Ihre 1099s online beim IRS ein und versendet sie per E-Mail oder Post an die Empfänger. Neben den 1099-MISC-Formularen für Ihre Auftragnehmer und Lieferanten verarbeitet Track1099 auch fast alle anderen 1099-, 1098s- oder W-2-Formulare für Ihre Mitarbeiter und hilft Ihnen auch bei allen Korrekturen, die Sie vornehmen müssen. Sie können die Daten aus fast jedem Buchhaltungssystem importieren. Track1099 verwendet eine IRS-zugelassene 256-Bit-SSL-Verschlüsselung auf Bankebene, damit Ihre Daten sicher sind.

11. Abrechnung — Zuora

Zuora wurde speziell für Abonnementdienste oder andere Dienste mit wiederkehrenden Abrechnungen entwickelt. Sie können ähnliche Kunden gruppieren und automatische Zeitpläne für die Abrechnung einrichten. Wenn diese Kunden ihr Konto hochstufen, herabstufen oder andere Änderungen an ihrem Konto vornehmen, werden diese Änderungen automatisch berechnet, um eine korrekte Umsatzrealisierung gemäß GAAP zu gewährleisten. Kunden mit mehreren Standorten können in einer optimierten Rechnung zusammengefasst werden.

Bevor Sie in etwas Großes wie robotergestützte Prozessautomatisierung investieren oder darauf warten, dass die Blockchain perfektioniert wird, bevor Sie Ihre manuellen Prozesse hinter sich lassen, probieren Sie zunächst einige dieser handelsüblichen, bewährten Buchhaltungstechnologielösungen aus und erzielen Sie massive Produktivitätssteigerungen für Ihr Team. Nicht überzeugt? Schauen Sie sich das an 647% ROI von FloQast im ersten Jahr Laut Branchenanalysten Amalgam Insights.