Pourquoi vous devriez donner deux flux à propos de l'analyse de flux

Hé, les comptables ! FloQast pense que vous devriez faire un Flux sur l'analyse de flux. En fait, vous devriez faire deux Flux, chaque mois, c'est-à-dire un pour le bilan et un pour le compte de résultat. C'est pourquoi nous avons créé l'analyse de variance FloQast, unemeilleure façon d'effectuer des flux.

Qu'est-ce que l'analyse de flux en comptabilité ?

L'analyse des flux - abréviation de l'analyse des fluctuations, plus complexe, et parfois appelée analyse des écarts - compare les soldes des comptes de clôture de la période qui vient de s'achever à ceux d'une période antérieure donnée, par exemple, le mois en cours par rapport au mois précédent. Elle inclut les variations en dollars et en pourcentage - indiquant les éléments présentant des différences significatives - et fournit des explications écrites sur les raisons de ces changements.Lors d'une récente enquête menée auprès des utilisateurs de FloQast, nous avons été surpris d'apprendre que tant d'équipes sautaient Flux chaque mois. Moins de 60 % des équipes comptables sur FloQast effectuent un flux de bilan dans le cadre de leur processus de clôture mensuelle. La situation est à peine meilleure pour le flux du compte de résultat : seuls deux tiers des équipes vérifient chaque mois les fluctuations d'une période à l'autre des recettes et des dépenses par poste.

Comment effectuer une analyse de flux

Le processus d'analyse de flux peut sembler compliqué à première vue, mais il s'agit en fait d'un processus simple une fois que l'on en connaît les étapes.

Étape 1 : Sélectionnez vos périodes de comparaison

Choisissez les deux périodes que vous souhaitez comparer. Il peut s'agir d'un mois sur l'autre, du trimestre en cours par rapport au trimestre précédent, ou de toute autre période utile à votre analyse.

Étape 2 : Choisissez vos comptes

Déterminez les comptes que vous souhaitez inclure dans votre analyse des flux. En fonction de votre objectif, vous pouvez examiner tous les comptes ou certains postes, tels que les ventes, les comptes débiteurs ou la paie.

Étape 3 : Calculer les changements

Pour chaque compte, calculez la variation en montant et en pourcentage entre la période précédente et la période actuelle.

Étape 4 : Identifier les différences matérielles

Examinez les changements calculés et identifiez les comptes dont le pourcentage de variation est élevé ou supérieur à votre seuil de matérialité. Le seuil de ce qui est considéré comme une différence "significative" peut varier en fonction de la politique de l'entreprise ou des exigences réglementaires.

Étape 5 : Étudier et expliquer les changements

Pour chaque compte présentant une différence significative, procédez à une analyse des écarts afin de déterminer la cause du changement et fournissez une explication écrite. Si une différence significative est due à des erreurs comptables, vous devrez signaler ces erreurs, corriger les écritures dans vos livres et éventuellement publier de nouveaux états financiers. Toutefois, les causes profondes de nombreux écarts peuvent être des décisions commerciales ou des fluctuations du marché. Dans ce cas, vous pouvez simplement noter l'écart significatif et rédiger une explication de flux.

Étape 6 : Examen et analyse des résultats

Une fois l'analyse des fluctuations terminée pour tous les comptes, examinez les résultats et recherchez des tendances, des anomalies ou d'autres résultats intéressants. Cette étape peut fournir des informations précieuses sur l'entreprise et ses activités. Gardez à l'esprit qu'il est important d'être cohérent dans votre approche de l'analyse des flux, car cela garantit la comparabilité des résultats au fil du temps.

Exemple d'analyse de flux

Prenons un exemple avec une entreprise fictive, "Bright Future Tech", afin d'acquérir une compréhension pratique de l'analyse de flux. Nous voulons comparer la performance de septembre 2023 à celle d'octobre 2023.

Étape 1 : Sélectionnez vos périodes de comparaison

Les périodes de comparaison choisies sont septembre 2023 et octobre 2023.

Étape 2 : Choisissez vos comptes

Nous analyserons l'évolution du "chiffre d'affaires" et des "coûts opérationnels", qui sont essentiels pour comprendre la dynamique des bénéfices de l'entreprise.

Étape 3 : Calculer les changements

Supposons qu'en septembre, le "produit des ventes" était de 500 000 dollars et qu'en octobre, il était de 550 000 dollars. La variation en dollars est de 550 000 $ - 500 000 $ = 50 000 $. La variation en pourcentage est de (50 000 $/500 000 $) * 100 % = 10 %. Supposons maintenant qu'en septembre, les "coûts opérationnels" étaient de 300 000 $ et qu'en octobre, ils sont passés à 320 000 $. La variation en dollars est de 320 000 $ - 300 000 $ = 20 000 $. La variation en pourcentage est de (20 000 $/300 000 $) * 100 % = 6,67 %.

Étape 4 : Identifier les différences matérielles

L'augmentation de 10 % du "chiffre d'affaires" est significative et mérite d'être étudiée. Les "coûts opérationnels" ont également augmenté d'environ 6,67 %, ce qui correspond à notre seuil hypothétique d'importance relative de 5 %.

Étape 5 : Étudier et expliquer les changements

Après enquête, nous constatons que l'augmentation du "produit des ventes" est due à une campagne de marketing réussie en octobre. L'augmentation des "coûts opérationnels" est due à l'embauche de personnel temporaire supplémentaire au cours de la même période pour faire face à l'augmentation de la charge de travail.

Étape 6 : Examen et analyse des résultats

L'analyse des flux révèle une corrélation positive entre l'augmentation du "Produit des ventes" et des "Coûts opérationnels". L'investissement dans le marketing et le personnel supplémentaire a porté ses fruits en termes d'augmentation des ventes pour le mois d'octobre.Cet exemple devrait vous donner une idée de base sur la manière d'effectuer une analyse des flux.

Pourquoi l'analyse des flux comptables est-elle importante ?

En tant que meilleure pratique, les deux types d'analyse de flux devraient faire partie intégrante de chaque clôture ; la plupart des comptables des entreprises de taille moyenne et des grandes entreprises seraient d'accord sur ce point. Il y a plusieurs raisons à cela :

• Au cours du processus de clôture financière, il est utile de comparer les soldes de clôture de la période concernée avec ceux des périodes précédentes pour vérifier leur exactitude. En cas de fluctuation anormale, il peut s'agir d'un simple symptôme de données manquantes. Il est préférable de détecter et de corriger ces problèmes rapidement.
• Lors de l'achèvement d'un processus de clôture validé, Flux est un format idéal pour montrer les écarts confirmés qui mettent en évidence des changements importants dans l'entreprise.
• Étant la plus proche des chiffres globaux de l'entreprise, l'équipe de la comptabilité est la mieux placée pour fournir à la demande des explications sur les flux (flux-planifications ?) de ce qui est à l'origine de tout changement important. Cela donne à la comptabilité une place plus importante à la table des négociations, en tant que partie intégrante de la direction de l'entreprise.

Alors pourquoi Flux se fait-il si discrètement ? En parlant davantage de Flux à nos utilisateurs, nous avons confirmé nos soupçons. C'est simple : c'est une question de temps.

Combien de temps faut-il pour réaliser une analyse de flux ?

Pour la plupart des équipes, l'analyse de flux prend beaucoup de temps. Et comme si la clôture du mois n'était pas déjà assez pressée, l'analyse de flux a tendance à se faire en dernier dans le processus. Bien que les ERP incluent souvent des modèles permettant de créer un rapport pour comparer les soldes d'une période à l'autre, ils ne prennent pas en charge une analyse de flux complète. Plus fondamentalement, il n'y a aucun moyen d'ajouter des explications écrites dans un rapport ERP. Les équipes finissent donc par exporter les données vers Excel, puis identifient manuellement les fluctuations matérielles et ajoutent des explications - quand elles le peuvent. De plus, tout cela doit attendre que tous les soldes finaux soient verrouillés, de peur que le processus ne doive recommencer à zéro si l'un des chiffres a changé... Cela vous rappelle quelque chose ? Notre équipe FloQast s'est donc demandé s'il n'y avait pas une meilleure façon de procéder ? Alerte au scandale : il y en a une ! Il s'agit de notre nouveau module d'analyse des écartsFloQast. L'analyse des écarts FloQast est différente parce qu'elle est intégrée à FloQast, de sorte que les équipes comptables peuvent travailler sur l'analyse des flux à tout moment - y compris en saisissant des textes explicatifs. Les fluctuations matérielles sont automatiquement signalées. Les soldes de l'analyse des écarts sont mis à jour dynamiquement de la même manière que tous les autres soldes de FloQast. Ainsi, contrairement à l'ancienne méthode d'exportation et de rapport, l'automatisation signifie qu'il n'est pas nécessaire de recommencer si des chiffres changent :

• Des périodes de comparaison flexibles, y compris des comparaisons d'un mois sur l'autre, d'un trimestre sur l'autre et d'une année sur l'autre.
• Seuils de matérialité définis par l'utilisateur pour le bilan et le compte de résultat.
• Exportation Excel pour le partage de Flux en dehors de FloQast.
• Regroupements de comptes personnalisés pour permettre aux comptes d'être regroupés de la manière souhaitée par votre entreprise.
• Explications au niveau du compte individuel et du groupe.
• Développez et réduisez les vues pour approfondir les détails du compte.

Au cours de nos périodes de recherche et de bêta, nous avons été très satisfaits et enthousiasmés par l'accueil réservé à notre module d'analyse de la variance. Nous avons demandé à plusieurs utilisateurs de l'évaluer sur une échelle de zéro à cinq : zéro étant "agréable à avoir" et cinq étant "une bouée de sauvetage". Nous avons su que nous étions sur la bonne voie lorsque nous avons entendu la plupart des quatre et cinq. Bravo, Flux ! Vous et vos équipes, bien sûr, jugerez par vous-mêmes, mais nous sommes convaincus que si votre Flux s'est emballé, ça craint, mais vous avez de la chance.Vous voulez voir l'analyse de variance FloQast à l'œuvre ? Planifiez une démonstration dès aujourd'hui !