Die Flussanalyse, die Abkürzung für Fluktuationsanalyse und manchmal auch Varianzanalyse genannt, vergleicht die Endkontensalden der gerade abgeschlossenen Periode mit einer bestimmten Vorperiode.

Hallo, Buchhalter! FloQast ist der Meinung, dass Sie einen Überblick über die Flussanalyse geben sollten. Tatsächlich sollten Sie jeden Monat zwei Flux angeben, also einen für die Bilanz und einen für die Gewinn- und Verlustrechnung. Deshalb haben wir geschaffen FloQAst-Varianzanalyse—ein besserer Weg zu Flux.Bevor wir dir von dieser aufregenden Funktion erzählen, sind einige Hintergrundinformationen in Ordnung.

Was ist Fluxanalyse in der Buchhaltung?

Die Flussanalyse — die Abkürzung für die etwas heftigere Fluktuationsanalyse, manchmal auch Varianzanalyse genannt — vergleicht die Endkontensalden der gerade abgeschlossenen Periode mit einer bestimmten Vorperiode, z. B. dem aktuellen Monat mit dem vorherigen Monat. Es beinhaltet die Veränderung in Dollar und Prozentsatz — wobei Punkte mit wesentlichen Unterschieden vermerkt werden — und enthält schriftliche Erklärungen dafür, warum sich die Zahlen geändert haben. In einer kürzlich durchgeführten FloqAst-Benutzerumfrage waren wir überrascht, als wir erfuhren, dass so viele Teams Flux jeden Monat überspringen. Weniger als 60% der Buchhaltungsteams bei FloQast führen im Rahmen ihres monatlichen Abschlussprozesses einen Bilanzüberblick durch. Bei Income Statement Flux sieht es nur geringfügig besser aus: Nur zwei Drittel der Teams überprüfen monatlich, ob die Einnahmen und Ausgaben der einzelnen Posten von Periode zu Periode schwanken.

So führen Sie eine Flussanalyse durch

Der Flussanalyseprozess mag auf den ersten Blick kompliziert erscheinen, aber sobald Sie die Schritte kennen, ist er tatsächlich ein unkomplizierter Prozess. Hier finden Sie eine einfache schrittweise Anleitung, die Ihnen den Einstieg erleichtert.

Schritt 1: Wählen Sie Ihre Vergleichsperioden

Wählen Sie die beiden Perioden aus, die Sie vergleichen möchten. Dies kann Monat für Monat sein, das aktuelle Quartal gegenüber dem Vorquartal oder andere Perioden, die für Ihre Analyse sinnvoll sind.

Schritt 2: Wählen Sie Ihre Konten

Entscheiden Sie, welche Konten Sie in Ihre Flussanalyse einbeziehen möchten. Abhängig von Ihrem Schwerpunkt können Sie sich alle Konten oder einige ausgewählte Einzelposten ansehen, z. B. Umsatz, Debitorenbuchhaltung oder Gehaltsabrechnung.

Schritt 3: Änderungen berechnen

Berechnen Sie für jedes Konto die Veränderung des Dollarbetrags und die prozentuale Veränderung von der Vorperiode zur aktuellen Periode.

Schritt 4: Identifizieren Sie Materialunterschiede

Prüfen Sie die berechneten Änderungen und identifizieren Sie alle Konten mit einer starken prozentualen Veränderung oder einer Änderung, die über Ihrem Wesentlichkeitsschwellenwert liegt. Der Schwellenwert für das, was als „wesentlicher“ Unterschied angesehen wird, kann je nach Unternehmenspolitik oder regulatorischen Anforderungen variieren.

Schritt 5: Änderungen untersuchen und erklären

Führen Sie für jedes Konto mit einem wesentlichen Unterschied eine Varianzanalyse durch, um die Ursache der Änderung zu ermitteln, und geben Sie eine schriftliche Erklärung ab. Dies kann die Überprüfung der Transaktionsdetails, das Gespräch mit den zuständigen Kollegen oder die Analyse von Betriebsdaten beinhalten. Wenn ein erheblicher Unterschied auf Buchhaltungsfehler zurückzuführen ist, müssen Sie Buchhaltungsfehler kennzeichnen, zu den korrekten Einträgen in Ihren Büchern zurückkehren und möglicherweise neue Jahresabschlüsse ausstellen. Die Hauptursachen für viele Abweichungen können jedoch Geschäftsentscheidungen oder Marktschwankungen sein. In diesem Fall können Sie einfach eine signifikante Varianz feststellen und eine Fluxerklärung schreiben.

Schritt 6: Überprüfen und analysieren Sie die Ergebnisse

Nachdem Sie die Fluktuationsanalyse für alle Konten abgeschlossen haben, überprüfen Sie die Ergebnisse und suchen Sie nach Trends, Anomalien oder anderen interessanten Ergebnissen. Dieser Schritt kann wertvolle Einblicke in das Unternehmen und seine Abläufe liefern. Denken Sie daran, dass es wichtig ist, bei der Flussanalyse einen konsistenten Ansatz zu verfolgen, da dies die Vergleichbarkeit der Ergebnisse im Laufe der Zeit gewährleistet.

Beispiel für eine Flussanalyse

Schauen wir uns ein Beispiel mit einem fiktiven Unternehmen, „Bright Future Tech“, an, um ein praktisches Verständnis der Flux Analysis zu erlangen. Wir wollen die Leistung von September 2023 mit Oktober 2023 vergleichen.

Schritt 1: Wählen Sie Ihre Vergleichsperioden

Die ausgewählten Vergleichsperioden sind September 2023 und Oktober 2023.

Schritt 2: Wählen Sie Ihre Konten

Wir werden die Veränderungen der „Umsatzerlöse“ und der „Betriebskosten“ analysieren, da diese für das Verständnis der Gewinndynamik des Unternehmens von entscheidender Bedeutung sind.

Schritt 3: Änderungen berechnen

Nehmen wir an, im September lagen die „Verkaufserlöse“ bei 500.000 USD und im Oktober bei 550.000 USD. Die Dollaränderung beträgt 550.000$ - 500.000$ = 50.000$. Die prozentuale Veränderung ist (50.000 $/500.000 $) * 100% = 10%. Nehmen wir an, im September beliefen sich die „Betriebskosten“ auf 300.000$, und im Oktober stiegen sie auf 320.000$. Die Dollaränderung beträgt 320.000$ - 300.000$ = 20.000$. Die prozentuale Veränderung ist (20.000 $/300.000 $) * 100% = 6,67%.

Schritt 4: Identifizieren Sie Materialunterschiede

Der Anstieg der „Verkaufserlöse“ um 10% ist erheblich und es lohnt sich, ihn zu untersuchen. Die „Betriebskosten“ stiegen ebenfalls um rund 6,67%, was unserer hypothetischen Wesentlichkeitsschwelle von 5% entspricht.

Schritt 5: Änderungen untersuchen und erklären

Nach einer Untersuchung stellen wir fest, dass der Anstieg der „Umsatzerlöse“ auf eine erfolgreiche Marketingkampagne im Oktober zurückzuführen war. Der Anstieg der „Betriebskosten“ war darauf zurückzuführen, dass im gleichen Zeitraum zusätzliches Zeitpersonal eingestellt wurde, um die gestiegene Arbeitsbelastung zu bewältigen.

Schritt 6: Überprüfen und analysieren Sie die Ergebnisse

Die Flussanalyse zeigt eine positive Korrelation zwischen dem Anstieg der „Umsatzerlöse“ und den „Betriebskosten“. Die Investitionen in Marketing und zusätzliches Personal haben sich in Form von Umsatzsteigerungen im Oktober ausgezahlt. Dieses Beispiel soll Ihnen eine grundlegende Vorstellung davon vermitteln, wie eine Flussanalyse durchgeführt werden kann.

Warum ist die Analyse des buchhalterischen Flusses wichtig?

Als bewährte Methode sollten beide Arten der Flux-Analyse ein fester Bestandteil jedes Geschäftsabschlusses sein; die meisten Buchhalter mittelständischer und größerer Unternehmen würden dem zustimmen. Dafür gibt es mehrere Gründe:

• Während des Finanzabschlussprozesses ist der Vergleich der Endsalden der Schlussperiode mit früheren Perioden eine nützliche Genauigkeitsprüfung während des Finanzabschlussprozesses. Wenn es eine abnormale Fluktuation gibt, könnte dies nur ein Symptom für fehlende Daten sein. Es ist besser, diese Probleme frühzeitig zu finden und zu korrigieren.
• Zum Abschluss eines geprüften Abschlussprozesses ist Flux ein hervorragendes Format, um bestätigte Abweichungen aufzuzeigen, die wesentliche Veränderungen im Unternehmen hervorheben.
• Da das Buchhaltungsteam den Unternehmenszahlen am nächsten kommt, ist es am besten in der Lage, Flux-Erklärungen auf Abruf zu geben (Flux-Planationen?) dessen, was irgendwelche materiellen Veränderungen antreibt. Das gibt der Buchhaltung als Teil der Unternehmensführung einen wichtigeren „Platz am Tisch“.

Warum ist Flux also so fleckig gemacht? Was zum Flux geht hier vor sich? Als wir mit unseren Nutzern mehr über Flux gesprochen haben, haben wir unseren Verdacht bestätigt. Es ist wirklich einfach: Es ist eine Frage der Zeit.

Wie lange dauert es, eine Flussanalyse durchzuführen?

Für die meisten Teams nimmt die Flux Analysis viel Zeit in Anspruch. Und als ob das Ende des Monats nicht schon knapp genug wäre, passiert Flux in der Regel an letzter Stelle im Prozess. Es gibt einfach nicht genug Zeit, um es gut zu machen, weshalb Teams es zu oft gar nicht tun. ERPs enthalten zwar häufig Vorlagen, mit denen ein Bericht erstellt werden kann, um Salden von einer Periode zur anderen zu vergleichen, aber sie unterstützen keine vollständige Flux-Analyse. Am wichtigsten ist, dass es keine Möglichkeit gibt, einem ERP-Bericht schriftliche Erklärungen hinzuzufügen. Am Ende exportieren die Teams die Daten nach Excel und identifizieren sie dann manuell Materialschwankungen und Erklärungen hinzufügen — wenn sie können. Außerdem muss all das warten, bis alle Endsalden gesperrt sind, damit der Prozess nicht von vorne beginnen muss, wenn sich irgendwelche Zahlen geändert haben. Klingt das bekannt? Also fragte sich unser FloQast-Team: Kann es keinen besseren Weg geben? Spoiler-Alarm: Den gibt es! Es ist unser neues FloQast Variance Analysis Modul.FloQAst-Varianzanalyse ist anders, weil es direkt in FloQast integriert ist, sodass Buchhaltungsteams jederzeit an der Flux Analysis arbeiten können — einschließlich der Eingabe von Erläuterungstexten. Materialschwankungen werden automatisch gemeldet. Salden in der Varianzanalyse werden dynamisch auf die gleiche Weise aktualisiert, wie alle Salden an anderen Stellen in FloQast aktualisiert werden. Im Gegensatz zur alten Export- und Berichtsmethode bedeutet die Automatisierung also, dass Sie sich keine Sorgen machen müssen, dass Sie von vorne beginnen müssen, wenn sich Zahlen ändern. Zu den weiteren wichtigen Funktionen der FloqAst-Varianzanalyse gehören:

• Flexible Vergleichszeiträume, einschließlich Vergleiche zwischen Monat und Vormonat, Quartal und Jahr für Jahr.
• Vom Benutzer festgelegte Wesentlichkeitsschwellen für Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung.
• Excel-Export zum Teilen von Flux außerhalb von FloQast.
• Benutzerdefinierte Kontogruppierungen, damit Konten nach Belieben Ihres Unternehmens gruppiert werden können.
• Erläuterungen auf individueller Konto- und Gruppenebene.
• Erweitern und reduzieren Sie die Ansichten, um tief in die Kontodetails einzutauchen.

Während unserer Forschungs- und Betaphase waren wir sehr erfreut und begeistert von der Resonanz, die unser Modul Varianzanalyse erhalten hat. Wir haben mehrere Nutzer gebeten, es auf einer Skala von Null bis Fünf zu bewerten: Null steht für „nice to have“ und fünf für „lebensrettend“. Wir wussten, dass wir an etwas Mächtigem dran waren, als wir hauptsächlich Vierer und Fünfer hörten. Abklatsch, Flux! Sie und Ihre Teams werden das natürlich selbst urteilen. Aber wir sind zuversichtlich, dass, wenn Ihr Flux Amok gelaufen ist, das zum Kotzen ist, aber Sie haben Glück. Interessieren Sie sich dafür, die FloQast-Varianzanalyse in Aktion zu sehen? Vereinbaren Sie noch heute eine Demo!