Warum Sie bei der Varianzanalyse zwei Fliegen mit einer Klappe schlagen sollten

Hey, Buchhalter! FloQast meint, ihr solltet einen Flux über die Varianzanalyse geben. Eigentlich sollten Sie sogar zwei Fluxes geben - jeden Monat - einen für die Bilanz und einen für die Gewinn- und Verlustrechnung. Aus diesem Grund haben wir FloQast Variance Analysisentwickelt Variance Analysisbessere Art zu fluxen. Bevor wir Ihnen diese aufregende Funktion vorstellen, sind einige Hintergrundinformationen angebracht.

Was ist die Varianzanalyse im Rechnungswesen?

Varianzanalysesteht für den etwas sperrigeren Begriff Fluktuationsanalyse und wird manchmal auch als Variance AnalysisEndsalden der Konten für den gerade abgeschlossenen Zeitraum mit einem bestimmten vorherigen Zeitraum, z. B. aktueller Monat gegenüber Vormonat. In einer kürzlich durchgeführten FloQast-Benutzerumfrage haben wir mit Erstaunen festgestellt, dass so viele Teams Flux jeden Monat auslassen. Weniger als 60 % der Buchhaltungsteams auf FloQast führen einen Bilanzfluss als Teil ihres Monatsabschluss durch. Bei der Gewinn- und Verlustrechnung sieht es nur geringfügig besser aus: Nur zwei Drittel der Teams überprüfen monatlich die Schwankungen der Einnahmen und Ausgaben zwischen den einzelnen Zeiträumen.

So führen Sie eine Varianzanalyse durch

Das Verfahren der Varianzanalyse mag auf den ersten Blick kompliziert erscheinen, ist aber eigentlich ganz einfach, wenn Sie die einzelnen Schritte kennen.

Schritt 1: Wählen Sie Ihre Vergleichszeiträume

Wählen Sie die beiden Zeiträume, die Sie vergleichen möchten. Das kann ein Monatsvergleich sein, das aktuelle Quartal im Vergleich zum vorherigen Quartal oder jeder andere Zeitraum, der für Ihre Analyse sinnvoll ist.

Schritt 2: Wählen Sie Ihre Konten

Entscheiden Sie, welche Konten Sie in Ihre Varianzanalyse aufnehmen wollen. Je nach Schwerpunkt können Sie alle Konten oder nur einige wenige Einzelposten betrachten, z. B. Umsatz, Kreditoren oder Gehaltsabrechnung.

Schritt 3: Berechnen Sie die Änderungen

Berechnen Sie für jedes Konto die Veränderung des Dollarbetrags und die Veränderung des Prozentsatzes zwischen dem vorherigen und dem aktuellen Zeitraum.

Schritt 4: Identifizieren von Materialunterschieden

Überprüfen Sie die berechneten Änderungen und ermitteln Sie alle Konten mit einer großen prozentualen Änderung oder einer Änderung über Ihrer Wesentlichkeitsgrenze. Die Schwelle, ab der ein Unterschied als "wesentlich" gilt, kann je nach Unternehmensrichtlinien oder gesetzlichen Vorschriften variieren.

Schritt 5: Untersuchen und Erklären von Veränderungen

Führen Sie für jedes Konto mit einer wesentlichen Differenz eine variance analysis durch, um die Ursache der Veränderung zu ermitteln, und geben Sie eine schriftliche Erklärung ab. Wenn eine wesentliche Abweichung auf Buchungsfehler zurückzuführen ist, müssen Sie die Buchungsfehler kennzeichnen, die Einträge in Ihren Büchern korrigieren und möglicherweise neue Abschlüsse erstellen. Die Ursachen für viele Abweichungen können jedoch auch in Geschäftsentscheidungen oder Marktschwankungen liegen. In diesem Fall können Sie einfach eine signifikante Abweichung vermerken und eine flüssige Erklärung schreiben.

Schritt 6: Überprüfen und Analysieren der Ergebnisse

Nachdem Sie die Schwankungsanalyse für alle Konten abgeschlossen haben, überprüfen Sie die Ergebnisse und suchen nach Trends, Anomalien oder anderen interessanten Erkenntnissen. Denken Sie daran, dass es wichtig ist, bei der Varianzanalyse einheitlich vorzugehen, da dies die Vergleichbarkeit der Ergebnisse im Laufe der Zeit gewährleistet.

Varianzanalyse Beispiel

Gehen wir ein Beispiel mit einem fiktiven Unternehmen, "Bright Future Tech", durch, um ein praktisches Verständnis der Varianzanalyse zu erhalten. Wir wollen die Performance von September 2023 mit der von Oktober 2023 vergleichen.

Schritt 1: Wählen Sie Ihre Vergleichszeiträume

Die gewählten Vergleichszeiträume sind September 2023 und Oktober 2023.

Schritt 2: Wählen Sie Ihre Konten

Wir werden die Veränderungen bei den "Verkaufserlösen" und den "Betriebskosten" analysieren, da diese für das Verständnis der Gewinndynamik des Unternehmens von zentraler Bedeutung sind.

Schritt 3: Berechnen Sie die Änderungen

Angenommen, im September betrug der "Umsatz" 500.000 $ und im Oktober 550.000 $. Die Änderung in Dollar beträgt 550.000 $ - 500.000 $ = 50.000 $. Die prozentuale Änderung ist (50.000$/$500.000$) * 100% = 10%. Nehmen wir an, im September betrugen die 'Betriebskosten' 300.000$, und im Oktober stiegen sie auf 320.000$. Die Änderung in Dollar beträgt 320.000 $ - 300.000 $ = 20.000 $. Die prozentuale Änderung ist (20.000$/$300.000$) * 100% = 6,67%.

Schritt 4: Identifizieren von Materialunterschieden

Der Anstieg der "Umsatzerlöse" um 10 % ist signifikant und sollte untersucht werden. Die "Operativen Kosten" sind ebenfalls um etwa 6,67 % gestiegen, was unsere hypothetische Wesentlichkeitsgrenze von 5 % erfüllt.

Schritt 5: Untersuchen und Erklären von Veränderungen

Bei der Untersuchung stellen wir fest, dass der Anstieg der "Verkaufserlöse" auf eine erfolgreiche Marketingkampagne im Oktober zurückzuführen ist. Der Anstieg der "Betriebskosten" ist auf die Einstellung zusätzlicher Zeitarbeitskräfte im gleichen Zeitraum zurückzuführen, um die erhöhte Arbeitsbelastung zu bewältigen.

Schritt 6: Überprüfen und Analysieren der Ergebnisse

Die Varianzanalyse zeigt eine positive Korrelation zwischen dem Anstieg der "Umsatzerlöse" und der "Betriebskosten". Die Investitionen in Marketing und zusätzliches Personal haben sich in Form von Umsatzsteigerungen im Oktober ausgezahlt. Dieses Beispiel soll Ihnen eine grundlegende Vorstellung davon vermitteln, wie eine Varianzanalyse durchzuführen ist.

Warum ist die Varianzanalyse im Rechnungswesen wichtig?

Als Best Practice sollten beide Arten der Varianzanalyse ein fester Bestandteil jedes Abschlusses sein; die meisten Buchhalter in mittelständischen und größeren Unternehmen würden dem zustimmen. Dafür gibt es mehrere Gründe:

• Während des Prozesses Finanzabschluss ist der Vergleich der Endsalden des Abschlusszeitraums mit denen früherer Zeiträume eine nützliche Genauigkeitsprüfung während des Prozesses Finanzabschluss . Wenn es eine abnormale Schwankung gibt, könnte dies nur ein Symptom für fehlende Daten sein. Es ist besser, diese Probleme frühzeitig zu erkennen und zu korrigieren.
• Beim Abschluss eines geprüften Abschlusses ist Flux ein großartiges Format, um bestätigte Abweichungen zu zeigen, die wesentliche Änderungen im Unternehmen hervorheben.
• Da das Buchhaltungsteam am nächsten an den Unternehmenszahlen dran ist, ist es am besten in der Lage, bei Bedarf Flux-Erklärungen (Flux-Planungen?) zu den Ursachen für wesentliche Veränderungen zu liefern. Dadurch erhält die Buchhaltung einen wichtigeren "Sitz am Tisch" als Teil der Unternehmensführung.

Warum also wird Flux so stümperhaft gemacht? Als wir mit unseren Nutzern über Flux sprachen, bestätigte sich unser Verdacht: Es ist ganz einfach: Es ist eine Frage der Zeit.

Wie lange dauert es, eine Varianzanalyse durchzuführen?

Für die meisten Teams nimmt die Varianzanalyse sehr viel Zeit in Anspruch. Und als ob der Monatsabschluss nicht schon zeitaufwändig genug wäre, kommt der Flux in der Regel als letztes in den Prozess. ERP-Systeme enthalten zwar häufig Vorlagen, mit denen ein Bericht zum Vergleich der Salden von einem Zeitraum zum anderen erstellt werden kann, aber sie unterstützen keine vollständige Varianzanalyse. Vor allem gibt es keine Möglichkeit, in einem ERP-Bericht schriftliche Erklärungen hinzuzufügen. Die Teams müssen also die Daten nach Excel exportieren, dann manuell wesentliche Schwankungen identifizieren und Erklärungen hinzufügen - wenn sie können... Außerdem muss das alles warten, bis alle Endsalden feststehen, damit der Prozess nicht wieder von vorne beginnen muss, wenn sich irgendwelche Zahlen geändert haben... Kommt Ihnen das bekannt vor? Spoiler-Alarm: Es gibt sie! FloQast Variance Analysis ist anders, weil es direkt in FloQast integriert ist, so dass Buchhaltungsteams jederzeit an der Varianzanalyse arbeiten können - einschließlich der Eingabe von Erklärungstexten. Materialschwankungen werden automatisch gekennzeichnet. Die Salden in der Variance Analysis werden dynamisch auf die gleiche Weise aktualisiert wie alle anderen Salden in FloQast. Im Gegensatz zur alten Export- und Berichtsmethode bedeutet die Automatisierung also, dass Sie sich keine Sorgen machen müssen, dass Sie wieder von vorne anfangen müssen, wenn sich Zahlen ändern.Weitere wichtige Funktionen in FloQast Variance Analysis sind

• Flexible Vergleichszeiträume, einschließlich Vergleiche von Monat zu Monat, Quartal zu Quartal und Jahr zu Jahr.
• Vom Benutzer festgelegte Wesentlichkeitsschwellen für Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung.
• Excel-Export zur Weitergabe von Flux außerhalb von FloQast.
• Benutzerdefinierte Kontengruppierungen, die es ermöglichen, Konten nach den Wünschen Ihres Unternehmens zu gruppieren.
• Erklärungen auf der Ebene des Einzelkontos und der Gruppe.
• Erweitern und Verkleinern von Ansichten für tiefere Einblicke in Kontodetails.

Während unserer Forschungs- und Betaphase waren wir sehr erfreut und begeistert von der Resonanz, die unser Modul zur Variance Analysis erhalten hat. Wir haben mehrere Nutzer gebeten, es auf einer Skala von null bis fünf zu bewerten: null bedeutet "nett zu haben" und fünf ist "lebensrettend". Wir wussten, dass wir etwas Großartigem auf der Spur waren, als wir überwiegend Vieren und Fünfen hörten. Aber wir sind zuversichtlich, dass, wenn Ihr Flux Amok gelaufen ist, Sie Glück haben. Möchten Sie FloQast Variance Analysis in Aktion sehen? Vereinbaren Sie noch heute einen Termin für eine Demo!