Conformité SOX intelligente : Réduire les coûts, pas l'efficacité

À la suite des scandales financiers Enron et WorldCom qui ont ébranlé le monde de l'entreprise au début des années 2000, le Congrès a adopté la loi Sarbanes-Oxley (SOX) pour protéger les investisseurs. Cette loi a créé le Public Company Accounting Oversight Board (PCAOB) et mis en œuvre d'autres exigences visant à améliorer l'exactitude et la fiabilité des états financiers et des informations communiquées par les entreprises.

Si la conformité n'est pas négociable pour les entreprises publiques, les coûts de mise en conformité avec la loi Sarbanes-Oxley peuvent être considérables. Cependant, réduire les coûts de mise en conformité avec la loi Sarbanes-Oxley ne doit pas signifier rogner sur les coûts. En exploitant intelligemment la technologie et l'automatisation, les entreprises peuvent réduire leurs dépenses tout en maintenant, voire en améliorant, l'efficacité de leurs programmes de conformité.

Dans ce guide complet, nous examinerons l'importance d'une conformité SOX intelligente et nous recommanderons des mesures que votre organisation peut prendre pour réduire les coûts tout en améliorant votre environnement de contrôle.

Facteurs influençant les coûts de mise en conformité avec la loi SOX

Plusieurs facteurs influencent les coûts de mise en conformité avec la loi SOX, qui peuvent varier considérablement d'une entreprise à l'autre. Dans un rapport récent, Protiviti a identifié plusieurs facteurs qui déterminent les dépenses liées à la mise en conformité avec la loi SOX:

• Taille de l'entreprise
• Complexité des opérations financières
• Stade de conformité SOX (première année, deuxième année, etc.)
• Nombre de sites dans le monde
• Facteurs externes (inflation, coût de la main-d'œuvre, fluctuations monétaires, etc.)
• Modifications réglementaires de la législation, des normes d'audit et des exigences en matière d'information financière

Selon le rapport SOX 2023 de KMPG, les répondants dépensent en moyenne 1,6 million de dollars pour leurs programmes de conformité SOX et consacrent 11 800 heures à la conformité SOX, y compris les membres de l'équipe interne et les auditeurs externes.

Les exigences de la loi SOX imposent plusieurs coûts directs et indirects, notamment

• Honoraires pour les audits de contrôle interne au titre de l'article 404 de la loi SOX
• Dépenses de contrôle interne
• Coûts plus élevés des conseils d'administration
• Coûts d'opportunité liés à la réorientation de la gestion et à l'augmentation de l'aversion au risque des gestionnaires

La pénurie actuelle de talents en comptabilité contribue à l'augmentation des coûts de mise en conformité avec la loi Sarbanes-Oxley, quelle que soit la taille de l'entreprise ou le secteur d'activité. Ces pénuries entraînent une augmentation des coûts de main-d'œuvre interne et des coûts d'audit externe chaque année fiscale. Cependant, il y a une lueur d'espoir. L'escalade des coûts des processus de mise en conformité avec la loi SOX incite à investir davantage dans l'automatisation et les solutions technologiques qui génèrent une plus grande efficacité et des économies potentielles en termes de coûts de mise en conformité.

Utilisation de la technologie et de l'automatisation dans le cadre d'un programme de conformité à la loi SOX

L'intégration de la technologie et de l'automatisation dans votre environnement de contrôle SOX permet à votre entreprise de prendre des mesures modestes mais efficaces pour réduire les coûts et améliorer la qualité de vos rapports financiers.

Par exemple, un logiciel de conformité SOX peut assurer la conformité de routine de manière plus précise et plus cohérente que les processus manuels, libérant ainsi des ressources humaines précieuses pour des activités plus stratégiques et à plus forte valeur ajoutée.

Au lieu de demander à votre personnel de passer une semaine (ou plus) par mois à réconcilier des données provenant de sources multiples, l'automatisation des processus robotiques (RPA) peut accomplir les mêmes tâches en une fraction du temps, ne nécessitant une intervention humaine que pour les anomalies qui requièrent une attention supplémentaire.

La technologie permet également de collecter et d'analyser automatiquement les données, ce qui rend les tests de contrôle de l'audit interne et externe plus efficaces en termes de coûts et de temps. Un être humain ne peut examiner manuellement qu'un nombre limité de transactions. Les auditeurs peuvent analyser des ensembles de données plus importants grâce à l'automatisation et aux outils d'analyse des données, en identifiant et en se concentrant sur les valeurs aberrantes et les schémas de données irréguliers. Ces outils technologiques permettent aux auditeurs d'atteindre les mêmes objectifs plus rapidement et avec un personnel moins nombreux.

En fait, une enquête de PwC sur la conformité à la loi Sarbanes-Oxley a révélé que, pour la plupart des entreprises, une augmentation de 15 % de l'automatisation peut entraîner une diminution de 10 % des dépenses liées à la conformité à la loi Sarbanes-Oxley.

Tirer parti de l'externalisation des services de conformité SOX

L'externalisation des activités de conformité au programme SOX auprès de prestataires de services spécialisés est une autre stratégie qui permet de réaliser des économies et des gains d'efficacité. Ces prestataires soutiennent le Directeur financier, l'expert-comptable ou les cabinets d'audit en leur apportant une expertise et une expérience approfondies et en leur donnant accès aux technologies et méthodologies les plus récentes. En travaillant avec des fournisseurs de services d'externalisation qui connaissent bien la mise en place de contrôles et la création d'une piste d'audit détaillée pour les clients, votre organisation peut bénéficier des meilleures pratiques et d'approches novatrices sans avoir à consentir d'importants investissements initiaux en matière de formation ou de technologie.

L'externalisation peut s'avérer particulièrement bénéfique pour les petites et moyennes entreprises (c'est-à-dire celles qui ne sont pas de grands déposants accélérés) qui n'ont peut-être pas les ressources nécessaires pour maintenir une équipe interne complète chargée de la conformité à la loi SOX.

Voici quelques-uns des avantages de l'externalisation :

• Réduction des coûts internes liés à la loi SOX
• Flexibilité et agilité accrues dans un environnement commercial en évolution rapide
• Amélioration des processus automatisés dans votre système de contrôle interne
• Accès à des technologies propriétaires susceptibles d'améliorer les tests de contrôle SOX et l'établissement des rapports financiers
• Conversion des coûts fixes (salaires des auditeurs internes, avantages sociaux, etc.) en coûts variables qui peuvent être augmentés ou diminués en fonction de vos besoins.
• Accent mis sur l'évaluation des risques et amélioration de l'identification des contrôles clés
• Accès à la demande à des experts en la matière qui peuvent donner des conseils dans des domaines spécifiques, tels que la cybersécurité, la gestion des risques, la planification des risques d'entreprise (ERP) ou la correction des lacunes en matière de contrôle interne, ce qui est plus rentable que de recruter des spécialistes dans de nombreux domaines.
• Moins de perturbations du flux de workflow dues à la rotation du personnel

En choisissant le bon partenaire d'externalisation, les entreprises peuvent garantir un niveau élevé de conformité tout en se concentrant sur leurs activités principales. Toutefois, il est essentiel de maintenir un contrôle et de veiller à ce que les services externalisés soient conformes aux objectifs stratégiques et aux normes de conformité de l'entreprise.

Maîtriser la conformité SOX avec FloQast

Une conformité SOX intelligente - axée sur la réduction des coûts sans diminuer l'efficacité - n'est pas seulement un objectif, mais une nécessité pour les entreprises qui veulent conserver la confiance des investisseurs dans l'environnement commercial actuel. En comprenant les facteurs qui déterminent les coûts de conformité et en exploitant stratégiquement la technologie, l'automatisation et les services externalisés, votre entreprise peut mettre en place un programme de conformité plus rentable et plus efficace qui garantit le respect des exigences réglementaires et soutient des objectifs commerciaux plus larges.

La nécessité d'une bonne gouvernance d'entreprise n'est pas près de disparaître, pas plus que la pénurie de talents comptables. L'adoption d'une approche intelligente de la conformité à la loi SOX n'a jamais été aussi cruciale ni aussi rentable !