Conformité à la norme Smart SOX : réduisez les coûts, pas l'efficacité

À la suite des scandales financiers d'Enron et de WorldCom qui ont secoué le monde des affaires au début des années 2000, le Congrès a promulgué la loi Sarbanes-Oxley (SOX) pour protéger les investisseurs. La loi a créé le Conseil de surveillance de la comptabilité des sociétés publiques (PCAOB) et a mis en œuvre d'autres exigences pour améliorer l'exactitude et la fiabilité des états financiers et des informations fournies par les entreprises.

Bien que la conformité ne soit pas négociable pour les entreprises publiques, les coûts de conformité à la norme SOX peuvent être considérables. Cependant, réduire les coûts liés à la conformité à la loi Sarbanes-Oxley ne signifie pas nécessairement réduire les coûts. En tirant parti intelligemment de la technologie et de l'automatisation, les entreprises peuvent réduire leurs dépenses tout en maintenant, voire en améliorant, l'efficience et l'efficacité de leurs programmes de conformité.

Dans ce guide complet, nous aborderons l'importance de la technologie intelligente Conformité aux normes SOX et recommandez les mesures que votre organisation peut prendre pour réduire les coûts tout en améliorant votre environnement de contrôle.

Facteurs influant sur les coûts de conformité aux normes SOX

Plusieurs facteurs influent sur les coûts de conformité à la norme SOX, qui peuvent varier considérablement d'une organisation à l'autre. Dans un récent rapport, Protiviti a identifié plusieurs facteurs qui motivent les dépenses liées aux efforts de conformité à la norme SOX, y compris :

• Taille de l'entreprise
• Complexité des opérations financières
• Étape de conformité SOX (première année, deuxième année, etc.)
• Nombre de sites dans le monde
• Facteurs externes (inflation, coût de la main-d'œuvre, fluctuations monétaires, etc.)
• Modifications réglementaires apportées à la législation, aux normes d'audit et aux exigences en matière d'information financière

Selon Rapport SOX 2023 de KMPG, les personnes interrogées dépensent en moyenne 1,6 million de dollars pour leurs programmes de conformité SOX et consacrent 11 800 heures à la conformité SOX, y compris les membres de l'équipe interne et les auditeurs externes.

Les exigences SOX entraînent plusieurs coûts directs et indirects, notamment :

• Frais pour les audits de contrôle interne de la section 404 de la SOX
• Dépenses liées au contrôle interne
• Coûts de pension plus élevés
• Coûts d'opportunité associés à une gestion réorientée et à une aversion accrue pour le risque managérial

La pénurie actuelle de talents en comptabilité contribue à l'augmentation des coûts de conformité à la loi Sarbanes-Oxley dans toutes les tailles d'entreprises et dans tous les secteurs. Les pénuries font grimper les coûts de main-d'œuvre internes et les coûts d'audit externe chaque année fiscale. Cependant, il y a un côté positif. L'augmentation du coût des processus de conformité à la norme SOX entraîne des investissements supplémentaires dans des solutions d'automatisation et technologiques qui génèrent une efficacité accrue et des économies potentielles sur les coûts de conformité.

Utilisation de la technologie et de l'automatisation dans un programme de conformité SOX

L'intégration de la technologie et de l'automatisation dans votre environnement de contrôle SOX permet à votre entreprise de prendre des mesures modestes mais efficaces pour réduire les coûts et améliorer la qualité de vos rapports financiers.

Par exemple, Logiciel de conformité SOX peut effectuer la conformité de routine de manière plus précise et plus cohérente que les processus manuels, libérant ainsi de précieuses ressources humaines pour des activités plus stratégiques et à forte valeur ajoutée.

Au lieu de laisser vos collaborateurs passer une semaine (ou plus) par mois à réconcilier des données provenant de sources multiples, l'automatisation robotique des processus (RPA) peut effectuer les mêmes tâches en une fraction du temps, ne nécessitant qu'une intervention humaine pour les anomalies nécessitant une attention particulière.

La technologie peut également collecter et analyser automatiquement les données, ce qui rend les tests de contrôle d'audit internes et externes plus rentables et plus rapides. Un humain ne peut examiner manuellement qu'un nombre limité de transactions. Les auditeurs peuvent analyser des ensembles de données plus importants à l'aide d'outils d'automatisation et d'analyse des données, en identifiant et en se concentrant sur les valeurs aberrantes et les modèles de données irréguliers. Ces outils technologiques permettent aux auditeurs d'atteindre les mêmes objectifs plus rapidement et avec un personnel réduit.

En fait, une enquête de conformité menée par PwC Sarbanes-Oxley a révélé que pour la plupart des entreprises, une augmentation de 15 % de l'automatisation peut entraîner une Diminution de 10 % des dépenses liées à la conformité à la loi.

Tirer parti des services de conformité SOX externalisés

L'externalisation des activités de conformité du programme SOX à des prestataires de services spécialisés est une autre stratégie qui peut permettre de réaliser des économies et des gains d'efficacité. Ces prestataires soutiennent le CFO, le CPA ou les cabinets d'audit grâce à une expertise et une expérience approfondies et à un accès aux technologies et méthodologies les plus récentes. Travailler avec des prestataires d'externalisation qui savent mettre en place des contrôles et créer une piste d'audit détaillée pour les clients permet à votre organisation de bénéficier des meilleures pratiques et d'approches innovantes sans avoir besoin d'investissements initiaux importants dans la formation ou la technologie.

L'externalisation peut être particulièrement bénéfique pour les petites et moyennes entreprises (c'est-à-dire les déclarants accélérés de petite taille) qui n'ont peut-être pas les ressources nécessaires pour maintenir une équipe interne de conformité SOX complète.

Parmi les avantages de l'externalisation, citons :

• Réduction des coûts internes liés à la SOX
• Flexibilité et agilité accrues dans un environnement commercial en évolution rapide
• Améliorations apportées aux processus automatisés de votre système de contrôles internes
• Accès à des technologies propriétaires qui peuvent améliorer les contrôles SOX, les tests et les rapports financiers
• Conversion des coûts fixes (salaires des auditeurs internes, avantages sociaux, etc.) en coûts variables qui peuvent évoluer à la hausse ou à la baisse en fonction de vos besoins
• Concentration accrue sur l'évaluation des risques et amélioration de l'identification des principaux contrôles
• Accès à la demande à des experts en la matière qui peuvent donner des conseils sur des domaines spécifiques, tels que la cybersécurité, la gestion des risques, la planification des risques d'entreprise (ERP) ou la correction des lacunes du contrôle interne, ce qui est plus rentable que le recrutement de spécialistes dans de nombreux domaines
• Moins d'interruptions du flux de travail en raison de la rotation du personnel

En choisissant le bon partenaire d'externalisation, les entreprises peuvent garantir un haut niveau de conformité tout en se concentrant sur leurs activités principales. Cependant, il est essentiel de maintenir la supervision et de s'assurer que les services externalisés sont conformes aux objectifs stratégiques et aux normes de conformité de l'entreprise.

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La conformité à la norme Smart SOX, axée sur la réduction des coûts sans nuire à l'efficacité, n'est pas simplement un objectif mais une nécessité pour les entreprises qui souhaitent conserver la confiance des investisseurs dans l'environnement commercial actuel. En comprenant les facteurs qui influent sur les coûts de conformité et en tirant parti de manière stratégique de la technologie, de l'automatisation et des services externalisés, votre organisation peut mettre en place un programme de conformité plus rentable et plus efficace qui garantit la conformité aux exigences réglementaires et soutient des objectifs commerciaux plus larges.

La nécessité d'une saine gouvernance d'entreprise ne va pas disparaître, pas plus que la pénurie de talents comptables. L'adoption d'une approche intelligente de la conformité aux normes SOX n'a jamais été aussi cruciale et rentable !