Intelligente SOX-Einhaltung: Kosten senken, nicht Effizienz

Nach den Finanzskandalen von Enron und WorldCom, die Anfang der 2000er Jahre die Unternehmenswelt erschütterten, erließ der Kongress den Sarbanes-Oxley Act (SOX) zum Schutz der Anleger. Mit diesem Gesetz wurden das Public Company Accounting Oversight Board (PCAOB) eingerichtet und weitere Anforderungen eingeführt, um die Genauigkeit und Zuverlässigkeit von Jahresabschlüssen und Unternehmensangaben zu verbessern.

Die Einhaltung des SOX-Gesetzes ist für börsennotierte Unternehmen zwar nicht verhandelbar, aber die Kosten für die Einhaltung können erheblich sein. Kosteneinsparungen bei der Einhaltung des Sarbanes-Oxley Acts müssen jedoch nicht gleichbedeutend mit Abstrichen sein. Durch den intelligenten Einsatz von Technologie und Automatisierung können Unternehmen ihre Ausgaben senken und gleichzeitig die Effizienz und Effektivität ihrer Compliance-Programme beibehalten oder sogar steigern.

In diesem umfassenden Guide gehen wir auf die Bedeutung einer intelligenten SOX-Compliance ein und empfehlen Maßnahmen, die Ihr Unternehmen ergreifen kann, um die Kosten zu senken und gleichzeitig Ihre Kontrollumgebung zu verbessern.

Faktoren, die die Kosten der SOX-Einhaltung beeinflussen

Die Kosten für die Einhaltung des SOX-Gesetzes werden von mehreren Faktoren beeinflusst und können von Unternehmen zu Unternehmen stark variieren. In einem kürzlich veröffentlichten Bericht hat Protiviti mehrere Faktoren ermittelt, die die Ausgaben für die Einhaltung der SOX-Richtlinien beeinflussen, darunter:

• Größe des Unternehmens
• Komplexität der Finanzoperationen
• SOX-Konformitätsstufe (erstes Jahr, zweites Jahr usw.)
• Anzahl der Standorte weltweit
• Externe Faktoren (Inflation, Arbeitskosten, Währungsschwankungen usw.)
• Regulatorische Änderungen der Gesetzgebung, Prüfungsstandards und Finanz-Reporting

Laut dem SOX-Bericht 2023 von KMPG geben die Befragten durchschnittlich 1,6 Millionen US-Dollar für ihre SOX-Compliance-Programme aus und wenden 11.800 Stunden für die Einhaltung der SOX-Richtlinien auf, einschließlich interner Teammitglieder und externer Prüfer.

Die SOX-Anforderungen verursachen eine Reihe direkter und indirekter Kosten, unter anderem:

• Gebühren für Prüfungen der internen Kontrolle nach SOX Section 404
• Interne Kontrollausgaben
• Höhere Kosten für die Verpflegung
• Opportunitätskosten im Zusammenhang mit der Abwanderung von Führungskräften und einer erhöhten Risikoaversion der Führungskräfte

Der derzeitige Fachkräftemangel im Rechnungswesen trägt zu den steigenden Kosten für die Einhaltung des Sarbanes-Oxley-Gesetzes in Unternehmen aller Größen und Branchen bei. Der Mangel treibt in jedem Geschäftsjahr die internen Arbeitskosten und die Kosten für externe Prüfungen in die Höhe. Es gibt jedoch auch einen Silberstreif am Horizont. Die ausufernden Kosten für die Einhaltung der SOX-Vorschriften führen zu mehr Investitionen in Automatisierungs- und Technologielösungen, die eine höhere Effizienz und potenzielle Einsparungen bei den Kosten für die Einhaltung der Vorschriften ermöglichen.

Einsatz von Technologie und Automatisierung in einem SOX-Compliance-Programm

Durch die Integration von Technologie und Automatisierung in Ihre SOX-Kontrollumgebung kann Ihr Unternehmen kleine, aber wirkungsvolle Schritte unternehmen, um Kosten zu senken und die Qualität Ihrer Finanz-Reporting zu verbessern.

So kann die SOX-Compliance-Software Routinevorgänge genauer und konsistenter durchführen als manuelle Prozesse, wodurch wertvolle Personalressourcen für strategischere, höherwertige Aktivitäten frei werden.

Anstatt dass Ihre Mitarbeiter eine Woche (oder mehr) jeden Monat damit verbringen, Daten aus verschiedenen Quellen abzugleichen, kann die robotergestützte Prozessautomatisierung (RPA) dieselben Aufgaben in einem Bruchteil der Zeit erledigen und erfordert nur bei Anomalien, die zusätzliche Aufmerksamkeit erfordern, menschliches Eingreifen.

Die Technologie kann auch automatisch Daten sammeln und analysieren, was die Kosten- und Zeiteffizienz von internen und externen Kontrollprüfungen erhöht. Ein Mensch kann nur eine bestimmte Anzahl von Transaktionen manuell überprüfen. Mit Hilfe von Automatisierungs- und Datenanalysetools können Prüfer größere Datensätze analysieren und dabei Ausreißer und unregelmäßige Datenmuster erkennen und sich auf diese konzentrieren. Mit diesen technologischen Hilfsmitteln können die Prüfer dieselben Ziele schneller und mit weniger Personal erreichen.

Eine PwC-Umfrage zur Einhaltung des Sarbanes-Oxley-Gesetzes hat ergeben, dass bei den meisten Unternehmen eine Steigerung der Automatisierung um 15 % zu einer Senkung der Ausgaben für die Einhaltung des SOX-Gesetzes um 10 % führen kann.

Nutzung von ausgelagerten SOX-Compliance-Dienstleistungen

Die Auslagerung von Aktivitäten zur Einhaltung des SOX-Programms an spezialisierte Dienstleister ist eine weitere Strategie, die Kosteneinsparungen und Effizienzsteigerungen ermöglichen kann. Diese Anbieter unterstützen den CFO, den Wirtschaftsprüfer oder die Wirtschaftsprüfungsgesellschaft mit fundiertem Fachwissen, Erfahrung und Zugang zu den neuesten Technologien und Methoden. Durch die Zusammenarbeit mit Outsourcing-Anbietern, die sich mit der Einrichtung von Kontrollen und der Erstellung eines detaillierten Prüfpfads für Kunden auskennen, kann Ihr Unternehmen von bewährten Verfahren und innovativen Ansätzen profitieren, ohne dass erhebliche Vorabinvestitionen in Schulungen oder Technologien erforderlich sind.

Outsourcing kann besonders für kleinere und mittlere Unternehmen (d. h. nicht große, beschleunigte Antragsteller) von Vorteil sein, die nicht über die Ressourcen verfügen, um ein umfassendes, internes SOX-Compliance-Team zu unterhalten.

Einige der Vorteile des Outsourcings sind:

• Geringere SOX-interne Kosten
• Erhöhte Flexibilität und Agilität in einem sich schnell verändernden Geschäftsumfeld
• Verbesserungen der automatisierten Prozesse in Ihrem Abschlussprüfung
• Zugang zu firmeneigenen Technologien, die das Testen von SOX-Kontrollen und die Finanz-Reporting verbessern können
• Umwandlung von Fixkosten (Gehälter für interne Prüfer, Sozialleistungen usw.) in variable Kosten, die je nach Bedarf erhöht oder gesenkt werden können
• Verstärkte Konzentration auf die Risikobewertung und verbesserte Identifizierung von Schlüsselkontrollen
• On-Demand-Zugang zu Fachexperten, die in bestimmten Bereichen beratend tätig werden können, z. B. in den Bereichen Cybersicherheit, Risikomanagement, Unternehmensrisikoplanung (ERP) oder Behebung von internen Kontrollmängeln, was kostengünstiger ist als die Einstellung von Spezialisten in mehreren Bereichen
• Weniger Unterbrechungen des Arbeitsablaufs aufgrund von Mitarbeiterwechsel

Durch die Auswahl des richtigen Outsourcing-Partners können Unternehmen ein hohes Maß an Compliance sicherstellen und sich gleichzeitig auf ihre Kerntätigkeiten konzentrieren. Es ist jedoch von entscheidender Bedeutung, den Überblick zu behalten und sicherzustellen, dass die ausgelagerten Dienstleistungen mit den strategischen Zielen und Compliance-Standards des Unternehmens übereinstimmen.

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Eine intelligente SOX-Compliance, die sich auf Kostensenkungen ohne Effizienzeinbußen konzentriert, ist nicht nur ein Ziel, sondern eine Notwendigkeit für Unternehmen, die das Vertrauen der Anleger im heutigen Geschäftsumfeld erhalten wollen. Durch das Verständnis der Faktoren, die die Kosten für die Einhaltung der Vorschriften beeinflussen, und durch den strategischen Einsatz von Technologie, Automatisierung und ausgelagerten Dienstleistungen kann Ihr Unternehmen ein kostengünstigeres und effizienteres Programm zur Einhaltung der Vorschriften entwickeln, das die Einhaltung der gesetzlichen Bestimmungen gewährleistet und die allgemeinen Unternehmensziele unterstützt.

Die Notwendigkeit einer soliden Unternehmensführung wird nicht verschwinden, ebenso wenig wie der Mangel an Talenten im Rechnungswesen. Ein intelligenter Ansatz zur Einhaltung der SOX-Vorschriften war noch nie so wichtig und kosteneffizient!