Intelligente SOX-Konformität: Kosten senken, nicht Effizienz

Nach den Finanzskandalen von Enron und WorldCom, die Anfang der 2000er Jahre die Unternehmenswelt erschütterten, erließ der Kongress den Sarbanes-Oxley Act (SOX) zum Schutz der Anleger. Mit dem Gesetz wurde das Public Company Accounting Oversight Board (PCAOB) eingerichtet und weitere Anforderungen eingeführt, um die Genauigkeit und Zuverlässigkeit von Jahresabschlüssen und Unternehmensangaben zu verbessern.

Während die Einhaltung der Vorschriften für öffentliche Unternehmen nicht verhandelbar ist, können die Kosten für die Einhaltung der SOX-Vorschriften erheblich sein. Die Senkung der Kosten im Rahmen der Einhaltung des Sarbanes-Oxley Act muss jedoch nicht bedeuten, Abstriche zu machen. Durch den intelligenten Einsatz von Technologie und Automatisierung können Unternehmen ihre Ausgaben senken und gleichzeitig die Effizienz und Effektivität ihrer Compliance-Programme aufrechterhalten oder sogar verbessern.

In diesem umfassenden Leitfaden werden wir uns mit der Bedeutung von Smart befassen SOX-Konformität und empfehlen Maßnahmen, die Ihr Unternehmen ergreifen kann, um die Kosten zu senken und gleichzeitig Ihre Kontrollumgebung zu verbessern.

Faktoren, die die SOX-Compliance-Kosten beeinflussen

Verschiedene Faktoren beeinflussen die SOX-Compliance-Kosten, die von Unternehmen zu Unternehmen stark variieren können. In einem kürzlich veröffentlichten Bericht identifizierte Protiviti mehrere Faktoren, die die Ausgaben für SOX-Compliance-Maßnahmen erhöhen, einschließlich:

• Größe des Unternehmens
• Komplexität der Finanzoperationen
• SOX-Konformitätsphase (erstes Jahr, zweites Jahr usw.)
• Anzahl der Standorte weltweit
• Externe Faktoren (Inflation, Arbeitskosten, Währungsschwankungen usw.)
• Regulatorische Änderungen der Gesetzgebung, der Prüfungsstandards und der Anforderungen an die Finanzberichterstattung

Laut Der SOX-Bericht 2023 von KMPG, geben die Befragten durchschnittlich 1,6 Millionen $ für ihre SOX-Compliance-Programme aus und verbringen 11.800 SOX-Compliance-Stunden, darunter sowohl interne Teammitglieder als auch externe Prüfer.

Die SOX-Anforderungen verursachen mehrere direkte und indirekte Kosten, darunter:

• Gebühren für Prüfungen der internen Kontrolle nach SOX Abschnitt 404
• Ausgaben für interne Kontrolle
• Höhere Verpflegungskosten
• Opportunitätskosten im Zusammenhang mit umgeleitetem Management und erhöhter Risikoaversion des Managements

Der aktuelle Fachkräftemangel in der Buchhaltung trägt zu steigenden Sarbanes-Oxley-Compliance-Kosten in allen Unternehmensgrößen und Branchen bei. Die Engpässe treiben die internen Arbeitskosten und die Kosten für externe Prüfungen in jedem Geschäftsjahr in die Höhe. Es gibt jedoch einen Hoffnungsschimmer. Die steigenden Kosten der SOX-Compliance-Prozesse führen zu mehr Investitionen in Automatisierungs- und Technologielösungen, die zu einer höheren Effizienz und potenziellen Einsparungen bei den Compliance-Kosten führen.

Einsatz von Technologie und Automatisierung in einem SOX-Compliance-Programm

Durch die Integration von Technologie und Automatisierung in Ihre SOX-Kontrollumgebung kann Ihr Unternehmen kleine, aber wirkungsvolle Maßnahmen ergreifen, um die Kosten zu senken und die Qualität Ihrer Finanzberichterstattung zu verbessern.

Zum Beispiel SOX-Konformitätssoftware kann routinemäßige Compliance genauer und konsistenter durchführen als manuelle Prozesse, wodurch wertvolle Humanressourcen für strategischere, wertvollere Aktivitäten freigesetzt werden.

Anstatt dass Ihre Mitarbeiter jeden Monat eine Woche (oder länger) damit verbringen, Daten aus mehreren Quellen abzugleichen, kann die robotergestützte Prozessautomatisierung (RPA) dieselben Aufgaben in einem Bruchteil der Zeit erledigen. Bei Anomalien, die zusätzliche Aufmerksamkeit erfordern, ist nur menschliches Eingreifen erforderlich.

Technologie kann auch automatisch Daten sammeln und analysieren, wodurch interne und externe Auditkontrolltests kosten- und zeiteffizienter werden. Ein Mensch kann nur eine bestimmte Anzahl von Transaktionen manuell überprüfen. Auditoren können größere Datensätze mit Automatisierungs- und Datenanalysetools analysieren und dabei Ausreißer und unregelmäßige Datenmuster identifizieren und sich darauf konzentrieren. Diese Technologietools ermöglichen es Auditoren, dieselben Ziele schneller und mit schlankeren Mitarbeitern zu erreichen.

Tatsächlich ergab eine Compliance-Umfrage von PwC Sarbanes-Oxley, dass für die meisten Unternehmen eine Steigerung der Automatisierung um 15% zu einer Senkung der Ausgaben für SOX-Compliance um 10%.

Nutzung ausgelagerter SOX-Compliance-Services

Die Auslagerung von Aktivitäten zur Einhaltung der SOX-Programme an spezialisierte Dienstleister ist eine weitere Strategie, die zu Kosteneinsparungen und Effizienzsteigerungen führen kann. Diese Anbieter unterstützen CFO, CPA oder Wirtschaftsprüfungsgesellschaften mit fundiertem Fachwissen, Erfahrung und Zugang zu den neuesten Technologien und Methoden. Durch die Zusammenarbeit mit Outsourcing-Anbietern, die sich mit der Einführung von Kontrollen und der Erstellung eines detaillierten Audit-Trails für Kunden auskennen, kann Ihr Unternehmen von Best Practices und innovativen Ansätzen profitieren, ohne dass vorab erhebliche Investitionen in Schulungen oder Technologie erforderlich sind.

Outsourcing kann besonders für kleinere Unternehmen und mittlere Unternehmen (d. h. nicht große Accelerated Filer) von Vorteil sein, die möglicherweise nicht über die Ressourcen verfügen, um ein vollständiges, internes SOX-Compliance-Team zu unterhalten.

Zu den Vorteilen des Outsourcings gehören:

• Niedrigere interne SOX-Kosten
• Höhere Flexibilität und Agilität in einem sich schnell ändernden Geschäftsumfeld
• Verbesserungen der automatisierten Prozesse in Ihrem internen Kontrollsystem
• Zugang zu firmeneigenen Technologien, die SOX-Kontrollen, Tests und Finanzberichterstattung verbessern können
• Umwandlung von Fixkosten (Gehälter für interne Auditoren, Leistungen usw.) in variable Kosten, die je nach Bedarf hoch- und herunterskaliert werden können
• Verstärkter Fokus auf die Risikobewertung und verbesserte Identifizierung der wichtigsten Kontrollen
• On-Demand-Zugang zu Fachexperten, die in bestimmten Bereichen wie Cybersicherheit, Risikomanagement, Unternehmensrisikoplanung (ERP) oder Behebung interner Kontrollmängel beraten können, was kostengünstiger ist als die Einstellung von Spezialisten in mehreren Bereichen
• Weniger Arbeitsablaufunterbrechungen aufgrund von Mitarbeiterfluktuation

Durch die Auswahl des richtigen Outsourcing-Partners können Unternehmen ein hohes Maß an Compliance sicherstellen und sich gleichzeitig auf ihre Kerngeschäftsaktivitäten konzentrieren. Es ist jedoch von entscheidender Bedeutung, den Überblick zu behalten und sicherzustellen, dass die ausgelagerten Dienstleistungen den strategischen Zielen und Compliance-Standards des Unternehmens entsprechen.

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Intelligente SOX-Konformität — mit dem Schwerpunkt auf Kostensenkungen ohne Einbußen bei der Effizienz — ist nicht nur ein Ziel, sondern eine Notwendigkeit für Unternehmen, die das Vertrauen der Anleger in das heutige Geschäftsumfeld aufrechterhalten wollen. Wenn Sie die Faktoren verstehen, die die Compliance-Kosten in die Höhe treiben, und Technologie, Automatisierung und ausgelagerte Dienstleistungen strategisch einsetzen, kann Ihr Unternehmen ein kostengünstigeres und effizienteres Compliance-Programm erstellen, das die Einhaltung behördlicher Anforderungen sicherstellt und umfassendere Geschäftsziele unterstützt.

Die Notwendigkeit einer soliden Unternehmensführung wird nicht verschwinden, ebenso wenig wie der Mangel an buchhalterischen Talenten. Die Einführung eines intelligenten Ansatzes zur SOX-Compliance war noch nie so wichtig und kostengünstig!