Faciliter le rapprochement avec des modèles gratuits modèles rapprochement comptable

Le rapprochement est l'un des processus les plus importants de la comptabilité. C'est ainsi que l'on s'assure que les chiffres sont corrects. La normalisation des processus de rapprochement est un moyen facile de rationaliser rapidement la clôture mensuelle, et c'est un bon début pour créer une base solide pour la gestion financière de votre organisation. 

Malgré cette importance, la réconciliation est aussi l'une des compétences les moins bien enseignées. La plupart des gens l'apprennent sur le tas, dans l'urgence de la clôture des comptes. Si vous avez de la chance, quelqu'un vous a donné un modèle rapprochement comptable qu'il a créé. Si vous n'avez pas cette chance, il est à espérer que vous avez créé un modèle utilisable. Mais si vous n'en avez pas ou si vous avez hérité d'un modèle qui semble avoir été créé par le Dr Frankenstein, nous pouvons vous donner un coup de main.

Qu'est-ce que le rapprochement comptable et comment l'effectuer ?

Le rapprochement comptable permet aux comptables de vérifier que les soldes des comptes sont corrects et complets. Il s'agit de comparer le solde du grand livre à une source d'information crédible et indépendante. Le rapprochement comptable ne consiste PAS simplement à dresser la liste des transactions du compte général et à vérifier que le total est correct. 

En raison du mode de fonctionnement de la comptabilité, une fois que les comptes du bilan sont clairs, ce qui ressort à la fin, c'est le revenu net. Cela signifie que le rapprochement des comptes de bilan joue un rôle essentiel pour garantir l'exactitude des rapports financiers et des documents comptables généraux. C'est la justesse du bilan qui détermine le résultat net du compte de résultat.

À quelle fréquence devez-vous procéder au rapprochement des comptes ? Cela dépend du volume des transactions qui transitent par un compte de bilan donné. Les grandes entreprises peuvent avoir besoin d'un rapprochement quotidien de leur compte de trésorerie. D'autres organisations peuvent se contenter d'un état de rapprochement bancaire mensuel. Les petites entreprises qui n'effectuent pas de clôture mensuelle stricte peuvent souvent s'en tirer en rapprochant les autres comptes du bilan à la fin de l'exercice fiscal, au moment de la déclaration d'impôt.

Bien que les modalités de rapprochement d'un compte donné dépendent du type de compte et de la nature des transactions qui y transitent, la première étape consiste presque toujours à exporter les transactions effectuées depuis le dernier rapprochement vers une feuille de calcul. Selon les préférences de votre organisation, il peut s'agir de Microsoft Excel ou d'une feuille de calcul Google. 

L'étape suivante est cruciale, mais il est facile de la négliger : vérifiez que le solde initial de votre logiciel comptable correspond au solde final de votre dernier rapprochement. Si ce n'est pas le cas, vous n'arriverez pas à faire concorder votre rapprochement pour la période en cours. 

S'ils ne correspondent pas, vous devrez revenir sur votre précédent rapprochement et sur les transactions du compte pour trouver ce qui a changé. 

Une fois que vous disposez d'un point de départ solide, les procédures de rapprochement que vous utiliserez dépendront du type de compte avec lequel vous travaillez. Nous allons passer en revue les quatre méthodes différentes. 

Rapprochement avec une déclaration externe

C'est le processus utilisé pour les comptes bancaires, les cartes de crédit, les prêts et tout autre compte pour lequel il existe un relevé de tiers indiquant les transactions. Le rapprochement des relevés bancaires est probablement le type de rapprochement le plus courant. Votre système comptable dispose peut-être d'un module de rapprochement intégré, mais si ce n'est pas le cas, l'utilisation d'un modèle rapprochement vous facilitera la tâche. 

Commencez par examiner les éléments de rapprochement du mois dernier ou de la période précédente pour voir si l'un d'entre eux a été éliminé ce mois-ci. Cochez-les des deux côtés. 

La partie "facile" étant réglée, il est temps de commencer à rapprochement transactions figurant sur le relevé externe des transactions du système comptable. Les montants, les dates et les descriptions peuvent vous guider, mais il arrive qu'une transaction du système comptable apparaisse sous la forme de plusieurs lignes sur le relevé, et vice versa. Ces éléments peuvent n'être apparents qu'à la toute fin. 

Enfin, examinez les transactions qui figurent sur le relevé mais pas dans le système comptable, et vice versa. Les montants sont-ils corrects ? S'agit-il d'un décalage dans le temps ? Des frais ou des intérêts bancaires doivent-ils être enregistrés dans le grand livre ? La banque a-t-elle commis une erreur ? La transaction a-t-elle été enregistrée correctement dans le système comptable ? Y a-t-il des doublons ou des écritures manquantes ? Ajoutez et soustrayez ces éléments de rapprochement, le cas échéant, jusqu'à ce que vous obteniez des soldes réconciliés qui correspondent. 

Rapprochement avec l'activité du compte

Certains comptes, comme les charges payées d'avance, les produits à recevoir, les charges à payer et certaines créances, doivent être rapprochés sur la base des transactions qui ont été comptabilisées (ou qui auraient dû l'être) sur ce compte. Cela peut nécessiter l'examen de tableaux d'amortissement ou d'autres documents. 

Par exemple, si le tableau des produits constatés d'avance montre que le solde aurait dû diminuer de 45 000 dollars nets pour atteindre 790 000 dollars, mais que le solde dans le GL est loin d'être aussi élevé, vous devrez rechercher la raison de cette différence. Il se peut qu'une écriture de journal n'ait pas été enregistrée correctement ou que le tableau n'ait pas été mis à jour correctement. 

Rapprochement avec l'activité du grand livre auxiliaire

Certains comptes font l'objet d'un suivi dans des registres auxiliaires ou des tableaux distincts. Il s'agit notamment des comptes débiteurs, des immobilisations et des comptes créditeurs. Le rapprochement de ces comptes consiste simplement à vérifier que les registres auxiliaires ou les tableaux sont complets et que le solde correspond à celui du grand livre. 

Réconcilier avec la reconduction

Les comptes de capitaux propres sont généralement rapprochés en effectuant une récapitulation des comptes. Commencez par le solde final de la dernière période, ajoutez et soustrayez les augmentations et les diminutions et vérifiez que les soldes finaux du rapprochement et du grand livre sont identiques. 

Quelle que soit la méthode utilisée, le rapprochement de la comptabilité d'exercice fait partie de la documentation des états financiers de la période concernée.

Pourquoi la réconciliation est-elle importante ?

Le rapprochement des comptes de bilan est un élément essentiel de la comptabilité. C'est ainsi que l'on s'assure que les débits et les crédits des écritures de journal sont corrects. Comme je l'ai dit plus haut, c'est en vérifiant que les soldes des comptes de bilan sont corrects que l'on s'assure que le résultat net du compte de résultat est correct. Mais le rapprochement joue également un rôle important dans de nombreux autres domaines de la gestion financière. 

Contrôles internes L'objectif des contrôles internes est de prévenir ou de détecter les erreurs ou les fraudes. Le rapprochement y contribue en identifiant les transactions en double, les transactions manquantes ou les transactions portant sur la mauvaise période. Il permet également d'alerter les propriétaires et les dirigeants d'entreprise en cas de changements soudains et inexpliqués dans les stocks ou dans d'autres actifs de l'entreprise. Vérifier que les rapprochements sont effectués correctement et en temps voulu est l'un des principaux outils utilisés par l'équipe d'audit interne pour s'assurer que les contrôles fonctionnent. 

Détection des fraudes et des vols Cet aspect fait partie intégrante des contrôles internes, mais il est si important que je tiens à le souligner. L'argent liquide, et en particulier la petite caisse, sont des cibles faciles pour les fraudeurs dans toutes les organisations. Garder un œil attentif sur les rapprochements des comptes de trésorerie est le moyen le plus simple de détecter les vols à un stade précoce, avant qu'ils ne deviennent incontrôlables (ce qui est toujours le cas). 

Contrôle des performances Dans tout sport de compétition, le chiffre le plus important est le score. Pour les entreprises, ce score est le résultat net. C'est en rapprochant les comptes du bilan que l'on vérifie ce résultat. Sans cette information, les décideurs de l'entreprise volent à l'aveuglette et n'ont aucun moyen de vérifier que leur stratégie fonctionne. 

Flux de trésorerie Pour projeter votre flux de trésorerie avec précision, vous avez besoin d'un point de départ solide. En l'absence de rapprochements réguliers, vous ne savez pas si des chèques sont en suspens et quelle part de l'encaisse de votre compte bancaire est déjà utilisée. 

Comment utiliser les modèles rapprochement de comptes ?

Maintenant que vous savez à quel point il est important d'effectuer régulièrement des rapprochements de bilan, l'utilisation de modèles pour vos rapprochements vous permet de vous assurer que vous suivez les meilleures pratiques. Vous pouvez être sûr de ne pas oublier quelque chose ou de ne pas faire d'erreur. L'utilisation de modèles comptables dans le cadre de votre travail vous permet d'économiser du temps et de l'énergie en réinventant la roue chaque fois que vous effectuez la même procédure. Ils contribuent également à rationaliser vos processus afin de rendre la clôture mensuelle moins pénible. En les personnalisant à votre guise, vous vous les appropriez. 

Download Accounting Reconciliation modèles for Free

Ces modèles rapprochement de bilan ont été créés à partir des meilleures pratiques mises au point par des équipes comptables de premier plan de tout le pays. Allez-y, essayez-les et laissez votre modèle Frankenstein derrière vous.