Vereinfachen Sie den Abgleich mit kostenlosen Vorlagen für den Rechnungsabgleich

Versöhnung ist einer der wichtigsten Prozesse in der Buchhaltung. So stellen wir fest, dass die Zahlen stimmen. Die Standardisierung von Abstimmungsprozessen ist eine einfache Möglichkeit, den Monatsabschluss schnell zu optimieren, und sie ist ein guter Anfang, um eine solide Grundlage für das Finanzmanagement Ihres Unternehmens zu schaffen.

Aber trotz dieser Bedeutung ist Versöhnung auch eine der am schlechtesten vermittelten Fähigkeiten. Die meisten Menschen lernen es bei der Arbeit, in der Krise, die Bücher zu schließen. Wenn du Glück hast, hat dir jemand eine Abstimmung der Buchhaltung Vorlage, die sie erstellt haben. Wenn Sie nicht so viel Glück haben, haben Sie hoffentlich eine brauchbare Vorlage erstellt. Aber falls Sie keins haben oder eines geerbt haben, das aussieht, als wäre es von Dr. Frankenstein geschaffen worden, können wir Ihnen helfen.

Was ist Buchhaltungsabgleich und wie geht das?

Mit dem Abgleich der Buchhaltung überprüfen Buchhalter, ob die Kontosalden korrekt und vollständig sind. Dabei wird der Saldo des Hauptbuchkontos mit einer glaubwürdigen und unabhängigen Informationsquelle verglichen. Kontoabgleich listet NICHT einfach die Transaktionen vom GL-Konto auf und überprüft, ob die Gesamtsumme korrekt ist.

Aufgrund der Art und Weise, wie die Buchhaltung funktioniert, ist das, was am Ende herauskommt, der Nettogewinn, sobald Sie die Bilanzkonten festgelegt haben. Dies bedeutet, dass der Abgleich der Bilanzkonten eine wichtige Rolle spielt, um sicherzustellen, dass Finanzberichte und allgemeine Buchhaltungsunterlagen korrekt sind. Die richtige Bilanz bestimmt das Endergebnis der Gewinn- und Verlustrechnung.

Wie oft sollten Sie einen Kontoabgleich durchführen? Das hängt vom Volumen der Transaktionen ab, die über ein bestimmtes Bilanzkonto abgewickelt werden. Große Organisationen müssen ihr laufendes Barkonto möglicherweise täglich abgleichen. Andere Organisationen kommen mit einem monatlichen Kontoauszug möglicherweise gut zurecht. Kleine Unternehmen, die keinen harten Monatsabschluss machen, können oft damit durchkommen, den Rest ihrer Bilanzkonten am Ende ihres Geschäftsjahres abzugleichen, wenn es an der Zeit ist, die Steuererklärung zu machen.

Die Einzelheiten, wie Sie ein bestimmtes Konto abgleichen, hängen zwar von der Art des Kontos und der Art der Transaktionen ab, die es durchläuft, aber der erste Schritt besteht fast immer darin, die Transaktionen seit dem letzten Abgleich in eine Tabelle zu exportieren. Je nach den Einstellungen Ihrer Organisation kann es sich dabei um Microsoft Excel oder ein Google Sheet handeln.

Der nächste Schritt ist wichtig, wird aber leicht übersehen: Stellen Sie sicher, dass der Anfangssaldo in Ihrer Buchhaltungssoftware mit dem Endsaldo Ihrer letzten Abstimmung übereinstimmt. Wenn diese nicht übereinstimmen, können Sie Ihren Abgleich für den aktuellen Zeitraum auf keinen Fall zum Erliegen bringen.

Wenn sie nicht übereinstimmen, musst du deinen vorherigen Abgleich und die Kontotransaktionen noch einmal durchgehen, um herauszufinden, was sich geändert hat.

Sobald Sie einen soliden Ausgangspunkt haben, hängen die Abgleichverfahren, die Sie verwenden werden, von der Art des Kontos ab, mit dem Sie arbeiten. Wir werden nacheinander die vier verschiedenen Methoden durchgehen.

Mit einer externen Aussage abgleichen

Dies ist der Prozess, der für Bankkonten, Kreditkarten, Kredite und alle anderen Konten verwendet wird, auf denen eine Abrechnung eines Drittanbieters über Transaktionen vorliegt. Der Kontoauszugsabgleich ist wahrscheinlich die am häufigsten durchgeführte Art der Abstimmung. Ihr Buchhaltungssystem verfügt möglicherweise über ein integriertes Abstimmungsmodul, aber wenn in Ihrem Buchhaltungssystem diese Funktion fehlt, wird es einfacher, eine Abstimmungsvorlage zu verwenden.

Sehen Sie sich zunächst die Abgleichsposten des letzten Monats oder der letzten Periode an, um festzustellen, ob einer dieser Artikel in diesem Monat abgeschlossen wurde. Kreuzen Sie sie auf beiden Seiten ab.

Nachdem der „einfache“ Teil geklärt ist, ist es an der Zeit, die Transaktionen auf dem externen Kontoauszug den Transaktionen im Buchhaltungssystem zuzuordnen. Beträge, Daten und Beschreibungen können Ihnen als Richtschnur dienen, aber manchmal erscheint eine Transaktion im Buchhaltungssystem als mehrere Zeilen auf dem Kontoauszug oder umgekehrt. Diese sind möglicherweise erst am Ende ohne weiteres ersichtlich.

Schauen Sie sich abschließend die Transaktionen an, die auf dem Kontoauszug stehen, aber nicht im Buchhaltungssystem, und umgekehrt. Sind die Beträge korrekt? Ist es ein Zeitunterschied? Gibt es Gebühren oder Bankzinsen, die im Hauptbuch verbucht werden müssen? Hat die Bank einen Fehler gemacht? Wurde die Transaktion korrekt im Buchhaltungssystem erfasst? Gibt es doppelte oder fehlende Einträge? Addieren und subtrahieren Sie diese Abstimmungsposten nach Bedarf, bis Sie zu abgestimmten Salden gelangen, die übereinstimmen.

Mit Kontoaktivität abgleichen

Einige Konten, wie vorausbezahlte Ausgaben, aufgelaufene Einnahmen, aufgelaufene Verbindlichkeiten und bestimmte Forderungen, müssen auf der Grundlage der Transaktionen abgeglichen werden, die auf diesem Konto gebucht wurden (oder hätten gebucht werden müssen). Dies kann einen Blick auf Amortisationspläne oder andere Unterlagen erfordern.

Wenn die Pläne für latente Umsätze beispielsweise zeigen, dass der Saldo netto um 45.000$ auf 790.000$ hätte sinken sollen, der Saldo im GL aber bei weitem nicht so hoch ist, müssen Sie den Unterschied untersuchen. Vielleicht wurde ein Tagebucheintrag nicht korrekt aufgezeichnet, oder der Zeitplan wurde nicht korrekt aktualisiert.

Mit Nebenbuchaktivität abgleichen

Einige Konten werden in separaten Nebenbüchern oder Zeitplänen erfasst. Dazu gehören Forderungen, Anlagevermögen und Verbindlichkeiten. Um diese Konten abzugleichen, muss lediglich überprüft werden, ob diese Nebenbücher oder Pläne vollständig sind und ob der Saldo dem Hauptbuchsaldo entspricht.

Mit Rollforward abgleichen

Eigenkapitalkonten werden in der Regel durch einen Konto-Rollforward abgeglichen. Beginnen Sie mit dem Endsaldo der letzten Periode, addieren und subtrahieren Sie die Erhöhungen und Abnahmen und stellen Sie sicher, dass die Endsalden in der Abstimmung und im Hauptbuch identisch sind.

Unabhängig davon, welche Methode Sie verwenden, ist Ihr Abgleich zwischen den einzelnen Zeiträumen Teil der Dokumentation für die Jahresabschlüsse dieser Periode.

Warum ist Versöhnung wichtig?

Bilanzabstimmungen sind ein wichtiger Bestandteil der Buchhaltung. So stellen wir sicher, dass die Belastungen und Gutschriften von Journaleinträgen korrekt sind. Wie bereits erwähnt, stellen Sie durch die Überprüfung der Richtigkeit der Salden in den Bilanzkonten sicher, dass der Nettogewinn in der Gewinn- und Verlustrechnung korrekt ist. Versöhnung spielt aber auch in vielen anderen Bereichen des Finanzmanagements eine wichtige Rolle.

Interne Kontrollen Das Ziel interner Kontrollen besteht darin, Fehler oder Betrug zu verhindern oder aufzudecken. Bei der Abstimmung werden doppelte oder fehlende Transaktionen oder Transaktionen, die sich im falschen Zeitraum befinden, identifiziert. Es warnt auch Geschäftsinhaber und Führungskräfte vor plötzlichen und unerklärlichen Änderungen des Inventars oder anderer Geschäftsressourcen. Die Überprüfung, ob die Abstimmungen korrekt und rechtzeitig durchgeführt werden, ist eines der wichtigsten Instrumente, mit denen das interne Auditteam sicherstellen wird, dass die Kontrollen funktionieren.

Betrugs- und Diebstahlserkennung Das ist wirklich Teil der internen Kontrollen, aber es ist so wichtig, dass ich es hervorheben möchte. Bargeld und vor allem Kleingeld, sind einfache Ziele für Betrüger in jeder Organisation. Den Abgleich von Geldkonten genau im Auge zu behalten, ist der einfachste Weg, Diebstahl frühzeitig zu erkennen, bevor er aus dem Ruder läuft (und das tut es immer).

Leistungsüberwachung In jedem Wettkampfsport ist die Punktzahl die entscheidende Zahl. Für Unternehmen ist diese Punktzahl das Endergebnis oder der Nettogewinn. Durch den Abgleich der Bilanzkonten können Sie das Endergebnis überprüfen. Ohne dieses Wissen sind die Entscheidungsträger in diesem Unternehmen im Blindflug und haben keine Möglichkeit, zu überprüfen, ob ihre Strategie funktioniert.

Cashflow Um Ihren Cashflow genau zu prognostizieren, benötigen Sie einen festen Ausgangspunkt. Ohne regelmäßige Abstimmungen wissen Sie nichts über ausstehende Schecks und wissen nicht, für wie viel Bargeld auf Ihrem Bankkonto bereits gesprochen wird.

Wie verwende ich Vorlagen für den Kontoabgleich?

Jetzt weißt du, wie wichtig es ist, aufzutreten Bilanzabstimmungen Durch die regelmäßige Verwendung von Vorlagen für Ihre Abstimmungen wird sichergestellt, dass Sie die Best Practices einhalten. Sie können sicher sein, dass Sie nichts übersehen oder etwas falsch machen. Wenn Sie bei Ihrer Arbeit Buchhaltungsvorlagen verwenden, sparen Sie Zeit und Energie, wenn Sie das Rad jedes Mal neu erfinden müssen, wenn Sie dasselbe Verfahren ausführen. Sie helfen auch dabei, Ihre Prozesse zu rationalisieren, um das Monatsende etwas weniger schmerzhaft zu gestalten. Wenn Sie sie nach Belieben anpassen, werden sie zu Ihren eigenen.

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Diese Vorlagen für den Bilanzabgleich wurden unter Verwendung von Best Practices entwickelt, die von führenden Buchhaltungsteams aus dem ganzen Land entwickelt wurden. Probieren Sie diese aus und lassen Sie Ihre Frankenstein-Vorlage hinter sich.