Vereinfachen Sie die Abstimmung mit kostenlosen Vorlagen für die Abstimmung in der Buchhaltung

Die Abstimmung ist einer der wichtigsten Prozesse im Rechnungswesen. Auf diese Weise stellen wir fest, ob die Zahlen richtig sind. Die Standardisierung der Abstimmungsprozesse ist ein einfacher Weg, um den Monatsabschluss zu rationalisieren, und ein guter Anfang, um eine solide Grundlage für das Finanzmanagement in Ihrem Unternehmen zu schaffen. 

Aber trotz dieser Bedeutung ist die Versöhnung auch eine der am schlechtesten vermittelten Fähigkeiten. Die meisten Menschen lernen sie bei der Arbeit, wenn es darum geht, die Bücher abzuschließen. Wenn Sie Glück haben, hat Ihnen jemand eine Vorlage für die Abstimmung in der Buchhaltung gegeben, die er erstellt hat. Wenn Sie nicht so viel Glück haben, haben Sie hoffentlich eine brauchbare Vorlage erstellt. Aber falls Sie keine haben oder eine geerbt haben, die aussieht, als wäre sie von Dr. Frankenstein erstellt worden, können wir Ihnen behilflich sein.

Was ist die buchhalterische Überleitung und wie wird sie durchgeführt?

Mit der Buchhaltungsabstimmung überprüfen Buchhalter, ob die Kontensalden korrekt und vollständig sind. Dabei wird der Kontostand des Hauptbuch mit einer glaubwürdigen und unabhängigen Informationsquelle verglichen. Kontenabstimmung ist NICHT einfach die Auflistung der Transaktionen des Hauptbuch und die Überprüfung, ob die Summe korrekt ist. 

Aufgrund der Funktionsweise der Buchhaltung ist das, was am Ende herauskommt, wenn die Bilanzkonten feststehen, das Nettoeinkommen. Das bedeutet, dass die Abstimmung der Bilanzkonten eine Schlüsselrolle spielt, um sicherzustellen, dass die Finanzberichte und die allgemeinen Buchhaltungsunterlagen korrekt sind. Die Richtigkeit der Bilanz ist ausschlaggebend für das Endergebnis der Gewinn- und Verlustrechnung.

Wie oft sollten Sie die Kontenabstimmung durchführen? Das hängt vom Volumen der Transaktionen ab, die über ein bestimmtes Bilanzkonto laufen. Große Organisationen müssen ihr Betriebsmittelkonto möglicherweise täglich abstimmen. Andere Unternehmen kommen vielleicht mit einer monatlichen Bankabstimmung aus. Kleine Unternehmen, die keinen harten Monatsabschluss machen, können sich oft damit begnügen, die übrigen Bilanzkonten am Ende des Geschäftsjahres abzustimmen, wenn es Zeit für die Steuererklärung ist.

Die Einzelheiten der Abstimmung eines bestimmten Kontos hängen zwar von der Art des Kontos und der Art der Transaktionen ab, die es durchlaufen, aber der erste Schritt besteht fast immer darin, die Transaktionen seit der letzten Abstimmung in ein Excel-Sheet zu exportieren. Je nach den Präferenzen Ihrer Organisation kann dies Microsoft Excel oder ein Google Sheet sein. 

Der nächste Schritt ist entscheidend, wird aber leicht übersehen: Überprüfen Sie, ob der Anfangssaldo in Ihrer Buchhaltungssoftware mit dem Endsaldo Ihrer letzten Abstimmung übereinstimmt. Wenn diese nicht übereinstimmen, haben Sie keine Chance, die Abstimmung für den aktuellen Zeitraum hinzubekommen. 

Wenn sie nicht übereinstimmen, müssen Sie Ihre vorherige Abstimmung und die Kontobewegungen zurückverfolgen, um herauszufinden, was sich geändert hat. 

Sobald Sie eine solide Ausgangsbasis haben, hängen die Abstimmungsverfahren, die Sie anwenden, von der Art des Kontos ab, mit dem Sie arbeiten. Wir werden die vier verschiedenen Methoden nacheinander durchgehen. 

Mit einer externen Erklärung abstimmen

Dieses Verfahren wird bei Bankkonten, Kreditkarten, Krediten und allen anderen Konten angewandt, für die es einen Kontoauszug eines Dritten gibt, der die Transaktionen ausweist. Die Abstimmung von Kontoauszügen ist wahrscheinlich die am häufigsten durchgeführte Art der Abgleichung. Möglicherweise verfügt Ihr Buchhaltungssystem über ein integriertes Abstimmungsmodul, aber wenn diese Funktion in Ihrem System nicht vorhanden ist, können Sie eine Abstimmungsvorlage verwenden, um die Abstimmung zu erleichtern. 

Schauen Sie sich zunächst die Ausgleichsposten des letzten Monats oder der letzten Periode an, um zu sehen, ob einer von ihnen in diesem Monat ausgeglichen wurde. Kreuzen Sie sie auf beiden Seiten an. 

Nach dem "einfachen" Teil ist es nun an der Zeit, die Transaktionen auf dem externen Kontoauszug mit den Transaktionen im Buchhaltungssystem abzugleichen. Beträge, Daten und Beschreibungen können Ihnen Guide aber manchmal erscheint eine Transaktion im Buchhaltungssystem als mehrere Zeilen auf dem Auszug oder umgekehrt. Dies kann bis zum Schluss nicht ohne weiteres ersichtlich sein. 

Prüfen Sie schließlich die Vorgänge, die auf dem Kontoauszug, aber nicht im Buchhaltungssystem erscheinen, und umgekehrt. Sind die Beträge korrekt? Handelt es sich um einen zeitlichen Unterschied? Gibt es Gebühren oder Bankzinsen, die im Hauptbuch verbucht werden müssen? Hat die Bank einen Fehler gemacht? Wurde die Transaktion im Buchhaltungssystem korrekt verbucht? Gibt es doppelte oder fehlende Einträge? Addieren und subtrahieren Sie diese Abstimmungsposten nach Bedarf, bis Sie abgestimmte Salden erhalten, die übereinstimmen. 

Mit Kontoaktivität abstimmen

Einige Konten, wie aktive Rechnungsabgrenzungsposten, antizipative Einnahmen, Rückstellungen und bestimmte Forderungen, müssen auf der Grundlage der Transaktionen, die auf diesem Konto gebucht wurden (oder hätten gebucht werden müssen), abgestimmt werden. Dies kann die Einsichtnahme in Abschreibungspläne oder andere Unterlagen erfordern. 

Wenn beispielsweise aus den Tabellen für die Rechnungsabgrenzung hervorgeht, dass der Saldo um netto 45.000 $ auf 790.000 $ hätte sinken müssen, der Saldo im Hauptbuch aber nicht annähernd so hoch ist, müssen Sie die Differenz untersuchen. Vielleicht wurde ein Journaleintrag nicht korrekt verbucht, oder die Tabelle wurde nicht korrekt aktualisiert. 

Abgleich mit der Aktivität des Nebenbuchs

Einige Konten werden in separaten Nebenbüchern oder Verzeichnissen geführt. Dazu gehören Kreditoren, Anlagevermögen und Debitoren. Beim Abgleich dieser Konten muss lediglich überprüft werden, ob diese Nebenbücher oder Verzeichnisse vollständig sind und ob der Saldo mit dem Hauptbuch übereinstimmt. 

Mit Rollforward versöhnen

Eigenkapitalkonten werden in der Regel durch einen Konten-Rollforward abgestimmt. Beginnen Sie mit dem Endsaldo der letzten Periode, addieren und subtrahieren Sie die Zu- und Abgänge und überprüfen Sie, ob die Endsalden in der Abstimmung und im Hauptbuch übereinstimmen. 

Unabhängig davon, welche Methode Sie verwenden, ist Ihre Überleitungsrechnung Teil der Dokumentation für den Jahresabschluss der betreffenden Periode.

Warum ist Versöhnung wichtig?

Die Abstimmung der Bilanzkonten ist ein wichtiger Bestandteil der Buchführung. Auf diese Weise stellen wir sicher, dass die Belastungen und Gutschriften der Journalbuchungen korrekt sind. Wie ich bereits sagte, wird durch die Überprüfung der Salden der Bilanzkonten sichergestellt, dass der Nettogewinn in der Gewinn- und Verlustrechnung korrekt ist. Die Abstimmung spielt aber auch in vielen anderen Bereichen des Finanzmanagements eine wichtige Rolle. 

Abschlussprüfung Das Ziel der Abschlussprüfung ist es, Fehler oder Betrug zu verhindern oder aufzudecken. Die Abstimmung dient dazu, indem sie doppelte oder fehlende Transaktionen oder Transaktionen, die in den falschen Zeitraum fallen, aufdeckt. Außerdem macht sie Geschäftsinhaber und Führungskräfte auf plötzliche und unerklärliche Veränderungen im Inventar oder in anderen Betriebsmitteln aufmerksam. Die Überprüfung der korrekten und rechtzeitigen Durchführung von Abstimmungen ist eines der wichtigsten Instrumente, mit denen die Innenrevision sicherstellen kann, dass die Kontrollen funktionieren. 

Aufdeckung von Betrug und Diebstahl Dies gehört eigentlich zur Abschlussprüfung, ist aber so wichtig, dass ich es hervorheben möchte. Bargeld und vor allem Kleingeld sind in jeder Organisation ein leichtes Ziel für Betrüger. Ein genaues Auge auf die Abstimmung der Bargeldkonten ist der einfachste Weg, um Diebstahl frühzeitig zu erkennen, bevor er außer Kontrolle gerät (und das tut er immer). 

Leistungskontrolle In jedem Wettkampfsport ist die entscheidende Zahl das Ergebnis. Für Unternehmen ist diese Zahl das Endergebnis oder der Reingewinn. Der Abgleich der Bilanzkonten dient der Überprüfung dieses Ergebnisses. Ohne dieses Wissen sind die Entscheidungsträger in diesem Unternehmen im Blindflug unterwegs und haben keine Möglichkeit zu überprüfen, ob ihre Strategie funktioniert. 

Cashflow Um Ihren Cashflow genau zu prognostizieren, brauchen Sie eine solide Ausgangsbasis. Ohne regelmäßige Abgleiche wissen Sie nicht, welche Schecks noch ausstehen und wie viel von den Barmitteln auf Ihrem Bankkonto bereits verbraucht ist. 

Wie verwende ich Kontenabstimmung ?

Da Sie nun wissen, wie wichtig es ist, regelmäßig Bilanzabstimmungen vorzunehmen, können Sie durch die Verwendung von Vorlagen für Ihre Abstimmungen sicherstellen, dass Sie sich an bewährte Verfahren halten. So können Sie sicher sein, dass Sie nichts übersehen oder etwas falsch machen. Die Verwendung von Buchhaltungsvorlagen bei Ihrer Arbeit erspart Ihnen die Zeit und Energie, das Rad jedes Mal neu zu erfinden, wenn Sie denselben Vorgang durchführen. Außerdem helfen sie Ihnen, Ihre Prozesse zu straffen, um den Monatsabschluss etwas weniger schmerzhaft zu gestalten. Indem Sie die Vorlagen nach Ihren Vorstellungen anpassen, machen Sie sie zu Ihren eigenen. 

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Diese Vorlagen für dieBilanzabstimmung wurden anhand bewährter Verfahren erstellt, die von führenden Buchhaltungsteams aus dem ganzen Land entwickelt wurden. Probieren Sie sie aus, und lassen Sie Ihre Frankenstein-Vorlage hinter sich.